Eine Outdoor-Veranstaltung organisieren - Der komplette Leitfaden {Mit Checkliste}
Selbst mit viel Motivation und Leidenschaft kann es entmutigend erscheinen, Veranstaltungen zu organisieren. Es ist leicht, kleine Details zu vergessen, die den Unterschied ausmachen - selbst mit viel Erfahrung! Diese dreiteilige Checkliste ist ein nützliches Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungen reibungslos und auf hohem Niveau ablaufen.
Profi-Tipp: Fangen Sie früh an... es könnte länger dauern, als Sie denken!
Wie viele Punkte können Sie bereits abhaken? Füllen Sie das untenstehende Formular aus und laden Sie die Liste herunter, um es herauszufinden:
Organisieren Sie eine Outdoor-Veranstaltung - der komplette Leitfaden
Auf der Grundlage der Checkliste folgt eine detailliertere Beschreibung für jeden Schritt in der Liste, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können. Es wird dringend empfohlen, dass Sie sich die Liste durchlesen, wenn Sie zum ersten Mal eine Veranstaltung organisieren.
Wann und warum?
Entscheiden Sie sich für ein Datum für Ihr Rennen. Dies ist eines der wichtigsten Merkmale Ihres Rennens! Versuchen Sie, den Termin nicht mit anderen großen Veranstaltungen in Ihrer Region zu kollidieren (sehen Sie in den veröffentlichten Rennkalendern für Ihre Sportart nach) und nutzen Sie Ferienzeiten oder Wochenenden.
Planung der Rennstrecke & Arena
Erstellen Sie eine Skizze von Ihrem Start & Ziel Bereich (oder Arena). Denken Sie an die Zugänglichkeit für Rettungsdienste, Ihre Teilnehmer und Zuschauer und versuchen Sie, die Veranstaltung familienfreundlich zu gestalten. Finden Start und Ziel am selben Ort statt oder haben Sie einen Fernstart? Wie werden sich die Teilnehmer zwischen der Arena, dem Start und dem Ziel bewegen? Verwenden Sie Karten oder Satellitenbilder, um sich und Ihren Teilnehmern Klarheit zu verschaffen. Denken Sie auch an das Wetter, den schlammigen Boden und die Windrichtung - Ihre Arena sollte für Ihre Teilnehmer so angenehm wie möglich sein (aber Sie können das Rennen selbst so hart machen, wie Sie wollen 😉 ).
Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung der Arena finden Sie in diesen Beitrag.
Erstellen Sie als Nächstes eine Karte mit Ihrer Rennstrecke. Markieren Sie die Kontrollpunkte, Versorgungsstationen und andere wichtige Informationen. Dies hilft den Teilnehmern, die Herausforderung zu verstehen. Ein Höhendiagramm kann ebenfalls nützlich sein. Die Bereitstellung einer .gpx-Datei kann den Teilnehmern ebenfalls helfen.
Erstellen Sie schließlich einen Parkplatz- und Logistikplan. Wie werden Ihre Teilnehmer zu Ihrem Rennen reisen? Können sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen? Wenn nicht, fördern Sie Fahrgemeinschaften, aber wo werden Sie die Autos parken? Örtliche Landwirte sind oft bereit, ein Feld zu mieten, auf dem keine Pflanzen wachsen, und auch ein Bus-Shuttle lässt sich relativ einfach und kostengünstig organisieren.
Größe, Umfang und Budget
Wie groß wird Ihr Rennen sein? Wie viele Teilnehmer werden interessiert sein bzw. wie viele sind erlaubt - und welchen Preis werden Sie verlangen? Natürlich wollen Sie nicht viel Geld verlieren, deshalb ist es wichtig, ein Budget zu erstellen und die Kosten gegen die Gewinne abzuwägen. Eine einfache Kalkulationstabelle ist ein guter Anfang. Listen Sie alle Merkmale und Wünsche Ihres Rennens auf, ordnen Sie sie nach Priorität und schätzen Sie die Kosten dafür. Dann können Sie die geschätzten Kosten an bestimmten Punkten zusammenzählen und durch die Zahl der erwarteten Anmeldungen teilen. Diese Ergebnisse geben Ihnen eine gute Vorstellung von den Kosten pro Teilnehmer und damit von der erforderlichen Mindestteilnahmegebühr (ohne Berücksichtigung von Sponsorengeldern oder Ähnlichem).
