Hur du flyttar dina deltagardata till en ny registreringsplattform
När du som arrangör planerar att uppdatera ditt registreringssystem kan det vara en utmaning eller osäkerhet att samla och flytta data, särskilt om du är flyttar plattformar mitt under säsongen och redan har vissa registreringar i ett annat system.
På RaceID har vi hjälpt flera arrangörer att flytta sina data och se till att inget går förlorat på vägen. I den här artikeln går vi igenom den rekommenderade processen för att undanröja alla tvivel du kan ha.
När är det bäst att byta plattform?
Vi brukar rekommendera arrangörer att byta system i slutet av en säsong, så att du kan börja om på nytt med nya registreringar för en ny upplaga av din lopp i det uppdaterade systemet. Men det är naturligtvis också möjligt att byta mitt under säsongen. Du behöver bara se till att du förbereder de nya registreringsblanketterna och har dem klara så snart du stänger av de gamla för att se till att ingen trafik eller potentiella registreringar går förlorade.
Hur du flyttar dina registreringsuppgifter till en ny plattform
Vi kommer att arbeta med RaceID som exempel, men många av principerna gäller för alla plattformar och systemväxlar.
- Exportera uppgifter
Först och främst måste du exportera data från din gamla plattform. Vanligtvis kan du göra detta själv, eller kontakta din kontoansvarige eller supportteamet för den plattformen. Du vill ha dina deltagardata i Excel-format. - Format Data
Den svåraste delen när du flyttar data mellan olika system är att datan vanligtvis matas in med en något annorlunda logik mellan systemen, även om den mesta informationen är densamma. I det här fallet måste du ladda ner en mall för hur RaceID:s startlista är formaterad och redigera din egen lista så att den passar den nya mallen. Vanligtvis innebär detta att du flyttar runt några kolumner och ändrar namnen i dina kolumnrubriker. - Importera uppgifter
När detta är gjort kan du helt enkelt ladda upp filen till din RaceID superadministratörspanel, och voila, du har alla dina deltagare i det nya systemet! Mer information finns i denna kunskapsbas om hur du laddar upp startlistor. Kom ihåg att du måste konfigurera din lopp -sida och din registrering innan du gör importen!
Hur du överför resultatdata till din nya plattform
Du kanske vill samla alla dina data, inklusive dina resultat, på ett ställe. Det kan du enkelt göra med funktionen RaceID Result Import. På samma sätt som du importerar en excellista med registreringar som beskrivs ovan, importerar du helt enkelt en excelfil med resultatdata. Se hur du gör detta här, steg för steg.
Saker att tänka på när du flyttar deltagardata
Se till att du dubbelkollar båda systemens sekretesspolicy när du flyttar deltagaruppgifter. Vanligtvis är det du som äger uppgifterna och kan bestämma vad du ska göra med dem, men varje plattform har sina egna sekretessregler. Det är också en bra idé att låta dina deltagare veta att du har flyttat deras uppgifter till ett nytt system, så att de inte får några överraskningar.
Om du är nyfiken på RaceID:s datapolicy kan du läsa en grundlig förklaring om hur RaceID behandlar dataintegritet. här.
Behöver du hjälp med att flytta dina deltagardata?
Om du vill byta till RaceID och det enda som står i vägen är din dataöverföring hjälper vi dig naturligtvis gärna. Boka ett samtal med oss så gör vi dig redo på nolltid!
