Arrangera Motionslopp – den Kompletta Guiden {med Checklista}
Artikeln uppdaterad 20 juni 2024.
Trots stor motivation och passion är det otroligt mycket att tänka på när du ska arrangera ett motionslopp. Ibland kan det vara lätt att glömma de små detaljerna som sätter pricken över i:t på ditt evenemang – även med erfarenhet! Denna checklista, uppdelad i tre delar, är en användbar resurs för att hjälpa dig att se till att dina evenemang blir smidiga och håller en hög kvalitetsnivå.
Proffstips: börja planera ditt lopp tidigt…det kan ta längre tid än du tror!
Hur många steg kan du redan bocka av? Fyll i formuläret och ladda ner listan för ta reda på hur du ligger till!
Arrangera ett motionslopp – den kompletta guiden
Baserat på den kompletta checklistan följer här en mer detaljerad beskrivning för varje steg i listan som du kan hänvisa till. Vi rekommenderar starkt att läsa igenom om det är första gången du arrangerar ett lopp!
När Och Varför?
Bestäm ett datum för ditt lopp. Detta är en av de viktigaste delarna i planeringen! Försök att inte kollidera med några andra stora evenemang i din region (kolla tävlingskalendrar för din sport) och dra nytta av semesterperioder eller helger så att så många som möjligt kan komma.
Planering Av Tävlingsarenan
Skapa en skiss av ditt start- och målområde (eller hela arenan). Tänk på tillgänglighet för räddningstjänst, dina deltagare, eventuella åskådare och försök göra det familjevänligt. Är starten och målet på samma ställe? Hur kommer deltagarna att röra sig mellan arenan, starten och sedan målgången? Använd kartor eller satellitbilder för att klargöra saker för dig själv och dina deltagare. Tänk också på väder, lerigt underlag och vindriktning – din arena ska vara så bekväm som möjligt för dina deltagare (men du kan göra själva loppet hur tufft som helst 😉 ).
För fler tips på hur du skapar en optimal lopparena, kolla in det här inlägget.
Skapa sedan en karta över banan. Märk checkpoints, vätskestationer och annan viktig information. Detta hjälper deltagarna att förstå loppets upplägg och hjälper dem i förberedelsen. En graf över höjdmeter kan asmt att tillhandahålla en .gpx-fil kan också hjälpa deltagarna.
Slutligen, skapa en parkerings- och logistikplan. Hur kommer dina deltagare att resa till ditt lopp? Kan de åka kollektivt? Om inte, uppmuntra bildelning, men var ska du parkera bilarna? Lokala bönder hyr ofta gärna en åker utan grödor, och busstransfer brukar kunna ordnas ganska enkelt och billigt också.
Storlek, Skala Och Budget
Hur stort kommer ditt lopp att bli? Hur många deltagare kommer att vara intresserade, eller hur många är tillåtna? Vad ska det kosta? Självklart vill du inte förlora pengar, så det är viktigt att göra en budget och balansera kostnaderna mot vinsterna. Ett enkelt kalkylblad är en bra början. Lista alla funktioner och önskemål för ditt lopp, placera dem i en prioriterad ordning och uppskatta en kostnad för dem. Sedan kan du summera de beräknade kostnaderna, och dividera med antalet förväntade anmälningar. Dessa resultat kommer att ge dig en god uppfattning om kostnaden per deltagare, och därefter den minsta obligatoriska anmälningsavgiften du bör ta ut (utan att ta hänsyn till sponsringssubventionering eller liknande).
Beräkna din egen tävlingsbudget och se hur mycket det kostar att arrangera en tävling.
Arbetsuppgifter, Personal Och Volontärer
Gör en lista över de jobb och roller som krävs för ditt lopp. Som ett minimum behöver du någon som startar loppet och någon som ansvarar för tidtagning. Du kanske vill ha en marshall eller två vid checkpoints. Du behöver också ha tillgång till personer som är utbildade i första hjälpen.
Hitta sedan volontärer eller andra för att fylla de roller som krävs för ditt lopp. Vänner och familj till deltagarna har ofta tid då de ändå ska till loppet! men du kan också kontakta lokala klubbar eller föreningar. Tips: ge små incitament till dem som hjälper till, som gratis mat, en gratis start på ett annat lopp eller ett paket med godsaker från sponsorer! Fler tips på hur du hittar voluntärer finns här.
