Arrangera Motionslopp – den Kompletta Guiden {med Checklista}
Trots stor motivation och passion är det otroligt mycket att tänka på när du ska arrangera ett motionslopp. Ibland kan det vara lätt att glömma de små detaljerna som sätter pricken över i:t på ditt evenemang – även med erfarenhet! Denna checklista, uppdelad i tre delar, är en användbar resurs för att hjälpa dig att se till att dina evenemang blir smidiga och håller en hög kvalitetsnivå.
Proffstips: börja planera ditt lopp tidigt…det kan ta längre tid än du tror!
Hur många steg kan du redan bocka av? Fyll i formuläret och ladda ner listan för ta reda på hur du ligger till!
Arrangera ett motionslopp – den kompletta guiden
Baserat på den kompletta checklistan följer här en mer detaljerad beskrivning för varje steg i listan som du kan hänvisa till. Vi rekommenderar starkt att läsa igenom om det är första gången du arrangerar ett lopp!
När Och Varför?
Bestäm ett datum för ditt lopp. Detta är en av de viktigaste delarna i planeringen! Försök att inte kollidera med några andra stora evenemang i din region (kolla tävlingskalendrar för din sport) och dra nytta av semesterperioder eller helger så att så många som möjligt kan komma.
Planering Av Tävlingsarenan
Skapa en skiss av ditt start- och målområde (eller hela arenan). Tänk på tillgänglighet för räddningstjänst, dina deltagare, eventuella åskådare och försök göra det familjevänligt. Är starten och målet på samma ställe? Hur kommer deltagarna att röra sig mellan arenan, starten och sedan målgången? Använd kartor eller satellitbilder för att klargöra saker för dig själv och dina deltagare. Tänk också på väder, lerigt underlag och vindriktning – din arena ska vara så bekväm som möjligt för dina deltagare (men du kan göra själva loppet hur tufft som helst 😉 ).
För fler tips på hur du skapar en optimal lopparena, kolla in det här inlägget.
Skapa sedan en karta över banan. Märk checkpoints, vätskestationer och annan viktig information. Detta hjälper deltagarna att förstå loppets upplägg och hjälper dem i förberedelsen. En graf över höjdmeter kan asmt att tillhandahålla en .gpx-fil kan också hjälpa deltagarna.
Slutligen, skapa en parkerings- och logistikplan. Hur kommer dina deltagare att resa till ditt lopp? Kan de åka kollektivt? Om inte, uppmuntra bildelning, men var ska du parkera bilarna? Lokala bönder hyr ofta gärna en åker utan grödor, och busstransfer brukar kunna ordnas ganska enkelt och billigt också.
Storlek, Skala Och Budget
Hur stort kommer ditt lopp att bli? Hur många deltagare kommer att vara intresserade, eller hur många är tillåtna? Vad ska det kosta? Självklart vill du inte förlora pengar, så det är viktigt att göra en budget och balansera kostnaderna mot vinsterna. Ett enkelt kalkylblad är en bra början. Lista alla funktioner och önskemål för ditt lopp, placera dem i en prioriterad ordning och uppskatta en kostnad för dem. Sedan kan du summera de beräknade kostnaderna, och dividera med antalet förväntade anmälningar. Dessa resultat kommer att ge dig en god uppfattning om kostnaden per deltagare, och därefter den minsta obligatoriska anmälningsavgiften du bör ta ut (utan att ta hänsyn till sponsringssubventionering eller liknande).
Arbetsuppgifter, Personal Och Volontärer
Gör en Lista över jobb och roller. som krävs för ditt lopp. Som ett minimum behöver du någon för att starta loppet och någon som är ansvarig för tidtagning. Du kanske vill ha en marshall eller två vid checkpoints. Du behöver också personer som är utbildade i första hjälpen.
Hitta sedan volontärer eller andra för att fylla de roller som krävs för ditt lopp. Vänner och familj till deltagarna har ofta tid då de ändå ska till loppet! men du kan också kontakta lokala klubbar eller föreningar. Tips: ge små incitament till dem som hjälper till, som gratis mat, en gratis start på ett annat lopp eller ett paket med godsaker från sponsorer! Fler tips på hur du hittar voluntärer finns här.
