Organiser et utendørsarrangement - den komplette guiden {med sjekkliste}.
Selv med massevis av motivasjon og lidenskap kan det virke skremmende å organisere arrangementer. Det er lett å glemme små detaljer som utgjør hele forskjellen - selv med erfaring! Denne sjekklisten, som er delt inn i tre deler, er et nyttig hjelpemiddel for å sikre at arrangementene dine går knirkefritt og holder høy kvalitet.
Profftips: Begynn tidlig ... det kan ta lenger tid enn du tror!
Hvor mange punkter kan du allerede krysse av? Fyll ut skjemaet nedenfor og last ned listen for å finne ut av det:
Organiser et utendørsarrangement - den komplette guiden
Basert på sjekklisten følger her en mer detaljert beskrivelse av hvert trinn i listen som du kan bruke ved behov. Anbefales på det sterkeste å lese gjennom hvis du er førstegangsarrangør.
Når og hvorfor?
Bestem deg for en dato for løpet. Dette er noe av det viktigste for løpet ditt! Prøv å unngå at det kolliderer med andre store arrangementer i din region (sjekk publiserte løpskalendere for din idrett), og dra nytte av ferieperioder eller helger.
Planlegging av ruten & Arena
Lag en skisse av start & mål området (eller arena). Tenk på tilgjengeligheten for nødetatene, deltakerne og eventuelle tilskuere, og prøv å gjøre det familievennlig. Har dere start og målgang på samme sted, eller har dere en ekstern start? Hvordan skal deltakerne forflytte seg mellom arena, start og mål? Bruk kart eller satellittbilder for å gjøre det enklere for deg selv og deltakerne. Tenk også på vær, gjørmete underlag og vindretning - arenaen bør være så behagelig som mulig for deltakerne (men du kan gjøre selve løpet så tøft du vil 😉 ).
Hvis du vil ha en detaljert oversikt over hvordan du setter opp arenaen, kan du sjekke ut dette innlegget.
Deretter lager du et kart over løpsruten. Marker sjekkpunkter, hjelpestasjoner og annen viktig informasjon. Dette hjelper deltakerne til å forstå utfordringen. En høydekurve kan også være nyttig. En .gpx-fil kan også være til hjelp for deltakerne.
Til slutt må du lage en plan for parkering og logistikk. Hvordan skal deltakerne reise til løpet? Kan de reise kollektivt? Hvis ikke, oppmuntre til samkjøring, men hvor skal dere parkere bilene? Lokale bønder vil ofte gjerne leie ut et jorde uten avlinger, og busstransport kan også ordnes ganske enkelt og billig.
Størrelse, omfang og budsjett
Hvor stort skal løpet bli? Hvor mange deltakere vil være interessert, eller hvor mange er tillatt - og hvilken pris vil du ta? Du ønsker selvsagt ikke å tape mye penger, så det er viktig å lage et budsjett og veie kostnadene opp mot gevinsten. Et enkelt regneark er en god start. Skriv opp alle funksjonene og ønskene du har til løpet ditt, sett dem i prioritert rekkefølge og anslå en kostnad for dem. Deretter kan du summere de estimerte kostnadene på bestemte punkter og dele på antall forventede påmeldinger. Da får du en god pekepinn på kostnaden per deltaker, og dermed minstekravet til påmeldingsavgift (uten å ta hensyn til sponsorstøtte eller lignende).
Oppgaver, ansatte og frivillige
Lag en en liste over jobber og roller som er nødvendige for løpet. Som et minimum trenger dere noen til å starte løpet, og noen som har ansvar for tidtaking. Det kan være lurt å ha en marshall eller to ved sjekkpunktene. Du trenger også noen med førstehjelpsopplæring tilgjengelig.
Neste, finn frivillige eller andre som kan fylle de rollene som er nødvendige for løpet. Venner og familie har ofte færrest unnskyldninger... men du kan også kontakte lokale klubber eller foreninger. Tips: Tilby små belønninger til de som hjelper til, for eksempel gratis mat, en gratis start på et annet av dine løp eller en pakke med godsaker fra sponsorer.
