Τα 5 συνηθέστερα λάθη που κάνουν οι διοργανωτές την ημέρα διοργάνωση
διοργάνωση ημέρα είναι μια απίστευτα συναρπαστική στιγμή για τον διοργανωτή του διοργάνωση . Ξεκινάμε με καφέ και με μάτια βουρκωμένα, συχνά τις πρώτες πρωινές ώρες, και στη συνέχεια ξεκινάμε κατευθείαν τη δράση για να ξεκινήσουν τα πράγματα για μια μακρά μέρα.
Οι εκδηλώσεις αποτελούν το επιτυχημένο αποκορύφωμα πολλών στοιχείων: επιχειρησιακός σχεδιασμός, μάρκετινγκ και υλοποίηση εκδηλώσεων. Όλα μαζί συνδυάζονται για να προσφέρουν μια απίστευτη και ασφαλή εμπειρία διοργάνωση ημέρας για τους συμμετέχοντες.
Το κρεσέντο της δραστηριότητας αυξάνεται και αυξάνεται, έως ότου ακουστεί η σφυρίχτρα εκκίνησης και οι συμμετέχοντες ξεκινήσουν, ακολουθούμενη από μια ασυνήθιστη στιγμή ηρεμίας. Αλλά όχι για πολύ, καθώς υπάρχουν πάντα δουλειές να γίνουν και ένα ενεργό διοργάνωση να διαχειριστεί.
Ο τελευταίος συμμετέχων έχει περάσει τη γραμμή και εσείς ανασαίνετε με ανακούφιση που όλοι οι αθλητές επέστρεψαν στο σπίτι τους ασφαλείς. Ωστόσο, όσοι είναι στο "παιχνίδι" αρκετό καιρό, γνωρίζουν ότι αυτή είναι μόνο η μισή δουλειά που έχει γίνει. Καθώς κουράζεστε όλο και περισσότερο, υπάρχει εξοπλισμός που πρέπει να οργανώσετε, αποτελέσματα που πρέπει να επεξεργαστείτε και άνθρωποι που πρέπει να ευχαριστήσετε.
Ως κάποιος που έχει οργανώσει αγώνες κολύμβησης, περιπέτειας και μονοπατιών - έχω κάνει πολλά λάθη την ημέρα του διοργάνωση . Hίναι μερικές πρακτικές συμβουλές Έχω μάθει από τα δικά μου λάθη και από άλλες διοργανώσεις- τα 5 συνηθέστερα λάθη που κάνουν οι διοργανωτές την ημέρα διοργάνωση . Συναγερμός, όλα έχουν να κάνουν με το πάρκινγκ και τις τουαλέτες!
1) Υποτιμώντας πόσο γρήγορα κινούνται τα πράγματα
Το ρολόι είναι πάντα εναντίον σας την ημέρα διοργάνωση . Και μοιάζει αμείλικτα να χτυπάει όλο και πιο γρήγορα όσο πλησιάζετε στην έναρξη της διοργάνωση, η τελευταία ώρα θα περάσει κυριολεκτικά στα γρήγορα.
Το κλειδί είναι να κάνετε όσα περισσότερα μπορείτε πριν από την πραγματική ημέρα διοργάνωση . Ακολουθούν μερικοί πρακτικοί τομείς που μπορείτε να τακτοποιήσετε πριν από την ημέρα διοργάνωση : σήμανση των μαθημάτων, οργάνωση του χώρου και δοκιμή του εξοπλισμού. Ας εμβαθύνουμε σε αυτούς τους τομείς:
Η βαθμολόγηση των μαθημάτων θα πρέπει πάντα να γίνεται πριν από την ημέρα διοργάνωση και τουλάχιστον την προηγούμενη ημέρα, ώστε να έχετε χρόνο να αντιδράσετε σε απρόβλεπτα προβλήματα με το μάθημα.
Παράδειγμα: Είχα ελέγξει τη διαδρομή το χειμώνα, όταν οργάνωνα μια περιπέτεια διοργάνωση στα υψίπεδα της Σκωτίας. Όταν ήρθε το καλοκαίρι, βγήκα για να σημαδέψω τη διαδρομή την ημέρα πριν από το διοργάνωση και προς τρόμο μου βρήκα αδιάβατες φτέρες ψηλότερες από ένα άτομο να μπλοκάρουν ένα ολόκληρο τμήμα 1,5 χιλιομέτρου. Το τοπίο είχε αλλάξει εντελώς και ένα βασικό συνδετικό τμήμα της διαδρομής ήταν πλέον αδιάβατο. Επικοινώνησα με τον ιδιοκτήτη της γης και είχε χρόνο να ανοίξει ένα μονοπάτι μέσα από τις φτέρες με ένα τρακτέρ. Κάτι που δεν θα ήταν δυνατό αν η διαδρομή είχε σηματοδοτηθεί την ίδια ημέρα που συνέβη το διοργάνωση .
