Organiser un événement en plein air - Le guide complet {avec liste de contrôle}
Même avec beaucoup de motivation et de passion, il peut sembler décourageant d'organiser des événements. Il est facile d'oublier des petits détails qui font toute la différence, même avec de l'expérience ! Cette liste de contrôle, divisée en trois parties, est une ressource utile pour vous aider à vous assurer que vos événements se déroulent sans problème et avec un haut niveau de qualité.
Conseil de pro : commencez tôt... cela peut prendre plus de temps que vous ne le pensez !
Combien de points pouvez-vous déjà cocher ? Remplissez le formulaire ci-dessous et téléchargez la liste pour le savoir :
Organiser un événement en plein air - le guide complet
Sur la base de la liste de contrôle, voici une description plus détaillée de chaque étape de la liste à laquelle vous pouvez vous référer si nécessaire. Nous vous recommandons vivement de lire cette liste si vous êtes un nouvel organisateur.
Quand et pourquoi ?
Décidez d'une date pour votre course. C'est l'une des caractéristiques les plus importantes de votre course ! Essayez de ne pas coïncider avec d'autres événements importants dans votre région (consultez les calendriers des courses publiés pour votre sport) et profitez des périodes de vacances ou des week-ends.
Planification de l'itinéraire de la course & L'arène
Créez une esquisse de votre début & d'arrivée de départ et d'arrivée (ou arène). Pensez à l'accessibilité pour les services d'urgence, vos participants, les spectateurs et essayez de rendre l'endroit convivial pour les familles. Le départ et l'arrivée se font-ils au même endroit ou y a-t-il un départ à distance ? Comment les participants se déplaceront-ils entre l'arène, le départ et l'arrivée ? Utilisez des cartes ou des images satellites pour clarifier les choses pour vous et vos participants. Pensez également à la météo, aux sols boueux et à la direction du vent - votre arène doit être aussi confortable que possible pour vos participants (mais vous pouvez rendre la course elle-même aussi difficile que vous le souhaitez 😉 ).
Pour une explication détaillée de la mise en place de l'arène, consultez cet article.
Ensuite, créez une carte de votre itinéraire de course. Indiquez les points de contrôle, les postes de secours et d'autres informations essentielles. Cela aide les participants à comprendre le défi à relever. Un graphique d'élévation peut également s'avérer utile. Fournir un fichier .gpx peut également aider les participants.
Enfin, créez un plan de stationnement et de logistique. Comment vos participants se rendront-ils à votre course ? Peuvent-ils emprunter les transports publics ? Si ce n'est pas le cas, encouragez le covoiturage, mais où allez-vous garer les voitures ? Les agriculteurs locaux seront souvent heureux de louer un champ sans récoltes, et des navettes de bus peuvent être organisées assez facilement et à peu de frais.
Taille, échelle et budget
Quelle sera l'ampleur de votre course ? Combien de participants seront intéressés, ou combien sont autorisés - et quel prix allez-vous demander ? Évidemment, vous ne voulez pas perdre beaucoup d'argent, il est donc important d'établir un budget et d'équilibrer les coûts par rapport aux gains. Une simple feuille de calcul est un excellent point de départ. Dressez la liste de toutes les caractéristiques et de tous les souhaits de votre course, classez-les par ordre de priorité et estimez leur coût. Vous pouvez ensuite additionner les coûts estimés à certains moments et les diviser par le nombre d'inscriptions prévues. Ces résultats vous donneront une bonne idée du coût par participant et, par conséquent, du droit d'inscription minimum requis (sans tenir compte des subventions de parrainage ou autres).
Tâches, personnel et volontaires
Dressez une liste des emplois et des rôles nécessaires pour votre course. Au minimum, vous aurez besoin d'une personne pour donner le départ de la course et d'une personne chargée de le chronométrage. Vous pourriez avoir besoin d'un ou deux commissaires aux points de contrôle. Vous aurez également besoin de personnes formées aux premiers secours.
Suivant, trouver des bénévoles ou d'autres personnes pour remplir les rôles nécessaires à votre course. Les amis et la famille ont souvent le moins d'excuses... mais vous pouvez aussi contacter des clubs ou des associations locales. Conseil : offrez de petites récompenses à ceux qui vous aident, comme de la nourriture gratuite, un départ gratuit pour une autre de vos courses ou un paquet de friandises de la part des sponsors.
