Πόσο περίπλοκη είναι η αλλαγή των συστημάτων καταχώρισης διοργάνωση ;

Πρόσωπο που πηδάει από έναν γκρεμό για να δείξει ότι κάνει μια αλλαγή

Όλοι έχουμε βρεθεί εκεί - στο σημείο που πρέπει να πάρετε μια απόφαση για το αν θα αφήσετε τους παλιούς, άνετους τρόπους που κάνετε τα πράγματα ή αν θα επιχειρήσετε κάτι καινούργιο που θα μπορούσε να κάνει τη ζωή σας ευκολότερη. Είτε πρόκειται για τα ασφαλιστήρια συμβόλαια, τον πάροχο ενέργειας ή την τράπεζά μας - υπάρχει μια αδράνεια που είναι ενσωματωμένη μέσα μας και μας κάνει δύσκολο, ακόμη και οδυνηρό, να σκεφτούμε την ταλαιπωρία της αλλαγής. Έτσι δεν αλλάζουμε. Ανεχόμαστε τις αγκυλώσεις μας μέχρι... καλά, μέχρι να τραυματιστούμε.

Ο λόγος που πολλοί από εμάς δεν κάνουν αλλαγές είναι το έντονο άγχος που νιώθουμε σε σχέση με τους υπολογισμούς της αβεβαιότητάς μας. Προτιμούμε να παραμείνουμε στον διάβολο που ξέρουμε, παρά να αντιμετωπίσουμε την αβεβαιότητα της αλλαγής. Βλέπε αυτή την ψυχολογική μελέτη του 2016 που δημοσιεύθηκε στο Nature για μια πιο βαθιά κατανόηση αυτού του θέματος.

Επιπλέον, Οι οικονομολόγοι έχουν δείξει ότι ακόμη και όταν είμαστε 50/50 να κάνουμε μια αλλαγή - δηλαδή, είμαστε πρόθυμοι να ρίξουμε απλώς ένα νόμισμα και να ακολουθήσουμε το αποτέλεσμα - η αλλαγή εξακολουθεί να είναι το καθαρά θετικό πράγμα που πρέπει να κάνουμε και ότι εκείνοι που έκαναν την αλλαγή ήταν σημαντικά πιο ευτυχισμένοι από εκείνους που δεν την έκαναν.

Είναι λοιπόν η αλλαγή της πλατφόρμας ή του συστήματος εγγραφής σας πραγματικά τόσο επώδυνη; Γιατί να θέλετε να αλλάξετε; Πόσο καιρό θα πάρει; Πόσο κοστίζει; Διαβάστε παρακάτω, για να πάρετε μερικές πληροφορίες.

Γιατί να θέλω να αλλάξω τα συστήματα καταχώρισης;

Ακολουθούν οι 5 κυριότεροι λόγοι για τους οποίους οι διοργανωτές διοργάνωση αλλάζουν πλατφόρμες:

