Wie viel kostet es, ein Rennen zu organisieren?
Vielleicht denken Sie darüber nach, Ihr eigenes Rennen zu veranstalten, und fragen sich, was das kosten wird. Die Antwort kann unterschiedlich ausfallen, denn sie hängt von vielen Faktoren ab - wie groß Ihre Veranstaltung ist, was Sie den Teilnehmern bieten wollen, ob Sie planen, die Kosten mit Sponsoren zu verrechnen und vieles mehr. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht über die Kosten, die bei der Organisation von Wettkämpfen jeder Art und in jeder Sportart anfallen können, beginnend mit den erforderlichen oder wesentlichen Kosten und gefolgt von den optionalen Posten.
Hier finden Sie auch eine praktische Budgetvorlage, die Sie herunterladen können, um mit Ihren Zahlen herumzuspielen (für Veranstalter, die zum ersten Mal ein Rennen veranstalten, oder für etablierte Veranstalter, die ihre Organisation überdenken wollen):
Notwendige Kosten für eine Veranstaltung im Freien
Zeitmessung
Die Definition eines Rennens besteht darin, einen Wettbewerb zu veranstalten und einen Sieger zu ermitteln. Bei 90 % der Veranstaltungen bedeutet dies, dass Sie die Zielzeit Ihrer Teilnehmer verfolgen und aufzeichnen müssen. Vielleicht ist Ihre Veranstaltung eher ein gemeinsames Erlebnis und Abenteuer, dann können Sie diesen Teil auslassen. Aber wenn Sie es ein Rennen nennen, erwarten die Teilnehmer in der Regel ein Ergebnis. Hier sind einige Optionen für die Zeitmessung, in der Reihenfolge von preiswert bis teuer:
Old School Stoppuhr: Dies ist die einfachste Methode, um die Zeiten bei Ihrem Rennen zu erfassen. Kaufen Sie eine Stoppuhr (in jedem Sportgeschäft oder bei amazon). Starten Sie damit das Rennen und drücken Sie den Knopf für jeden Finisher an der Ziellinie. Sie sollten vielleicht 2 Stoppuhren am Start starten, damit Sie eine Reserve haben, falls Sie die erste versehentlich anhalten. Die Zeitmessung mit der Stoppuhr ist sehr riskant, da man leicht verwirrt wird und die falschen Knöpfe drückt, und es gibt keine "Strg+z"- oder Zurück-Taste, mit der man das korrigieren kann. Außerdem ist es sehr anstrengend und man kann nicht mit vielen Teilnehmern gleichzeitig umgehen. Außerdem müssten Sie die Zeiten manuell in Ihren Computer oder auf ein Blatt Papier eintragen und dann selbst eine Ergebnisliste erstellen. Die Stoppuhr-Methode ist anfällig für viele menschliche Fehler, kann aber eine gute Option sein, wenn Sie nur einen kleinen Textlauf mit 20-30 Personen durchführen, da sie sehr billig ist.
Preis: 10-20 EUR
Verwenden Sie eine Zeitmessungs-App: Es gibt inzwischen einige Zeitmessungsanwendungen auf dem Markt, die die Stoppuhr-Methode übernommen, aber in eine Anwendung digitalisiert haben, die einfacher zu handhaben ist (sehen Sie sich die RaceID Timing App an!). Das funktioniert so, dass Sie Ihre Startliste (wenn Sie RaceID Timing verwenden, haben Sie alle Ihre registrierten Rennen automatisch in der App, da das System mit der Registrierungs- und Startliste verbunden ist) in die Zeitnahme-App hochladen und das Rennen starten. Das Rennen läuft in der App ab, und Sie müssen nur auf jeden Läufer klicken, wenn er die Ziellinie überquert - das Ergebnis und die Zeit werden automatisch aufgezeichnet. Wenn Sie das Rennen beenden, wird eine Ergebnisliste erstellt, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Sie können sich im Vorfeld vorbereiten und entlang der Strecke Kontrollpunkte für die Messung von Zwischenzeiten einrichten. Über individuelle Konten und Konten mit beschränktem Zugang können Sie auch Assistenzzeitnehmern erlauben, mit Ihnen an dem Rennen zu arbeiten. Lesen Sie hier mehr über die RaceID Timing App. Zeitmessungs-Apps sind eine großartige Option für kleinere Rennen und im Vergleich zu anderen, anspruchsvolleren Zeitmessungsmethoden in der Regel günstig. Allerdings ist diese Methode nicht für Rennen mit mehreren tausend Teilnehmern zu empfehlen, da Sie nicht alle im Ziel einholen können.
