Comment transférer les données de vos participants vers une nouvelle plateforme d'enregistrement ?
Lorsque, en tant qu'organisateur, vous prévoyez de mettre à jour votre système d'inscription, l'assemblage et le déplacement des données peuvent constituer un défi ou une incertitude, surtout si vous êtes déplacement des plateformes au milieu de la saison et que vous avez déjà des inscriptions dans un autre système.
Chez RaceID, nous avons aidé de nombreux organisateurs à transférer leurs données et à s'assurer que rien ne se perde en chemin. Dans cet article, nous passons en revue le processus recommandé afin de dissiper tous les doutes que vous pourriez avoir.
Quel est le meilleur moment pour changer de plateforme ?
Nous recommandons généralement aux organisateurs de changer de système à la fin d'une saison, de sorte que vous puissiez repartir à zéro avec de nouvelles inscriptions pour une nouvelle édition de votre course dans votre système mis à jour. Cependant, il est bien sûr possible de changer de système au milieu de la saison. Vous devez simplement veiller à préparer les nouveaux formulaires d'inscription et à les mettre à disposition dès que vous éteignez les anciens afin de vous assurer qu'aucun trafic ou inscription potentielle n'est perdu.
Comment transférer vos données d'enregistrement vers une nouvelle plateforme ?
Nous travaillerons avec RaceID à titre d'exemple, mais bon nombre des principes s'appliquent à n'importe quelle plate-forme et n'importe quel commutateur de système.
- Exporter les données
Vous devez avant tout exporter vos données de votre ancienne plateforme. En général, vous pouvez le faire vous-même, ou contacter votre gestionnaire de compte ou l'équipe d'assistance de cette plateforme. Vous souhaitez obtenir les données de vos participants au format excel. - Formatage des données
La partie la plus délicate lorsque vous transférez des données entre des systèmes est que les données sont généralement saisies selon une logique légèrement différente entre ces systèmes, même si la plupart des informations sont les mêmes. Dans ce cas, vous devrez télécharger un modèle de formatage de la liste de départ de RaceID et modifier votre propre liste pour l'adapter au nouveau modèle. En général, cela signifie déplacer quelques colonnes et changer les noms dans les en-têtes de colonne. - Importer les données
Une fois que c'est fait, vous pouvez simplement télécharger le fichier dans votre super panneau d'administration RaceID, et voilà, vous aurez tous vos participants dans le nouveau système ! Pour plus de détails, voir cet article de la base de connaissances sur le téléchargement des listes de départ. N'oubliez pas que vous devrez configurer votre page de course et votre système d'inscription avant de procéder à l'importation !
Comment transférer les données de résultat vers votre nouvelle plateforme
Vous souhaitez peut-être rassembler toutes vos données, y compris vos résultats, en un seul endroit. Vous pouvez le faire facilement avec la fonction d'importation des résultats de RaceID. De la même manière que pour l'importation d'une liste excel d'inscriptions décrite ci-dessus, il vous suffit d'importer un fichier excel contenant des données de résultats. Voir comment faire ici, étape par étape.
Points à garder à l'esprit lorsque vous déplacez les données des participants
Veillez à vérifier les politiques de confidentialité des données des deux systèmes lorsque vous transférez les données des participants. En général, vous êtes le propriétaire des données et pouvez décider de ce que vous en faites, mais chaque plateforme a ses propres règles de confidentialité. Il est également judicieux de faire savoir à vos participants que vous avez transféré leurs données vers un nouveau système, afin qu'ils n'aient pas de surprise.
Si vous êtes curieux de connaître la politique de RaceID en matière de données, vous pouvez lire une explication détaillée sur la façon dont RaceID traite la confidentialité des données. ici.
Vous avez besoin d'aide pour transférer les données de vos participants ?
Si vous voulez passer à RaceID et que votre transfert de données est la seule chose qui vous en empêche, nous sommes bien sûr heureux de vous aider. Prenez un rendez-vous téléphonique avec nous et nous vous préparerons en un rien de temps !
