Die 5 häufigsten Fehler, die Organisatoren am Renntag machen

Der Renntag ist ein unglaublich aufregender Moment für den Rennveranstalter. Der Start erfolgt mit Kaffee und müden Augen, oft in den frühen Morgenstunden, und dann geht es direkt in die Action, um die Dinge für den bevorstehenden langen Tag in Gang zu bringen.

Veranstaltungen sind ein erfolgreicher Höhepunkt vieler Komponenten: operative Planung, Marketing und Veranstaltungsdurchführung. Alle zusammen sorgen für ein unglaubliches und sicheres Erlebnis am Renntag für Ihre Teilnehmer. 

Das Crescendo der Aktivität steigt und steigt, bis der Startschrei ertönt und die Teilnehmer loslegen, gefolgt von einem ungewöhnlichen Moment der Ruhe. Aber nicht für lange, denn es gibt immer etwas zu tun und ein aktives Rennen zu managen. 

Der letzte Teilnehmer hat die Ziellinie überquert, und Sie atmen erleichtert auf, dass alle Athleten sicher nach Hause gekommen sind. Doch wer schon eine Weile dabei ist, weiß, dass damit nur die Hälfte der Arbeit getan ist. Während Sie immer müder werden, müssen Sie die Ausrüstung organisieren, die Ergebnisse auswerten und den Menschen danken. 

Als jemand, der Schwimmwettkämpfe, Abenteuerwettkämpfe und Trailläufe organisiert hat, habe ich am Wettkampftag eine Menge Fehler gemacht. Hier sind einige praktische Tipps die ich aus meinen eigenen Fehlern und denen anderer Veranstaltungen gelernt habe: die 5 häufigsten Fehler, die Organisatoren am Renntag machen. Spoiler-Alarm: Es geht nur um den Parkplatz und die Toiletten!

1) Unterschätzung der Geschwindigkeit, mit der sich die Dinge entwickeln

Am Renntag läuft die Uhr immer gegen Sie. Und sie scheint unaufhaltsam immer schneller zu ticken, je näher man dem Start des Rennens kommt, die letzte Stunde vergeht buchstäblich wie im Flug. 

Es ist wichtig, vor dem eigentlichen Renntag so viel wie möglich zu erledigen. Hier sind ein paar praktische Bereiche, die Sie vor dem Renntag erledigen können: Streckenmarkierung, Einrichtung des Veranstaltungsorts und Testen der Ausrüstung. Lassen Sie uns in diese Bereiche eintauchen: 

Die Streckenmarkierung sollte immer vor dem Wettkampftag erfolgen, zumindest aber am Vortag, damit Sie Zeit haben, auf unvorhergesehene Probleme mit der Strecke zu reagieren.  

Beispiel: Als ich einen Abenteuerlauf im schottischen Hochland organisierte, hatte ich die Strecke im Winter überprüft. Im Sommer war ich am Tag vor dem Rennen unterwegs, um die Strecke zu markieren, und musste zu meinem Entsetzen feststellen, dass unpassierbare, mannshohe Farne einen ganzen 1,5 km langen Abschnitt blockierten. Die Landschaft hatte sich völlig verändert, und ein wichtiges Verbindungsstück der Strecke war nun unpassierbar. Der Grundstückseigentümer wurde kontaktiert und hatte Zeit, mit einem Traktor einen Weg durch die Farne zu bahnen. Das wäre nicht möglich gewesen, wenn die Strecke am Tag des Rennens markiert worden wäre.

Wenn Sie die wichtigsten Orte wie den Start-/Zielbereich und die Anmeldestellen am Vortag einrichten, haben Sie am Tag des Rennens mehr Zeit und können morgens etwas länger schlafen! 

Ein Hinweis für Organisatoren, die zum ersten Mal ein Rennen veranstalten oder an einem neuen Veranstaltungsort arbeiten. Verdoppeln Sie die Zeit, die Sie für jede Aufgabe veranschlagt haben. Wenn Sie z. B. die Anmeldung einrichten müssen und dafür eine Stunde benötigen, rechnen Sie mit zwei Stunden. Planen Sie zwei Stunden ein. 

