De 5 vanligste feilene arrangører gjør på løpsdagen

Løpsdagen er et utrolig spennende øyeblikk for løpsarrangøren. Etter en kaffedrikkende og søvnig start, ofte i de tidlige morgentimene, er det bare å sette i gang med det som kommer til å bli en lang dag.

Arrangementer er en vellykket kulminasjon av mange komponenter: planlegging, markedsføring og gjennomføring. Alt dette kombineres for å gi deltakerne en fantastisk og trygg opplevelse på løpsdagen. 

Aktiviteten øker og øker, helt til startskuddet går og deltakerne er i gang, etterfulgt av et uvanlig rolig øyeblikk. Men ikke lenge, for det er alltid en jobb å gjøre og et aktivt løp å administrere. 

Den siste deltakeren har passert målstreken, og du puster lettet ut over at alle utøverne er trygt hjemme. Men de som har vært i gamet en stund, vet at dette bare er halve jobben. Etter hvert som du blir stadig mer sliten, er det utstyr som skal organiseres, resultater som skal behandles og mennesker som skal takkes. 

Som arrangør av swimrun-løp, adventurerace og terrengløp har jeg gjort bøttevis med feil på løpsdagen. Her kommer noen praktiske tips jeg har lært av mine egne feil og andre arrangementer; de fem vanligste feilene arrangører gjør på løpsdagen. Spoiler alert, det handler om parkeringsplassen og toalettene!

1) Vi undervurderer hvor raskt ting beveger seg.

Klokken er alltid mot deg på løpsdagen. Den tikker ubønnhørlig fortere og fortere jo nærmere du kommer starten, og den siste timen vil bokstavelig talt fly forbi. 

Det er viktig å gjøre så mye som mulig i forkant av selve løpsdagen. Her er noen praktiske områder du kan ordne i forkant av løpsdagen: løypemerking, oppsett av arena og testing av utstyr. La oss dykke ned i disse områdene: 

Løypemerkingen bør alltid gjøres i forkant av løpsdagen og minst dagen før for å gi deg tid til å reagere på uforutsette problemer med løypen.  

Et eksempel: Da jeg arrangerte et eventyrløp i det skotske høylandet, hadde jeg sjekket ruten om vinteren. Da sommeren kom, var jeg ute og merket løypen dagen før løpet, og til min store forskrekkelse fant jeg ufremkommelige bregner som var høyere enn en person og blokkerte en hel strekning på 1,5 km. Landskapet hadde endret seg fullstendig, og en viktig del av løypen var nå ufremkommelig. Grunneieren ble kontaktet og fikk tid til å rydde en sti gjennom bregnene med en traktor. Noe som ikke hadde vært mulig hvis løypen hadde blitt merket samme dag som løpet ble arrangert.

Hvis du setter opp de viktigste arenaene, som start/målområdet og registreringsområdet, dagen før, får du mer tid på løpsdagen, eller om ikke annet litt mer søvn om morgenen! 

Et tips til deg som arrangerer for første gang eller på et nytt løpssted. Doble tiden du har budsjettert med for hver oppgave. Hvis du for eksempel må sette opp registreringslokalet og tror det vil ta én time. Beregn to timer. 

Sist, men ikke minst, bør du teste teknologien og utstyret grundig. Registrering av resultater høres ut som en enkel oppgave, men i praksis er den bare så god som tidtakingssystemet du eller arrangementsteamet administrerer. I dette eksemplet gir du tidtakerne god tid til å "prøve seg frem" i ukene før løpet, slik at du unngår feil på løpsdagen. 

2) Spikre bilparkeringen 

Bilparkering krever militær presisjon og blir ofte forsømt som en ettertanke for mange løp. I planleggingsfasen er det viktig å ha et tett samarbeid med arrangøren og utarbeide beredskapsplaner for vått vær og andre faktorer som kan påvirke deltakernes mulighet til å parkere uten dramatikk.

Et eksempel: Jeg har selv vært vitne til at feilparkeringen ved et langrennsmesterskap fikk katastrofale konsekvenser for arrangørene. En bilkø på over en kilometer blokkerte en viktig vei for nødetatene. Politiet ble tilkalt, og grunneieren trakk tilbake tillatelsen til arrangementet med deltakere på stedet. Alle løpene ble avlyst, noe som var forferdelig for arrangørene, deltakerne og anlegget - og som kunne vært unngått hvis man hadde fulgt en grunnleggende plan for parkeringshåndtering. 

Det finnes noen triks for å få til riktig parkering:

En parkeringsansvarlig med 3-4 hjelpere som vet hva de gjør, kan parkere tusenvis av biler raskt. Det, sammen med en konstant trafikkflyt, er avgjørende. Og ikke under noen omstendigheter må deltakerne trekke ned et vindu for å snakke med parkeringslederen. Bilene må holdes i bevegelse til alle er parkert.

Hvorfor er det så viktig å parkere bilen? Det er den første opplevelsen utøverne får av løpet. Og siden førsteinntrykket er viktig, vil en effektiv og velorganisert parkering sette tonen for løpet. 