Sikkerhetsplanlegging
Gjennomføre en risikovurdering. Tenk gjennom alle risikoer som kan påvirke arrangementet. Ta med vær, brann (innendørs), sykdom, skader og publikumssikkerhet - samt deltakernes sikkerhet under løpet.
Tillatelser og rettigheter
Kontakt de lokale myndighetene for å få nødvendige nødvendige tillatelser. De vil gjerne vite at du har en god plan for løpet! Du må kanskje sørge for arena skisser og risikovurderinger for å få tillatelse. Det kan også være nødvendig å kontakte politiet og nødetatene og søke om tillatelser gjennom dem også.
Vanligvis vil du bli bedt om å informere grunneiere og få tillatelse til hvor løypetraseen går.
Teknologi, verktøy og registrering
Velg en plattform plattform for registrering og arrangementsadministrasjon. Dette er grunnlaget for arrangementet. Den må være enkel å bruke, både for deg selv og for deltakerne. Du må håndtere mye data og kommunisere effektivt med deltakerne. Startlister, nummertildeling, resultatvisning og live-resultater er viktige funksjoner. Det samme gjelder betalingssystemet. Kanskje ønsker du at deltakerne skal ha tilgang til en mobilapp? Du kan også være interessert i å spore dataene om deltakernes reise - fra den første markedsføringen til den endelige registreringen. Et godt event management-system kan hjelpe deg med alt dette.
Leverandør av tidtaking
Velg en tidtaking metode og teknologi. Trenger du chip-timing? Eller trenger du kanskje bare en tidtakingsapp fra en telefon eller et nettbrett som gir umiddelbare resultater med minimal innsats? Pålitelighet er avgjørende! En teknisk svikt vil gi en dårlig følelse under løpet - særlig hvis resultatene blir feil. Ta en grundig sjekk av utstyret, systemene og prosessene dine på forhånd, og sørg for at du har kompetente folk til å betjene dem. Sørg også alltid for å ta sikkerhetskopi av data og resultater.
Resultater må integreres på nettstedet ditt nettsted eller registreringsplattform. Og de må være korrekte. Jo raskere du kan få offisielle resultater, jo bedre - kanskje du til og med vil ha live-resultater og sporing?
Markedsføring av løpet
Opprett et nettside for løpet ditt - det finnes mange gode verktøy der ute! Gjør den mobilvennlig. Bestem deg for hvilke markedsføringskanaler du skal bruke, og lag en markedsføringsplan. Hvem er målgruppen din, og hvordan vil du kommunisere ditt unike løp til dem?
Hvis du vil ha nyttige tips om hvordan du kan lykkes med eventmarkedsføring, hvilke kanaler du bør bruke og hvordan du kan klare deg med et mindre budsjett, kan du ta en titt på dette innlegget om eventmarkedsføring.
Premie, medaljer og t-skjorter
Hva slags priser ønsker dere? Har dere en lokal sponsor som kan bidra med en premie? Husk at vinnere av løp ofte har rikelig med klær, utstyr og sko allerede, så kanskje noe spiselig eller en kupong til et lokalt hotell eller en restaurant kan være et godt alternativ.
Vil du at alle som fullfører skal få en t-skjorte, en merkevarebuffer eller bare en medalje? Tenk bærekraftig - kanskje t-skjorter og medaljer kan lages av resirkulerte materialer, eller kanskje du ikke trenger dem i det hele tatt. Hvis du bestemmer deg for å inkludere merchandise, må du huske å: be om størrelser i påmeldingsskjemaene og bestille det noen uker i forveien.
Et godt alternativ for å tiltrekke seg topp- og proffutøvere er å tilby premiepenger til de som kommer på pallen, og du kan spørre om sponsorene dine er villige til å bidra med ressurser til dette. Tenk på hvordan du kan oppmuntre de beste deltakerne til å komme tilbake, år etter år, og skape et ettermæle for løpet ditt.