Zu guter Letzt sollten Sie Ihre Technik und Ausrüstung gründlich testen. Die Aufzeichnung der Ergebnisse klingt nach einer einfachen Aufgabe, ist aber in der Praxis nur so gut wie das Zeitmessungssystem, das Sie oder das Veranstaltungsteam verwalten. In diesem Beispiel sollten Sie den Zeitnehmern in den Wochen vor dem Rennen ausreichend Zeit geben, sich einzuarbeiten, um Fauxpas am Renntag zu vermeiden. 

2) Den Parkplatz festnageln 

Das Einparken von Autos erfordert militärische Präzision und wird bei vielen Rennen fast vernachlässigt. In der Planungsphase ist eine enge Absprache mit dem Veranstaltungsort unerlässlich, ebenso wie Notfallpläne für nasses Wetter und Faktoren, die sich auf die Möglichkeit auswirken könnten, dass die Teilnehmer ohne Probleme einfahren oder parken können.

Beispiel: Ich habe aus erster Hand miterlebt, wie das Versagen von Parkplätzen bei einer Langlaufmeisterschaft zu katastrophalen Folgen für die Organisatoren führte. Ein über eine Meile langer Rückstau blockierte eine wichtige Straße für Rettungsdienste. Daraufhin wurde die Polizei gerufen, und der Grundstückseigentümer widerrief die Genehmigung für die Veranstaltung mit Teilnehmern vor Ort. Alle Rennen wurden abgesagt, was für die Organisatoren, die Teilnehmer und den Veranstaltungsort schrecklich war - und völlig vermeidbar gewesen wäre, wenn ein grundlegender Plan zur Parkraumbewirtschaftung beachtet worden wäre. 

Es gibt ein paar Tricks, um das Auto richtig zu parken:

Ein ausgewiesener Parkhausverwalter mit 3-4 Helfern, die wissen, was sie tun, kann Tausende von Autos schnell einparken. Das und ein konstanter Verkehrsfluss sind unerlässlich. Und unter keinen Umständen dürfen die Teilnehmer ein Fenster herunterkurbeln, um mit dem Parkwächter zu sprechen. Die Autos müssen in Bewegung gehalten werden, bis sie alle geparkt sind.

Warum ist das Parken von Autos so wichtig? Es ist der erste Eindruck, den die Athleten von Ihrem Rennen haben. Und da der erste Eindruck wichtig ist, wird ein effizientes und organisiertes Parken den richtigen Ton für das bevorstehende Rennen setzen. 

3) Mangel an Toiletten 

Ein so einfacher Fehler, der immer wieder gemacht wird. Mit weniger Toiletten lassen sich die Kosten für die Veranstaltung niedrig halten, und es scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein, die für das Rennen erforderliche Mindestanzahl an Toiletten aufzustellen. Falsch, falsch und nochmals falsch! 

Die Teilnehmer werden alle zur gleichen Zeit auf die Toiletten gehen wollen, um sich vor dem Rennen ein letztes Mal zu reinigen. Die Nachfrage nach Toiletten wird in den 30 Minuten vor dem Rennen ihren Höhepunkt erreichen, und bei vielen Veranstaltungen sind lange Warteschlangen an der Tagesordnung. 

Denken Sie auch hier an die Erfahrung der Athleten. Der Zugang zu Toiletten, wenn man unter dem Zeitdruck eines Rennstarts steht und "gehen muss", führt zu einer Schlange aufgeregter Sportler. Es lohnt sich, ein bisschen mehr Geld für mehr Toiletten auszugeben, damit die Teilnehmer entspannter und glücklicher sind. Ein Herrenpissoir trägt ebenfalls dazu bei, den Druck auf die Toiletten zu mindern. 

Weitere Tipps für die Einrichtung Ihrer Arena finden Sie in diesem Artikel, lesen Sie diesen Artikel.

4) Ablenkung durch Lieferanten, Kunden, die allgemeine Öffentlichkeit und so ziemlich jeden

Als Organisator sind Sie während der Vorbereitungen oder des Rennens wahrscheinlich der Ansprechpartner für alle. Dies stellt ein einzigartiges Problem dar, denn es lenkt Sie von Ihrer Hauptaufgabe ab, die darin besteht, den sicheren Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. 