Planification de la sécurité
Procéder à une évaluation des risques. Réfléchissez à tous les risques susceptibles d'affecter l'événement. Pensez notamment aux conditions météorologiques, aux incendies (zones intérieures), aux maladies, aux blessures et à la sécurité publique, ainsi qu'à la sécurité des participants pendant la course.
Permis et autorisations
Contactez les autorités locales pour obtenir les permis requis. Elles voudront savoir si vous avez un bon plan pour votre course ! Vous devrez peut-être fournir l'arène de l'arène et évaluations des risques pour obtenir un permis. Vous pouvez également être amené à contacter la police et les services d'urgence et demander des permis par leur intermédiaire.
En règle générale, vous devrez informer propriétaires fonciers et d'obtenir une autorisation pour le tracé de votre course.
Technologie, outils et enregistrement
Choisissez une plateforme d'inscription et de gestion d'événements. C'est la base de votre événement. Elle doit être facile à utiliser, tant pour vous que pour vos participants. Vous devrez gérer un grand nombre de données et communiquer efficacement avec vos participants. Les listes de départ, l'attribution des dossards, l'affichage des résultats et les résultats en direct sont des fonctionnalités importantes. Tout comme le système de paiement. Peut-être souhaitez-vous que vos participants aient accès à une application mobile ? Vous pouvez également être intéressé par le suivi des données relatives au parcours de vos participants, de votre marketing initial à leur inscription finale. Un bon système de gestion d'événements peut vous aider dans tous ces domaines.
Fournisseur de services de pointage
Choisissez une chronométrage méthode et une technologie de chronométrage. Avez-vous besoin d'un chronométrage par puce ? Ou peut-être avez-vous seulement besoin d'une application de chronométrage à partir d'un téléphone ou d'une tablette qui fournit des résultats instantanés avec un minimum d'effort ? La fiabilité est essentielle ! Une défaillance technique nuira à votre course, en particulier si les résultats sont faussés. Faites une vérification complète de votre équipement, de vos systèmes et de vos processus à l'avance, et assurez-vous que vous avez des personnes compétentes pour les faire fonctionner. Veillez également à toujours sauvegarder vos données et vos résultats.
Résultats devront être intégrés à votre site web ou plateforme d'enregistrement. Et les résultats doivent être corrects. Plus vite vous obtenez des résultats officiels, mieux c'est - peut-être même souhaitez-vous des résultats et un suivi en direct ?
Commercialiser votre course
Créer un site web pour votre course - il existe des tas d'outils formidables ! Veillez à ce qu'il soit adapté aux téléphones portables. Décidez des canaux de marketing de marketing à utiliser et établissez un plan marketing. Qui est votre client cible et comment allez-vous lui communiquer votre course unique ?
Pour obtenir des conseils utiles sur la manière de réussir vos efforts de marketing événementiel, sur les canaux à utiliser et sur la façon de s'en sortir avec un budget réduit, consultez ce billet sur le marketing événementiel.
Prix, médailles de finisseur et t-shirts
Quel genre de prix voulez-vous ? Avez-vous un sponsor local qui peut fournir un prix ? Rappelez-vous que les gagnants des courses ont souvent déjà beaucoup de vêtements, de matériel et de chaussures... alors peut-être que quelque chose de comestible ou un bon pour un hôtel ou un restaurant local peut être une bonne option.
Souhaitez-vous que tous vos participants reçoivent un t-shirt, un brassard de marque ou simplement une médaille ? Pensez durabilité : les t-shirts et les médailles peuvent peut-être être fabriqués à partir de matériaux recyclés, ou vous n'en avez peut-être pas besoin du tout. Si vous décidez d'inclure de la marchandise, n'oubliez pas de : de demander les tailles dans vos formulaires d'inscription et de les commander quelques semaines à l'avance.
Une bonne option pour attirer les athlètes de haut niveau et les professionnels est d'offrir des prix en argent pour les personnes qui terminent sur le podium ; vous pouvez demander à vos sponsors s'ils sont prêts à fournir des ressources pour cela. Pensez à la manière d'encourager vos meilleurs participants à revenir, année après année, et créez un héritage pour votre course.
