Wie Sie Ihre Teilnehmerdaten auf eine neue Registrierungsplattform übertragen
Wenn Sie als Veranstalter planen, Ihr Registrierungssystem zu aktualisieren, kann das Zusammenstellen und Verschieben von Daten eine Herausforderung oder Unsicherheit darstellen, insbesondere wenn Sie Verschieben von Plattformen in der Mitte der Saison sind und bereits einige Anmeldungen in einem anderen System haben.
Wir von RaceID haben schon vielen Veranstaltern geholfen, ihre Daten zu verschieben und dafür zu sorgen, dass nichts auf dem Weg verloren geht. In diesem Artikel gehen wir den empfohlenen Prozess durch, um alle Zweifel auszuräumen, die Sie haben könnten.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Plattformwechsel?
Wir empfehlen Veranstaltern in der Regel, das System am Ende einer Saison zu wechseln, damit Sie mit neuen Anmeldungen für eine neue Ausgabe Ihres Rennens in Ihrem aktualisierten System neu beginnen können. Es ist aber natürlich auch möglich, mitten in der Saison zu wechseln. Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie die neuen Anmeldeformulare vorbereiten und sie bereithalten, sobald Sie die alten abschalten, um sicherzustellen, dass kein Verkehr oder potenzielle Anmeldungen verloren gehen.
Wie Sie Ihre Registrierungsdaten auf eine neue Plattform übertragen
Wir werden mit RaceID als Beispiel arbeiten, aber viele der Prinzipien gelten für jede Plattform und jeden Systemwechsel.
- Daten exportieren
Zuallererst müssen Sie Ihre Daten von Ihrer alten Plattform exportieren. In der Regel können Sie dies selbst tun, oder Sie wenden sich an Ihren Kundenbetreuer oder das Support-Team der jeweiligen Plattform. Sie möchten Ihre Teilnehmerdaten im Excel-Format haben. - Daten formatieren
Das Schwierigste beim Verschieben von Daten zwischen verschiedenen Systemen ist, dass die Daten in der Regel nach einer etwas anderen Logik eingegeben werden, auch wenn die meisten Informationen identisch sind. In diesem Fall müssen Sie eine Vorlage für die Formatierung der RaceID-Startliste herunterladen und Ihre eigene Liste so bearbeiten, dass sie in die neue Vorlage passt. Normalerweise bedeutet dies, dass Sie einige Spalten verschieben und die Namen in den Spaltenüberschriften ändern müssen. - Daten importieren
Sobald dies erledigt ist, können Sie die Datei einfach in Ihr RaceID-Super-Admin-Panel hochladen, und voilà, Sie haben alle Ihre Teilnehmer im neuen System! Weitere Details finden Sie in diesem Knowledge Base Artikel über das Hochladen von Startlisten. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Rennseite und die Registrierung einrichten müssen, bevor Sie den Import durchführen!
Wie Sie Ergebnisdaten auf Ihre neue Plattform übertragen
Vielleicht möchten Sie alle Ihre Daten, einschließlich Ihrer Ergebnisse, an einem Ort sammeln. Mit der Funktion RaceID-Ergebnisimport können Sie dies ganz einfach tun. Ähnlich wie beim oben beschriebenen Import einer Excel-Liste mit Anmeldungen importieren Sie einfach eine Excel-Datei mit Ergebnisdaten. Sehen Sie hier, wie das geht, Schritt für Schritt.
Was Sie beim Verschieben von Teilnehmerdaten beachten sollten
Stellen Sie sicher, dass Sie die Datenschutzrichtlinien beider Systeme überprüfen, wenn Sie Teilnehmerdaten verschieben. In der Regel sind Sie der Eigentümer der Daten und können entscheiden, was mit ihnen geschehen soll, aber jede Plattform hat ihre eigenen Datenschutzbestimmungen. Es ist auch eine gute Idee, Ihre Teilnehmer darüber zu informieren, dass Sie ihre Daten in ein neues System übertragen haben, damit sie keine Überraschungen erleben.
Wenn Sie neugierig auf die Datenpolitik von RaceID sind, können Sie eine ausführliche Erklärung zum Umgang mit dem Datenschutz bei RaceID lesen hier.
Benötigen Sie Hilfe bei der Übertragung Ihrer Teilnehmerdaten?
Wenn Sie zu RaceID wechseln wollen und nur Ihr Datentransfer im Wege steht, helfen wir Ihnen natürlich gerne. Buchen Sie einen Anruf bei uns und wir machen Sie im Handumdrehen fit!
