¿Cuánto cuesta organizar una carrera? 

Quizá esté pensando en organizar su propia carrera y se pregunte cuánto le costará hacerlo. La respuesta puede ser variada, ya que depende de muchos factores: la envergadura de tu evento, lo que quieras ofrecer a los participantes, si piensas compensar los costes a los patrocinadores y mucho más. En este artículo, te ayudamos con un desglose de los costes que puede conllevar la organización de cualquier tipo de carrera en cualquier deporte, empezando por los costes obligatorios o esenciales y siguiendo por los elementos opcionales. 

Aquí tienes también una práctica plantilla de presupuesto, que puedes descargarte para jugar con tus números (para organizadores de carreras noveles o para los ya establecidos que quieran replantearse su organización): 

Costes esenciales para un evento al aire libre

Cronometraje 

La definición de una carrera es competir y seleccionar un ganador. Para el 90% de los eventos, esto significa llevar la cuenta y registrar el tiempo de llegada de los corredores. Tal vez su evento sea más una experiencia conjunta y una aventura, y entonces puede saltarse esta parte. Pero si lo llamas carrera, los participantes suelen esperar obtener un resultado. Aquí tienes algunas opciones para el cronometraje, por orden de precio de menor a mayor:

Cronómetro de la vieja escuela: esta es la forma más sencilla de registrar los tiempos en tu carrera. Compra un cronómetro (en cualquier tienda de deportes o en Amazon). Úsalo para empezar la carrera y pulsa el botón para cada finisher en la línea de meta. Es posible que quieras poner en marcha 2 cronómetros en la salida, para tener una copia de seguridad en caso de que detengas por error el primero. De todos modos, cronometrar con cronómetro es muy arriesgado, ya que es fácil confundirse y pulsar los botones equivocados, y no hay ningún botón de "control+z" o de retroceso con el que puedas solucionarlo. También es muy estresante y no puedes manejar a muchos participantes a la vez. También tendrías que anotar manualmente los tiempos en el ordenador o en un papel, y luego hacer tú mismo la lista de resultados. El método del cronómetro es propenso a muchos errores humanos, pero puede ser una buena opción si sólo vas a hacer una pequeña carrera de texto de 20-30 personas, ya que es muy barato.

Precio: 10-20 EUR 

Utiliza una aplicación de cronometraje: Hay algunas aplicaciones de cronometraje en el mercado que han tomado el método del cronómetro pero lo han digitalizado en una aplicación que es más fácil de manejar (echa un vistazo a la aplicación de cronometraje RaceID). Cómo funciona esto es que usted carga su lista de salida (si utiliza RaceID Timing, tendrá todas sus carreras registradas en la aplicación de forma automática ya que el sistema está conectado a la lista de registro y de salida) en la aplicación de cronometraje y comienza la carrera. La carrera se desarrolla en la app, y lo único que tienes que hacer es pulsar sobre cada corredor a medida que cruza la línea de meta: el resultado y el tiempo se registran automáticamente. Cuando termines la carrera, tendrás una lista de resultados generada sin tener que hacer nada.

Puedes prepararte de antemano y colocar puntos de control a lo largo del recorrido para tomar los tiempos parciales. También puedes permitir que asistentes de cronometraje trabajen en la carrera contigo, a través de cuentas individuales y de acceso limitado. Más información sobre la aplicación de cronometraje RaceID aquí. Las aplicaciones de cronometraje son una gran opción para carreras un poco más pequeñas, y suelen ser baratas en comparación con otros métodos de cronometraje de más alto nivel. Sin embargo, este método no es recomendable para carreras con varios miles de participantes, ya que no podrás alcanzarlos a todos en la línea de meta.

Precio: Normalmente alrededor de 1 EUR por corredor (ejemplo, carrera para 200 personas: 200 EUR).

Cronometraje por chip o rfid: Para este método, normalmente se contrata a un proveedor que se encarga de toda la operación de cronometraje por usted. Con el cronometraje por chip, el proveedor instala portales para la salida y la meta (y cualquier tiempo intermedio que necesite), y proporciona chips a cada corredor. Estos chips se disparan cuando los corredores pasan por los portales, y registran automáticamente el tiempo y los resultados en una lista de resultados en directo, que suele publicarse en línea para que los espectadores puedan seguirla.

Este método de cronometraje es estupendo y casi obligatorio para las grandes carreras de varios miles de personas. Suele ser fiable y requiere poco o ningún esfuerzo por tu parte como director de carrera si alquilas el servicio. En el lado de los contras, este método es caro, ya que implica la contratación de un experto en cronometraje para el día, así como el hardware necesario. 

Precio: de 2000 EUR a 10 000 EUR (dependiendo del tamaño de la carrera) 

Equipo para marcar el recorrido

Un puesto que es muy importante, es marcar el recorrido adecuadamente para que los corredores sepan por dónde ir. Puedes hacerlo con cuerdas, banderas, pintura en spray o señales. Cuenta con unos 100-200 euros como mínimo, dependiendo de la longitud de tu recorrido. 

Dorsales y números de salida

Sus corredores suelen necesitar un cartel con su número de salida para ser identificados. Si utilizas el cronometraje por chip, a veces está incluido, ya que el chip puede integrarse en la parte posterior del cartel. Si no es así, cuente con pagar unos 2 euros por participante para los dorsales o placas de salida. 

Alimentación y energía para sus corredores

Quizá esta parte no sea siempre esencial, pero como atleta que escribe este post, he decidido incluirla. Como corredor, normalmente esperas conseguir al menos agua o bebidas deportivas a lo largo del recorrido, y normalmente también algún tipo de energía. 

