Organizzare un evento all'aperto: la guida completa {con lista di controllo}
Anche con tanta motivazione e passione, può sembrare scoraggiante organizzare eventi. È facile dimenticare piccoli dettagli che fanno la differenza, anche con l'esperienza! Questa lista di controllo, suddivisa in tre parti, è una risorsa utile per assicurarsi che i vostri eventi si svolgano senza intoppi e con un alto livello di qualità.
Un consiglio: iniziate presto... potrebbe volerci più tempo di quanto pensiate!
Quanti punti potete già spuntare? Compilate il modulo sottostante e scaricate l'elenco per scoprirlo:
Organizzare un evento all'aperto: la guida completa
Sulla base della lista di controllo, di seguito viene fornita una descrizione più dettagliata di ogni fase dell'elenco, a cui si può fare riferimento in caso di necessità. Se siete alle prime armi con l'organizzazione, vi consigliamo di leggerla attentamente.
Quando e perché?
Decidere una data per la vostra gara. Questa è una delle caratteristiche più importanti della vostra gara! Cercate di non far coincidere la gara con altri eventi importanti nella vostra regione (controllate i calendari delle gare pubblicati per il vostro sport) e approfittate dei periodi di vacanza o dei fine settimana.
Pianificazione del percorso di gara & Arena
Creare uno schizzo del vostro inizio & finitura (o arena). arena). Pensate all'accessibilità per i servizi di emergenza, i partecipanti, gli spettatori e cercate di renderla adatta alle famiglie. La partenza e l'arrivo avvengono nello stesso luogo o è prevista una partenza a distanza? Come si muoveranno i partecipanti tra l'arena, la partenza e l'arrivo? Utilizzate mappe o immagini satellitari per chiarire le cose a voi stessi e ai partecipanti. Pensate anche al tempo, al terreno fangoso e alla direzione del vento: l'arena deve essere il più confortevole possibile per i partecipanti (ma potete rendere la gara dura quanto volete 😉 ).
Per una descrizione dettagliata di come configurare l'arena, consultate questo post.
Successivamente, creare una mappa del percorso di gara. Segnate i punti di controllo, le stazioni di assistenza e altre informazioni critiche. Questo aiuta i partecipanti a capire la sfida. Anche un grafico altimetrico può essere utile. Anche fornire un file .gpx può aiutare i partecipanti.
Infine, creare un piano di parcheggio e logistica. Come si recheranno i partecipanti alla gara? Possono viaggiare con i mezzi pubblici? In caso contrario, incoraggiate il car sharing, ma dove parcheggerete le auto? Gli agricoltori locali saranno spesso felici di affittare un campo senza coltivazioni, e anche le navette degli autobus possono essere organizzate in modo abbastanza semplice ed economico.
Dimensioni, scala e budget
Quanto sarà grande la vostra gara? Quanti partecipanti saranno interessati, o quanti ne sono ammessi, e quale sarà il prezzo da pagare? Ovviamente non si vuole perdere molto denaro, quindi è importante fare un bilancio e bilanciare i costi con i guadagni. Un semplice foglio di calcolo è un ottimo inizio. Elencate tutte le caratteristiche e i desideri della vostra gara, metteteli in ordine di priorità e stimatene il costo. Poi potete sommare i costi stimati in determinati punti e dividerli per il numero di iscrizioni previste. Questi risultati vi daranno una buona idea del costo per partecipante e, di conseguenza, della quota di iscrizione minima richiesta (senza tenere conto di sovvenzioni di sponsor o simili).
Compiti, personale e volontari
Fare un elenco dei lavori e dei ruoli necessari per la gara. Come minimo avrete bisogno di qualcuno che dia il via alla gara e di qualcuno che si occupi di cronometraggio. Potrebbero essere necessari uno o due commissari di percorso ai punti di controllo. È inoltre necessario disporre di persone addestrate al primo soccorso.
Avanti, trovare volontari o altre persone per ricoprire i ruoli richiesti dalla gara. Gli amici e i parenti spesso hanno meno scuse... ma potete anche contattare club o associazioni locali. Suggerimento: offrite piccoli incentivi a coloro che vi aiutano, come cibo gratis, una partenza gratuita per un'altra vostra gara o un pacchetto di prodotti degli sponsor.