Säkerhetsplanering För Motionslopp
Genomför en riskbedömning. Fundera över alla risker som kan påverka evenemanget. Inkludera väder, brand (inomhusområden), sjukdom, skada och allmän säkerhet - samt deltagarnas säkerhet under loppet.
Sök Tillstånd För Lopp Hos Polis, Myndigheter Och Landägare
Kontakta lokala myndigheter för nödvändiga tillstånd. De kommer att vilja veta att du har en bra plan för ditt lopp! Du kanske måste tillhandahålla arena skisser och riskbedömningar för att få ett tillstånd. Du kan också behöva kontakta polis och räddningstjänst och ansöka om tillstånd genom dem också.
I Sverige har vi allemansrätten som tillåter vem som helst att tillträda marken i landet, men när du arrangerar ett arrangemeng bör du ha lov från ägare av mark där loppet passerar. Vanligtvis behöver du kontakta och informera markägare för att få tillstånd för ditt lopp – särskilt om det är stort!
Teknik & Anmälan För Lopp
Välj en plattform för plattform för registrering och evenemangshantering. Detta är grunden för ditt evenemang. Den måste vara lätt att använda, både för dig själv och för dina deltagare. Du kommer att behöva hantera mycket data och kommunicera effektivt med dina deltagare. Startlistor, tilldelning av nummerlappar, resultatvisning och live-resultat är viktiga funktioner. Detsamma gäller betalningssystemet. Kanske vill du att dina deltagare ska ha tillgång till en mobilapp? Du kanske också är intresserad av att spåra data från deltagarnas resa - från din inledande marknadsföring till deras slutliga registrering. Ett bra eventhanteringssystem kan hjälpa dig med allt detta.
Välj Tidtagningsleverantör För Ditt Lopp
Välj en tidpunkt metod och teknik. Behöver du chip-timing? Eller behöver du kanske bara en app för tidtagning från en telefon eller surfplatta som ger omedelbara resultat med minimal ansträngning? Tillförlitlighet är nyckeln! Ett tekniskt fel kommer verkligen att få ditt lopp att kännas dåligt - särskilt om resultaten blir felaktiga. Gör en fullständig kontroll av din utrustning, dina system och processer i förväg och se till att du har kompetenta personer som kan sköta dem. Se också till att du alltid säkerhetskopierar dina data och resultat.
Resultat kommer att behöva integreras till din webbplats eller registreringsplattform. Och de måste vara korrekta. Ju snabbare du kan få officiella resultat desto bättre - kanske vill du till och med ha resultat och spårning i realtid?
Marknadsföring av din lopp
Skapa en webbplats för ditt lopp – det finns massor av bra verktyg där ute! Gör det mobilvänligt. Bestäm vilka marknadsföringskanaler du ska använda och gör enmarknadsföringsplan. Vem är din målkund och hur kommer du att kommunicera ditt unika ras till dem?
För användbara tips om hur du lyckas med dina marknadsföringsinsatser, vilka kanaler du ska använda och hur du klarar dig med en mindre budget, kolla in det här inlägget.
Priser, Medaljer Och Finisher T-Shirts
Vilken typ av priser ska du ge till vinnarna av ditt lopp? Har du en lokal sponsor som kan ge ett pris? Kom ihåg att vinnare av lopp ofta har massor av kläder, kit och skor redan… så kanske något ätbart eller en kupong för ett lokalt hotell eller en restaurang kan vara ett bra alternativ. Var kreativ!
Vill du att alla dina dletagare som går i mål ska få en t-shirt, eller bara en medalj? Tänk hållbart – kanske kan t-shirts och medaljer vara gjorda av återvunnet material, eller så behöver du dem inte alls. Om du bestämmer dig för att inkludera några varor, kom ihåg att: fråga efter storlekar i dina anmälningsformulär och beställ produkterna flera veckor i förväg.
Ett bra alternativ för att attrahera topp- och proffsidrottare är att erbjuda prispengar till prispallen – du kan fråga om dina sponsorer är villiga att tillhandahålla resurser för detta. Tänk på hur du kan uppmuntra dina bästa deltagare att komma tillbaka, år efter år, och skapa ett arv för ditt lopp.
