Hvor komplisert er det å bytte system for løpsregistrering?

Vi har alle vært der - det punktet der du må ta en avgjørelse om du skal forlate din gamle, komfortable måte å gjøre ting på, eller om du skal prøve noe nytt som kan gjøre livet ditt enklere. Enten det gjelder forsikringer, energileverandør eller bank, har vi en innebygd treghet som gjør det vanskelig, til og med smertefullt, å tenke på bryet med å bytte. Derfor bytter vi ikke. Vi holder ut med problemene våre helt til... ja, helt til vi blir skadet.

Grunnen til at mange av oss ikke gjør endringer, er det akutte stresset vi føler i forbindelse med usikkerhetsberegningene våre. Vi vil heller holde oss til det vi kjenner, enn å møte usikkerheten ved endring. Se denne psykologiske studien fra 2016 publisert i Nature for en mer inngående forståelse av dette temaet.

Og videre, har økonomer vist at selv når vi er 50/50 i forhold til å gjøre en endring - dvs. at vi er villige til å kaste mynt og krone og følge utfallet - er det likevel positivt å gjøre en endring, og de som gjorde endringen, var betydelig lykkeligere enn de som ikke gjorde det.

Er det virkelig så smertefullt å bytte registreringsplattform eller -system? Hvorfor skulle du ønske å bytte? Hvor lang tid tar det? Hvor mye koster det? Les videre for å få litt innsikt.

Hvorfor skulle jeg ønske å bytte registreringssystem?

Her er de fem viktigste grunnene til at løpsarrangører bytter plattform:

1. Registreringsprosessen er dårlig for deltakerne
   • En dårlig brukeropplevelse fører som regel til en høy andel avbrutte kjøp. Hvor mange kunder forlater handlekurven?
   • Påmeldingsprosessen er som et "førsteinntrykk" for deltakerne. Hvordan gjenspeiler denne opplevelsen organisasjonen/løpet ditt?
2. Systemet er utdatert og blir ikke oppdatert.
   • Teknologien utvikler seg i et rasende tempo. Uten kontinuerlige oppdateringer blir ethvert system raskt utdatert, og uten kontinuerlige oppdateringer oppstår det bugs og feil.
3. Systemet mangler viktige funksjoner
   • Grunnleggende systemer er enkle. Avanserte eller modulære systemer gir effektivitet og fleksibilitet
4. Tidsbruken er for stor
   • I forbindelse med de ovennevnte punktene krever gamle eller enkle systemer vanligvis mer tid fra arrangørenes side på grunn av manglende funksjoner, supportproblemer og problemer med deltakerne. Dette fører til at du bruker for mye tid foran datamaskinen. 
5. Gebyrene er for kostbare
   • Plattformavgifter kan være kostbare, men generelt utgjør de en liten prosentandel av de totale kostnadene ved å arrangere et løp. Mange løpsarrangører tar høyde for kostnadene ved å overføre dem til deltakerne - blant annet ved å trekke avgiften fra påmeldingssystemet. Dette kan deltakerne sette pris på hvis de får en vesentlig bedre opplevelse for en lav ekstrakostnad! Hvis du ønsker å spare penger, kan det derfor være effektivt å bytte plattform for å redusere kostnadene - spesielt i kombinasjon med noen av punktene ovenfor.

Hvor lang tid tar det å bytte registreringssystem?

Ulike leverandører vil ha ulike tidsfrister - og det er vanskelig for oss å si nøyaktig hva en annen leverandør krever. En rimelig tidsramme er noen få virkedager totalt sett. Går det lenger, bør du virkelig begynne å lure på hvilke tjenester du kjøper.

Konfigurere det nye systemet
For å bytte leverandør må du ofte fylle ut et skjema, beskrive løpet ditt og be om et tilbud. Ventetiden på svar kan være lang - kanskje flere uker. Og ikke glem å sjekke søppelposten din. Noen leverandører viser priser på nettet og/eller lar deg registrere deg og opprette en konto selv, noe som vanligvis er en raskere prosess ettersom du kan gjøre alt selv med en gang.

Opplæring og onboarding
I noen tilfeller kan dette gå raskt og enkelt - i andre tilfeller kan det være svært vanskelig og tidkrevende. Å lære seg et nytt system er den usikkerheten som skaper mest uønsket stress for mange arrangører. Vi anbefaler at du leser deg opp på plattformen - stiller spørsmål i fellesskapsgrupper, ser på videoer og demoer og lærer gjennom casestudier. Det er litt forarbeid, men det vil spare deg for mye tid og energi når du til slutt skal bytte - og sjansen er stor for at du velger riktig!

Overføring av gamle registreringer og data 

Dette går ofte raskt hvis du har valgt en intuitiv plattform. Eksporter dataene dine, importer dem til den nye leverandøren og gjør deretter små justeringer eller rens databasen etter behov.

Det kan føles litt skremmende å tenke på alt dette til sammen, men med RaceID som eksempel kan du komme i gang i løpet av en dag i gang i løpet av en dag: Du finner artikkelen Hvor enkelt er det å bytte til RaceID? hvis du vil vite mer om den nøyaktige prosessen.

Hvor mye koster det å bytte registreringssystem?

Igjen - dette varierer fra plattform til plattform. For det meste vil det bare være en tidsforpliktelse fra din side - all supporttid du trenger for å bytte er vanligvis innebygd i prisplanen du velger.

Husk å lese vilkårene til din nåværende leverandør før du bytter! Det kan være en bindingstid du har forpliktet deg til - eller et utmeldingsgebyr.

I tillegg anbefaler vi at du prøver å finne ut av eventuelle skjulte kostnader på forhånd. Dette kan kreve litt tid, en telefonsamtale eller et møte hvis nettstedet eller leverandøren ikke har åpen prisinformasjon eller priser i sine vilkår og betingelser. Hvis dette er tilfelle, bør du stille deg selv spørsmålet: "Hvorfor skjuler dette selskapet denne informasjonen for kundene eller konkurrentene sine?"

Når er det beste tidspunktet å bytte registreringssystem?

Det beste tidspunktet for å bytte registreringssystem er ofte på slutten av en sesong. På denne måten kan du avslutte en registreringsprosess helt hos den gamle leverandøren og starte en ny sesong fra det nye systemet. Du sparer tid på å slippe å eksportere/importere registreringer og unngår nedetid i forbindelse med byttet. 

Det er selvsagt mulig å bytte midt i sesongen også, og det kan være mange grunner til at du ønsker å gjøre det, men det kan gjøre livet enklere hvis du kan vente til rett etter løpet.

Du kan starte planleggingen tidlig og evaluere leverandørene før sesongen er over, slik at du er klar til å åpne registreringer hos den nye leverandøren så snart du bytter fra den gamle.

Sammendrag: Hvor komplekst er det å bytte registreringssystem?

Det kan være mange grunner til at du ønsker å bytte - alt fra å forbedre bruker- eller deltakeropplevelsen til pris. Uansett bør det være en kort, ukomplisert og smertefri prosess hvis du gjør det på riktig måte og til rett tid. Du må bare overvinne tvilen, bestemme deg og ta skrittet. 

Hvis du vil vite mer om bytteprosessen hos RaceID, kan du - ... kan du lese denne 5 minutters artikkelen.