Aufgaben, Personal und Freiwillige
Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben und Rollen die für Ihr Rennen benötigt werden. Sie brauchen mindestens jemanden, der das Rennen startet, und jemanden, der für Folgendes zuständig ist Zeitmessung. Vielleicht brauchen Sie auch ein oder zwei Streckenposten an den Kontrollpunkten. Außerdem brauchen Sie Personen, die in Erster Hilfe ausgebildet sind.
Weiter, finden Sie Freiwillige oder andere die die für Ihr Rennen erforderlichen Aufgaben übernehmen. Freunde und Familie haben oft die wenigsten Ausreden... aber Sie können auch lokale Vereine oder Verbände kontaktieren. Tipp: Bieten Sie denen, die helfen, kleine Anreize, z. B. kostenloses Essen, einen kostenlosen Start bei einem anderen Ihrer Rennen oder ein Paket mit Leckereien von Sponsoren.
Sicherheitsplanung
Durchführen einer Risikobewertung. Denken Sie an alle Risiken, die die Veranstaltung beeinträchtigen könnten. Berücksichtigen Sie Wetter, Feuer (in Innenräumen), Krankheit, Verletzungen und öffentliche Sicherheit - sowie die Sicherheit der Teilnehmer während des Rennens.
Erlaubnisse und Genehmigungen
Erkundigen Sie sich bei Ihren örtlichen Behörden nach den erforderlichen Genehmigungen. Sie werden wissen wollen, dass Sie einen guten Plan für Ihr Rennen haben! Sie müssen möglicherweise Folgendes bereitstellen Veranstaltungsort Skizzen und Risikobewertungen um eine Genehmigung. Möglicherweise müssen Sie auch Kontakt aufnehmen mit Polizei und Notdienste und beantragen Genehmigungen beantragen.
In der Regel sind Sie verpflichtet, folgende Personen zu informieren Grundstückseigentümer und die Erlaubnis einholen, wo Ihre Rennstrecke verläuft.
Technologie, Tools & Registrierung
Wählen Sie eine Anmelde- und Veranstaltungsmanagement-Plattform. Dies ist die Grundlage Ihrer Veranstaltung. Sie muss sowohl für Sie als auch für Ihre Teilnehmer einfach zu bedienen sein. Sie müssen eine Menge Daten verwalten und effektiv mit Ihren Teilnehmern kommunizieren. Startlisten, Startnummernvergabe, Ergebnisanzeige und Live-Ergebnisse sind wichtige Funktionen. Das gilt auch für das Zahlungssystem. Vielleicht möchten Sie Ihren Teilnehmern den Zugang zu einer mobilen App ermöglichen? Vielleicht sind Sie auch daran interessiert, die Daten Ihrer Teilnehmer zu verfolgen - vom ersten Marketing bis zur endgültigen Anmeldung. Ein gutes Veranstaltungsmanagementsystem kann Ihnen bei all diesen Punkten helfen.
Anbieter von Zeiterfassung
Wählen Sie eine Zeitmessung Methode und Technologie. Brauchen Sie Chip-Timing? Oder brauchen Sie vielleicht nur eine Zeitnahme-App auf einem Telefon oder Tablet, die mit minimalem Aufwand sofortige Ergebnisse liefert? Zuverlässigkeit ist der Schlüssel! Ein technisches Versagen wird Ihr Rennen in ein schlechtes Licht rücken - vor allem, wenn die Ergebnisse verfälscht werden. Überprüfen Sie Ihre Geräte, Systeme und Prozesse im Vorfeld gründlich und stellen Sie sicher, dass Sie kompetente Mitarbeiter haben, die sie bedienen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Daten und Ergebnisse immer sichern.
