Οργανώστε μια υπαίθρια εκδήλωση - Ο πλήρης οδηγός {Με λίστα ελέγχου}
Το άρθρο ενημερώθηκε στις 20 Ιουνίου 2024.
Ακόμα και με πολλά κίνητρα και πάθος, μπορεί να φαίνεται τρομακτικό να οργανώνετε εκδηλώσεις. Είναι εύκολο να ξεχνάτε μικρές λεπτομέρειες που κάνουν τη διαφορά - ακόμη και με εμπειρία! Αυτός ο κατάλογος ελέγχου, χωρισμένος σε τρία μέρη, είναι μια χρήσιμη πηγή που θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι εκδηλώσεις σας θα διεξαχθούν ομαλά και με υψηλό επίπεδο ποιότητας.
Συμβουλή: ξεκινήστε νωρίς... μπορεί να πάρει περισσότερο χρόνο απ' όσο νομίζετε!
Πόσα σημεία μπορείτε ήδη να τσεκάρετε; Συμπληρώστε την παρακάτω φόρμα και κατεβάστε τη λίστα για να το μάθετε:
Οργανώστε μια εκδήλωση σε εξωτερικό χώρο - ο πλήρης οδηγός
Με βάση τον κατάλογο ελέγχου, ακολουθεί μια πιο λεπτομερής περιγραφή για κάθε βήμα του καταλόγου, στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε αν χρειαστεί. Συνιστάται ανεπιφύλακτα να το διαβάσετε αν είστε διοργανωτής για πρώτη φορά.
Πότε και γιατί;
Αποφασίστε μια ημερομηνία για το διοργάνωση. Αυτό είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του διοργάνωση σας ! Προσπαθήστε να μην συμπίπτει με άλλες μεγάλες εκδηλώσεις στην περιοχή σας (ελέγξτε τα δημοσιευμένα ημερολόγια διοργάνωση για το άθλημά σας) και εκμεταλλευτείτε περιόδους διακοπών ή Σαββατοκύριακα.
Σχεδιασμός της διαδρομής διοργάνωση & Arena
Δημιουργήστε ένα σκίτσο του αρχή & τερματισμού περιοχή (ή αρένα). Σκεφτείτε την προσβασιμότητα για τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης, τους συμμετέχοντες, τους θεατές και προσπαθήστε να το κάνετε φιλικό προς την οικογένεια. Ξεκινάτε και τερματίζετε στο ίδιο σημείο ή έχετε απομακρυσμένη εκκίνηση; Πώς θα μετακινούνται οι συμμετέχοντες μεταξύ της αρένας, της εκκίνησης και του τερματισμού; Χρησιμοποιήστε χάρτες ή δορυφορικές εικόνες για να ξεκαθαρίσετε τα πράγματα για εσάς και τους συμμετέχοντες. Σκεφτείτε επίσης τον καιρό, το λασπωμένο έδαφος και την κατεύθυνση του ανέμου - ο στίβος σας θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο άνετος για τους συμμετέχοντες (αλλά μπορείτε να κάνετε το ίδιο το διοργάνωση όσο σκληρό θέλετε 😉 ).
Για μια λεπτομερή ανάλυση του τρόπου δημιουργίας της αρένας δείτε αυτή τη θέση.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν χάρτη του διοργάνωση διαδρομής. Σημειώστε τα σημεία ελέγχου, τους σταθμούς βοήθειας και άλλες κρίσιμες πληροφορίες. Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες να κατανοήσουν την πρόκληση. Ένα γράφημα υψομέτρου μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο. Η παροχή ενός αρχείου .gpx μπορεί επίσης να βοηθήσει τους συμμετέχοντες.
Τέλος, δημιουργήστε ένα σχέδιο στάθμευσης και υλικοτεχνικής υποδομής. Πώς θα ταξιδέψουν οι συμμετέχοντες στο διοργάνωση; Μπορούν να ταξιδέψουν με τα μέσα μαζικής μεταφοράς; Αν όχι, ενθαρρύνετε την κοινή χρήση αυτοκινήτων, αλλά πού θα σταθμεύσετε τα αυτοκίνητα; Οι ντόπιοι αγρότες συχνά θα είναι ευτυχείς να νοικιάσουν ένα χωράφι χωρίς καλλιέργειες, και τα λεωφορεία μπορούν επίσης να οργανωθούν αρκετά εύκολα και φτηνά.
