Combien coûte l'organisation d'une course ?
Vous envisagez peut-être d'organiser votre propre course et vous vous demandez combien cela vous coûtera. La réponse peut être variée, car elle dépend de nombreux facteurs - l'ampleur de votre événement, ce que vous voulez offrir aux participants, si vous envisagez de compenser les coûts par des sponsors, etc. Dans cet article, nous vous aidons à ventiler les coûts qui peuvent être impliqués dans l'organisation de tout type de course, quel que soit le sport, en commençant par les coûts obligatoires ou essentiels et en poursuivant par les éléments facultatifs.
Voici également un modèle de budget pratique, que vous pouvez télécharger afin de pouvoir jouer avec vos chiffres (pour les organisateurs de courses pour la première fois ou pour les organisateurs établis qui souhaitent repenser leur organisation) :
Coûts essentiels pour un événement en plein air
Chronométrage
La définition d'une course est de concourir et de désigner un vainqueur. Pour 90 % des événements, cela signifie qu'il faut suivre et enregistrer le temps d'arrivée de vos coureurs. Si votre événement est plutôt une expérience et une aventure communes, vous pouvez sauter cette étape. Mais si vous appelez cela une course, les participants s'attendent généralement à obtenir un résultat. Voici quelques options pour le chronométrage, par ordre de prix, du plus bas au plus élevé :
Chronomètre à l'ancienne : C'est le moyen le plus simple d'enregistrer les temps de votre course. Achetez un chronomètre (dans n'importe quel magasin de sport ou sur amazon). Utilisez-le pour démarrer la course et appuyez sur le bouton pour chaque finisher sur la ligne d'arrivée. Vous pouvez démarrer deux chronomètres au départ, afin d'avoir une solution de secours au cas où vous arrêteriez le premier par erreur. Quoi qu'il en soit, le chronométrage par chronomètre est très risqué car il est facile de se tromper et d'appuyer sur les mauvais boutons, et il n'y a pas de bouton "contrôle+z" ou de bouton "retour" pour corriger la situation. C'est également très stressant et vous ne pouvez pas gérer plusieurs participants à la fois. Vous devez également noter manuellement les temps dans votre ordinateur ou sur une feuille de papier, puis dresser vous-même la liste des résultats. La méthode du chronomètre est sujette à de nombreuses erreurs humaines, mais peut être une bonne option si vous n'organisez qu'une petite course de texte de 20 à 30 personnes, car elle est très bon marché.
Prix : 10-20 EUR
Utilisez une application de chronométrage : Il existe quelques applications de chronométrage sur le marché qui ont repris la méthode du chronomètre mais l'ont numérisée dans une application plus facile à utiliser (voir l'application de chronométrage RaceID !). Le fonctionnement est le suivant : vous téléchargez votre liste de départ (si vous utilisez RaceID Timing, vous aurez automatiquement toutes vos courses enregistrées dans l'application car le système est connecté à la liste d'inscription et de départ) dans l'application de chronométrage et vous commencez la course. La course se déroule dans l'application, et la seule chose que vous ayez à faire est de cliquer sur chaque coureur lorsqu'il franchit la ligne d'arrivée - le résultat et le temps sont enregistrés automatiquement. Lorsque vous terminez la course, une liste de résultats est générée sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
Vous pouvez vous préparer à l'avance et placer des points de contrôle le long du parcours pour prendre les temps intermédiaires. Vous pouvez également autoriser des assistants chronométreurs à travailler sur la course avec vous, grâce à des comptes individuels et à accès limité. Pour en savoirplus sur l'application de chronométrage RaceID, cliquez ici. Les applications de chronométrage sont une excellente option pour les courses un peu moins importantes et sont généralement bon marché par rapport à d'autres méthodes de chronométrage de haut niveau. Toutefois, cette méthode n'est pas recommandée pour les courses comptant plusieurs milliers de participants, car vous ne pourrez pas tous les rattraper à la ligne d'arrivée.
Prix : En général, environ 1 EUR par coureur (exemple : course pour 200 personnes : 200 EUR).
