Los 5 errores más comunes de los organizadores el día de la carrera

El día de la carrera es un momento increíblemente emocionante para el organizador. Una salida a base de café y con los ojos sombríos, a menudo en las primeras horas de la mañana, y luego directamente a la acción para poner las cosas en marcha para lo que será un largo día por delante.

Los eventos son la culminación exitosa de muchos componentes: planificación operativa, marketing y realización del evento. Todo ello combinado para ofrecer a los participantes una experiencia increíble y segura el día de la carrera. 

El crescendo de la actividad aumenta y aumenta, hasta que suena la bocina de salida y los participantes se ponen en marcha, seguidos de un inusual momento de calma. Pero no por mucho tiempo, ya que siempre hay trabajo que hacer y una carrera activa que gestionar. 

El último participante ha cruzado la línea de meta y se respira un pequeño suspiro de alivio al saber que todos los atletas han vuelto a casa sanos y salvos. Sin embargo, los que llevan mucho tiempo en esto saben que esto es sólo la mitad del trabajo. A medida que aumenta el cansancio, hay que organizar el equipo, procesar los resultados y dar las gracias a la gente. 

Como organizador de carreras de natación, de aventura y de trail, he cometido montones de errores el día de la carrera. Hhe aquí algunos consejos prácticos que he aprendido de mis propios errores y de otros eventos: los 5 errores más comunes que cometen los organizadores el día de la carrera. Spoiler alert: ¡todo tiene que ver con el aparcamiento y los aseos!

1) Subestimar la rapidez con que se mueven las cosas

El reloj siempre corre en tu contra el día de la carrera. E inexorablemente parece avanzar más y más rápido cuanto más te acercas al comienzo de la carrera, la última hora pasará literalmente volando. 

Es fundamental hacer todo lo posible antes del día de la carrera. He aquí algunas áreas prácticas que puede resolver antes del día de la carrera: señalización del recorrido, preparación del lugar y prueba del equipo. Analicemos estos aspectos: 

La señalización del recorrido debe hacerse siempre con antelación al día de la carrera y al menos el día anterior para tener tiempo de reaccionar ante problemas imprevistos con el recorrido.  

Ejemplo: Cuando organizaba una carrera de aventura en las tierras altas de Escocia, había comprobado el recorrido en invierno. Al llegar el verano, salí a marcar el recorrido el día antes de la carrera y, para mi horror, me encontré con helechos intransitables más altos que una persona que bloqueaban un tramo completo de 1,5 km. El paisaje había cambiado por completo y una parte clave del recorrido era ahora intransitable. Nos pusimos en contacto con el propietario y tuvo tiempo de abrir un camino entre los helechos con un tractor. Esto no habría sido posible si el recorrido se hubiera marcado el mismo día de la carrera.

Colina desordenada en una carrera

Preparar los lugares principales, como la zona de salida/línea de meta y las zonas de inscripción, el día anterior te dará más tiempo el día de la carrera o, si no, te permitirá dormir un poco más por la mañana. 

Nota para los organizadores noveles o en un lugar de carreras nuevo. Duplica el tiempo presupuestado para cada tarea. Por ejemplo, si tienes que preparar el lugar de inscripción y crees que te llevará una hora, calcula que serán dos horas. Prevea dos horas. 

Por último, pero no por ello menos importante, pruebe a fondo su tecnología y su equipo. El registro de los resultados parece una tarea sencilla, pero en la práctica sólo es tan bueno como el sistema de cronometraje que usted o el equipo del evento estén gestionando. En este ejemplo, dar a los cronometradores tiempo suficiente para "probar" en las semanas previas a la carrera evita cualquier error el día de la misma. 

2) Clavar el aparcamiento 

El aparcamiento requiere una precisión militar y, a menudo, en muchas carreras se deja de lado como algo secundario. En las fases de planificación, es imprescindible consultar estrechamente con el lugar de la carrera y elaborar planes de contingencia para el tiempo húmedo y otros factores que puedan afectar a la capacidad de los participantes para acceder o aparcar sin problemas.

Ejemplo: He sido testigo directo de un fallo en el aparcamiento de coches en un campeonato de cross que tuvo consecuencias catastróficas para los organizadores. Una cola de coches de más de un kilómetro y medio bloqueó una carretera clave para los servicios de emergencia. Entonces se llamó a la policía y el propietario del terreno revocó el permiso del evento con los participantes en el lugar. Todas las carreras se cancelaron, lo que fue terrible para los organizadores, los participantes y el lugar de celebración, y totalmente evitable si se hubiera prestado atención a un plan básico de gestión del aparcamiento. 

Coches con mucho tráfico

Hay algunos trucos para aparcar bien el coche:

Un responsable de aparcamiento con 3-4 ayudantes que saben lo que hacen puede aparcar miles de coches rápidamente. Eso, con un flujo constante de tráfico es esencial. Y en ningún caso deje que los participantes bajen la ventanilla para hablar con el responsable del aparcamiento. Los coches deben mantenerse en movimiento hasta que estén todos aparcados.