Enregistrement et dossards
Vous devrez enregistrer vos participants avant la course et distribuer les dossardsles puces de chronométrage et les traceurs GPS si vous les utilisez. Vous devrez peut-être aussi vérifier les équipements obligatoires. En ce qui concerne les dossards, pensez au développement durable - réutilisez-les ou rendez-les recyclables ou biodégradables - ou peut-être n'en avez-vous pas besoin du tout ? N'oubliez pas cependant que le fait d'épingler un dossard fait partie de la "sensation de course" pour bon nombre de vos participants.
Photos et médias
Les photos et les vidéos sont essentielles à la communication. Les participants en sont friands pour leurs propres médias sociaux, et vous en aurez besoin pour la promotion future de l'événement. Organisez une photographe photographe pour vous fournir un contenu numérique de qualité. Les drones sont également très flexibles et permettent de créer des contenus intéressants, tout en étant beaucoup moins chers et plus durables que l'ancienne méthode qui consistait à utiliser un hélicoptère. Assurez-vous simplement que vous êtes autorisé à utiliser des drones sur le lieu de votre course.
Fêtes d'après-course
Un excellent moyen d'ajouter de la valeur et de nouer des liens avec les participants est d'organiser une fête d'après-course. Il peut s'agir d'une rencontre au bar, à l'hôtel ou au restaurant du coin, ou encore d'une soirée pâtes sous un chapiteau dans l'arène. Certaines des fêtes d'après-course les plus mémorables auxquelles nous avons assisté se déroulaient dans des parkings ou sous de grandes tentes !
Informations sur la course
Il est essentiel de communiquer les informations importantes concernant votre course. Ne partez pas du principe que vos participants auront lu vos courriels ou votre site web ! Rédigez un briefing de la course que vous pouvez donner juste avant le départ. Ce briefing doit être bref et ne contenir que les éléments importants.
Construisez votre arène de course
Il est temps de mettre en place l'arène arène, commencer et d'arrivée ! Votre course aura besoin au minimum d'une ligne de départ et d'une ligne d'arrivée. Les tentes, les bannières, les abris, les drapeaux, les barrières, etc... ne sont pas nécessairement nécessaires, mais ils ajoutent beaucoup de professionnalisme à l'ambiance de la course. N'oubliez pas de commander les drapeaux ou les panneaux à l'avance.
Marquer l'itinéraire de la course
Vous êtes-vous déjà perdu lors d'une course ? C'est vraiment ennuyeux si un événement a essayé d'économiser sur le marquage du parcours et que vous courez dans le mauvais sens. Veillez donc à bien baliser le parcours, en particulier les virages et les carrefours. Même les sections droites doivent être marquées pour que les participants soient sûrs d'être sur la bonne voie. (Vous pouvez aussi demander aux participants de naviguer entre vos points de contrôle... mais c'est pour un autre article de blog). Pensez à la durabilité lorsque vous choisissez la façon de baliser votre itinéraire. Réutilisez et recyclez vos marquages et envisagez également d'utiliser des options biodégradables (elles devront peut-être encore être collectées en fonction de la nature locale et des propriétaires terriens, mais au moins, si certaines disparaissent, elles auront un faible impact sur l'environnement).
Après la course
Une fois votre course terminée, vous devrez tout ranger et ne laisser aucune trace de votre passage ! Ramassez tous les déchets et nettoyez également le parcours de votre course. Avec un peu de chance, vous pourrez même le laisser plus propre que vous ne l'avez trouvé - peut-être même en organisant un Plogg (du suédois "Plock" et "Jogg" - ramasser les déchets en faisant son jogging) !
En fonction de votre équipement, vous devrez trouver un espace de stockage jusqu'à sa prochaine utilisation.
Il est également temps de vérifier tous les paiements et les coûts, de faire un peu de comptabilité, de payer vos factures et d'envoyer des factures/ La maîtrise de vos finances est la clé de la cohérence et de la croissance.
Une fois que tout est rentré dans l'ordre, il est judicieux de recueillir les réactions des participants au moyen d'une enquête auprès des participants. Nous espérons qu'ils vous donneront une bonne motivation et des idées d'amélioration pour votre prochaine course !
C'est fait et c'est fini ? Faites-nous savoir si vous avez des conseils pour organiser la course parfaite. Nous sommes toujours ravis de discuter d'une bonne course. Prenez contact avec nous.
