Cómo trasladar los datos de sus participantes a una nueva plataforma de registro

Cuando usted, como organizador, planea actualizar su sistema de inscripción, reunir y trasladar los datos puede suponer un reto o una incertidumbre, especialmente si se encuentra traslado de plataformas en mitad de la temporada y ya tiene algunas inscripciones en otro sistema. 

En RaceID, hemos ayudado a múltiples organizadores a trasladar sus datos y asegurarnos de que nada se pierda por el camino. En este artículo, repasamos el proceso recomendado para despejar cualquier duda que puedas tener. 

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de plataforma? 

Normalmente recomendamos a los organizadores que cambien de sistema al final de la temporada, para poder empezar de cero con nuevas inscripciones para una nueva edición de su carrera en su sistema actualizado. Sin embargo, también es posible cambiar a mitad de temporada. Sólo tienes que asegurarte de preparar los nuevos formularios de inscripción y tenerlos listos en cuanto apagues los antiguos para garantizar que no se pierda tráfico ni inscripciones potenciales. 

Cómo trasladar sus datos de registro a una nueva plataforma

Trabajaremos con RaceID como ejemplo, pero muchos de los principios se aplican a cualquier plataforma y sistema de conmutación. 

  1. Exportar datos
    Lo primero que tienes que hacer es exportar los datos de tu antigua plataforma. Normalmente, puede hacerlo usted mismo, o ponerse en contacto con su gestor de cuenta o con el equipo de soporte de esa plataforma. Quiere los datos de sus participantes en formato Excel.
  2. Formatear los datos
    La parte más complicada cuando se trasladan datos entre cualquier sistema es que los datos suelen introducirse con una lógica ligeramente diferente entre esos sistemas, aunque la mayor parte de la información sea la misma. En este caso, tendrá que descargar una plantilla de cómo se formatea la lista de inicio de RaceID y editar su propia lista para que se ajuste a la nueva plantilla. Por lo general, esto significa mover algunas columnas y cambiar los nombres en los encabezados de las columnas.
  3. Importar datos
    ¡Una vez hecho esto, sólo tiene que cargar el archivo en su RaceID super Admin panel, y voila, usted tendrá todos sus participantes en el nuevo sistema! Para más detalles vea este artículo de la Base de Conocimientos sobre cómo subir listas de salida. ¡Recuerde, usted tendrá que configurar su página de la carrera y la configuración de registro antes de hacer la importación!

Cómo transferir los datos de los resultados a su nueva plataforma 

Es posible que quieras recopilar todos tus datos, incluyendo tus resultados, en un solo lugar. Puedes hacerlo fácilmente con la función de importación de resultados de RaceID. De manera similar a la importación de una lista de inscripciones en Excel descrita anteriormente, simplemente se importa un archivo de Excel con los datos de los resultados. Vea cómo hacerlo aquí, paso a paso.

Aspectos a tener en cuenta al trasladar los datos de los participantes 

Asegúrate de comprobar las políticas de privacidad de los datos de ambos sistemas cuando traslades los datos de los participantes. Normalmente, usted es el propietario de los datos y puede decidir qué hacer con ellos, pero cada plataforma tiene sus propias normas de privacidad. También es una buena idea informar a tus participantes de que has trasladado sus datos a un nuevo sistema, para que no se lleven ninguna sorpresa. 

Si tienes curiosidad por la política de datos de RaceID, puedes leer una explicación exhaustiva sobre cómo trata RaceID la privacidad de los datos aquí.

¿Necesita ayuda para trasladar los datos de sus participantes? 

Si quieres cambiar a RaceID y lo único que se interpone en tu camino es la transferencia de datos, estaremos encantados de ayudarte. Reserve una llamada con nosotros y le prepararemos en un abrir y cerrar de ojos.