Innsjekking og nummerlapp
Du må sjekke inn deltakerne før løpet, og dele ut nummerlappene. nummerlapper, tidtakingsbrikker og GPS-trackere hvis du bruker dem. Det kan også være nødvendig å sjekke obligatorisk utstyr. Når det gjelder startnumre, tenk bærekraftig - gjenbruk eller gjør dem resirkulerbare eller biologisk nedbrytbare - eller kanskje du ikke trenger dem i det hele tatt? Men husk at det å sette på startnummeret er en del av "løpsfølelsen" for mange av deltakerne.
Bilder og media
Bilder og video er avgjørende for kommunikasjonen. Deltakerne elsker det til sine egne sosiale medier, og du trenger det til fremtidig markedsføring av arrangementet. Organiser en lokal fotograf til å lage flott digitalt innhold for deg. Droner er også fantastisk fleksible - og skaper kult innhold - og er dessuten mye billigere og mer bærekraftige enn den gamle metoden med helikopter. Bare sørg for at du har tillatelse til å bruke droner på løpsstedet.
Fester etter løpet
En fin måte å tilføre litt ekstra verdi og knytte kontakt med deltakerne på er å arrangere en fest etter løpet. Det kan være et møte i den lokale baren, på hotellet eller restauranten, eller kanskje en pastafest i et telt på arenaen. Noen av de mest minneverdige etterfestene vi har vært med på, har vært på parkeringsplasser og i store telt!
Informasjon om løpet
Det er viktig å kommunisere viktig informasjon om løpet. Ikke gå ut fra at deltakerne har lest e-postene eller nettsidene dine! Skriv en orientering om løpet som du kan gi rett før start. Vær imidlertid kortfattet - bare det viktigste.
Bygg din egen løpsarena
Det er på tide å sette opp arenaen, starte og målgang! Løpet ditt trenger som et minimum en start- og mållinje. Telt, bannere, gapahuker, flagg, avsperringer osv. er ikke nødvendigvis påkrevd, men det gir løpet et profesjonelt preg. Husk å bestille eventuelle flagg eller skilt på forhånd.
Merk av ruten
Har du noen gang gått deg vill i et løp? Det er veldig irriterende hvis et arrangement har forsøkt å spare på løypemarkeringen og du løper feil vei. Sørg derfor for at løypen er godt merket, spesielt i svinger og veikryss. Selv rette strekninger bør ha noen få markeringer, slik at deltakerne er sikre på at de er på rett vei. (Eller du kan be deltakerne om å navigere mellom sjekkpunktene, men det får bli et annet blogginnlegg). Tenk bærekraftig når du velger hvordan du skal merke ruten. Gjenbruk og resirkuler markeringene, og vurder også å bruke biologisk nedbrytbare alternativer (disse må kanskje fortsatt samles inn, avhengig av den lokale naturen og grunneierne, men hvis noen blir borte, har de i det minste liten miljøpåvirkning).
Etter løpet
Når løpet er over, må du rydde opp og sørge for at det ikke er noen spor etter deg! Samle sammen alt søppel, og rydd også opp i løypen. Forhåpentligvis kan du til og med etterlate ruten mer ryddig enn du fant den - kanskje du til og med organiserer en Plogg (fra det svenske "Plock" og "Jogg" - å plukke opp søppel mens man er ute og jogger)!
Avhengig av hva slags utstyr du har, må du finne lagringsplass til neste gang det skal brukes.
Det er også på tide å sjekke alle betalinger og kostnader, føre regnskap, betale regninger og sende ut fakturaer. fakturaer. Å ha kontroll på økonomien er nøkkelen til kontinuitet og vekst.
Når alt har roet seg ned, er det en god idé å samle inn tilbakemeldinger gjennom en deltakerundersøkelse. Forhåpentligvis kan de gi deg motivasjon og ideer til forbedringer til neste løp!
Er du ferdig og klar? Gi oss beskjed hvis du har noen tips til hvordan du planlegger det perfekte løpet. Vi er alltid glade for en god løpsdialog. Ta kontakt med oss.