Μέγεθος, κλίμακα και προϋπολογισμός
Πόσο μεγάλο θα είναι το διοργάνωση σας; Πόσοι συμμετέχοντες θα ενδιαφερθούν ή πόσοι επιτρέπεται να συμμετάσχουν - και ποια τιμή θα χρεώσετε; Προφανώς, δεν θέλετε να χάσετε πολλά χρήματα, οπότε είναι σημαντικό να καταρτίσετε έναν προϋπολογισμό και να εξισορροπήσετε το κόστος με τα κέρδη. Ένα απλό λογιστικό φύλλο είναι μια πολύ καλή αρχή. Καταγράψτε όλα τα χαρακτηριστικά και τις επιθυμίες του διοργάνωση, βάλτε τα σε σειρά προτεραιότητας και υπολογίστε το κόστος τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να αθροίσετε το εκτιμώμενο κόστος σε ορισμένα σημεία και να το διαιρέσετε με τον αριθμό των αναμενόμενων εγγραφών. Αυτά τα αποτελέσματα θα σας δώσουν μια καλή ιδέα για το κόστος ανά συμμετέχοντα και, στη συνέχεια, για το ελάχιστο απαιτούμενο κόστος συμμετοχής (χωρίς να λαμβάνετε υπόψη την επιδότηση από χορηγίες ή κάτι παρόμοιο).
Υπολογίστε τον δικό σας προϋπολογισμό διοργάνωση και δείτε πόσο κοστίζει η διοργάνωση ενός διοργάνωση.
Καθήκοντα, προσωπικό και εθελοντές
Κάντε ένα κατάλογο θέσεων εργασίας και ρόλων που απαιτούνται για το διοργάνωση. Θα χρειαστείτε τουλάχιστον κάποιον για να ξεκινήσει το διοργάνωση, και κάποιον υπεύθυνο για χρονοδιάγραμμα. Ίσως χρειαστείτε έναν ή δύο αστυνόμους στα σημεία ελέγχου. Θα χρειαστείτε επίσης άτομα εκπαιδευμένα στις Πρώτες Βοήθειες.
Επόμενος, βρείτε εθελοντές ή άλλους για να καλύψουν τους ρόλους που απαιτούνται για το διοργάνωση. Οι φίλοι και η οικογένεια έχουν συχνά τις λιγότερες δικαιολογίες... αλλά μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τοπικούς συλλόγους ή ενώσεις. Συμβουλή: προσφέρετε μικρά κίνητρα σε όσους βοηθήσουν, όπως δωρεάν φαγητό, μια δωρεάν έναρξη σε ένα άλλο διοργάνωση σας ή ένα πακέτο με καλούδια από χορηγούς.
Σχεδιασμός ασφάλειας
Διεξαγωγή ενός εκτίμηση κινδύνου. Σκεφτείτε όλους τους κινδύνους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την εκδήλωση. Συμπεριλάβετε τις καιρικές συνθήκες, την πυρκαγιά (εσωτερικοί χώροι), την ασθένεια, τον τραυματισμό και την ασφάλεια του κοινού - καθώς και την ασφάλεια των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης διοργάνωση.
Άδειες & Δικαιώματα
Επικοινωνήστε με τις τοπικές αρχές για τα απαιτούμενα άδειες. Θα θέλουν να ξέρουν ότι έχετε ένα καλό σχέδιο για το διοργάνωση! Ίσως χρειαστεί να παρέχετε αρένα σκίτσα και εκτιμήσεις κινδύνου για να πάρετε μια άδεια. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να επικοινωνήσετε την αστυνομία και τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης και να υποβάλλετε αίτηση για άδειες μέσω αυτών.
Συνήθως θα σας ζητηθεί να ενημερώσετε τους ιδιοκτήτες γης και να λάβετε άδεια για το σημείο όπου περνάει η διαδρομή σας διοργάνωση .