Η προετοιμασία των κύριων χώρων διεξαγωγής, όπως η περιοχή της αφετηρίας/του τερματισμού και οι χώροι εγγραφών, την προηγούμενη ημέρα, θα σας δώσει περισσότερο χρόνο την ημέρα του διοργάνωση ή, αν μη τι άλλο, λίγο περισσότερο ύπνο το πρωί!
Μια σημείωση για έναν διοργανωτή που διοργανώνει για πρώτη φορά ή σε έναν νέο χώρο διοργάνωση . Διπλασιάστε το χρόνο που έχετε προϋπολογίσει για κάθε εργασία. Για παράδειγμα, αν πρέπει να στήσετε το χώρο εγγραφής και πιστεύετε ότι θα χρειαστεί μία ώρα. Προβλέψτε δύο ώρες.
Τέλος, δοκιμάστε διεξοδικά την τεχνολογία και τον εξοπλισμό σας. Η καταγραφή των αποτελεσμάτων ακούγεται απλή υπόθεση, αλλά στην πράξη είναι τόσο καλή όσο το σύστημα χρονομέτρησης που διαχειρίζεστε εσείς ή η ομάδα διοργάνωσης. Το οποίο προκύπτει από την εξοικείωση, σε αυτό το παράδειγμα, δίνοντας στους χρονομέτρες αρκετό χρόνο για να "δοκιμάσουν" τις εβδομάδες πριν από τη διοργάνωση διοργάνωση αποφεύγονται τυχόν λάθη της ημέρας διοργάνωση .
2) Καρφώστε το χώρο στάθμευσης αυτοκινήτων
Η στάθμευση των αυτοκινήτων απαιτεί στρατιωτική ακρίβεια και συχνά παραμελείται σχεδόν ως δευτερεύουσα σκέψη για πολλούς αγώνες. Στα στάδια του σχεδιασμού, η στενή συνεννόηση με τον τόπο διεξαγωγής του αγώνα είναι επιβεβλημένη, μαζί με σχέδια έκτακτης ανάγκης για τις βροχερές καιρικές συνθήκες και για παράγοντες που ενδέχεται να επηρεάσουν την ικανότητα των συμμετεχόντων να έχουν πρόσβαση ή να σταθμεύουν χωρίς προβλήματα.
Παράδειγμα: Έχω δει από πρώτο χέρι την αποτυχία της στάθμευσης αυτοκινήτων σε ένα πρωτάθλημα cross country με αποτέλεσμα καταστροφικές συνέπειες για τους διοργανωτές. Μια ουρά αυτοκινήτων μήκους πάνω από ένα μίλι, απέκλεισε έναν βασικό δρόμο για τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης. Στη συνέχεια κλήθηκε η αστυνομία και ο ιδιοκτήτης της γης ανακάλεσε την άδεια διοργάνωσης με τους συμμετέχοντες στο χώρο. Όλοι οι αγώνες ακυρώθηκαν, γεγονός που ήταν τρομερό για τους διοργανωτές διοργάνωση , τους συμμετέχοντες και τον τόπο διεξαγωγής - και που θα μπορούσε να αποφευχθεί πλήρως αν είχε δοθεί προσοχή σε ένα βασικό σχέδιο διαχείρισης της στάθμευσης.
Υπάρχουν μερικά κόλπα για να πετύχετε τη σωστή στάθμευση του αυτοκινήτου:
Ένας καθορισμένος υπεύθυνος στάθμευσης αυτοκινήτων με 3-4 βοηθούς που ξέρουν τι κάνουν μπορεί να σταθμεύσει γρήγορα χιλιάδες αυτοκίνητα. Αυτό, με μια συνεχή ροή κυκλοφορίας είναι απαραίτητο. Και σε καμία περίπτωση μην αφήνετε τους συμμετέχοντες να κατεβάσουν το παράθυρο για να μιλήσουν στον υπεύθυνο. Τα αυτοκίνητα πρέπει να συνεχίσουν να κινούνται μέχρι να σταθμεύσουν όλα.
