5 vanliga misstag arrangörer gör på loppdagen

Loppdagen är ett otroligt spännande ögonblick för tävlingsarrangören. En kaffefylld och trött start, ofta tidigt på morgonen, och sedan är det direkt till handling för att få fart på det som kommer att bli en lång dag framåt.

Evenemang är en framgångsrik kulmination av många komponenter: verksamhetsplanering, marknadsföring och genomförande av evenemanget. Allt kombineras för att ge deltagarna en otrolig och säker lopp dagsupplevelse. 

Aktivitetens crescendo byggs upp och byggs upp, tills startskottet ljuder och deltagarna är iväg, följt av ett ovanligt lugn. Men inte länge till, för det finns alltid jobb att göra och en aktiv lopp att hantera. 

Den sista deltagaren har passerat linjen och du andas en liten suck av lättnad över att alla idrottare är välbehållna hemma. Men de som har varit med länge vet att detta bara är halva jobbet. När du blir allt tröttare finns det utrustning att organisera, resultat att bearbeta och människor att tacka. 

Jag som har organiserat swimrun-tävlingar, äventyrstävlingar och trailtävlingar har gjort massor av misstag på lopp dagen. HHär är några praktiska tips. Jag har lärt mig av mina egna misstag och av andra evenemang; de fem vanligaste misstagen som arrangörer gör på lopp -dagen. Spoiler alert, allt handlar om parkeringen och toaletterna!

1) DU underskattar hur snabbt saker och ting går

Klockan är alltid emot dig på lopp . Den tycks obevekligt ticka snabbare och snabbare ju närmare du kommer starten av lopp, den sista timmen kommer bokstavligen att flyga förbi. 

Det är viktigt att göra så mycket som möjligt före själva lopp -dagen. Här är några praktiska områden som du kan ordna före lopp -dagen: kursmarkering, uppställning av lokaler och testning av utrustning. Låt oss dyka in i dessa områden: 

Kursmarkeringen bör alltid göras före lopp -dagen och åtminstone dagen innan för att ge dig tid att reagera på oförutsedda problem med kursen.  

Exempel: När jag organiserade ett äventyr lopp i det skotska höglandet hade jag kontrollerat rutten på vintern. På sommaren var jag ute och markerade banan dagen före lopp och fann till min förskräckelse oöverstigliga ormbunkar som var högre än en person och som blockerade en hel 1,5 km lång sträcka. Landskapet hade förändrats helt och hållet och en viktig del av banan var nu oframkomlig. Markägaren kontaktades och hade tid att röja en väg genom ormbunkarna med en traktor. Detta hade inte varit möjligt om banan hade markerats samma dag som lopp inträffade.

Om du ordnar de viktigaste platserna, som start- och målområdet och registreringsområdena dagen innan, får du mer tid på lopp dagen eller, om inte annat, lite mer sömn på morgonen! 

En notering för en ny arrangör eller för en ny lopp plats. Fördubbla den tid du har budgeterat för varje uppgift. Om du till exempel måste sätta upp din registreringslokal och tror att det kommer att ta en timme. Räkna med två timmar. 

Sist men inte minst bör du testa din teknik och utrustning noggrant. Att registrera resultat låter som en enkel uppgift, men i praktiken är det bara så bra som det tidtagningssystem som du eller evenemangsteamet hanterar. Det är det som kommer av förtrogenhet, och i det här exemplet kan man undvika att göra ett felsteg på lopp dagen genom att ge tidtagarna gott om tidtagarna tid att "prova" veckorna före lopp . 

2) Spika parkeringen 

Bilparkering kräver militär precision och är ofta en efterhandskonstruktion för många tävlingar. I planeringsstadiet är det viktigt att ha nära samråd med tävlingsorten och att ha beredskapsplaner för vått väder och faktorer som kan påverka deltagarnas möjligheter att komma in eller parkera utan dramatik.

Exempel: Jag har själv varit med om att bilparkeringen vid ett mästerskap i längdskidåkning misslyckades, vilket fick katastrofala följder för arrangörerna. En bilkö på över en kilometer blockerade en viktig väg för räddningstjänsten. Polisen tillkallades och markägaren återkallade tillståndet till evenemanget när deltagarna var på plats. Alla tävlingar ställdes in, vilket var fruktansvärt för lopp arrangörer, deltagare och plats - och hade kunnat undvikas om man hade tagit hänsyn till en grundläggande plan för parkeringshantering. 

Det finns några knep för att få till en bra parkering:

En utsedd parkeringsansvarig med 3-4 medhjälpare som vet vad de gör kan parkera tusentals bilar snabbt. Det är viktigt med ett konstant trafikflöde. Och under inga omständigheter får deltagarna veva ner ett fönster för att tala med parkeringsvakten. Bilarna måste hållas i rörelse tills alla är parkerade.