Calcule gastar unos céntimos por corredor en comida y energía, así como un presupuesto para vasos o formas de servir la comida en el recorrido. 

Ofrecer comida a los corredores después de la carrera también es muy popular, y puedes hacerlo invitando a vendedores a tu estadio para ahorrar costes. También puedes encontrar patrocinadores de nutrición que quieran ofrecer sus productos gratis como parte de una campaña de marketing. 

Marketing para su carrera

Si no tienes corredores, no tienes carrera. Tendrás que gastar algo de dinero (o al menos tiempo y energía) para comercializar tu carrera. Obtenga ideas y un plan de marketing completo para tu carrera.

Precio: 100-5000 EUR

Software de registro y pagos en línea

Necesitarás una forma de que los participantes se inscriban y paguen por tu carrera. En un mundo tan digitalizado como el actual, la mayoría de los corredores esperan poder inscribirse y pagar en línea. Esto también le garantiza que cada corredor ha pagado incluso antes de entrar en la lista de salida. Hay varios proveedores entre los que elegir, y los costes de procesamiento que exigen Visa y Mastercard o cualquier proveedor de pagos suelen formar parte de la tarifa por utilizar una plataforma de este tipo. Asegúrate de que tu proveedor de inscripciones está especialmente diseñado para gestionar eventos y corredores al aire libre. Esto facilita mucho las cosas, ya que puedes obtener listas de salida automáticas, en comparación con el uso de un servicio de inscripción general como eventbrite o herramientas similares. Echa unvistazo a las características de registro RaceID para obtener más información.

Precio: suele ser alrededor del 5-10% de la cuota de inscripción por corredor. 

Una alternativa económica a las herramientas de inscripción es utilizar simplemente el correo electrónico o un formulario de Google para que los participantes se inscriban. Sin embargo, luego tienes que asegurarte de cobrar los pagos por transferencia bancaria a tu cuenta, y puede ser un lío emparejar los pagos con quién está en la lista de salida y perseguir a los que no pagan..... 

Costes de instalación del estadio

Tendrá que crear una especie de estadio que sirva de sede a la carrera y de lugar de reunión para corredores y espectadores. Esto puede costar algo de dinero, ya que puede que tengas que alquilar tablas, mesas, carpas, etc. También puedes mantener este coste bajo, pidiendo prestadas o trayendo sillas de tu casa o de tus vecinos si organizas un evento más pequeño. También es posible que tengas que pagar por el alquiler de tu espacio en el estadio.

Precio: 100- 5000 EUR

Costes opcionales de un evento al aire libre 

Material impreso y marca para el estadio

Si te tomas en serio tu evento, imprime tu logotipo y algunas banderas bonitas para colocarlas alrededor del escenario de la carrera. Esto puede costar un poco de dinero, pero marca una gran diferencia en el ambiente de la carrera. 

Precio: 100-2000 EUR (dependiendo del tipo de material que necesite, normalmente una bandera impresa cuesta 50-100 EUR)

Mercancía, premios y camisetas de los finalistas 

Un detalle muy bonito es que tus corredores reciban una camiseta de marca u otro artículo como recuerdo de la carrera. Esto también le beneficiará a efectos de marketing en el futuro, ya que tendrá anuncios de su carrera dando vueltas mientras sus corredores utilizan las camisetas o los artículos en sus entrenamientos o en su tiempo libre. Asegúrate también de que hay grandes premios para los tres primeros clasificados de la carrera: los premios en metálico pueden ayudarte a atraer a la élite.

Precio: 10-30 EUR por camiseta 

Personal y voluntarios

Si tu carrera es de más de 100 personas, se hace difícil hacerlo todo tú solo. Tendrá que reclutar voluntarios que trabajen gratis para ti o contratar a un equipo que te ayude. Esto puede variar mucho, así que tendrás que comprobar los salarios por hora en tu zona.

También debe revisar el tipo de personal y equipos necesarios por razones de seguridad: haga una evaluación de riesgos de tu carrera y ver en qué necesitas gastar dinero (tal vez se necesiten médicos y personal de emergencia in situ, por ejemplo).

Cómo hacer un presupuesto para una carrera de resistencia 

Ahora que tiene una idea de las diferentes partes de su presupuesto, es el momento de estimar los costes y hacer un cálculo inicial para su caso de negocio. Utilice la plantilla de presupuesto y añada los costes previstos presentados anteriormente. Puedes jugar con el número de participantes que necesitas para alcanzar el punto de equilibrio, y compararlo con diferentes cuotas de inscripción para ver cómo te iría. En la plantilla, basta con que introduzcas diferentes cifras en esas celdas, y las sumas totales se actualizarán. Asegúrate de que no vas a tener pérdidas, y pon un poco de margen en la cuota de inscripción: siempre es bueno tener un poco de margen para los imprevistos. 

Una buena forma de conseguir un poco más de ingresos o de obtener ayuda con los costes, es conseguir patrocinadores para tu carrera. Los patrocinadores pueden ayudarte aportando dinero en metálico a cambio de que su marca aparezca asociada a tu evento de diferentes maneras, o proporcionando material que lleve su marca (como banderas o portales de salida, por ejemplo).

Mucha suerte y avísanos si quieres charlar sobre la organización de tu carrera. Somos un equipo de atletas y ex directores de carreras, así que siempre estaremos encantados de hablar de carreras contigo. Concierta una reunión.