Pianificazione della sicurezza
Effettuare una valutazione dei rischi. Pensate a tutti i rischi che potrebbero influire sull'evento. Includete le condizioni atmosferiche, gli incendi (aree interne), le malattie, gli infortuni e la sicurezza pubblica, nonché la sicurezza dei partecipanti durante la gara.
Permessi e autorizzazioni
Contattare le autorità locali per i permessi necessari. permessi. Vorranno sapere che avete un buon piano per la vostra gara! Potreste dover fornire arena schizzi dell'arena e valutazioni del rischio per ottenere un permesso. Potreste anche dover contattare la polizia e i servizi di emergenza e richiedere i permessi anche attraverso di loro.
Di solito si richiede di informare i proprietari dei terreni e ottenere l'autorizzazione per il percorso di gara.
Tecnologia, strumenti e registrazione
Scegliere una piattaforma di registrazione e gestione degli eventi. È la base del vostro evento. Deve essere facile da usare, sia per voi che per i partecipanti. Dovrete gestire molti dati e comunicare efficacemente con i partecipanti. Le liste di partenza, l'assegnazione dei numeri di pettorale, la visualizzazione dei risultati e i risultati in diretta sono funzioni importanti. Così come il sistema di pagamento. Forse volete che i vostri partecipanti abbiano accesso a un'applicazione mobile? Potreste anche essere interessati a tracciare i dati del percorso dei vostri partecipanti, dal marketing iniziale alla registrazione finale. Un buon sistema di gestione degli eventi può aiutarvi in tutto questo.
Fornitore di servizi di cronometraggio
Scegliere un tempistica metodo e tecnologia. Avete bisogno di un chip-timing? O forse vi basta un'applicazione di app di cronometraggio da telefono o tablet che fornisca risultati immediati con il minimo sforzo? L'affidabilità è fondamentale! Un guasto tecnico può far sentire male la vostra gara, soprattutto se i risultati sono falsati. Verificate in anticipo tutte le attrezzature, i sistemi e i processi e assicuratevi di avere persone competenti che li gestiscano. Inoltre, assicuratevi sempre di fare un backup dei dati e dei risultati.
Risultati dovranno essere integrati nel vostro sito web o piattaforma di registrazione. E devono essere corretti. Quanto più velocemente si possono ottenere risultati ufficiali, tanto meglio è - forse si vogliono anche risultati e tracciamenti in tempo reale?
Marketing della gara
Creare un sito web per la vostra gara - ci sono un sacco di ottimi strumenti in circolazione! Rendetelo compatibile con i dispositivi mobili. Decidete quali canali di marketing di marketing da utilizzare e fare un piano di marketing. Chi è il vostro cliente target e come comunicherete loro la vostra gara unica?
Per suggerimenti utili su come avere successo con i vostri sforzi di marketing per gli eventi, su quali canali utilizzare e su come cavarsela con un budget ridotto, date un'occhiata a questo post sul marketing degli eventi.
Premio, medaglie per i finisher e t-shirt
Che tipo di premi volete? Avete uno sponsor locale che possa fornire un premio? Ricordate che i vincitori delle gare spesso hanno già un sacco di vestiti, kit e scarpe... quindi forse qualcosa di commestibile o un buono per un hotel o un ristorante locale può essere una buona opzione.
Volete che tutti i finisher ricevano una maglietta, un buffetto brandizzato o solo una medaglia? Pensate in modo sostenibile: forse le magliette e le medaglie possono essere realizzate con materiali riciclati, o forse non ne avete affatto bisogno. Se decidete di includere del merchandising, ricordate di: chiedere le taglie nei moduli di iscrizione e ordinarlo con qualche settimana di anticipo.
Una buona opzione per attirare atleti di alto livello e professionisti è quella di offrire premi in denaro per chi arriva sul podio; potete chiedere se i vostri sponsor sono disposti a fornire risorse per questo. Pensate a come incoraggiare i vostri migliori partecipanti a tornare, anno dopo anno, e create un'eredità per la vostra gara.