Chronométrage par puce ou rfid : Pour cette méthode, vous faites généralement appel à un prestataire qui se charge de toute l'opération de chronométrage pour vous. Avec le chronométrage par puce, le fournisseur installe des portails pour le départ et l'arrivée (et tout autre temps intermédiaire dont vous avez besoin), et fournit des puces à chaque coureur. Ces puces se déclenchent lorsque les coureurs passent devant les portails et enregistrent automatiquement le temps et les résultats dans une liste de résultats en direct - généralement publiée en ligne pour que les spectateurs puissent la suivre.
Cette méthode de chronométrage est excellente et presque obligatoire pour les grandes courses de plusieurs milliers de personnes. Elle est généralement fiable et ne nécessite que peu ou pas d'efforts de votre part en tant que directeur de course si vous louez le service. En revanche, cette méthode est coûteuse car elle implique l'embauche d'un expert en chronométrage pour la journée ainsi que le matériel nécessaire.
Prix : 2000 EUR à 10 000 EUR (en fonction de la taille de la course)
Matériel pour le marquage du parcours
Un poste qui est très important, est de marquer le parcours correctement pour que les coureurs sachent où aller. Vous pouvez le faire avec des cordes, des drapeaux, de la peinture en bombe ou des panneaux. Comptez environ 100-200 EUR au moins, en fonction de la longueur de votre parcours.
Dossards et numéros de départ
Vos coureurs ont généralement besoin d'un panneau sur lequel figure leur numéro de départ pour être identifiés. Si vous utilisez le chronométrage par puce, ils sont parfois inclus car la puce peut être intégrée à l'arrière du panneau. Sinon, comptez payer environ 2 EUR par participant pour les dossards ou les plaques d'identification.
Nourriture et énergie pour vos coureurs
Cette partie n'est peut-être pas toujours essentielle - mais en tant qu'athlète rédigeant ce billet, j'ai décidé de l'inclure ! En tant que coureur, vous vous attendez généralement à recevoir au moins de l'eau ou des boissons sportives le long du parcours, et généralement aussi une sorte d'énergie.
Prévoyez de dépenser quelques centimes par coureur pour la nourriture et l'énergie, ainsi qu'un budget pour les tasses ou les moyens de servir la nourriture sur le parcours.
Offrir de la nourriture aux coureurs après la course est également très populaire et vous pouvez le faire en invitant des vendeurs dans votre arène afin de réduire les coûts. Vous pouvez également trouver des sponsors dans le domaine de la nutrition qui pourraient vouloir offrir leurs produits gratuitement dans le cadre d'une campagne de marketing.
Marketing pour votre course
Si vous n'avez pas de coureurs, vous n'avez pas de course. Vous devrez dépenser de l'argent (ou au moins du temps et de l'énergie) pour commercialiser votre course. Vous trouverez des idées et un unplan de marketing complet pour votre course dans cet article.
Prix : 100-5000 EUR
Logiciel d'enregistrement et paiements en ligne
Vous aurez besoin d'un moyen pour permettre aux participants de s'inscrire et de payer pour votre course. Dans le monde hautement numérisé d'aujourd'hui, la plupart des coureurs s'attendent à s'inscrire et à payer en ligne. Cela vous permet également de vous assurer que chaque coureur a payé avant même de s'inscrire sur la liste de départ. Il existe plusieurs fournisseurs parmi lesquels choisir - et les frais de traitement exigés par Visa et Mastercard ou tout autre fournisseur de paiement font généralement partie des frais d'utilisation d'une telle plateforme. Assurez-vous que votre fournisseur de services d'inscription est spécialement conçu pour gérer des événements et des coureurs en plein air. Cela facilite grandement les choses car vous pouvez obtenir des listes de départ automatiques, par rapport à l'utilisation d'un service d'inscription général tel que eventbrite ou d'autres outils similaires. Consultez les caractéristiques d'inscription de RaceID pour plus d'informations.
Prix : généralement autour de 5-10% de vos frais d'inscription par coureur.
