Organizar un evento al aire libre - La guía completa {con lista de comprobación}
Incluso con mucha motivación y pasión, puede parecer desalentador organizar eventos. Es fácil olvidar pequeños detalles que marcan la diferencia, incluso con experiencia. Esta lista de comprobación, dividida en tres partes, es un recurso útil para ayudarle a asegurarse de que sus eventos se desarrollen sin problemas y con un alto nivel de calidad.
Consejo profesional: empieza pronto... ¡puede que te lleve más tiempo del que crees!
¿Cuántos puntos puede marcar ya? Rellene el siguiente formulario y descargue la lista para averiguarlo:
Organizar un evento al aire libre - la guía completa
Sobre la base de la lista de comprobación, a continuación se ofrece una descripción más detallada de cada paso de la lista que puede consultar si lo necesita. Es muy recomendable leerla si es la primera vez que se organiza.
¿Cuándo y por qué?
Decida una fecha para su carrera. Esta es una de las características más importantes de tu carrera. Intenta que no coincida con ningún otro gran acontecimiento de tu región (consulta los calendarios de carreras publicados para tu deporte) y aprovecha los periodos vacacionales o los fines de semana.
Planificación del recorrido & Arena
Cree un boceto de su inicio & final (o estadio). Piensa en la accesibilidad para los servicios de emergencia, los participantes y los espectadores, e intenta que sea un lugar familiar. ¿Se da la salida y la meta en el mismo lugar o hay una salida remota? ¿Cómo se desplazarán los participantes entre el estadio, la salida y la meta? Utiliza mapas o imágenes de satélite que te ayuden a aclararte las cosas a ti mismo y a los participantes. Piensa también en el tiempo, el barro y la dirección del viento: el estadio debe ser lo más cómodo posible para los participantes (pero puedes hacer que la carrera sea tan dura como quieras 😉 ).
Para obtener un desglose detallado de cómo configurar la arena, consulte este post.
A continuación, cree un mapa de su ruta de la carrera. Señala los puntos de control, los puestos de socorro y otros datos importantes. Esto ayuda a los participantes a comprender el reto. También puede ser útil un gráfico de elevación. Proporcionar un archivo .gpx también puede ayudar a los participantes.
Por último, cree un plan de aparcamiento y logística. ¿Cómo llegarán los participantes a la carrera? ¿Pueden ir en transporte público? Si no, fomente el uso compartido del coche, pero ¿dónde aparcará los coches? A menudo, los agricultores locales estarán encantados de alquilar un campo sin cultivos, y también se pueden organizar lanzaderas de autobús de forma bastante fácil y barata.
Tamaño, escala y presupuesto
¿De qué tamaño va a ser su carrera? ¿Cuántos participantes van a estar interesados, o cuántos se permiten, y qué precio vas a cobrar? Obviamente, no querrás perder mucho dinero, así que es importante hacer un presupuesto y equilibrar los costes con las ganancias. Una simple hoja de cálculo es un buen comienzo. Haz una lista de todas las características y deseos de tu carrera, ponlos en orden de prioridad y calcula su coste. Luego puedes sumar los costes estimados en determinados puntos y dividirlos por el número de inscripciones previstas. Estos resultados le darán una buena idea del coste por participante y, posteriormente, de la cuota de inscripción mínima requerida (sin tener en cuenta la subvención de patrocinadores o similares).
Tareas, personal y voluntarios
Haga una lista de trabajos y funciones necesarios para la carrera. Como mínimo, necesitarás a alguien que dé la salida y a alguien que se encargue de cronometrar. Puede que necesites uno o dos marshalls en los puntos de control. También necesitarás personas con formación en primeros auxilios.
Siguiente, busca voluntarios u otras personas que desempeñen las funciones necesarias para tu carrera. Los amigos y la familia suelen ser los que menos excusas tienen... pero también puedes ponerte en contacto con clubes o asociaciones locales. Consejo: ofrece pequeños incentivos a los que ayuden, como comida gratis, una salida gratuita a otra carrera tuya o un paquete de golosinas de los patrocinadores.
