Hvor mye koster det å arrangere et løp? 

Kanskje du tenker på å starte ditt eget løp og lurer på hva det vil koste å gjøre det. Svaret kan variere, for det avhenger av mange faktorer - hvor stort arrangementet ditt er, hva du ønsker å tilby deltakerne, om du planlegger å kompensere kostnader til sponsorer og mer. I denne artikkelen hjelper vi deg med en oversikt over kostnadene som kan påløpe når du arrangerer et løp i en hvilken som helst idrett, med utgangspunkt i de nødvendige eller essensielle kostnadene og deretter de valgfrie kostnadene. 

Her er også en praktisk budsjettmal som du kan laste ned, slik at du kan leke deg med tallene dine (for førstegangsarrangører eller etablerte arrangører som ønsker å revurdere oppsettet sitt): 

Nødvendige kostnader for et utendørsarrangement

Tidtaking 

Definisjonen på et løp er å konkurrere og kåre en vinner. For 90 % av arrangementene innebærer dette å holde oversikt og registrere sluttiden for deltakerne. Kanskje er arrangementet ditt mer en felles opplevelse og et eventyr, og da kan du hoppe over denne delen. Men hvis du kaller det et løp, forventer deltakerne vanligvis å få et resultat. Her er noen alternativer for tidtaking, i rekkefølge fra lav til høy pris:

Gammeldags stoppeklokke: Dette er den enkleste måten å registrere tider på under løpet. Kjøp en stoppeklokke (i et hvilket som helst sportsbutikk eller på Amazon). Bruk den til å starte løpet, og trykk på knappen for hver løper som kommer i mål. Det kan være lurt å starte to stoppeklokker i starten, slik at du har en reserve i tilfelle du stopper den første ved en feil. Uansett er tidtaking med stoppeklokke veldig risikabelt, ettersom du lett blir forvirret og trykker på feil knapper, og det finnes ingen "control+z"- eller tilbakeknapp du kan rette opp i det med. Det er også veldig stressende, og du kan ikke håndtere mange deltakere samtidig. Du må også skrive ned tidene manuelt, enten på datamaskinen eller på et papir, og deretter lage en resultatliste selv. Stoppeklokkemetoden er utsatt for mange menneskelige feil, men kan være et godt alternativ hvis du bare skal gjennomføre et lite tekstløp med 20-30 deltakere, siden det er veldig billig.

Pris: 10-20 EUR 

Bruk en tidtakingsapp: Det finnes noen få tidtakingsapplikasjoner på markedet nå som har tatt stoppeklokkemetoden, men digitalisert den til en applikasjon som er enklere å manøvrere (sjekk ut RaceID Timing-appen!). Dette fungerer på den måten at du laster opp startlisten din (hvis du bruker RaceID Timing, har du alle de påmeldte løpene dine i appen automatisk, ettersom systemet er koblet til påmeldings- og startlisten) i tidtakingsappen og starter løpet. Løpet ruller av gårde i appen, og det eneste du trenger å gjøre er å klikke på hver enkelt løper etter hvert som de krysser mållinjen - resultat og tid registreres automatisk. Når løpet er ferdig, får du generert en resultatliste uten at du trenger å gjøre noe som helst.

Du kan forberede deg på forhånd og plassere sjekkpunkter langs løypen for å ta mellomtider. Du kan også la tidtakerassistenter jobbe med løpet sammen med deg, gjennom individuelle kontoer og kontoer med begrenset tilgang. Les mer om RaceID Timing-appen her. Tidtakingsapper er et godt alternativ for litt mindre løp, og de er vanligvis billige sammenlignet med andre mer avanserte tidtakingsmetoder. Denne metoden er imidlertid ikke å anbefale for løp med flere tusen deltakere, da du ikke har mulighet til å få med deg alle i mål.

Pris: Vanligvis rundt 1 EUR per løper (eksempel, løp for 200 personer: 200 EUR).

Tidtaking med chip eller RFID: Ved denne metoden leier du vanligvis inn en leverandør som håndterer hele tidtakingen for deg. Med brikketidtaking setter leverandøren opp portaler for start og mål (og eventuelle mellomtider du trenger), og deler ut brikker til hver løper. Disse brikkene avfyres når løperne passerer portalene, og tiden og resultatene registreres automatisk i en resultatliste - som vanligvis publiseres på nettet slik at tilskuerne kan følge med.

Denne tidtakingsmetoden er svært god og nesten obligatorisk for store løp med flere tusen deltakere. Den er vanligvis pålitelig og krever liten eller ingen innsats fra deg som løpsleder hvis du leier tjenesten. Ulempen er at denne metoden er kostbar, ettersom den innebærer at du må leie inn en tidtakingsekspert for hele dagen, i tillegg til maskinvaren som kreves. 

Pris: 2000 EUR til 10 000 EUR (avhengig av størrelsen på løpet). 

Utstyr for merking av banen

En post som er svært viktig, er å markere løypen skikkelig slik at løperne vet hvor de skal gå. Dette kan du gjøre med tau, flagg, spraymaling eller skilt. Regn med minst 100-200 EUR, avhengig av hvor lang løypen er. 

Startnummer og startnummer

Løperne trenger vanligvis et skilt med startnummer for å bli identifisert. Hvis du bruker tidtaking med brikke, er de noen ganger inkludert, ettersom brikken kan integreres på baksiden av skiltet. Hvis ikke, må du regne med å betale rundt 2 EUR per deltaker for startnummer eller nummerskilt. 