Τεχνολογία, εργαλεία & εγγραφή
Επιλέξτε ένα πλατφόρμα διαχείρισης εγγραφών και εκδηλώσεων. Αυτή είναι η βάση της εκδήλωσής σας. Πρέπει να είναι εύχρηστη, τόσο για εσάς όσο και για τους συμμετέχοντες. Θα πρέπει να διαχειρίζεστε πολλά δεδομένα και να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τους συμμετέχοντες. Οι λίστες εκκίνησης, η ανάθεση αριθμών-βιβλίων και η προβολή αποτελεσμάτων και ζωντανών αποτελεσμάτων είναι σημαντικά χαρακτηριστικά. Όπως και το σύστημα πληρωμών. Ίσως θέλετε οι συμμετέχοντες σας να έχουν πρόσβαση σε μια εφαρμογή για κινητά; Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει να παρακολουθείτε τα δεδομένα της διαδρομής των συμμετεχόντων σας - από το αρχικό μάρκετινγκ μέχρι την τελική εγγραφή τους. Ένα καλό σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων μπορεί να σας βοηθήσει σε όλα αυτά.
Πάροχος υπηρεσιών ωρομέτρησης
Επιλέξτε ένα χρονομέτρηση μέθοδο και τεχνολογία. Χρειάζεστε χρονομέτρηση με τσιπ; Ή μήπως χρειάζεστε μόνο ένα εφαρμογή χρονομέτρησης από ένα τηλέφωνο ή ένα tablet που παρέχει άμεσα αποτελέσματα με ελάχιστη προσπάθεια; Η αξιοπιστία είναι το κλειδί! Μια τεχνική βλάβη θα κάνει το διοργάνωση σας να αισθανθεί πραγματικά άσχημα - ιδιαίτερα αν τα αποτελέσματα είναι μπερδεμένα. Κάντε έναν πλήρη έλεγχο του εξοπλισμού, των συστημάτων και των διαδικασιών σας εκ των προτέρων και βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε ικανά άτομα για τη λειτουργία τους. Επίσης, βεβαιωθείτε πάντα ότι έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων και των αποτελεσμάτων σας.
Αποτελέσματα θα πρέπει να ενσωματωθούν στο ιστοσελίδα ή στο πλατφόρμα εγγραφής. Και πρέπει να είναι σωστές. Όσο γρηγορότερα μπορείτε να έχετε επίσημα αποτελέσματα τόσο το καλύτερο - ίσως μάλιστα να θέλετε ζωντανά αποτελέσματα και παρακολούθηση;
Μάρκετινγκ του διοργάνωση
Δημιουργήστε ένα ιστοσελίδα για το διοργάνωση - υπάρχουν πολλά εξαιρετικά εργαλεία εκεί έξω! Κάντε τον φιλικό προς τα κινητά. Αποφασίστε ποια κανάλια μάρκετινγκ να χρησιμοποιήσετε και να κάνετε ένα σχέδιο μάρκετινγκ. Ποιος είναι ο πελάτης-στόχος σας και πώς θα του επικοινωνήσετε το μοναδικό σας διοργάνωση ;
Για χρήσιμες συμβουλές σχετικά με το πώς να πετύχετε με τις προσπάθειες μάρκετινγκ εκδηλώσεων, ποια κανάλια να χρησιμοποιήσετε και πώς να τα καταφέρετε με μικρότερο προϋπολογισμό, ανατρέξτε στην ενότητα αυτή τη δημοσίευση σχετικά με το μάρκετινγκ εκδηλώσεων.
Βραβεία, μετάλλια και μπλουζάκια τερματισμού
Τι είδους βραβεία θέλετε; Έχετε κάποιον τοπικό χορηγό που μπορεί να προσφέρει ένα βραβείο; Θυμηθείτε ότι οι νικητές των αγώνων συχνά έχουν ήδη πολλά ρούχα, εξοπλισμό και παπούτσια... οπότε ίσως κάτι φαγώσιμο ή μια δωροεπιταγή για ένα τοπικό ξενοδοχείο ή εστιατόριο μπορεί να είναι μια καλή επιλογή.