Ergebnisse müssen in Ihre Website integriert werden Website oder Registrierungsplattform. Und sie müssen korrekt sein. Je schneller Sie offizielle Ergebnisse erhalten können, desto besser - vielleicht möchten Sie sogar Live-Ergebnisse und eine Nachverfolgung?
Vermarktung Ihres Rennens
Erstellen einer Website für Ihr Rennen - es gibt eine Menge toller Tools! Machen Sie sie mobilfreundlich. Entscheiden Sie, welche Marketing-Kanäle Sie nutzen wollen und erstellen Sie einen Marketingplan. Wer ist Ihr Zielkunde und wie werden Sie ihm Ihr einzigartiges Angebot vermitteln?
Nützliche Tipps, wie Sie mit Ihren Event-Marketing-Bemühungen erfolgreich sein können, welche Kanäle Sie nutzen sollten und wie Sie auch mit einem kleineren Budget auskommen können, finden Sie in diesen Beitrag über Eventmarketing.
Preis, Finisher-Medaillen und T-Shirts
Welche Art von Preise möchten Sie? Haben Sie einen lokalen Sponsor, der einen Preis zur Verfügung stellen kann? Denken Sie daran, dass die Gewinner von Wettkämpfen oft schon jede Menge Kleidung, Trikots und Schuhe haben... also ist vielleicht etwas Essbares oder ein Gutschein für ein lokales Hotel oder Restaurant eine gute Option.
Möchten Sie, dass alle Finisher ein T-Shirt, einen gebrandeten Buff oder nur eine Medaille erhalten? Denken Sie nachhaltig - vielleicht können T-Shirts und Medaillen aus recycelten Materialien hergestellt werden, oder vielleicht brauchen Sie sie gar nicht. Wenn Sie sich entscheiden, Merchandising-Artikel anzubieten, denken Sie daran,: fragen Sie in Ihren Anmeldeformularen nach den Größen und bestellen Sie sie einige Wochen im Voraus.
Eine gute Möglichkeit, Spitzen- und Profisportler anzulocken, ist die Auslobung von Preisgeldern für die Podiumsplatzierten; Sie können Ihre Sponsoren fragen, ob sie bereit sind, Mittel dafür bereitzustellen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre besten Teilnehmer ermutigen können, Jahr für Jahr wiederzukommen, und schaffen Sie ein Vermächtnis für Ihren Lauf.
Check-in und Startnummernausgabe
Sie müssen einchecken Teilnehmer vor dem Rennen einchecken und die Startnummern, Zeitmess-Chips und GPS-Tracker ausgeben, wenn Sie diese verwenden. Möglicherweise müssen Sie auch die vorgeschriebene Ausrüstung überprüfen. Denken Sie bei den Startnummern nachhaltig - verwenden Sie sie wieder oder machen Sie sie recycelbar oder biologisch abbaubar - oder brauchen Sie sie vielleicht gar nicht? Denken Sie jedoch daran, dass das Anstecken einer Startnummer für viele Ihrer Teilnehmer Teil des "Renngefühls" ist.
Fotos und Medien
Fotos und Videos sind für die Kommunikation unerlässlich. Die Teilnehmer lieben sie für ihre eigenen sozialen Medien, und Sie brauchen sie für die künftige Veranstaltungswerbung. Organisieren Sie eine lokalen Fotografen der für Sie tolle digitale Inhalte erstellt. Drohnen sind auch fantastisch flexibel - und erstellen coole Inhalte - und sind zudem viel billiger und nachhaltiger als die alte Methode, einen Hubschrauber einzusetzen. Vergewissern Sie sich nur, dass der Einsatz von Drohnen an Ihrem Rennort erlaubt ist.