Mat og energi til løperne dine

Denne delen er kanskje ikke alltid så viktig - men som idrettsutøver som skriver dette innlegget, bestemte jeg meg for å ta det med! Som løper forventer du som regel å få i deg i hvert fall litt vann eller sportsdrikk langs løypa, og som regel også en eller annen form for energi. 

Beregn å bruke noen få øre per løper på mat og energi, samt et budsjett for kopper eller måter å servere maten på i løypen. 

Det er også populært å tilby løperne mat etter løpet, og for å spare kostnader kan du også invitere leverandører til arenaen. Du kan også finne ernæringssponsorer som kanskje ønsker å tilby sine produkter gratis som en del av en markedsføringskampanje. 

Markedsføring av løpet ditt

Hvis du ikke har noen deltakere, har du ikke noe løp. Du må bruke litt penger (eller i det minste tid og energi) på å markedsføre løpet. Få ideer og en komplett markedsføringsplan for løpet ditt i dette innlegget.

Pris: 100-5000 EUR

Programvare for registrering og nettbetalinger

Du trenger en måte for deltakerne å registrere seg og betale for løpet på. I dagens høyst digitaliserte verden forventer de fleste løpere å kunne melde seg på og betale på nettet. På denne måten kan du også være sikker på at alle løperne har betalt før de i det hele tatt kommer på startlisten. Det finnes flere leverandører å velge mellom - og behandlingskostnadene som Visa og Mastercard eller andre betalingsleverandører krever, er vanligvis en del av avgiften for å bruke en slik plattform. Sørg for at påmeldingsleverandøren er spesialbygget for å håndtere utendørsarrangementer og løpere. Det gjør det mye enklere å få automatiske startlister, sammenlignet med å bruke en generell påmeldingstjeneste som eventbrite eller lignende verktøy. SeRaceIDs påmeldingsfunksjoner for mer informasjon.

Pris: vanligvis rundt 5-10 % av påmeldingsavgiften per løper. 

Et rimeligere alternativ til påmeldingsverktøy er å bruke e-post eller et Google-skjema der deltakerne kan melde seg på. Da må du imidlertid sørge for å få inn betalingene ved siden av via bankoverføring til kontoen din, og det kan være vanskelig å koble betalingene sammen med hvem som står på startlisten, og å jakte på dem som ikke betaler.... 

Kostnader for oppsett av arenaen

Du må lage en slags løpsarena for å markere løpsarenaen og gi deltakere og tilskuere et sted å oppholde seg. Dette kan koste litt penger, ettersom du kanskje må leie stoler, bord og telt osv. Du kan også holde denne kostnaden nede ved å låne eller ta med stoler fra naboen eller huset ditt hvis du arrangerer et mindre arrangement. Det kan også være at du må betale for leie av arenaen din.

Pris: 100-5000 EUR

Valgfrie kostnader for et utendørsarrangement 

Trykt materiale og merkevarebygging for arenaen

Hvis du mener alvor med arrangementet ditt, bør du trykke logoen din og noen fine flagg som du kan henge opp rundt løpsarenaen. Dette kan koste litt penger, men det gjør en stor forskjell for stemningen! 

Pris: 100-2000 EUR (avhengig av hva slags materiale du trenger, vanligvis koster et trykt flagg 50-100 EUR).

Merchandise, premier og t-skjorter til finalistene 

En veldig fin detalj er at deltakerne får en t-skjorte med eget merket t-skjorte eller annet som en påminnelse om løpet. Dette er også en fordel for fremtidig markedsføring, ettersom du vil få reklame for løpet ditt når løperne bruker t-skjortene eller varene på trening eller fritid. Sørg også for å ha flotte premier til de tre beste i løpet - premiepenger kan hjelpe deg med å tiltrekke deg eliten.

Pris: 10-30 EUR per t-skjorte 

Ansatte og frivillige

Hvis løpet ditt er større enn 100 personer, blir det vanskelig å gjøre alt selv. Du må enten rekruttere frivillige som jobber gratis for deg, eller ansette et team til å hjelpe deg. Dette kan variere mye, så du må sjekke hva som er vanlig timelønn i ditt område.

Du bør også vurdere hva slags personell og utstyr som trengs av sikkerhetsmessige årsaker - gjør en risikovurdering av løpet ditt og se hva du trenger å bruke penger på (kanskje er det for eksempel behov for leger og ambulansepersonell på stedet!)

Slik lager du et budsjett for et langdistanseløp 

Nå som du har en idé om de ulike delene av budsjettet, er det på tide å estimere kostnadene og sette sammen en første kalkyle for business caset. Bruk budsjettmalen og legg til de forventede kostnadene som er presentert ovenfor. Du kan leke deg med antall deltakere du trenger for å gå i null, og sammenligne det med ulike påmeldingsavgifter for å se hvordan det vil gå. I malen skriver du bare inn ulike tall i de ulike cellene, så oppdateres totalsummen. Forsikre deg om at du ikke kommer til å gå med underskudd, og legg inn en viss margin på påmeldingsavgiften - det er alltid bra å ha en buffer for uforutsette hendelser! 

En god måte å få litt mer inntekter eller hjelp til å dekke kostnader på, er å skaffe sponsorer til løpet ditt. Sponsorer kan enten hjelpe deg ved å gi deg penger i bytte mot at merkevaren deres vises i forbindelse med arrangementet ditt på ulike måter, eller ved å levere materiell med deres merkevare (for eksempel flagg eller startportaler).

Lykke til, og gi oss beskjed hvis du vil snakke om løpsopplegget ditt. Vi er et team av utøvere og tidligere løpsdirektører, så vi er alltid glade for å snakke om løp med deg! Bestill et møte.