Quelle est la complexité d'un changement de système d'inscription aux courses ?

Nous sommes tous passés par là : le moment où il faut décider si l'on doit abandonner ses anciennes habitudes confortables ou s'aventurer dans quelque chose de nouveau qui pourrait nous faciliter la vie. Qu'il s'agisse de nos polices d'assurance, de notre fournisseur d'énergie ou de notre banque, il existe en nous une inertie qui fait qu'il est difficile, voire douloureux, d'envisager les inconvénients du changement. Alors nous ne changeons pas. Nous supportons nos problèmes jusqu'à ce que... eh bien, jusqu'à ce que nous soyons blessés.

La raison pour laquelle beaucoup d'entre nous ne font pas de changements est due au stress aigu que nous ressentons lié à nos calculs d'incertitude. Nous préférons nous en tenir au diable que nous connaissons, plutôt que d'affronter l'incertitude du changement. Voir cette étude psychologique de 2016 publiée dans Nature pour une compréhension plus approfondie de ce sujet.

En outre, les économistes ont montré que même lorsque nous sommes à 50/50 pour faire un changement - c'est-à-dire que nous sommes prêts à jouer à pile ou face et à suivre le résultat - le changement reste la chose la plus positive à faire et ceux qui ont fait le changement étaient nettement plus heureux que ceux qui ne l'ont pas fait.

Changer de plate-forme ou de système d'enregistrement est-il vraiment si pénible ? Pourquoi voudriez-vous changer ? Combien de temps cela prend-il ? Combien cela coûte-t-il ? Lisez la suite pour en savoir plus.

Pourquoi voudrais-je changer de système d'enregistrement ?

Voici les 5 principales raisons pour lesquelles les organisateurs de courses changent de plateforme :

1. Le processus d'inscription est mauvais pour les participants
   • Une mauvaise expérience utilisateur entraîne généralement un taux d'abandon élevé. Quel est votre taux d'abandon de panier ?
   • Le processus d'inscription est comme une "première impression" pour vos participants. Comment cette expérience se reflète-t-elle sur votre organisation/race ?
2. Le système est obsolète et n'est pas mis à jour.
   • La technologie se développe à un rythme rapide. Tout système devient rapidement obsolète et finit par boguer et se briser sans mises à jour continues.
3. Le système est dépourvu de certaines fonctionnalités essentielles
   • Les systèmes de base sont basiques. Les systèmes avancés ou modulaires offrent efficacité et flexibilité
4. Le temps à consacrer est trop important
   • Généralement liés aux points ci-dessus, les systèmes anciens ou de base exigent généralement des organisateurs qu'ils y consacrent plus de temps en raison du manque de fonctionnalités, des problèmes d'assistance et des problèmes des participants. Vous passez donc trop de temps devant l'ordinateur. 
5. Les frais sont trop élevés
   • Les frais de plate-forme peuvent être coûteux, mais en général, ils ne représentent qu'un faible pourcentage du coût total de l'organisation d'une course. De nombreux organisateurs de courses répercutent les coûts sur les participants, notamment en compensant les frais du système d'inscription. Vos participants apprécieront cette démarche s'ils peuvent bénéficier d'une expérience nettement meilleure pour un coût supplémentaire peu élevé ! Par conséquent, si vous cherchez à économiser de l'argent, changer de plateforme peut s'avérer efficace pour réduire les coûts, en particulier si vous combinez cette solution avec l'un des points susmentionnés.

Combien de temps faut-il pour changer de système d'enregistrement ?

Les délais varient d'un fournisseur à l'autre, et il nous est difficile de dire exactement ce qu'un autre fournisseur exige. Un délai raisonnable à prévoir est de quelques jours ouvrables, au total. Au-delà, vous devriez vraiment commencer à vous interroger sur les services que vous achetez.

