Hur komplicerat är det att byta anmälningssystem för motionslopp?

Vi har alla varit där - när du måste fatta ett beslut om du ska lämna ditt gamla bekväma sätt att göra saker och ting eller om du ska ge dig in i något nytt som kan göra ditt liv enklare. Vare sig det gäller våra försäkringar, vår energileverantör eller bank - det finns en tröghet inbyggd i oss som gör det svårt, till och med smärtsamt, att förändra vår tillvaro genom att byta. Så vi byter inte. Vi står ut med våra problem tills... ja, tills vi inte står ut längre.

Anledningen till att många av oss inte gör förändringar är den akuta stress vi känner i samband med vår osäkerhet. Vi håller hellre fast vid det vi vet om, än att möta den osäkerhet som en förändring innebär. Se denna psykologiska studie från 2016 som publicerades i Nature för en mer djupgående förståelse av detta ämne.

Dessutom har Ekonomer visat att även när vi är 50/50 för att göra en förändring - dvs. när vi är villiga att bara kasta ett mynt och följa resultatet - så är förändringen det bevisade positiva beslutet, och de som gjorde förändringen var betydligt lyckligare än de som inte gjorde det.

Är det verkligen så smärtsamt att byta anmälningsplattform eller system? Varför skulle du vilja byta? Hur lång tid tar det? Hur mycket kostar det? Läs vidare för att få insikter.

Varför skulle jag vilja byta anmälningssystem?

Här är de fem främsta skälen till att lopparrangörer byter plattform:

1. Anmälningsprocessen är dålig för deltagarna.
   • En dålig användarupplevelse leder vanligtvis till en låt konverteringsgrad. Hur stor är din andel övergivna anmälningar?
   • Anmälningsprocessen är det första intrycket för dina deltagare. Hur speglar denna upplevelse er organisation och lopp?
2. Systemet är föråldrat och uppdateras inte.
   • Tekniken utvecklas i snabb takt. Alla system blir snabbt föråldrade och kan så småningom bli felaktiga och gå sönder om de inte uppdateras kontinuerligt.
3. Systemet saknar viktiga funktioner
   • Grundläggande system är grundläggande. Avancerade eller modulära system ger effektivitet och flexibilitet.
4. Tidsåtgången är för stor
   • Gamla eller grundläggande system kräver vanligtvis större tidsåtgång från arrangörerna på grund av bristande funktioner, supportfrågor och problem med deltagarna. Detta gör att du tillbringar för mycket tid framför datorn. 
5. Avgifterna är för dyra
   • Plattformsavgifter kan vara dyra, men i allmänhet utgör de en liten del av den totala kostnaden för att arrangera ett lopp. Många lopparrangörer undviker kostnaderna genom att föra dem vidare till deltagarna. Detta kan uppskattas av dina deltagare om de kan få en betydligt bättre upplevelse för en låg extra kostnad! Om du vill spara pengar kan därför ett byte av plattform vara effektivt för att minska kostnaderna - särskilt om det kombineras med någon av punkterna ovan.

Hur lång tid tar det att byta anmälningssystem?

Olika leverantörer har olika tidsramar - och det är svårt för oss att säga exakt vad en annan leverantör kräver. En rimlig tidsåtgång är några arbetsdagar totalt. Om det tar längre tid bör du verkligen börja fundera på vilken tjänst du valt.

Installera det nya systemet
När du byter leverantör måste du ofta fylla i ett formulär, beskriva din lopp och be om en offert. Väntetiden för ett svar kan vara lång - kanske veckor. Glöm inte att kontrollera din skräppost. Vissa leverantörer visar priser online och/eller låter dig registrera dig och skapa ett konto själv, vilket oftast är en snabbare process eftersom du kan göra allt själv direkt.

Utbildning och introduktion
Detta kan i vissa fall vara mycket snabbt och enkelt - eller så kan det vara mycket svårt och tidskrävande. Att lära sig ett nytt system är den osäkerhet som orsakar mest oönskad stress för många arrangörer. Vår rekommendation är att läsa runt på plattformen - ställ frågor i community-grupper, titta på videor och demos och lär dig genom referenser. Det är lite förarbete, men det kommer att spara mycket tid och energi när du till slut bestämmer dig - och chansen är stor att du också gör rätt val!

Överföring av existerande anmälningar och uppgifter 

Det går ofta snabbt om du har valt en intuitiv plattform. Exportera dina uppgifter, importera dem till den nya leverantören och gör sedan små justeringar eller rensa databasen vid behov.

Att tänka på allt detta tillsammans kan börja kännas lite skrämmande, men om du tar RaceID som exempel kan du få följande igång inom en dag: Du kan hitta artikeln Hur enkelt är det att byta till RaceID? för att lära dig mer om den exakta processen.

Hur mycket kostar det att byta anmälningssystem?

Återigen - detta varierar från plattform till plattform. Oftast handlar det bara om ett tidsåtgång från din sida - den supporttid du behöver för att byta ingår vanligtvis i priset.

Kom ihåg att läsa villkoren för din nuvarande leverantör innan du byter! Det kan finnas en avtalsbunden period som du har skrivit under på - eller en avgångsavgift.

Dessutom rekommenderar vi att du försöker ta reda på eventuella dolda avgifter i förväg. Detta kan ta lite tid, ett telefonsamtal eller ett möte om en leverantör inte visar transparent prisinformation eller har priser i sina allmänna villkor. Om så är fallet bör du ställa dig själv frågan: "Varför döljer det här företaget denna information för sina kunder?".

När är den bästa tiden att byta anmälningssystem?

Den bästa tiden för att byta anmälningssystem är ofta i slutet av en säsong. På så sätt kan du avsluta en registreringsprocess helt och hållet med din gamla leverantör och börja en ny säsong på nytt med ditt nya system. Du sparar tid genom att inte behöva exportera/importera registreringar och slipper ett eventuellt driftstopp i samband med bytet. 

Naturligtvis är det oftast möjligt att byta mitt under säsongen också, och det finns många skäl till varför du kanske vill göra det, men det kan göra ditt liv enklare om du kan vänta till strax efter ditt lopp.

Du kan börja planera tidigt och utvärdera leverantörer innan säsongen är slut, så att du kan öppna anmälan hos din nya leverantör så snart du byter från din gamla leverantör.

Sammanfattning: Hur komplicerat är det att byta anmälningssystem för lopp?

Det finns många anledningar att byta - allt från att förbättra användar- eller deltagarupplevelsen till priset. Hur som helst bör det vara en kort, okomplicerad och smärtfri process om den görs på rätt sätt och vid rätt tidpunkt för dig. Du behöver bara övervinna dina tvivel, bestämma dig och ta steget mot en förändring. 

Om du vill veta mer om hur det är att byta till RaceID specifikt - Läs den här korta artikeln.