Hur mycket kostar det att arrangera ett motionslopp?
Kanske funderar du på att starta ditt eget lopp och undrar vad det kommer att kosta? Svaret kan variera, eftersom det beror på många faktorer – hur stort ditt event är, vad du vill erbjuda deltagarna, om du planerar att kompensera för kostnader med hjälp av sponsorer med mera. I den här artikeln hjälper vi dig att planera kostnader som för att arrangera ett motionslopp – både nödvändiga kostnader samt valfria.
Vi delar också med oss av en budgetmall som du kan ladda ner för att räkna på olika scenarion (både för nybörjare, men även för etablerade arrangörer som planerar en ny tagning på loppet!):
Nödvändiga Kostnader för ett Motionslopp
Tidtagning
Definitionen av ett lopp är att tävla och utse en vinnare. För 90% av lopen, innebär det att du håller koll på, och noterar sluttiden och resultaten för dina deltagare. Kanske är ditt evenemang mer som en gemensam upplevelse eller ett äventyr, och då kan du hoppa över den här delen. Men om man kallar sitt event ett lopp brukar deltagarna räkna med att få ett resultat. Här är några alternativ för tidtagning, i ordning från lågt till högt pris:
Old-School Stoppur: det här är det enklaste sättet att ta tid på lopp. Köp ett stoppur (i en sportaffär eller Amazon). Använd stoppuret för att starta loppet, och tryck på knappen för varje deltagare som korsar mållinjen. Det kan vara smart att starta 2 stoppur vid starten, så du har en backup ifall du av misstag stoppar den första. Att använda ett stoppur är riskabelt eftersom du lätt blir förvirrad och kan trycka på fel knappar och det finns ingen “kontroll+z” eller bakåtknapp du kan fixa det med. Det är också väldigt stressigt och man kan inte hantera många deltagare samtidigt. Du behöver även skriva ner tider manuellt i antingen din dator eller på ett papper och sedan göra en resultatlista manuellt. Stoppursmetoden innebär många mänskliga misstag, men kan vara ett bra alternativ om du bara gör ett litet lopp på 20-30 personer, eftersom det är väldigt billigt.
Pris: 10-20 EUR (eller 0 kr om du använder stoppuret i din telefon!)
Använd en Tidtagningsapp för Motionslopp: Det finns några appar på marknaden nu som har tagit stoppursmetoden men digitaliserat den till en applikation som är lättare att manövrera (Kolla in RaceID Timing!). Du laddar upp din startlista i tidtagningsappen och startar loppet (om du använder RaceID Timing har du alla dina deltagare i appen automatiskt då systemet är anslutet till registrerings- och startlistan). Loppet rullar på i appen, och det enda du behöver göra är att klicka på varje deltagare när de passerar mållinjen. Resultatet och tiden registreras automatiskt. När du avslutar loppet har du en resultatlista genererad utan att behöva göra någonting manuellt!
Du kan även placera checkpoints längs banan för att ta mellantider. Du kan också lägga till assistenter till loppet med eget inlogg och begränsad åtkomst till vissa mellantider. Läs mer om RaceID Timing App här. Tidtagningsappar är ett utmärkt alternativ för lite mindre och medelstora lopp, och är vanligtvis billigt i jämförelse med andra mer avancerade tidtagningsmetoder. Denna metod rekommenderas dock inte för lopp med flera tusen deltagare eftersom det blir svårt att hinna med vid mållinjen.
Pris: Vanligtvis cirka 10-20 kr per deltagare (exempel, lopp för 200 personer: 2000 kr)
Chip- eller RFID Timing: för denna metod anlitar du vanligtvis en leverantör som sköter hela tidtagningen åt dig. Chiptidtagningsleverantören ställer upp portaler för start och mål (och eventuella mellantider du behöver) och tillhandahåller ett chip till varje deltagare (som de får i sitt startkit). Dessa chip avfyras när deltagarna passerar portalerna och registrerar automatiskt tid och resultat i en live resultatlista – vanligtvis publicerad online för åskådare att följa.
Cjiptidtagning är utmärkt och nästan nödvändigt för stora lopp på flera tusen deltagare. Det är vanligtvis pålitligt och kräver liten eller ingen ansträngning från dig som tävlingsledare om du hyr in tjänsten. Nackdelen är det dyra priset, eftersom du anlitar en tidtagningsexpert för dagen och även hårdvaran som krävs för genomförandet.
Pris: 2000 kr – 100 000 kr (beroende på loppets storlek, du betalar vanligtvis en fast kostnad för utrustningen och personal, och sedan en rörlig kostnad per deltagare för chip och startnummer)
Utrustning För Banmarkering
En av de viktigaste aspekterna för lopparrangemang är att markera banan ordentligt så att deltagarna vet vart de ska springa, cykla eller simma. Det kan du göra med rep, flaggor, vimplar, sprayfärg eller skyltar. Pris: Räkna minst 1000-2000 kr, beroende på hur lång din bana är.
Nummerlappar & Bibbar
Dina deltagare behöver vanligtvis en nummerlapp med deras startnummer, för att kunna identifieras. Om du använder chiptidtagning ingår de ibland i prispaketet då chippet kan integreras på baksidan av nummerlappen. Om inte, räkna med att betala cirka 20-30 kr per deltagare för startlappar eller bibbar. Om du arrangerar ett simlopp är ofta badmössan din nummerlapp, och för cykellopp så kan startnummer och chip behövas på både hjälmen och cykelramen.
Mat & Energi För Dina Deltagare
Som deltagare måste jag räkna med denna punkt som essentiell kostnad! Man brukar räkna med att få i sig åtminstone lite vatten eller sportdryck längs banan, och oftast också någon form av energi som bars, frukt eller gels.