Läs mer om merchandising i samband med tävlingar.
Incheckning och nummerlapp
Du måste checka in dina deltagare innan loppet och dela ut nummerlappar, tidtagningschips och GPSer om du använder dem. Du kan också behöva kontrollera obligatorisk utrustning. När det gäller nummerlappar, tänk hållbart – återanvänd dem, gör dem återvinningsbara eller biologiskt nedbrytbara – eller kanske du inte behöver dem alls? Kom dock ihåg – att fästa på en nummerlapp är en del av “loppkänslan” för många av dina deltagare!
Foton Och Media
Foton och video är avgörande för kommunikation och för att visa upp hur häftigt ditt lopp är. Deltagarna älskar det för sina egna sociala medier, och du behöver det för framtida loppkampanjer. Organisera en lokal fotograf för att göra digitalt innehåll åt dig. Drönare är också fantastiskt flexibla – och skapar coolt innehåll – plus mycket billigare och mer hållbart än den gamla metoden att använda helikopter. Se bara till att du får använda drönare på din tävlingsplats!
After-Race Party
Ett bra sätt att lägga till extra värde och få kontakt med dina deltagare är att ha en fest efter loppet. Det här kan helt ekelt vara häng på den lokala baren, hotellet eller restaurangen, eller kanske en pastafest i ett tält på arenan. Några av de mest minnesvärda festerna efter loppet vi har varit på har varit på parkeringar och i stora tält!
Lär dig hur du gör ditt lopp åskådarvänligt.
Loppinformation
Att kommunicera viktig information om ditt lopp är avgörande. Anta inte att dina deltagare kommer att ha lusläst dina e-postmeddelanden eller din webbplats! Skriv eller håll en “Race Briefing” som du kan ge precis innan start. Håll briefingen kort – bara de viktiga bitarna.
Bygg Din Tävlingsarena
Det är dags att sätta upp arena, starta och mål! Ditt lopp kommer att behöva en start- och mållinje som ett minimum. Tält, banderoller, vindskydd, flaggor, avspärrningar, etc, etc... är inte nödvändigtvis ett krav, men de bidrar till en mycket professionell känsla av loppet. Kom ihåg att beställa eventuella flaggor och skyltar i förväg.
Markera Banan
Har du någonsin sprungit vilse i ett lopp? Det är riktigt irriterande om ett evenemang har försökt spara på banmarkeringarna och du springer fel! Så se till att markera banan riktigt bra, framför allt svängar och korsningar. Även raka partier bör ha några markeringar för att hålla deltagarna säkra på att de är på rätt väg. (Eller så kan du kräva att deltagarna navigerar mellan kontrollpunkter…men det är för ett annat blogginlägg och en helt annan typ av lopp!) Tänk hållbart när du väljer hur du ska markera din rutt. Återanvänd och återvinn dina markeringar och överväg att använda biologiskt nedbrytbara alternativ för sprayfärg till exempel. Eko-material kan fortfarande behöva samlas in beroende på din lokala natur och markägare, om några råkar försvinner har de åtminstone en låg miljöpåverkan).
Efter Loppet
När ditt lopp är över måste du städa. Du kan inte lämna några spår av att du någonsin varit där! Samla allt skräp och städa även upp hela banan. Förhoppningsvis kan du till och med lämna det mer städat än du hittat det – kanske till och med organisera en Plogg (en “Plock” + “Jogg” – plocka skräp när du är ute och joggar)!
Beroende på hur stor din utrustning är, måste du hitta lagringsutrymme för den tills den ska användas nästa gång.
Det är också dags att kontrollera alla betalningar och kostnader, göra lite bokföring, betala dina räkningar och skicka ut fakturor. Att ha kontroll över sin ekonomi är nyckeln till kontinuitet och tillväxt.
När allt har lugnat ner sig är det en bra idé att samla in feedback genom en deltagarundersökning. Förhoppningsvis kan de ge dig lite bra motivation och idéer för förbättringar inför ditt nästa lopp!
Klart och dammat av? Låt oss veta om du har några tips för att planera det perfekta loppet. Vi älskar alltid en bra tävlingssnackis. Kom i kontakt med vårt team eller kom igång med RaceID EMS.