Shane Ohly, der Rennleiter, hat zu den Teilnehmern gesagt: "Ich bin nicht dein Freund". Das liegt nicht daran, dass Shane kein freundlicher und gutmütiger Mensch ist, sondern an der Tatsache, dass er der Sicherheit der Veranstaltung Vorrang einräumen muss. Sicherheit der Veranstaltung über alles andere stellen muss. Und selbst bei den besten Absichten lenkt ein fünfminütiges Gespräch mit einem Teilnehmer von fünf Minuten ab, die man anderswo verbringen könnte. Die Öffentlichkeit und die Zuschauer sind für die Veranstaltungsleitung in der Regel lästig. Beschwerden werden unweigerlich nach oben weitergeleitet, und wenn man sich eigentlich vergewissern sollte, dass alle Streckenposten an ihrem Platz sind, hat man es stattdessen mit einem wütenden Hundespaziergänger zu tun.

Um dieses Problem zu lösen, ist es hilfreich, zwei Schlüsselkontakte im Veranstaltungsmanagementteam zu haben, von denen einer für die Sicherheit zuständig ist und der andere eine Rolle an der Front des Hauses einnimmt. Die Gründer des ÖTILLÖ Swimrun, Michael und Mats, sind ein gutes Beispiel dafür. Mats kümmert sich um die Sicherheit und Michael um den Front of House Bereich. Das funktioniert wirklich gut. 

Ein guter Rennleiter wird ein Team von Mitarbeitern mit der Durchführung des Renntags beauftragen. Dies geschieht am besten in einem Veranstaltungsmanagementteam von 4-5 Personen, wobei jede Person im Managementteam weiß, welche Aufgaben sie hat und wann sie eskalieren sollte. Mehr über einige der Schlüsselrollen in einem Veranstaltungsmanagementteam hier.

5) Nicht lächeln zu können 

Siehst du nicht, dass ich wirklich ernsthaft und gestresst bin? 

Das beste Veranstaltungsmanagementteam ist ein entspanntes Team. Stress ist ansteckend und überträgt sich auf alle Bereiche einer Veranstaltung. Eine entspannte, ruhige und fröhliche Autorität wird das Beste aus dem Veranstaltungsmanagementteam herausholen, was sich wiederum auf die gesamte Rennkultur überträgt. 

Denken Sie daran, über Ihre offensichtlichen Nerven und Stresspunkte hinweg zu lächeln. Das ist so wichtig und wird in der Hektik des Renntags leicht vergessen. 

In sehr seltenen Fällen werden Sie auch Befehlssprachen verwenden müssen, um die Sicherheit zu gewährleisten. Kommandosprache ist eine einfache und dringende Anweisung, etwas zu tun. Erledige das jetzt" hat in einer entspannten und fröhlichen Kultur viel mehr Wirkung als in einer autoritären Kultur, in der der Rennleiter Befehle bellt. 

Also putzen Sie sich die Zähne, und fangen Sie an zu grinsen. 

Richtige Planung und Vorbereitung verhindert eine schlechte Leistung! 

Die 7 P's sind eine berühmte Redewendung aus der britischen Militärplanung und können auch auf die Organisation von Rennen und Veranstaltungen angewendet werden. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Planung und Vorbereitung alles sind. Je mehr Sie vor dem Renntag tun können, desto mehr Zeit haben Sie, um auf unvorhergesehene Umstände zu reagieren und eine entspannte Kultur für Ihr Veranstaltungsteam zu schaffen. Ein Mangel an Vorbereitung bewirkt das Gegenteil.

Erledigen Sie also in den Tagen vor dem Rennen so viel wie möglich, sei es bei der Streckenmarkierung, beim Aufbau der Strecke oder beim Testen Ihrer Ausrüstung. 

Denken Sie an die unglamourösen Komponenten des Wettkampftages, die wahrscheinlich die ersten beiden Berührungspunkte der Athleten sind, bevor sie überhaupt zur Anmeldung kommen. Das heißt, die richtigen Parkplätze und genügend Toiletten, beides trägt wesentlich zur Entspannung der Athleten bei. 

Und schließlich sollten Sie ein fröhliches und zuversichtliches Auftreten an den Tag legen, um den richtigen Ton für das Rennen zu treffen. 

Falls Sie weitere Hilfe benötigen, um sicherzustellen, dass Sie alles für Ihr Rennen erledigt und geplant haben, lesen Sie die Ultimative Organisator-Checkliste!