Planificación de la seguridad
Realice una evaluación de riesgos. Piense en todos los riesgos que podrían afectar al evento. Incluye las condiciones meteorológicas, los incendios (en recintos cerrados), las enfermedades, las lesiones y la seguridad pública, así como la seguridad de los participantes durante la carrera.
Permisos y autorizaciones
Póngase en contacto con las autoridades locales permisos. Querrán saber que tienes un buen plan para tu carrera. Puede que tengas que proporcionar arena arena y evaluaciones de riesgos para obtener permiso. También es posible que tenga que ponerse en contacto con la policía y los servicios de emergencia y solicitar permisos a través de ellos.
Por lo general, se le pedirá que informe a los propietarios de los terrenos y obtener permiso por donde discurra su recorrido.
Tecnología, herramientas y registro
Elija una plataforma de registro y gestión de eventos. Es la base de su evento. Tiene que ser fácil de usar, tanto para ti como para tus participantes. Tendrá que gestionar muchos datos y comunicarse eficazmente con sus participantes. Las listas de salida, la asignación de dorsales y la visualización de los resultados en directo son características importantes. Al igual que el sistema de pago. ¿Quizás quiera que sus participantes tengan acceso a una aplicación móvil? También puede interesarle hacer un seguimiento de los datos del viaje de sus participantes, desde el marketing inicial hasta su inscripción final. Un buen sistema de gestión de eventos puede ayudarle con todo esto.
Proveedor de servicios de control de tiempo
Elija un temporización método y tecnología. ¿Necesita un cronometraje por chip? ¿O tal vez sólo necesite una aplicación de cronometraje desde un teléfono o tableta que proporcione resultados instantáneos con el mínimo esfuerzo? La fiabilidad es fundamental. Un fallo técnico perjudicará mucho a tu carrera, sobre todo si se estropean los resultados. Comprueba con antelación todos tus equipos, sistemas y procesos, y asegúrate de que cuentas con personal competente para manejarlos. Además, asegúrate siempre de hacer copias de seguridad de tus datos y resultados.
Resultados deberán integrarse en su sitio web o plataforma de registro. Y tienen que ser correctos. Cuanto más rápido pueda obtener los resultados oficiales, mejor. ¿Quizás incluso quiera obtener resultados y seguimiento en directo?
Comercializar su carrera
Crear un sitio web para tu carrera: ¡hay un montón de herramientas estupendas! Hazlo compatible con dispositivos móviles. Decide qué canales de marketing utilizar y elabore un plan de marketing. ¿Quién es tu cliente objetivo y cómo vas a comunicarle tu carrera única?
Para obtener consejos útiles sobre cómo tener éxito con sus esfuerzos de marketing de eventos, qué canales utilizar y cómo salir adelante con un presupuesto menor, consulte este post sobre el marketing de eventos.
Premios, medallas y camisetas para los participantes
¿Qué tipo de premios ¿quieres? ¿Tienes algún patrocinador local que pueda ofrecer un premio? Recuerda que los ganadores de las carreras suelen tener ya mucha ropa, equipo y zapatos... así que quizás algo comestible o un vale para un hotel o restaurante local puede ser una buena opción.
¿Quiere que todos los participantes en la carrera reciban una camiseta, una bufanda con la marca, o sólo una medalla? Piensa en la sostenibilidad: quizá las camisetas y las medallas puedan fabricarse con materiales reciclados, o quizá no las necesites en absoluto. Si decide incluir algún tipo de mercancía, recuerde pedir las tallas en los formularios de inscripción y pedirlo con unas semanas de antelación.
Una buena opción para atraer a atletas de alto nivel y profesionales es ofrecer premios en metálico para los clasificados en el podio; puedes preguntar si tus patrocinadores están dispuestos a aportar recursos para ello. Piensa en cómo animar a tus mejores participantes a volver, año tras año, y crea un legado para tu carrera.