Une alternative économique aux outils d'inscription aux courses consiste à utiliser simplement le courrier électronique ou un formulaire Google pour permettre aux participants de s'inscrire. Cependant, vous devez alors vous assurer de collecter les paiements par virement bancaire sur votre compte, et il peut être fastidieux d'associer les paiements aux personnes figurant sur la liste de départ et de poursuivre ceux qui ne paient pas....
Coûts d'installation de l'arène
Vous devrez créer une sorte d'arène de course pour marquer le lieu d'accueil de votre course et fournir un endroit où les coureurs et les spectateurs pourront se retrouver. Cela peut coûter un peu d'argent, car vous devrez peut-être louer des chaises, des tables, des tentes, etc. Vous pouvez également réduire ces coûts en empruntant ou en apportant des chaises de votre maison ou de vos voisins si vous organisez un événement de moindre envergure. Vous devrez peut-être aussi payer un bail ou une location pour l'espace de votre arène.
Prix : 100- 5000 EUR
Coûts optionnels pour un événement en plein air
Matériel imprimé et image de marque pour l'arène
Si vous prenez votre événement au sérieux, imprimez votre logo et de jolis drapeaux que vous placerez autour de l'arène de la course. Cela peut coûter un peu d'argent, mais cela fait une grande différence dans l'ambiance de la course !
Prix : 100-2000 EUR (en fonction du type de matériel dont vous avez besoin, généralement un drapeau imprimé coûte 50-100 EUR)
Marchandise, prix et t-shirts de finisseur
Un détail très appréciable est que vos coureurs reçoivent un t-shirt de marque ou un autre article en souvenir de la course. Cela vous sera également utile à des fins de marketing futur, car vous aurez des publicités pour votre course qui circuleront lorsque vos coureurs utiliseront les t-shirts ou les articles dans le cadre de leur entraînement ou de leurs loisirs. Veillez également à offrir des prix intéressants pour les trois premiers de la course - l'argent des prix peut vous aider à attirer l'élite.
Prix : 10-30 EUR par t-shirt
Personnel et bénévoles
Si votre course compte plus de 100 personnes, il devient difficile de tout faire soi-même. Vous devrez soit recruter des bénévoles qui travailleront gratuitement pour vous, soit engager une équipe pour vous aider. Cela peut varier considérablement, vous devrez donc vérifier les taux de salaire horaire en vigueur dans votre région.
Vous devez également examiner le type de personnel et d'équipement nécessaires pour des raisons de sécurité. évaluation des risques de votre course et voyez ce pour quoi vous devez dépenser de l'argent (peut-être que des médecins et du personnel d'urgence sont nécessaires sur place, par exemple !)
Comment établir un budget pour une course d'endurance
Maintenant que vous avez une idée des différentes parties de votre budget, il est temps d'estimer les coûts et d'établir un premier calcul pour votre analyse de rentabilité. Utilisez le modèle de budget et ajoutez les coûts prévus présentés ci-dessus. Vous pouvez jouer avec le nombre de participants dont vous avez besoin pour atteindre le seuil de rentabilité, et le comparer à différents frais d'inscription pour voir comment vous vous en sortiriez. Dans le modèle, il vous suffit d'entrer des chiffres différents pour ces cellules, et les sommes totales seront mises à jour. Assurez-vous que vous ne subirez pas de perte et prévoyez une marge sur vos frais d'inscription. Il est toujours bon d'avoir une marge pour les imprévus !
Un bon moyen d'obtenir un peu plus de revenus ou une aide pour couvrir les frais consiste à d'obtenir des sponsors pour votre course. Les sponsors peuvent vous aider en vous donnant de l'argent en échange de la présentation de leur marque en association avec votre événement de différentes manières, ou en fournissant du matériel portant leur marque (comme des drapeaux ou des portails de départ, par exemple).
Bonne chance et n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez discuter de l'organisation de votre course. Nous sommes une équipe d'athlètes et d'anciens directeurs de course, nous sommes donc toujours heureux de parler de courses avec vous ! Prendre rendez-vous.