Varför är parkering verkligen viktigt? Det är den första upplevelsen som idrottare får av din lopp. Och eftersom det första intrycket är viktigt är en effektiv och organiserad parkeringsplats en bra utgångspunkt för lopp . 

3) Brist på toaletter 

Ett så enkelt misstag som är lätt att göra gång på gång. Att ha färre toaletter håller kostnaderna för evenemanget nere och det känns som en självklarhet att ha det absolut minsta antal toaletter som krävs för lopp. Fel, fel och fel igen! 

Alla deltagare vill använda toaletterna samtidigt för att få en sista rensning av systemet förelopp . Efterfrågan på toaletter kommer att vara som störst under de 30 minuter som föregår lopp och en vanlig syn vid många evenemang är långa köer av människor. 

Tänk tillbaka på idrottsutövarens erfarenhet. Tillgång till toaletter när du har tidspressad start på lopp och "måste gå" kommer att skapa en rad av upprörda idrottare. Det är värt att spendera lite mer pengar på fler toaletter och få mer avslappnade och gladare deltagare. En toalett för herrar bidrar också till att minska trycket på toaletterna. 

För att få fler tips om hur du kan inrätta din arena, kolla den här artikeln.

4) Att bli distraherad av leverantörer, kunder, allmänheten och i stort sett vem som helst.

Som arrangör kommer du troligen att vara allas kontaktpunkt någon gång under förberedelserna eller på lopp. Detta innebär ett unikt problem som distraherar dig från din huvuduppgift, nämligen att se till att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. 

lopp Regissören Shane Ohly har som bekant sagt till deltagarna: "Jag är inte din vän". Detta beror inte på att Shane inte är en vänlig och välmenande kille, utan på att han måste prioritera följande evenemangets säkerhet före allt annat. Och även om man har de bästa avsikterna, distraherar en fem minuters pratstund med en deltagare från fem minuter som spenderas på annat håll. Allmänheten och åskådare är i allmänhet en olägenhet för evenemangsledningen. Klagomålen kommer oundvikligen tillbaka till toppen, och när du borde se till att alla marschaller är på plats, får du istället ta itu med en arg hundpromenadare.

För att lösa detta är det bra att ha två nyckelpersoner i evenemangsledningsgruppen, en som leder säkerheten och en som tar på sig en front of house-roll. Grundarna av ÖTILLÖ Swimrun, Michael och Mats, är ett bra exempel på detta. Mats leder säkerheten och Michael leder front of house. Det fungerar verkligen bra. 

En bra lopp -direktör ger ett team av medarbetare möjlighet att hjälpa till att genomföra lopp dagliga verksamhet. Detta görs bäst i form av ett evenemangsledningsteam bestående av 4-5 personer där varje person i ledningsgruppen vet vad deras individuella ansvarsområden är och när de ska eskalera. Mer om några av de viktigaste rollerna i ett evenemangsledningsteam här.

5) Att inte le 

Ser du inte att jag är allvarlig och stressad? 

Det bästa teamet för evenemangshantering är ett avslappnat team. Stress smittar av sig och påverkar alla delar av evenemanget. Att vara en avslappnad, lugn och glad auktoritet kommer absolut att få ut det bästa ur evenemangsledningsgruppen, vilket i sin tur påverkar hela kulturen på lopp . 

Kom ihåg att le genom dina egna uppenbara nerver och stresspunkter. Det är så viktigt att göra det, men det är också så lätt att glömma det i en dag som går på lopp . 

I mycket sällsynta fall måste du också använda kommandospråk för att garantera säkerheten. Kommandospråk är en enkel och brådskande instruktion att göra något. "Gör det här nu" har mycket större effekt i en avslappnad och glad kultur än om hela kulturen är auktoritär med en lopp direktör som skäller ut kommandon. 

Så borsta tänderna och grina. 

Korrekt planering och förberedelser förhindrar dåliga prestationer! 

De 7 P:na är en berömd fras från brittisk militär planering och kan tillämpas på att organisera tävlingar och evenemang. 

Sammanfattningsvis kan man säga att planering och förberedelser är allt. Ju mer du kan göra före lopp dagen, desto mer tid har du att reagera på oförutsedda händelser och skapa en avslappnad kultur för ditt evenemangsteam. Bristande förberedelser leder till motsatsen.

Så gör så mycket du kan under dagarna före lopp , oavsett om det handlar om att märka upp banan, ställa in platsen eller testa din utrustning. 

Tänk på dessa osmidiga delar av lopp -dagen, som förmodligen är de två första kontaktpunkterna för idrottare innan de ens kommer till registreringen. Det handlar om att se till att det finns rätt parkeringsplatser och tillräckligt med toaletter, eftersom båda dessa faktorer bidrar till att idrottarna är avslappnade. 

Slutligen ska du utstråla ett glatt och självsäkert sätt som ger rätt ton till lopp. 

Om du behöver mer hjälp med att se till att allt är gjort och planerat för din lopp, kan du vända dig till ultimata checklistan för arrangör !