  1. Η διαδικασία εγγραφής είναι κακή για τους συμμετέχοντες
    • Μια κακή εμπειρία χρήστη οδηγεί συνήθως σε υψηλά ποσοστά εγκατάλειψης. Ποιο είναι το ποσοστό εγκατάλειψης του καλαθιού σας;
    • Η διαδικασία εγγραφής είναι σαν μια "πρώτη εντύπωση" για τους συμμετέχοντες. Πώς αντανακλά αυτή η εμπειρία στον οργανισμό σας/διοργάνωση;
  2. Το σύστημα είναι απαρχαιωμένο και δεν ενημερώνεται
    • Η τεχνολογία αναπτύσσεται με ταχύτατους ρυθμούς. Οποιοδήποτε σύστημα ξεπεραστεί γρήγορα και τελικά παρουσιάζει σφάλματα και βλάβες χωρίς συνεχείς ενημερώσεις.
  3. Το σύστημα στερείται βασικών χαρακτηριστικών
    • Τα βασικά συστήματα είναι βασικά. Τα προηγμένα ή αρθρωτά συστήματα παρέχουν αποτελεσματικότητα και ευελιξία.
  4. Η χρονική δέσμευση είναι πολύ υψηλή
    • Συνήθως σχετίζονται με τα παραπάνω σημεία, τα παλιά ή βασικά συστήματα απαιτούν συνήθως μεγαλύτερες χρονικές δεσμεύσεις από τους διοργανωτές λόγω έλλειψης λειτουργιών, προβλημάτων υποστήριξης και προβλημάτων των συμμετεχόντων. Αυτό σας αφήνει να ξοδεύετε πολύ χρόνο μπροστά στον υπολογιστή. 
  5. Τα τέλη είναι πολύ δαπανηρά
    • Τα τέλη πλατφόρμας μπορεί να είναι δαπανηρά, αλλά σε γενικές γραμμές, είναι ένα μικρό ποσοστό του συνολικού κόστους της διοργάνωσης ενός διοργάνωση. Πολλοί διοργανωτές διοργάνωση υπολογίζουν το κόστος μετακυλίοντάς το στους συμμετέχοντες - συμπεριλαμβανομένου του συμψηφισμού των τελών από το σύστημα εγγραφών. Αυτό μπορεί να εκτιμηθεί από τους συμμετέχοντες σας, αν μπορούν να έχουν μια σημαντικά καλύτερη εμπειρία για ένα χαμηλό επιπλέον κόστος! Επομένως, αν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, η αλλαγή πλατφόρμας μπορεί να είναι αποτελεσματική στη μείωση του κόστους - ειδικά όταν συνδυάζεται με οποιοδήποτε από τα παραπάνω σημεία.

Πόσος χρόνος απαιτείται για την αλλαγή των συστημάτων καταχώρισης;

Διαφορετικοί πάροχοι έχουν διαφορετικά χρονοδιαγράμματα - και είναι δύσκολο για εμάς να πούμε τι ακριβώς απαιτεί ένας άλλος πάροχος. Ένα λογικό χρονοδιάγραμμα που μπορείτε να περιμένετε είναι συνολικά μερικές εργάσιμες ημέρες. Αν χρειαστείτε περισσότερο, θα πρέπει πραγματικά να αρχίσετε να αναρωτιέστε για τις υπηρεσίες που αγοράζετε.

Ρύθμιση του νέου συστήματος
Συχνά, η αλλαγή παρόχου απαιτεί τη συμπλήρωση μιας φόρμας, την περιγραφή της ιστοσελίδας διοργάνωση και την υποβολή προσφοράς. Ο χρόνος αναμονής για μια απάντηση μπορεί να είναι μακρύς - ίσως εβδομάδες. Και μην ξεχάσετε να ελέγξετε την ανεπιθύμητη αλληλογραφία σας. Ορισμένοι πάροχοι εμφανίζουν τις τιμές online ή/και σας επιτρέπουν να εγγραφείτε και να δημιουργήσετε μόνοι σας έναν λογαριασμό, κάτι που είναι συνήθως μια ταχύτερη διαδικασία, καθώς μπορείτε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας αμέσως.

Εκπαίδευση & Onboarding
Αυτό μπορεί να είναι πολύ γρήγορο και εύκολο σε ορισμένες περιπτώσεις - ή μπορεί να είναι πολύ δύσκολο και χρονοβόρο. Η εκμάθηση ενός νέου συστήματος είναι η αβεβαιότητα που προκαλεί σε πολλούς διοργανωτές το μεγαλύτερο ανεπιθύμητο άγχος. Η σύστασή μας είναι να διαβάσετε γύρω από την πλατφόρμα - να κάνετε ερωτήσεις σε ομάδες της κοινότητας, να παρακολουθήσετε βίντεο και επιδείξεις και να μάθετε μέσω μελετών περιπτώσεων. Είναι λίγη προεργασία, αλλά θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ενέργεια όταν τελικά κάνετε την αλλαγή - και επιπλέον, οι πιθανότητες είναι ότι θα κάνετε και τη σωστή επιλογή!

Μεταφορά παλαιών εγγραφών & δεδομένων 

Αυτό είναι συχνά γρήγορο αν έχετε επιλέξει μια διαισθητική πλατφόρμα. Εξάγετε τα δεδομένα σας, εισαγάγετε τα στον νέο πάροχο και, στη συνέχεια, κάντε μικρές προσαρμογές ή καθαρίστε τη βάση δεδομένων όπως απαιτείται.