Registro y dorsales
Deberá registrar a los participantes antes de la carrera y repartir los dorsaleschips de cronometraje y rastreadores GPS, si los utiliza. Es posible que también tengas que revisar el equipamiento obligatorio. En cuanto a los dorsales, piensa en la sostenibilidad: reutilízalos o hazlos reciclables o biodegradables, o tal vez no los necesites. Recuerda, no obstante, que para muchos de tus participantes, ponerse un dorsal forma parte de la "sensación de carrera".
Fotos y medios de comunicación
Las fotos y los vídeos son esenciales para la comunicación. A los participantes les encanta para sus propias redes sociales, y usted lo necesitará para la promoción del evento en el futuro. Organice un local fotógrafo para que te haga un gran contenido digital. Los drones también son fantásticamente flexibles -y crean contenidos geniales-, además de mucho más baratos y sostenibles que el antiguo método de utilizar un helicóptero. Solo tienes que asegurarte de que te permiten utilizar drones en el lugar de la carrera.
Fiestas después de la carrera
Una forma estupenda de añadir valor y conectar con los participantes es celebrar una fiesta posterior a la carrera. Puede tratarse simplemente de una reunión en un bar, hotel o restaurante local, o quizás de una fiesta de la pasta en una carpa en el estadio. Algunas de las fiestas más memorables a las que hemos asistido se han celebrado en aparcamientos y grandes carpas.
Información sobre la carrera
Comunicar información importante sobre su carrera es fundamental. No dé por sentado que los participantes habrán leído sus correos electrónicos o su sitio web. Escriba un resumen de la carrera que puedas dar justo antes de la salida. Eso sí, sea breve: limítese a lo más importante.
Construye tu pista de carreras
Es hora de preparar la arena, empezar y meta. Tu carrera necesitará como mínimo una línea de salida y de meta. Las carpas, las pancartas, los refugios, las banderas, las barreras, etc., etc., no son necesariamente necesarios, pero añaden mucha profesionalidad a la sensación de carrera. Acuérdate de encargar las banderas o señales con antelación.
Marcar el recorrido de la carrera
¿Te has perdido alguna vez en una carrera? Es muy molesto que un evento haya intentado ahorrar en la señalización del recorrido y que te equivoques de camino. Así que asegúrate de marcar bien el recorrido, especialmente las curvas y los cruces. Incluso los tramos rectos deberían tener algunas marcas para que los participantes confíen en que van por el buen camino. (O puedes pedir a los participantes que naveguen entre los puntos de control... pero eso es para otra entrada del blog). Piensa de forma sostenible cuando elijas cómo marcar tu ruta. Reutilice y recicle las marcas y considere también la posibilidad de utilizar opciones biodegradables (es posible que haya que recogerlas en función de la naturaleza local y de los propietarios de los terrenos, pero al menos, si se pierde alguna, tendrán un bajo impacto medioambiental).
Después de la carrera
Cuando acabe la carrera, tendrás que recoger todo y no dejar rastro de que has estado allí. Recoge toda la basura y ordena también el recorrido de la carrera. Con un poco de suerte, podrás dejarlo más ordenado de lo que lo encontraste. Plogg (del sueco "Plock" y "Jogg", recoger la basura mientras haces footing).
Dependiendo de su equipo, tendrá que encontrar un espacio para almacenarlo hasta su próximo uso.
También es el momento de comprobar todos pagos pagos y costes, hacer cuentas, pagar facturas y enviarlas. facturas. Tener las finanzas bajo control es la clave de la coherencia y el crecimiento.
Una vez que todo se haya calmado, es una buena idea recoger las opiniones de los participantes a través de una encuesta. encuesta a los participantes. Esperamos que te sirvan de motivación y te den ideas para mejorar de cara a tu próxima carrera.
¿Ya has acabado? Háganos saber si tiene algún consejo para planificar la carrera perfecta. Nos encanta charlar sobre carreras. Ponte en contacto con nosotros.