Säkerhetsplanering För Motionslopp
Gör en riskbedömning. Tänk på alla risker som kan påverka ditt lopp. Inkludera väder, brand (inomhusområden), sjukdom, skada och allmän säkerhet – samt deltagarnas säkerhet under ditt lopp. Så här gör du!
Sök Tillstånd För Lopp Hos Polis, Myndigheter Och Landägare
Kontakta dina lokala myndigheter för nödvändiga tillstånd. De kommer att vilja veta att du har en bra plan för ditt lopp! Man kan behöva tillhandahålla arenaskisser och riskbedömningar för att få olika typer av tillstånd hos exempelvis kommunen. Du kan också behöva kontakta polis och räddningstjänst och ansöka om tillstånd genom dem också.
I Sverige har vi allemansrätten som tillåter vem som helst att tillträda marken i landet, men när du arrangerar ett arrangemeng bör du ha lov från ägare av mark där loppet passerar. Vanligtvis behöver du kontakta och informera markägare för att få tillstånd för ditt lopp – särskilt om det är stort!
Teknik & Anmälan För Lopp
Välj en plattform för online anmälan och eventhantering. Denna plattform är grunden för ditt evenemang och det måste vara lätt att använda, både för dig själv och för dina deltagare. Du kommer att behöva hantera mycket data och kommunicera effektivt med dina deltagare. Startlistor, startnummer, resultat och liveresultat är viktiga funktioner. Du kanske vill att dina deltagare ska ha tillgång till och kunna hantera sin anmälan i en mobilapp? Du bör även kunna spåra och spara data om dina deltagare (enligt GDPR lag förstås) så att du kan analysera vilka marknadsföringskanaler som du fått mest effekt av till exempel. Ett ordentligt event management verktyg kan hjälpa dig med allt detta.
Välj Tidtagningsleverantör För Ditt Lopp
Välj en metod och teknik för tidtagning – det finns flera att välja på. Behöver du chip-timing? Eller kanske du bara behöver en timing-app som går att hantera med hjlp av en telefon eller surfplatta? Tillförlitlighet är nyckeln! Ett tekniskt misslyckande kommer verkligen att ställa till det för dig – särskilt om resultaten är trassliga. Gör en fullständig kontroll av din utrustning, system och processer i förväg och se till att du har kompetenta personer som ska sköta dem. Se också alltid till att du säkerhetskopierar dina data och resultat!
Resultaten måste integreras med din webbplats eller registreringsplattform. Och de måste vara korrekta. Ju snabbare du kan få officiella resultat desto bättre – kanske du till och med vill ha liveresultat och gps-spårning av deltagare?
Marknadsföring av din lopp
Skapa en webbplats för ditt lopp – det finns massor av bra verktyg där ute! Gör det mobilvänligt. Bestäm vilka marknadsföringskanaler du ska använda och gör enmarknadsföringsplan. Vem är din målkund och hur kommer du att kommunicera ditt unika ras till dem?
För användbara tips om hur du lyckas med dina marknadsföringsinsatser, vilka kanaler du ska använda och hur du klarar dig med en mindre budget, kolla in det här inlägget.
Priser, Medaljer Och Finisher T-Shirts
Vilken typ av priser ska du ge till vinnarna av ditt lopp? Har du en lokal sponsor som kan ge ett pris? Kom ihåg att vinnare av lopp ofta har massor av kläder, kit och skor redan… så kanske något ätbart eller en kupong för ett lokalt hotell eller en restaurang kan vara ett bra alternativ. Var kreativ!
Vill du att alla dina dletagare som går i mål ska få en t-shirt, eller bara en medalj? Tänk hållbart – kanske kan t-shirts och medaljer vara gjorda av återvunnet material, eller så behöver du dem inte alls. Om du bestämmer dig för att inkludera några varor, kom ihåg att: fråga efter storlekar i dina anmälningsformulär och beställ produkterna flera veckor i förväg.
Ett bra alternativ för att attrahera topp- och proffsidrottare är att erbjuda prispengar till prispallen – du kan fråga om dina sponsorer är villiga att tillhandahålla resurser för detta. Tänk på hur du kan uppmuntra dina bästa deltagare att komma tillbaka, år efter år, och skapa ett arv för ditt lopp.