Räkna med att spendera några kronor per deltagare på mat och energi, samt en budget för las eller sätt annat sätt att servera energi och dryck längs banan.
Att erbjuda deltagarna en enkel måltid efter loppet är också populärt och du kan göra detta genom att bjuda in försäljare till din arena för att spara på kostnaderna. Du kan också hitta en passande sponsor som kanske vill tillhandahålla sina produkter gratis som en del av en marknadsföringskampanj.
Marknadsföring För Loppet
Om du inte har några deltagare, har du inget lopp. Du kommer att behöva spendera lite pengar (eller åtminstone tid och energi) för att marknadsföra ditt lopp. Få idéer och en komplett marknadsföringsplan för ditt lopp i det här inlägget.
Pris: 1000-50 000 kr (självklart beroende på loppets storlek och dina ambitioner!)
Anmälningsverktyg För Ditt Lopp
Du behöver ett sätt för deltagarna att anmäla sig och betala för ditt lopp. I dagens digitaliserade värld förväntar sig de flesta att kunna anmäla sig och betala via nätet. Detta säkerställer också att varje deltagare har betalat innan de ens kommit in i din startlista. Det finns flera leverantörer att välja mellan – och betalningsavgifterna som Visa och Mastercard eller annan betalningsleverantör kräver, är vanligtvis en del av priset för att använda en sådan plattform. Se till att din leverantör är specialbyggd för att hantera motionslopp och deltagare. Det gör det mycket enklare då du kan få automatiska startlistor och koppling till tidtagning, jämfört med att använda en allmän registreringstjänst som Eventbrite eller liknande verktyg. Kolla in RaceID-anmälningsverktyg för mer information.
Pris: vanligtvis ett rörligt pris på runt 5-10% av din anmälningsavgift per deltagare.
Ett budgetalternativ till är att helt enkelt använda e-post eller ett Google-formulär som deltagarna kan fylla i och anmäla sig. Men du måste då se till att du samlar in betalningar vid sidan av genom banköverföring eller swish, och det kan vara krångligt att para ihop betalningar med vem som står i startlistan och det kan ta tid att hålla reda på samt att jaga de som inte betalat…
Kostnader För Din Lopparena
Du måste skapa någon form av tävlingsarena som är “hemmet” för ditt lopp och ge en plats för deltagare och åskådare att umgås. Detta kan kosta lite pengar eftersom du kan behöva hyra stolar, bord och tält etc. Du kan också hålla denna kostnad låg, genom att låna eller ta med stolar från ditt hus eller grannar om du anordnar ett mindre evenemang. Du kan också behöva betala för ett hyra av lokaler etc beroende på vart ditt lopp äger rum.
Pris: 1000 kr - 50 000 kr
Valfria kostnader för motionslopp
Trycksaker Och Marknadsföring På Arenan
Om du menar allvar med ditt evenemang och märke, tryck din logotyp och på några fina flaggor att sätta upp runt din tävlingsarena. Detta kan kosta lite pengar, men det gör stor skillnad för intrycket och professionaliteten!
Pris: 1000 – 20 000 kr (beroende på vilken typ av material du behöver, vanligtvis kostar en tryckt flagga 50-100 EUR)
Kläder, Finisher T-Shirts Och Priser Till Pallen
En mycket trevlig detalj är att ge dina deltagare en t-shirt eller annat föremål som souvenir från loppet. Detta gynnar dig också för framtida marknadsföringsändamål, eftersom du kommer att ha vandrande reklam för ditt lopp när dina deltagare använder tröjorna eller varorna på hemmaplan efter loppet. Se till att du även har några fina priser till topp-3 resultaten i loppet – prispengar kan hjälpa dig att attrahera eliten.
Pris: 100-300 kr per t-shirt
Personal Och Funktionärer
Om ditt lopp är större än 100 personer blir det svårt att göra allt själv. Du måste antingen ekrytera volontärer som jobbar åt dig gratis eller anställa ett team som hjälper dig. Detta kan variera mycket, så du måste kontrollera löpande priser för timlöner i ditt område.
Du bör även se över vilken typ av personal och utrustning som behövs av säkerhetsskäl – gör en Risk Assessment av ditt lopp och se vad du behöver spendera pengar på (kanske behövs läkare och utryckningspersonal på plats till exempel!).
Hur man gör en budget för ett motionslopp
Nu när du har en översikt av de olika delarna i din budget är det dags att uppskatta kostnaderna och sätta ihop en första kalkyl för ditt lopp. Använd budgetmallen ovan och lägg till dina förväntade kostnader. Du kan laborera med antalet deltagare du behöver för att inte gå back, och jämföra det med olika anmälningsavgifter för att se ett potentiellt slutresultat. I mallen anger du bara olika uppskattade siffror i dessa celler, och den totala summan uppdateras automatiskt. Se till att du inte gör en förlust och lägg lite marginal på din anmälningsavgift – det är alltid bra att ha lite buffert för oväntade händelser!
Ett bra sätt att få en större inkomst eller få hjälp med kostnader är att skaffa sponsorer till ditt lopp. Sponsorer kan antingen hjälpa dig genom att ge pengar i utbyte mot att deras varumärke visas i samband med ditt evenemang på olika sätt, eller tillhandahålla material där seras varumärke presenteras (som flaggor, priser eller startportaler till exempel).
Lycka till, och säg till om du vill prata om ditt lopp. Vi är ett team av idrottare och före-detta arrangörer, så vi tar gärna ett zoom-samtal och hjälper dig planera! Boka ett gratis möte.