Γιατί έχει σημασία η στάθμευση αυτοκινήτων; Είναι η πρώτη εμπειρία που θα έχουν οι αθλητές από το διοργάνωση. Και δεδομένου ότι η πρώτη εντύπωση είναι σημαντική, η αποτελεσματική και οργανωμένη στάθμευση θα δώσει το σωστό τόνο για το διοργάνωση που ακολουθεί.
3) Ελλείψεις τουαλέτας
Ένα τόσο απλό λάθος, το οποίο είναι εύκολο να γίνει ξανά και ξανά. Η ύπαρξη λιγότερων τουαλετών κρατάει το κόστος της εκδήλωσης χαμηλά και μοιάζει με το να μην χρειάζεται να έχουμε τον απόλυτο ελάχιστο αριθμό τουαλετών που απαιτείται για το διοργάνωση. Λάθος, λάθος και πάλι λάθος!
Όλοι οι συμμετέχοντες θα θέλουν να χρησιμοποιήσουν τις τουαλέτες την ίδια στιγμή για έναν τελικό προ-διοργάνωση καθαρισμό του συστήματός τους. Η ζήτηση για τουαλέτες θα κορυφωθεί κατά τα 30 λεπτά πριν από την έναρξη του διοργάνωση και ένα συνηθισμένο θέαμα σε πολλές εκδηλώσεις είναι οι μεγάλες ουρές ανθρώπων.
Σκεφτείτε και πάλι την εμπειρία του αθλητή εδώ. Η πρόσβαση στις τουαλέτες όταν έχετε την πίεση του χρόνου μιας εκκίνησης διοργάνωση και "πρέπει να φύγετε" θα δημιουργήσει μια ουρά από ταραγμένους αθλητές. Αξίζει να ξοδέψετε λίγο περισσότερα χρήματα για περισσότερες τουαλέτες και να έχετε πιο χαλαρούς και ευτυχισμένους συμμετέχοντες. Ένα ανδρικό ουρητήριο βοηθά επίσης στην ανακούφιση της πίεσης στις τουαλέτες.
Για να λάβετε περισσότερες συμβουλές για το πώς να στήσετε την αρένα σας, δείτε αυτό το άρθρο.
4) Να αποσπάται η προσοχή σας από τους προμηθευτές, τους πελάτες, το ευρύ κοινό και σχεδόν οποιονδήποτε άλλον.
Ως διοργανωτής, σε κάποιο σημείο κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας ή και της ιστοσελίδας διοργάνωση, είναι πιθανό να είστε το σημείο επαφής όλων. Αυτό αποτελεί ένα μοναδικό πρόβλημα που σας αποσπά την προσοχή από το κύριο καθήκον σας, που είναι η διασφάλιση της ασφαλούς διεξαγωγής της εκδήλωσης.
διοργάνωση Ο σκηνοθέτης Shane Ohly έχει πει στους συμμετέχοντες: "Δεν είμαι φίλος σας". Αυτό δεν οφείλεται στο γεγονός ότι ο Shane δεν είναι φιλικός και καλοπροαίρετος τύπος, αλλά στο γεγονός ότι πρέπει να θέσει ως προτεραιότητα την ασφάλεια της εκδήλωσης πάνω απ' όλα. Και με τις καλύτερες προθέσεις, μια πεντάλεπτη κουβέντα με έναν συμμετέχοντα αποσπά την προσοχή από πέντε λεπτά που ξοδεύονται αλλού. Τα μέλη του γενικού κοινού και οι θεατές είναι γενικά μια ενόχληση για τη διαχείριση των εκδηλώσεων. Τα παράπονα αναπόφευκτα επιστρέφουν στην κορυφή και ενώ θα έπρεπε να βεβαιώνεστε ότι όλοι οι υπεύθυνοι είναι στη θέση τους, αντί γι' αυτό αντιμετωπίζετε έναν θυμωμένο περιπατητή σκύλου.
Για την επίλυση αυτού του προβλήματος, βοηθάει η ύπαρξη δύο βασικών επαφών στην ομάδα διαχείρισης της εκδήλωσης, ένας που ηγείται της ασφάλειας και ένας που αναλαμβάνει ρόλο μπροστά από το χώρο. Οι ιδρυτές του ÖTILLÖ Swimrun, ο Michael και ο Mats, είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα για αυτό. Ο Mats διευθύνει την ασφάλεια και ο Michael το front of house. Λειτουργεί πραγματικά καλά.