¿Por qué es importante aparcar el coche? Es la primera experiencia que los atletas tendrán de su carrera. Y como la primera impresión es importante, un aparcamiento eficiente y organizado marcará el tono de la carrera. 

3) Escasez de aseos 

Un error tan simple, que es fácil cometer una y otra vez. Tener menos aseos reduce los costes del evento y parece una obviedad tener el mínimo número de aseos necesarios para la carrera. Error, error y error de nuevo. 

Todos los participantes querrán utilizar los aseos al mismo tiempo para realizar una limpieza final previa a la carrera. La demanda de aseos alcanzará su punto álgido en los 30 minutos previos a la carrera, y es habitual ver largas colas de gente en muchos eventos. 

Una vez más, pensemos en la experiencia de los atletas. El acceso a los aseos cuando se tiene la presión del tiempo de un comienzo de carrera y la "necesidad de ir" creará una fila de atletas agitados. Merece la pena gastar un poco más de dinero en más aseos y tener participantes más relajados y felices. Un urinario para caballeros también ayuda a aliviar la presión sobre los aseos. 

Para obtener más consejos sobre cómo configurar su arena, consulta este artículo.

4) Distraerse con los proveedores, los clientes, el público en general y prácticamente cualquier persona.

Como organizador, en algún momento de la preparación o de la carrera, es probable que usted sea el punto de contacto de todo el mundo. Esto plantea el problema de distraerte de tu tarea principal, que es garantizar la seguridad del evento. 

El director de la carrera, Shane Ohly, ha dicho a los participantes: "No soy tu amigo". Esto no se debe a que Shane no sea un tipo amable y bienintencionado, sino al hecho de que debe dar prioridad a la seguridad del evento por encima de todo. Y con las mejores intenciones, una charla de cinco minutos con un participante distrae la atención de cinco minutos dedicados a otra cosa. El público en general y los espectadores suelen ser un inconveniente para la dirección del evento. Inevitablemente, las quejas llegan a los altos cargos y, cuando deberías estar asegurándote de que todos los comisarios están en su sitio, te encuentras con un paseador de perros enfadado.

Para resolver esto, ayuda tener dos contactos clave en el equipo de gestión del evento, uno que lidere la seguridad y otro que asuma un papel de front of house. Los fundadores de ÖTILLÖ Swimrun, Michael y Mats, son un buen ejemplo de ello. Mats se encarga de la seguridad y Michael de la organización. Funciona realmente bien. 

Un buen director de carrera facultará a un equipo de personas para que le ayuden a llevar a cabo las operaciones del día de la carrera. La mejor forma de hacerlo es formar un equipo de gestión del evento de 4-5 personas, en el que cada una de ellas sepa cuáles son sus responsabilidades individuales y cuándo deben asumirlas. Más información sobre algunas de las funciones clave de un equipo de gestión de eventos aquí.

5) No sonreír 

¿No ves que estoy muy serio y estresado? 

El mejor equipo de organización de eventos es el que está relajado. El estrés es contagioso y se filtra a todas las áreas del evento. Ser una autoridad relajada, tranquila y alegre sacará lo mejor del equipo de gestión del evento, lo que a su vez se filtrará a la cultura de la carrera en su conjunto. 

Recuerda sonreír a pesar de tus propios nervios y puntos de estrés. Es tan importante hacerlo y tan fácil olvidarlo en el ajetreo del día de la carrera. 

En muy raras ocasiones, también tendrás que utilizar lenguajes de órdenes para garantizar la seguridad. El lenguaje de órdenes es una instrucción simple y urgente para hacer algo. Un "haz esto ahora" tiene mucha más fuerza en una cultura relajada y alegre que si toda la cultura es autoritaria y el Director de Carrera ladra órdenes. 

Así que lávate los dientes y sonríe. 

Una planificación y preparación adecuadas evitan un rendimiento deficiente. 

Las 7 P son una famosa frase de la planificación militar británica y pueden aplicarse a la organización de carreras y eventos. 

En resumen, la planificación y la preparación lo son todo. Cuanto más pueda hacer antes del día de la carrera, más tiempo tendrá para reaccionar ante circunstancias imprevistas y crear una cultura relajada para su equipo del evento. La falta de preparación, hace lo contrario.

Así que haz todo lo que puedas en los días previos a la carrera, ya sea marcar el recorrido, preparar el lugar o probar tu equipo. 

Piense en esos componentes poco glamurosos del día de la carrera, que son probablemente los dos primeros puntos de contacto que tienen los atletas antes incluso de inscribirse. Es decir, aparcar bien el coche y disponer de suficientes aseos, dos cosas que contribuyen en gran medida a que los atletas estén relajados. 

Por último, transmite alegría y confianza, lo que dará el tono adecuado a la carrera. 

En caso de que necesites más ayuda para asegurarte de que tienes todo hecho y planificado para tu carrera, consulta la Lista de comprobación para organizadores