Preis: In der Regel etwa 1 EUR pro Teilnehmer (Beispiel, Rennen für 200 Personen: 200 EUR)
Chip- oder rfid-Zeitmessung: Bei dieser Methode beauftragen Sie in der Regel einen Anbieter, der die gesamte Zeitmessung für Sie übernimmt. Bei der Chip-Zeitnahme richtet der Anbieter Portale für den Start und das Ziel ein (sowie alle von Ihnen benötigten Zwischenzeiten) und stellt jedem Teilnehmer Chips zur Verfügung. Diese Chips werden gezündet, wenn die Teilnehmer die Portale passieren, und die Zeit und die Ergebnisse werden automatisch in eine Live-Ergebnisliste eingetragen, die in der Regel online veröffentlicht wird, damit die Zuschauer sie verfolgen können.
Diese Methode der Zeitmessung ist großartig und bei großen Rennen mit mehreren tausend Teilnehmern fast unverzichtbar. Sie ist in der Regel zuverlässig und erfordert von Ihnen als Rennleiter wenig bis gar keinen Aufwand, wenn Sie den Service mieten. Der Nachteil dieser Methode ist, dass sie teuer ist, da ein Zeitmessungsexperte für den Tag und die erforderliche Hardware angeheuert werden muss.
Preis: 2000 EUR bis 10 000 EUR (je nach Größe des Rennens)
Ausrüstung für die Markierung der Strecke
Ein sehr wichtiger Punkt ist die richtige Markierung der Strecke, damit die Teilnehmer wissen, wo sie hinmüssen. Sie können dies mit Seilen, Fahnen, Sprühfarbe oder Schildern tun. Rechnen Sie mit mindestens 100-200 EUR, je nachdem, wie lang Ihre Strecke ist.
Startnummern & Startnummern
Ihre Teilnehmer benötigen normalerweise ein Schild mit ihrer Startnummer, um identifiziert zu werden. Wenn Sie die Zeitmessung per Chip nutzen, sind diese manchmal inbegriffen, da der Chip auf der Rückseite des Schildes integriert werden kann. Wenn nicht, müssen Sie mit Kosten von etwa 2 EUR pro Teilnehmer für Startnummern oder Nummernschilder rechnen.
Nahrung und Energie für Ihre Rennfahrer
Vielleicht ist dieser Teil nicht unbedingt notwendig - aber als Sportler, der diesen Beitrag schreibt, habe ich beschlossen, ihn mit aufzunehmen! Als Rennfahrer erwartet man in der Regel, dass man zumindest Wasser oder Sportgetränke entlang der Strecke bekommt, und normalerweise auch irgendeine Art von Energie.
Rechnen Sie mit einigen Cent pro Teilnehmer für Verpflegung und Energie sowie mit einem Budget für Becher oder Möglichkeiten zum Servieren des Essens auf der Strecke.
Die Verpflegung der Teilnehmer nach dem Rennen ist ebenfalls sehr beliebt, und Sie können dazu auch Anbieter in Ihre Arena einladen, um Kosten zu sparen. Sie können auch Ernährungssponsoren finden, die ihre Produkte im Rahmen einer Marketingkampagne kostenlos zur Verfügung stellen möchten.
Marketing für Ihr Rennen
Wenn Sie keine Teilnehmer haben, haben Sie kein Rennen. Sie müssen etwas Geld (oder zumindest Zeit und Energie) aufwenden, um Ihr Rennen zu vermarkten. In diesem Beitrag finden Sie Ideen und einen kompletten Marketingplan für Ihr Rennen in diesem Beitrag.
Preis: 100-5000 EUR
Registrierungssoftware & Online-Zahlungen
Sie brauchen eine Möglichkeit für die Teilnehmer, sich anzumelden und für Ihr Rennen zu bezahlen. In der heutigen hochdigitalisierten Welt erwarten die meisten Teilnehmer, dass sie sich online anmelden und bezahlen. So können Sie auch sicherstellen, dass jeder Teilnehmer bezahlt hat, bevor er sich in die Startliste einträgt. Es stehen mehrere Anbieter zur Auswahl - und die Bearbeitungskosten, die Visa und Mastercard oder andere Zahlungsanbieter verlangen, sind in der Regel Teil der Gebühr für die Nutzung einer solchen Plattform. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Registrierungsanbieter speziell für die Abwicklung von Outdoor-Veranstaltungen und Rennfahrern ausgelegt ist. Das macht es viel einfacher, da Sie automatische Startlisten erhalten können, als wenn Sie einen allgemeinen Anmeldedienst wie eventbrite oder ähnliche Tools verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter RaceID-Registrierungsfunktionen.
Preis: in der Regel etwa 5-10 % der Anmeldegebühr pro Teilnehmer.
Eine kostengünstige Alternative zu Tools für die Rennanmeldung ist die Verwendung von E-Mails oder eines Google-Formulars, in das sich die Teilnehmer eintragen können. Allerdings müssen Sie dann sicherstellen, dass Sie die Zahlungen nebenbei per Banküberweisung auf Ihr Konto einziehen, und es kann mühsam sein, die Zahlungen mit den Teilnehmern auf der Startliste abzugleichen und diejenigen zu verfolgen, die nicht zahlen....
