¿Es complejo cambiar de sistema de inscripción?

Todos hemos pasado por eso: el momento en el que tienes que tomar la decisión de dejar tus viejas y cómodas formas de hacer las cosas, o aventurarte en algo nuevo que podría hacer tu vida más fácil. Ya sea con nuestras pólizas de seguro, nuestro proveedor de energía o nuestro banco, existe una inercia en nosotros que hace difícil, incluso doloroso, pensar en la molestia de cambiar. Así que no cambiamos. Aguantamos nuestras molestias hasta que... bueno, hasta que nos lesionamos.

La razón por la que muchos de nosotros no hacemos cambios se debe al estrés agudo que sentimos relacionado con nuestros cálculos de incertidumbre. Preferimos quedarnos con el diablo que conocemos, antes que enfrentarnos a la incertidumbre del cambio. Véase este estudio psicológico de 2016 publicado en Nature para conocer más a fondo este tema.

Además, los economistas han demostrado que incluso cuando estamos al 50% para hacer un cambio -es decir, estamos dispuestos a tirar una moneda al aire y seguir el resultado- el cambio sigue siendo lo más positivo en términos netos y los que hicieron el cambio fueron sustancialmente más felices que los que no lo hicieron.

Entonces, ¿es realmente tan doloroso cambiar de plataforma o sistema de registro? ¿Por qué querría cambiar? ¿Cuánto tiempo lleva? ¿Cuánto cuesta? Siga leyendo para obtener algunas ideas.

¿Por qué querría cambiar de sistema de registro?

Estas son las 5 razones principales por las que los organizadores de carreras cambian de plataforma:

1. El proceso de inscripción es malo para los participantes
   • Una mala experiencia de usuario suele provocar altas tasas de abandono. Cuál es su tasa de abandono de carritos?
   • El proceso de inscripción es como una "primera impresión" para sus participantes. Cómo se refleja esta experiencia en su organización/raza?
2. El sistema está anticuado y no se actualiza
   • La tecnología se desarrolla a gran velocidad. Cualquier sistema se queda rápidamente anticuado y acaba sufriendo fallos y roturas si no hay actualizaciones continuas
3. El sistema carece de características clave
   • Los sistemas básicos son básicos. Los sistemas avanzados o modulares aportan eficacia y flexibilidad
4. El compromiso de tiempo es demasiado alto
   • Por lo general, en relación con los puntos anteriores, los sistemas antiguos o básicos suelen requerir un mayor compromiso de tiempo por parte de los organizadores debido a la falta de funciones, los problemas de asistencia y los problemas de los participantes. Esto hace que se pase demasiado tiempo delante del ordenador. 
5. Las tasas son demasiado costosas
   • Las tasas de plataforma pueden ser costosas, pero en general representan un pequeño porcentaje del coste total de la organización de una carrera. Muchos organizadores de carreras tienen en cuenta los costes repercutiéndolos a los participantes, incluso compensando las tasas del sistema de inscripción. Esto puede ser apreciado por tus participantes si pueden tener una experiencia sustancialmente mejor por un bajo coste extra. Por lo tanto, si buscas ahorrar dinero, cambiar de plataforma puede ser eficaz para reducir costes, especialmente si se combina con cualquiera de los puntos anteriores.

¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de sistema de registro?

Los plazos de los distintos proveedores varían, y es difícil para nosotros decir exactamente lo que requiere otro proveedor. Un plazo razonable es de unos pocos días laborables en total. Si es más, deberías empezar a preguntarte por los servicios que estás comprando.

Configurar el nuevo sistema
A menudo, para cambiar de proveedor hay que rellenar un formulario, describir la carrera y pedir un presupuesto. El tiempo de espera para recibir una respuesta puede ser largo, tal vez semanas. Y no olvide revisar su correo no deseado. Algunos proveedores muestran los precios en línea y/o te permiten registrarte y crear una cuenta tú mismo, lo que suele ser un proceso más rápido, ya que puedes hacerlo todo tú mismo inmediatamente.

Formación e incorporación
Esto puede ser muy rápido y fácil en algunos casos, o puede ser muy complicado y llevar mucho tiempo. El aprendizaje de un nuevo sistema es la incertidumbre que más estrés causa a muchos organizadores. Nuestra recomendación es leer sobre la plataforma: hacer preguntas en los grupos de la comunidad, ver vídeos y demos y aprender a través de casos prácticos. Es un poco de trabajo previo, pero te ahorrará mucho tiempo y energía cuando acabes haciendo el cambio, además de que es muy probable que tomes la decisión correcta.

Transferencia de registros y datos antiguos 

Esto suele ser rápido si has elegido una plataforma intuitiva. Exporta tus datos, impórtalos al nuevo proveedor y luego haz pequeños ajustes o limpia la base de datos según sea necesario.

Pensar en todo esto junto puede empezar a dar un poco de miedo, pero tomando RaceID como ejemplo, puedes conseguir en un día: Puedes encontrar el artículo ¿Qué tan fácil es cambiar a RaceID? para saber más sobre el proceso exacto.

¿Cuánto cuesta cambiar de sistema de registro?

De nuevo, esto varía de una plataforma a otra. La mayoría de las veces se trata de un compromiso de tiempo por tu parte, ya que el tiempo de asistencia que necesitas para cambiar suele estar incluido en el plan de precios que elijas.

Acuérdate de leer los términos y condiciones de tu actual proveedor antes de cambiar. Es posible que haya un periodo de vigencia contractual al que te hayas acogido, o una cuota de salida.

Además, le recomendamos que intente averiguar con antelación si hay cargos ocultos. Esto puede llevar un poco de tiempo, una llamada telefónica o una reunión si un sitio web o un proveedor no muestra información transparente sobre los precios o los incluye en sus Términos y Condiciones. Si este es el caso, hágase la siguiente pregunta: "¿Por qué esta empresa oculta esta información a sus clientes o competidores?"

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de sistema de registro?

El mejor momento para cambiar de sistema de inscripción suele ser el final de una temporada. De esta manera, puede terminar un proceso de registro completamente con su antiguo proveedor, y comenzar una nueva temporada desde su nuevo sistema. Ahorrará tiempo al no tener que exportar/importar inscripciones y evitará cualquier tiempo de inactividad asociado al cambio. 

Por supuesto, también suele ser posible cambiar a mitad de temporada, y hay muchas razones por las que podría querer hacerlo, pero podría facilitarle la vida si puede esperar hasta justo después de su carrera.

Puede empezar a planificar con antelación y evaluar a los proveedores antes de que termine la temporada, para estar preparado para abrir las inscripciones con su nuevo proveedor en cuanto se cambie del anterior.

Resumen: ¿Es complejo cambiar de sistema de inscripción en las carreras?

Hay muchas razones por las que puede querer cambiar: desde mejorar la experiencia del usuario o del participante hasta el precio. En cualquier caso, debería ser un proceso corto, sencillo e indoloro si se hace bien y en el momento adecuado para usted. Sólo tiene que superar sus dudas, decidirse y dar el paso. 

Para saber más sobre el proceso de cambio en RaceID - leer este artículo de 5 minutos.