Σκεπτόμενοι όλα αυτά μαζί μπορεί να αρχίσετε να αισθάνεστε λίγο τρομακτικοί, αλλά παίρνοντας το RaceID ως παράδειγμα, μπορείτε να πάρετε να ξεκινήσετε να λειτουργείτε μέσα σε μία ημέρα: Μπορείτε να βρείτε το άρθρο Πόσο εύκολη είναι η μετάβαση στο RaceID; για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την ακριβή διαδικασία.

Πόσο κοστίζει η αλλαγή συστημάτων καταχώρισης;

Και πάλι - αυτό διαφέρει από πλατφόρμα σε πλατφόρμα. Ως επί το πλείστον θα είναι απλώς μια χρονική δέσμευση από την πλευρά σας - ο χρόνος υποστήριξης που χρειάζεστε για την αλλαγή συνήθως ενσωματώνεται στο σχέδιο τιμολόγησης που επιλέγετε.

Θυμηθείτε να διαβάσετε τους Όρους και Προϋποθέσεις του τρέχοντος παρόχου σας πριν αλλάξετε! Ενδέχεται να υπάρχει μια συμβατική περίοδος δέσμευσης που έχετε υπογράψει - ή ένα τέλος αποχώρησης.

Επιπλέον, σας συνιστούμε να προσπαθήσετε να μάθετε εκ των προτέρων για τυχόν κρυφές χρεώσεις. Αυτό μπορεί να χρειαστεί λίγο χρόνο, ένα τηλεφώνημα ή μια συνάντηση, εάν ένας ιστότοπος ή πάροχος δεν εμφανίζει διαφανείς πληροφορίες τιμολόγησης ή τιμές χαρακτηριστικών στους Όρους και Προϋποθέσεις του. Εάν συμβαίνει αυτό, αναρωτηθείτε: "Γιατί αυτή η εταιρεία κρύβει αυτές τις πληροφορίες από τους πελάτες ή τους ανταγωνιστές της;".

Πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να αλλάξετε τα συστήματα εγγραφής;

Η καλύτερη στιγμή για την αλλαγή των συστημάτων καταχώρησης είναι συχνά το τέλος μιας σεζόν. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να τερματίσετε πλήρως μια διαδικασία εγγραφής με τον παλιό σας πάροχο και να ξεκινήσετε μια νέα σεζόν από το νέο σας σύστημα. Θα εξοικονομήσετε χρόνο επειδή δεν θα χρειάζεται να εξάγετε/εισαγάγετε εγγραφές και θα αποφύγετε τυχόν διακοπές λειτουργίας που σχετίζονται με την αλλαγή. 

Φυσικά, είναι συνήθως δυνατό να αλλάξετε στη μέση της σεζόν, και υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να το κάνετε αυτό, αλλά μπορεί να κάνει τη ζωή σας ευκολότερη αν μπορείτε να περιμένετε μέχρι λίγο μετά το διοργάνωση.

Μπορείτε να αρχίσετε να σχεδιάζετε νωρίς και να αξιολογείτε τους παρόχους πριν από το τέλος της σεζόν σας, ώστε να είστε έτοιμοι να ανοίξετε τις εγγραφές με τον νέο σας πάροχο αμέσως μόλις αλλάξετε από τον παλιό σας πάροχο.

Περίληψη: Πόσο περίπλοκη είναι η αλλαγή των συστημάτων καταχώρισης διοργάνωση ;

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να αλλάξετε - από τη βελτίωση της εμπειρίας των χρηστών ή των συμμετεχόντων μέχρι την τιμή. Όπως και να έχει, θα πρέπει να είναι μια σύντομη, απλή και ανώδυνη διαδικασία, αν γίνει σωστά, την κατάλληλη στιγμή για εσάς. Απλά πρέπει να ξεπεράσετε τις αμφιβολίες σας, να αποφασίσετε μόνοι σας και να κάνετε το βήμα. 

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαδικασία αλλαγής στο RaceID - διαβάστε αυτό το άρθρο 5 λεπτών.