Configurer le nouveau système
Pour changer de fournisseur, il faut souvent remplir un formulaire, décrire sa course et demander un devis. Le temps d'attente pour une réponse peut être long, voire des semaines. Et n'oubliez pas de vérifier votre courrier indésirable. Certains fournisseurs affichent leurs tarifs en ligne et/ou vous permettent de vous inscrire et de créer un compte vous-même, ce qui est généralement plus rapide car vous pouvez tout faire vous-même immédiatement.

Éducation et embarquement
L'apprentissage d'un nouveau système peut être très rapide et facile dans certains cas, mais il peut aussi être très délicat et prendre beaucoup de temps. L'apprentissage d'un nouveau système est l'incertitude qui cause à beaucoup d'organisateurs le stress le plus indésirable. Nous vous recommandons de vous renseigner sur la plateforme, de poser des questions dans les groupes communautaires, de regarder des vidéos et des démonstrations et d'apprendre à travers des études de cas. C'est un peu de travail préalable, mais cela vous fera gagner beaucoup de temps et d'énergie lorsque vous finirez par faire le changement - et il y a de fortes chances pour que vous fassiez le bon choix !

Transfert des anciens enregistrements et des données 

Cette opération est souvent rapide si vous avez choisi une plateforme intuitive. Exportez vos données, importez-les chez le nouveau fournisseur, puis faites de petits ajustements ou nettoyez la base de données si nécessaire.

Penser à tout cela ensemble peut commencer à être un peu effrayant, mais en prenant l'exemple de RaceID, vous pouvez obtenir des avantages considérables. et être opérationnel en un jour : Vous pouvez trouver l'article Est-il facile de passer à RaceID ? pour en savoir plus sur le processus exact.

Combien cela coûte-t-il de changer de système d'enregistrement ?

Là encore, cela varie d'une plateforme à l'autre. La plupart du temps, il s'agira simplement d'un engagement de temps de votre part - le temps d'assistance dont vous avez besoin pour changer de plateforme est généralement intégré au plan tarifaire que vous choisissez.

N'oubliez pas de lire les CGU de votre fournisseur actuel avant de changer ! Il peut y avoir une période contractuelle obligatoire à laquelle vous vous êtes engagé - ou des frais de départ.

En outre, nous vous recommandons d'essayer de vous renseigner à l'avance sur les éventuels frais cachés. Cela peut prendre un peu de temps, un coup de téléphone ou une réunion si un site Web ou un fournisseur n'affiche pas d'informations transparentes sur les prix ou ne présente pas les prix dans ses conditions générales. Si c'est le cas, posez-vous la question suivante : "Pourquoi cette entreprise cache-t-elle cette information à ses clients ou à ses concurrents ?"

Quel est le meilleur moment pour changer de système d'enregistrement ?

Le meilleur moment pour changer de système d'enregistrement est souvent la fin d'une saison. De cette façon, vous pouvez mettre fin à un processus d'enregistrement complet avec votre ancien fournisseur, et commencer une nouvelle saison à partir de votre nouveau système. Vous gagnerez du temps en n'ayant pas à exporter/importer les inscriptions et éviterez tout temps d'arrêt lié au changement. 

Bien sûr, il est généralement possible de changer en cours de saison, et il y a de nombreuses raisons de le faire, mais cela pourrait vous faciliter la vie si vous pouviez attendre jusqu'à la fin de votre course.

Vous pouvez commencer à planifier tôt et évaluer les fournisseurs avant la fin de votre saison, afin d'être prêt à ouvrir les inscriptions auprès de votre nouveau fournisseur dès que vous aurez quitté l'ancien.

Résumé : Quelle est la complexité d'un changement de système d'inscription aux courses ?

De nombreuses raisons peuvent vous inciter à changer de fournisseur, qu'il s'agisse de l'amélioration de l'expérience des utilisateurs ou des participants ou du prix. Quoi qu'il en soit, le processus devrait être court, simple et indolore s'il est effectué correctement, au bon moment pour vous. Il vous suffit de surmonter vos doutes, de vous décider et de franchir le pas. 

Pour en savoir plus sur le processus de passage à RaceID - lisez cet article de 5 minutes.