Incheckning och nummerlapp
Du måste checka in dina deltagare innan loppet och dela ut nummerlappar, tidtagningschips och GPSer om du använder dem. Du kan också behöva kontrollera obligatorisk utrustning. När det gäller nummerlappar, tänk hållbart – återanvänd dem, gör dem återvinningsbara eller biologiskt nedbrytbara – eller kanske du inte behöver dem alls? Kom dock ihåg – att fästa på en nummerlapp är en del av “loppkänslan” för många av dina deltagare!
Foton Och Media
Foton och video är avgörande för kommunikation och för att visa upp hur häftigt ditt lopp är. Deltagarna älskar det för sina egna sociala medier, och du behöver det för framtida loppkampanjer. Organisera en lokal fotograf för att göra digitalt innehåll åt dig. Drönare är också fantastiskt flexibla – och skapar coolt innehåll – plus mycket billigare och mer hållbart än den gamla metoden att använda helikopter. Se bara till att du får använda drönare på din tävlingsplats!
After-Race Party
Ett bra sätt att lägga till extra värde och få kontakt med dina deltagare är att ha en fest efter loppet. Det här kan helt ekelt vara häng på den lokala baren, hotellet eller restaurangen, eller kanske en pastafest i ett tält på arenan. Några av de mest minnesvärda festerna efter loppet vi har varit på har varit på parkeringar och i stora tält!
Loppinformation
Att kommunicera viktig information om ditt lopp är avgörande. Anta inte att dina deltagare kommer att ha lusläst dina e-postmeddelanden eller din webbplats! Skriv eller håll en “Race Briefing” som du kan ge precis innan start. Håll briefingen kort – bara de viktiga bitarna.
Bygg Din Tävlingsarena
Det är dags att sätta upp arenan, från början till slut! Ditt lopp kommer att behöva en start- och mållinje som ett minimum. Tält, banderoller, skyddsrum, flaggor, barriärer, etc, är inte obligatiriska, men de tillför en hel del professionalism till känslan av loppet. Kom ihåg att beställa eventuella flaggor eller skyltar långt i förväg.
Markera Banan
Har du någonsin sprungit vilse i ett lopp? Det är riktigt irriterande om ett evenemang har försökt spara på banmarkeringarna och du springer fel! Så se till att markera banan riktigt bra, framför allt svängar och korsningar. Även raka partier bör ha några markeringar för att hålla deltagarna säkra på att de är på rätt väg. (Eller så kan du kräva att deltagarna navigerar mellan kontrollpunkter…men det är för ett annat blogginlägg och en helt annan typ av lopp!) Tänk hållbart när du väljer hur du ska markera din rutt. Återanvänd och återvinn dina markeringar och överväg att använda biologiskt nedbrytbara alternativ för sprayfärg till exempel. Eko-material kan fortfarande behöva samlas in beroende på din lokala natur och markägare, om några råkar försvinner har de åtminstone en låg miljöpåverkan).
Efter Loppet
När ditt lopp är över måste du städa. Du kan inte lämna några spår av att du någonsin varit där! Samla allt skräp och städa även upp hela banan. Förhoppningsvis kan du till och med lämna det mer städat än du hittat det – kanske till och med organisera en Plogg (en “Plock” + “Jogg” – plocka skräp när du är ute och joggar)!
Beroende på hur stor din utrustning är, måste du hitta lagringsutrymme för den tills den ska användas nästa gång.
Det är också dags att kontrollera alla betalningar och kostnader, göra lite bokföring, betala dina räkningar och skicka ut fakturor. Att ha kontroll över sin ekonomi är nyckeln till kontinuitet och tillväxt.
När allt har lugnat ner sig är det en bra idé att samla in feedback genom en deltagarundersökning. Förhoppningsvis kan de ge dig lite bra motivation och idéer för förbättringar inför ditt nästa lopp!
Spikat och klart? Säg till om du har några bra tips för att planera det perfekta loppet! Vi älskar att prata lopp. Kontakta oss.
