Slik flytter du deltakerdataene dine til en ny registreringsplattform
Når du som arrangør planlegger å oppdatere registreringssystemet ditt, kan det å samle og flytte data være en utfordring eller skape usikkerhet, særlig hvis du skal flytter plattform midt i sesongen og allerede har noen registreringer i et annet system.
Vi i RaceID har hjulpet mange arrangører med å flytte dataene sine og sørge for at ingenting går tapt på veien. I denne artikkelen går vi gjennom den anbefalte prosessen for å oppklare eventuelle tvilstilfeller.
Når er det best å bytte plattform?
Vi anbefaler vanligvis at arrangører bytter system på slutten av en sesong, slik at du kan starte på nytt med nye påmeldinger til en ny utgave av løpet i det oppdaterte systemet. Men det er selvsagt også mulig å bytte midt i sesongen. Du må bare sørge for å forberede de nye påmeldingsskjemaene og ha dem klare så snart du slår av de gamle for å sikre at ingen trafikk eller potensielle påmeldinger går tapt.
Slik flytter du registreringsdataene dine til en ny plattform
Vi bruker RaceID som eksempel, men mange av prinsippene gjelder for alle plattformer og systemskifter.
- Eksportere data
Først og fremst må du eksportere dataene dine fra den gamle plattformen. Vanligvis kan du gjøre dette selv, eller du kan kontakte din account manager eller supportteamet for den aktuelle plattformen. Du vil ha deltakerdataene dine i Excel-format. - Formatering av data
Det vanskeligste når du flytter data mellom ulike systemer, er at dataene vanligvis legges inn med en litt annen logikk i de ulike systemene, selv om det meste av informasjonen er den samme. I dette tilfellet må du laste ned en mal for hvordan RaceID-startlisten er formatert, og redigere din egen liste slik at den passer til den nye malen. Vanligvis betyr dette at du må flytte rundt på noen kolonner og endre navnene i kolonneoverskriftene. - Importer data
Når dette er gjort, er det bare å laste opp filen til RaceID-superadministratorpanelet, og vips, så har du alle deltakerne dine i det nye systemet! Du finner mer informasjon i denne Knowledge Base-artikkelen artikkel om hvordan du laster opp startlister. Husk at du må konfigurere løps- og påmeldingssiden din før du foretar importen!
Slik overfører du resultatdata til den nye plattformen
Det kan være lurt å samle alle dataene dine, inkludert resultatene dine, på ett sted. Dette kan du enkelt gjøre med RaceID Result Import-funksjonen. På samme måte som du importerer en excel-liste over påmeldinger som beskrevet ovenfor, importerer du ganske enkelt en excel-fil med resultatdata. Se hvordan du gjør dette her, trinn for trinn.
Ting du bør huske på når du flytter deltakernes data
Sørg for å dobbeltsjekke personvernreglene i begge systemene når du flytter deltakernes data. Vanligvis er det du som eier dataene og kan bestemme hva du vil gjøre med dem, men hver plattform har sine egne personvernregler. Det er også lurt å informere deltakerne om at du har flyttet dataene deres til et nytt system, slik at de ikke får noen overraskelser.
Hvis du er nysgjerrig på RaceIDs datapolitikk, kan du lese en grundig forklaring på hvordan RaceID håndterer personvern her her.
Trenger du hjelp til å flytte deltakernes data?
Hvis du ønsker å bytte til RaceID og dataoverføringen er det eneste som står i veien, hjelper vi deg selvfølgelig gjerne. Bestill en samtale med oss så gjør vi deg klar i løpet av kort tid!