Partys nach dem Rennen
Eine großartige Möglichkeit, einen zusätzlichen Nutzen zu schaffen und mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu treten, ist eine Post-Race-Party. Dabei kann es sich um ein Treffen in einer Bar, einem Hotel oder einem Restaurant handeln oder um eine Pasta-Party in einem Festzelt in der Arena. Einige der denkwürdigsten Post-Race-Partys, die wir erlebt haben, fanden auf Parkplätzen und in großen Zelten statt!
Informationen zum Rennen
Die Übermittlung wichtiger Informationen über Ihr Rennen ist entscheidend. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Teilnehmer Ihre E-Mails oder Ihre Website gelesen haben! Schreiben Sie eine Wettkampfbesprechung die Sie unmittelbar vor dem Start geben können. Fassen Sie sich jedoch kurz und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Punkte.
Bauen Sie Ihre Rennarena
Es ist Zeit, die Arena einzurichten arena, zu starten und Ziel! Ihr Rennen braucht mindestens eine Start- und Ziellinie. Zelte, Banner, Unterstände, Fahnen, Absperrungen usw. sind nicht unbedingt erforderlich, verleihen dem Rennen aber ein professionelles Flair. Denken Sie daran, Fahnen und Schilder im Voraus zu bestellen.
Markieren Sie die Rennstrecke
Haben Sie sich schon einmal bei einem Rennen verlaufen? Es ist wirklich ärgerlich, wenn bei einer Veranstaltung an Streckenmarkierungen gespart wurde und man in die falsche Richtung läuft. Achten Sie also darauf, dass Sie die Strecke wirklich gut markieren, vor allem Kurven und Abzweigungen. Auch auf geraden Streckenabschnitten sollten einige Markierungen vorhanden sein, damit die Teilnehmer sicher sein können, dass sie auf dem richtigen Weg sind. (Oder Sie könnten die Teilnehmer auffordern, zwischen den Kontrollpunkten zu navigieren... aber das ist ein Thema für einen anderen Blogbeitrag.) Denken Sie bei der Wahl der Markierung Ihrer Route nachhaltig. Verwenden Sie wiederverwendbare und wiederverwertbare Markierungen und ziehen Sie auch biologisch abbaubare Materialien in Betracht (diese müssen je nach Natur und Landbesitzern vor Ort möglicherweise eingesammelt werden, haben aber zumindest geringe Auswirkungen auf die Umwelt, falls welche verloren gehen).
Nach dem Rennen
Wenn dein Rennen vorbei ist, musst du aufräumen und keine Spuren hinterlassen, dass du jemals da warst! Sammeln Sie alle Abfälle ein und räumen Sie auch Ihre Rennstrecke auf. Hoffentlich kannst du sie sogar ordentlicher hinterlassen, als du sie vorgefunden hast - vielleicht organisierst du sogar einen Plogg (aus dem Schwedischen "Plock" und "Jogg" - Müll aufsammeln beim Joggen)!
Je nach Ausrüstung müssen Sie einen Platz finden, um sie bis zur nächsten Verwendung aufzubewahren.
Es ist auch an der Zeit, alle Zahlungen und Kosten zu prüfen, Buchhaltung zu führen, Rechnungen zu bezahlen und Rechnungen. Ihre Finanzen im Griff zu haben, ist der Schlüssel zu Beständigkeit und Wachstum.
Sobald sich alles beruhigt hat, ist es eine gute Idee, ein Feedback durch eine Teilnehmerbefragung. Hoffentlich können sie Ihnen für Ihr nächstes Rennen eine gute Motivation und Ideen für Verbesserungen liefern!
Erledigt? Lassen Sie es uns wissen, wenn Sie Tipps für die Planung des perfekten Rennens haben. Wir freuen uns immer über ein gutes Gespräch über Rennen. Nehmen Sie Kontakt auf.