3) Mangel på toaletter 

En så enkel feil som det er lett å gjøre gang på gang. Færre toaletter holder arrangementskostnadene nede, og det føles som en selvfølge å ha det absolutte minimumsantallet toaletter som kreves for løpet. Feil, feil og atter feil! 

Alle deltakerne vil ønske å bruke toalettene samtidig for å få en siste rensing av systemet før løpet. Etterspørselen etter toaletter topper seg i de siste 30 minuttene før løpet, og et vanlig syn på mange arrangementer er lange køer av mennesker. 

Igjen, tenk tilbake på utøvernes opplevelse her. Tilgang til toaletter når du har tidspress i forbindelse med en løpsstart og "må gå", vil skape en kø av urolige utøvere. Det er verdt å bruke litt mer penger på flere toaletter for å få mer avslappede og fornøyde deltakere. Et herretoalett bidrar også til å lette presset på toalettene. 

Hvis du vil ha flere tips om hvordan du setter opp arenaen din, kan du lese denne artikkelen.

4) Å bli distrahert av leverandører, kunder, allmennheten og hvem som helst.

Som arrangør vil du sannsynligvis på et eller annet tidspunkt i løpet av oppbyggingen eller løpet være alles kontaktpunkt. Dette utgjør et unikt problem som distraherer deg fra hovedoppgaven din, som er å sørge for at arrangementet gjennomføres på en sikker måte. 

Løpssjef Shane Ohly har som kjent sagt til deltakerne: "Jeg er ikke vennen din". Dette er ikke fordi Shane ikke er en vennlig og velmenende fyr, men fordi han må prioritere arrangementets sikkerhet over alt annet. Og selv om han har de beste intensjoner, kan en fem minutters prat med en deltaker ta tid fra fem minutter brukt på noe annet. Publikum og tilskuere er generelt til ulempe for arrangementsledelsen. Klager kommer uunngåelig tilbake til ledelsen, og når du burde sørge for at alle funksjonærer er på plass, må du i stedet håndtere en sint hundelufter.

For å løse dette kan det være nyttig å ha to nøkkelkontakter i arrangementsledelsen, en som leder sikkerhetsarbeidet og en som tar på seg en "front of house"-rolle. Grunnleggerne av ÖTILLÖ Swimrun, Michael og Mats, er et godt eksempel på dette. Mats tar seg av sikkerheten, og Michael tar seg av front of house. Det fungerer virkelig bra. 

En god løpsleder vil sette sammen et team av personer som hjelper til med å gjennomføre løpsdagen. Dette gjøres best i form av en arrangementsledelse på 4-5 personer, der hver person i ledelsen vet hva som er deres individuelle ansvar og når de bør eskalere. Du kan lese mer om noen av de viktigste rollene i en arrangementsledelse her.

5) Unnlatelse av å smile 

Ser du ikke at jeg er alvorlig og stresset? 

Det beste event management-teamet er et avslappet team. Stress er smittsomt og smitter over på alle deler av arrangementet. Hvis du er en avslappet, rolig og munter autoritet, vil det absolutt få det beste ut av arrangementsledelsen, noe som igjen smitter over på løpskulturen som helhet. 

Husk å smile gjennom dine egne åpenbare nerver og stresspunkter. Det er så viktig å gjøre det, men også så lett å glemme når det går så fort på en løpsdag. 

I svært sjeldne tilfeller må du også bruke kommandospråk for å ivareta sikkerheten. Kommandospråk er en enkel og presserende instruksjon om å gjøre noe. "Få dette gjort nå" har mye større gjennomslagskraft i en avslappet og munter kultur enn hvis hele kulturen er autoritær og løpsdirektøren bjeffer kommandoer. 

Så puss tennene og finn frem gliset. 

Riktig planlegging og forberedelse forebygger dårlige prestasjoner! 

De 7 P-ene er en kjent frase fra britisk militærplanlegging og kan overføres til organisering av løp og arrangementer. 

For å oppsummere: Planlegging og forberedelser er alfa og omega. Jo mer du kan gjøre før løpsdagen, jo mer tid har du til å reagere på uforutsette omstendigheter og skape en avslappet kultur for arrangementsteamet. Manglende forberedelser gjør det motsatte.

Så gjør så mye du kan i dagene før løpet, enten det gjelder løypemerking, oppsett av arenaen eller testing av utstyret. 

Tenk på de lite glamorøse komponentene på løpsdagen, som sannsynligvis er de to første kontaktpunktene utøverne har før de i det hele tatt kommer til registreringen. Det er å sørge for god parkering og nok toaletter, noe som bidrar til avslappede utøvere. 

Til slutt må du utstråle en munter og selvsikker væremåte som setter den rette tonen for løpet. 

Hvis du trenger mer hjelp til å sørge for at du har alt klart og planlagt for løpet ditt, kan du ta en titt på den Ultimate sjekkliste for arrangører!