Θέλετε όλοι οι τερματίσαντες να πάρουν ένα μπλουζάκι, ένα επώνυμο μπλουζάκι ή απλώς ένα μετάλλιο; Σκεφτείτε με βιώσιμο τρόπο - ίσως τα μπλουζάκια και τα μετάλλια μπορούν να κατασκευαστούν από ανακυκλωμένα υλικά ή ίσως δεν τα χρειάζεστε καθόλου. Αν αποφασίσετε να συμπεριλάβετε κάποιο εμπόρευμα, θυμηθείτε να: να ζητάτε τα μεγέθη στις φόρμες εγγραφής σας και να τα παραγγείλετε μερικές εβδομάδες νωρίτερα.
Μια καλή επιλογή για να προσελκύσετε κορυφαίους και επαγγελματίες αθλητές είναι να προσφέρετε χρηματικό έπαθλο για τους τερματίσαντες στο βάθρο, μπορείτε να ρωτήσετε αν οι χορηγοί σας είναι πρόθυμοι να διαθέσουν πόρους για αυτό. Σκεφτείτε πώς θα ενθαρρύνετε τους καλύτερους συμμετέχοντες να επιστρέφουν, χρόνο με το χρόνο, και δημιουργήστε μια κληρονομιά για το διοργάνωση.
Μάθετε περισσότερα για το διοργάνωση merchandising.
Check-in και αριθμητικές καρτέλες
Θα πρέπει να να κάνετε check-in στο τους συμμετέχοντες πριν από το διοργάνωση, και να μοιράσετε το αριθμούς-πλαίσια, τα τσιπ χρονομέτρησης και τα GPS trackers, αν τα χρησιμοποιείτε. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να ελέγξετε τον υποχρεωτικό εξοπλισμό. Όσον αφορά τις αριθμοδέτες, σκεφτείτε βιώσιμα - επαναχρησιμοποιήστε τις ή κάντε τις ανακυκλώσιμες ή βιοδιασπώμενες - ή μήπως δεν τις χρειάζεστε καθόλου; Να θυμάστε όμως ότι το να καρφιτσώσετε ένα νούμερο είναι μέρος της "αίσθησηςδιοργάνωση " για πολλούς από τους συμμετέχοντες.
Φωτογραφίες και μέσα ενημέρωσης
Οι φωτογραφίες και τα βίντεο είναι απαραίτητα για την επικοινωνία. Οι συμμετέχοντες τα λατρεύουν για τα δικά τους μέσα κοινωνικής δικτύωσης και θα τα χρειαστείτε για τη μελλοντική προώθηση της εκδήλωσης. Οργανώστε ένα τοπικό φωτογράφο για να φτιάξει εξαιρετικό ψηφιακό περιεχόμενο για εσάς. Τα μη επανδρωμένα αεροσκάφη είναι επίσης φανταστικά ευέλικτα - και δημιουργούν ωραίο περιεχόμενο - και επιπλέον πολύ φθηνότερα και πιο βιώσιμα από την παλιά μέθοδο της χρήσης ελικοπτέρου. Απλώς βεβαιωθείτε ότι επιτρέπεται η χρήση μη επανδρωμένων αεροσκαφών στην τοποθεσία σας διοργάνωση .
Πάρτι μετά τοδιοργάνωση
Ένας πολύ καλός τρόπος για να προσθέσετε επιπλέον αξία και να συνδεθείτε με τους συμμετέχοντες είναι να έχετε ένα πάρτι μετά τοδιοργάνωση . Αυτό θα μπορούσε να είναι απλώς μια συνάντηση στο τοπικό μπαρ, ξενοδοχείο ή εστιατόριο ή ίσως ένα πάρτι με ζυμαρικά σε μια σκηνή στην αρένα. Μερικά από τα πιο αξιομνημόνευτα πάρτι μετά το διοργάνωση που έχουμε παρακολουθήσει ήταν σε πάρκινγκ αυτοκινήτων και μεγάλες σκηνές!
Μάθετε πώς να κάνετε το διοργάνωση σας φιλικό προς τους θεατές.
διοργάνωση Πληροφορίες
Η κοινοποίηση σημαντικών πληροφοριών σχετικά με το διοργάνωση είναι ζωτικής σημασίας. Μην υποθέτετε ότι οι συμμετέχοντες θα έχουν διαβάσει τα email σας ή την ιστοσελίδα σας! Γράψτε ένα διοργάνωση ενημέρωση που μπορείτε να δώσετε ακριβώς πριν από την έναρξη. Κρατήστε όμως την ενημέρωση σύντομη - μόνο τα σημαντικά κομμάτια.