Check-in e pettorali
Dovrete registrare i partecipanti partecipanti prima della gara, e distribuire i pettoralie i chip per il cronometraggio e i localizzatori GPS, se li utilizzate. Potreste anche dover controllare l'attrezzatura obbligatoria. Per quanto riguarda i pettorali, pensate in modo sostenibile: riutilizzateli o rendeteli riciclabili o biodegradabili, o forse non ne avete affatto bisogno? Ricordate, però, che appuntare un pettorale fa parte della "sensazione di gara" per molti partecipanti.
Foto e media
Foto e video sono essenziali per la comunicazione. I partecipanti li amano per i loro social media e voi ne avrete bisogno per la promozione futura dell'evento. Organizzate un locale fotografo locale per creare grandi contenuti digitali per voi. Anche i droni sono fantasticamente flessibili e creano contenuti fantastici, oltre a essere molto più economici e sostenibili rispetto al vecchio metodo dell'elicottero. Assicuratevi solo che sia consentito l'uso dei droni nel luogo in cui si svolge la gara.
Feste dopo la gara
Un ottimo modo per aggiungere un valore aggiunto e per entrare in contatto con i partecipanti è quello di organizzare una festa post-gara. festa post-gara. Potrebbe trattarsi di un incontro in un bar, un hotel o un ristorante locale, o magari di un pasta-party in un tendone nell'arena. Alcune delle feste post-gara più memorabili a cui abbiamo partecipato erano in parcheggi e grandi tendoni!
Informazioni sulla gara
Comunicare informazioni importanti sulla gara è fondamentale. Non date per scontato che i partecipanti abbiano letto le vostre e-mail o il vostro sito web! Scrivete un briefing sulla gara che potete dare subito prima della partenza. Mantenete il briefing breve, limitandovi alle parti importanti.
Costruite la vostra arena di gara
È ora di allestire l'arena arena, iniziare e arrivo! La vostra gara avrà bisogno come minimo di una linea di partenza e di arrivo. Tende, striscioni, ripari, bandiere, transenne, ecc. ecc. non sono necessariamente necessari, ma aggiungono molta professionalità alla sensazione della gara. Ricordatevi di ordinare in anticipo eventuali bandiere o cartelli.
Segnare il percorso di gara
Vi siete mai persi durante una gara? È davvero fastidioso se un evento ha cercato di risparmiare sulla segnaletica del percorso e si corre nella direzione sbagliata. Assicuratevi quindi di segnare molto bene il percorso, soprattutto le curve e gli incroci. Anche i tratti rettilinei dovrebbero avere qualche segno per far sì che i partecipanti siano sicuri di essere sulla strada giusta. (Oppure potreste chiedere ai partecipanti di navigare tra i punti di controllo... ma questo è un altro post del blog). Pensate in modo sostenibile quando scegliete come segnare il percorso. Riutilizzate e riciclate i vostri segnali e prendete in considerazione anche le opzioni biodegradabili (potrebbero comunque dover essere raccolte a seconda della natura locale e dei proprietari terrieri, ma almeno se dovessero andare perse avrebbero un basso impatto ambientale).
Dopo la gara
Una volta terminata la gara, dovrete riordinare tutto e non lasciare traccia della vostra presenza! Raccogliete tutti i rifiuti e riordinate anche il percorso di gara. Si spera di riuscire a lasciarlo più in ordine di come lo si è trovato, magari organizzando un Plogg (dallo svedese "Plock" e "Jogg" - raccogliere i rifiuti mentre si fa jogging)!
A seconda dell'attrezzatura, è necessario trovare uno spazio per riporla fino al successivo utilizzo.
È anche il momento di controllare tutti i pagamenti e i costi, fare un po' di contabilità, pagare le fatture e inviare le fatture/ Avere le finanze sotto controllo è la chiave per la coerenza e la crescita.
Una volta che tutto si è calmato, è un'ottima idea raccogliere il feedback attraverso un sondaggio tra i partecipanti. Si spera che possano darvi una grande motivazione e idee di miglioramento per la vostra prossima gara!
Fatto e finito? Fateci sapere se avete qualche consiglio per organizzare la gara perfetta. Ci piace sempre una bella chiacchierata sulla gara. Contattateci.