Arena Einrichtungskosten
Sie müssen eine Art Rennarena einrichten einrichten, um den Austragungsort Ihres Rennens zu markieren und einen Ort zu schaffen, an dem sich Teilnehmer und Zuschauer aufhalten können. Das kann ein bisschen Geld kosten, da Sie eventuell Saiblinge, Tische, Zelte usw. mieten müssen. Sie können diese Kosten auch niedrig halten, indem Sie Stühle von zu Hause oder von Nachbarn leihen oder mitbringen, wenn Sie eine kleinere Veranstaltung organisieren. Möglicherweise müssen Sie auch für die Miete oder Anmietung Ihres Veranstaltungsraums bezahlen.
Preis: 100- 5000 EUR
Optionale Kosten für eine Outdoor-Veranstaltung
Gedrucktes Material und Branding für die Arena
Wenn Sie es mit Ihrer Veranstaltung ernst meinen, drucken Sie Ihr Logo und ein paar schöne Fahnen, die Sie rund um das Renngelände aufhängen können. Das kann ein bisschen Geld kosten, aber es macht einen großen Unterschied für das Rennambiente!
Preis: 100-2000 EUR (je nach Art des Materials, das Sie benötigen, kostet eine gedruckte Fahne normalerweise 50-100 EUR)
Merchandise, Preise und Finisher-T-Shirts
Ein sehr nettes Detail ist, dass Ihre Rennfahrer ein Marken-T-Shirt oder einen anderen Artikel als Erinnerung an das Rennen erhalten. Dies kommt Ihnen auch für künftige Marketingzwecke zugute, da Sie Werbung für Ihr Rennen machen können, wenn Ihre Teilnehmer die T-Shirts oder Artikel in ihrem Training oder in ihrer Freizeit verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie auch einige tolle Preise für die Top-3-Ergebnisse des Rennens bereithalten - Preisgelder können Ihnen helfen, die Elite anzuziehen.
Preis: 10-30 EUR pro T-Shirt
Mitarbeiter & Freiwillige
Wenn Ihr Rennen mehr als 100 Personen umfasst, wird es schwierig, alles selbst zu organisieren. Sie müssen dann entweder Freiwillige rekrutieren die kostenlos für Sie arbeiten, oder ein Team einstellen, das Ihnen hilft. Da dies sehr unterschiedlich sein kann, müssen Sie sich über die üblichen Stundensätze in Ihrer Region informieren.
Sie sollten auch die Art des Personals und der Ausrüstung überprüfen, die aus Sicherheitsgründen benötigt werden - erstellen Sie eine Risikobewertung Ihres Rennens und sehen Sie, wofür Sie Geld ausgeben müssen (vielleicht werden z. B. Ärzte und Notfallpersonal vor Ort benötigt!)
Wie man ein Budget für ein Langstreckenrennen aufstellt
Nun, da Sie eine Vorstellung von den verschiedenen Teilen Ihres Budgets haben, ist es an der Zeit, die Kosten zu schätzen und eine erste Kalkulation für Ihren Business Case zu erstellen. Verwenden Sie die Budgetvorlage und fügen Sie die oben dargestellten voraussichtlichen Kosten hinzu. Sie können mit der Anzahl der Teilnehmer spielen, die Sie benötigen, um kostendeckend zu arbeiten, und diese mit verschiedenen Anmeldegebühren vergleichen, um zu sehen, wie Sie abschneiden würden. In der Vorlage geben Sie einfach verschiedene Zahlen für diese Zellen ein, und die Gesamtsummen werden aktualisiert. Vergewissern Sie sich, dass Sie keinen Verlust machen, und legen Sie einen gewissen Spielraum für die Anmeldegebühr fest - es ist immer gut, einen gewissen Puffer für unerwartete Ereignisse zu haben!
Eine gute Möglichkeit, etwas mehr Geld zu verdienen oder Hilfe bei den Kosten zu bekommen, ist Sponsoren für Ihr Rennen zu finden. Sponsoren können Ihnen entweder helfen, indem sie Bargeld im Austausch dafür geben, dass ihre Marke in Verbindung mit Ihrer Veranstaltung auf verschiedene Weise präsentiert wird, oder sie stellen Material mit ihrem Branding zur Verfügung (z. B. Fahnen oder Startportale).
Viel Glück, und lassen Sie es uns wissen, wenn Sie über Ihre Rennvorbereitung sprechen möchten. Wir sind ein Team von Sportlern und ehemaligen Rennleitern und freuen uns immer, mit Ihnen über Rennen zu sprechen! Buchen Sie ein Treffen.