Κατασκευάστε την αρένα διοργάνωση
Ήρθε η ώρα να ρυθμίσετε το αρένα, ξεκινήστε και τερματισμός! Το διοργάνωση σας θα χρειαστεί τουλάχιστον μια γραμμή εκκίνησης και τερματισμού. Οι σκηνές, τα πανό, τα καταφύγια, οι σημαίες, τα εμπόδια κ.λπ. κ.λπ... δεν είναι απαραίτητα απαραίτητα, αλλά προσθέτουν πολύ επαγγελματισμό στην αίσθηση του διοργάνωση. Θυμηθείτε να παραγγείλετε εκ των προτέρων τυχόν σημαίες ή πινακίδες.
Σημειώστε τη διαδρομή διοργάνωση
Έχετε ποτέ χαθεί σε ένα διοργάνωση; Είναι πολύ ενοχλητικό αν μια διοργάνωση έχει προσπαθήσει να σώσει τη σήμανση της διαδρομής και τρέχετε προς τη λάθος κατεύθυνση. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι έχετε σημειώσει πολύ καλά τη διαδρομή, ειδικά τις στροφές και τις διασταυρώσεις. Ακόμα και τα ευθύγραμμα τμήματα πρέπει να έχουν μερικές σημάνσεις για να έχουν οι συμμετέχοντες την πεποίθηση ότι βρίσκονται στο σωστό δρόμο. (Ή θα μπορούσατε να απαιτήσετε από τους συμμετέχοντες να πλοηγηθούν μεταξύ των σημείων ελέγχου σας... αλλά αυτό είναι για μια άλλη ανάρτηση στο ιστολόγιο). Σκεφτείτε βιώσιμα όταν επιλέγετε τον τρόπο σήμανσης της διαδρομής σας. Επαναχρησιμοποιήστε και ανακυκλώστε τις σημάνσεις σας και εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε και βιοδιασπώμενες επιλογές (αυτές μπορεί να χρειαστεί να συλλέγονται ανάλογα με την τοπική φύση και τους ιδιοκτήτες γης, αλλά τουλάχιστον αν χαθούν, έχουν χαμηλό περιβαλλοντικό αντίκτυπο).
Μετά την διοργάνωση
Όταν τελειώσει το διοργάνωση , θα πρέπει να τακτοποιήσετε τα πάντα και να μην αφήσετε κανένα ίχνος ότι ήσασταν εκεί! Μαζέψτε όλα τα σκουπίδια και τακτοποιήστε και τη διαδρομή σας διοργάνωση . Ελπίζω να την αφήσετε πιο τακτοποιημένη από ό,τι τη βρήκατε - ίσως ακόμη και να οργανώσετε ένα Plogg (από τα σουηδικά "Plock" και "Jogg" - μάζεμα σκουπιδιών κατά τη διάρκεια του τζόκινγκ)!
Ανάλογα με τον εξοπλισμό σας, θα πρέπει να βρείτε χώρο αποθήκευσης για αυτόν μέχρι την επόμενη χρήση του.
Ήρθε επίσης η ώρα να ελέγξετε όλα τα πληρωμές και τα έξοδα, να κάνετε κάποια λογιστική, να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας και να στείλετε τιμολόγια. Το να έχετε τα οικονομικά σας υπό έλεγχο είναι το κλειδί για τη συνέπεια και την ανάπτυξη.
Μόλις όλα ηρεμήσουν, είναι μια πολύ καλή ιδέα να συλλέξετε σχόλια μέσω ενός έρευνας συμμετεχόντων. Ελπίζουμε ότι θα σας δώσουν κάποια σπουδαία κίνητρα και ιδέες βελτίωσης για το επόμενο διοργάνωση!
Τελειώσαμε; Ενημερώστε μας αν έχετε συμβουλές για το σχεδιασμό του τέλειου διοργάνωση. Μας αρέσει πάντα μια καλή συζήτηση διοργάνωση . Επικοινωνήστε με την ομάδα μας ή ξεκινήστε με το RaceID EMS.