Ένας καλός διευθυντής διοργάνωση θα εξουσιοδοτήσει μια ομάδα ανθρώπων να βοηθήσει στην ολοκλήρωση των καθημερινών λειτουργιών διοργάνωση . Αυτό γίνεται καλύτερα ως ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων 4-5 ατόμων, με κάθε άτομο της ομάδας διαχείρισης να γνωρίζει ποιες είναι οι ατομικές του ευθύνες και πότε πρέπει να κλιμακώσει. Περισσότερα για ορισμένους από τους βασικούς ρόλους σε μια ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων εδώ.
5) Αποτυγχάνοντας να χαμογελάσετε
Δεν βλέπεις ότι είμαι πολύ σοβαρή και αγχωμένη;
Η καλύτερη ομάδα διαχείρισης εκδηλώσεων είναι μια χαλαρή ομάδα. Το άγχος είναι μεταδοτικό και μεταδίδεται σε όλους τους τομείς μιας εκδήλωσης. Το να είστε μια χαλαρή, ήρεμη και χαρούμενη αρχή θα αναδείξει τον καλύτερο εαυτό της ομάδας διαχείρισης εκδηλώσεων, ο οποίος με τη σειρά του θα μεταδοθεί στην κουλτούρα του διοργάνωση στο σύνολό της.
Θυμηθείτε να χαμογελάτε μέσα από τα δικά σας εμφανή νεύρα και τα σημεία άγχους. Τόσο σημαντικό να το κάνετε και τόσο εύκολο να το ξεχάσετε μέσα στην ένταση μιας ημέρας διοργάνωση .
Σε πολύ σπάνιες περιπτώσεις, θα χρειαστεί επίσης να χρησιμοποιήσετε γλώσσες εντολών για να εξασφαλίσετε την ασφάλεια. Η γλώσσα εντολών είναι μια απλή και επείγουσα εντολή για να κάνετε κάτι. Το "Κάνε αυτό τώρα" έχει πολύ μεγαλύτερη ισχύ σε μια χαλαρή και χαρούμενη κουλτούρα από ό,τι αν όλη η κουλτούρα είναι αυταρχική με τον διευθυντή διοργάνωση να γαβγίζει εντολές.
Βουρτσίστε λοιπόν τα δόντια σας και χαμογελάστε.
Ο σωστός σχεδιασμός και η προετοιμασία αποτρέπει τις κακές επιδόσεις!
Τα 7 Π είναι μια διάσημη φράση από τον βρετανικό στρατιωτικό σχεδιασμό και μπορεί να εφαρμοστεί στην οργάνωση αγώνων και εκδηλώσεων.
Εν ολίγοις, ο σχεδιασμός και η προετοιμασία είναι το παν. Όσα περισσότερα μπορείτε να κάνετε πριν από την ημέρα διοργάνωση , τόσο περισσότερο χρόνο έχετε για να αντιδράσετε σε απρόβλεπτες περιστάσεις και να δημιουργήσετε μια χαλαρή κουλτούρα για την ομάδα της εκδήλωσής σας. Η έλλειψη προετοιμασίας, κάνει το αντίθετο.
Επομένως, κάντε όσα περισσότερα μπορείτε τις ημέρες που προηγούνται του διοργάνωση , είτε πρόκειται για τη σήμανση της διαδρομής, είτε για το στήσιμο του χώρου, είτε για τη δοκιμή του εξοπλισμού σας.
Σκεφτείτε αυτά τα μη λαμπερά στοιχεία της ημέρας διοργάνωση , τα οποία είναι πιθανώς τα δύο πρώτα σημεία επαφής που έχουν οι αθλητές πριν καν έρθουν στην εγγραφή. Δηλαδή, η σωστή στάθμευση των αυτοκινήτων και η ύπαρξη αρκετών τουαλετών, και τα δύο συμβάλλουν σημαντικά στο να είναι οι αθλητές χαλαροί.
Τέλος, να αποπνέετε ένα χαρούμενο και σίγουρο ύφος που θα δώσει τον κατάλληλο τόνο για το διοργάνωση.
Σε περίπτωση που χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει και προγραμματίσει τα πάντα για το διοργάνωση, συμβουλευτείτε το Ultimate Organizer Checklist!
