Πόσο κοστίζει η οργάνωση ενός διοργάνωση? 

Το άρθρο ενημερώθηκε την 1η Αυγούστου 2024.

Ίσως σκέφτεστε να ξεκινήσετε το δικό σας διοργάνωση, και αναρωτιέστε τι θα σας κοστίσει αυτό. Η απάντηση μπορεί να ποικίλλει, διότι εξαρτάται από πολλούς παράγοντες - πόσο μεγάλη είναι η εκδήλωσή σας, τι θέλετε να προσφέρετε στους συμμετέχοντες, αν σκοπεύετε να αντισταθμίσετε το κόστος στους χορηγούς και πολλά άλλα. Σε αυτό το άρθρο, σας βοηθάμε με μια ανάλυση των εξόδων που μπορεί να προκύψουν όταν διοργανώνετε οποιοδήποτε είδος διοργάνωση σε οποιοδήποτε άθλημα, ξεκινώντας με τα απαιτούμενα ή βασικά έξοδα και ακολουθούμενα από τα προαιρετικά στοιχεία. 

Εδώ είναι επίσης ένα εύχρηστο πρότυπο προϋπολογισμού, το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε ώστε να μπορείτε να παίξετε με τους αριθμούς σας (για τους διοργανωτές που διοργανώνουν για πρώτη φορά το διοργάνωση ή για τους καθιερωμένους που θέλουν να επανεξετάσουν τη σύστασή τους): 

Απαραίτητες δαπάνες για την οργάνωση μιας αντοχής διοργάνωση

Χρονομέτρηση 

Ο ορισμός του διοργάνωση είναι να ανταγωνίζεσαι και να επιλέγεις έναν νικητή. Για το 90% των εκδηλώσεων, αυτό σημαίνει να παρακολουθείτε και να καταγράφετε τον χρόνο τερματισμού των αγωνιζομένων σας. Ίσως η εκδήλωσή σας να είναι περισσότερο μια κοινή εμπειρία και περιπέτεια, και τότε μπορείτε να παραλείψετε αυτό το μέρος. Αλλά αν το ονομάσετε διοργάνωση, οι συμμετέχοντες συνήθως περιμένουν να πάρουν ένα αποτέλεσμα. Ακολουθούν ορισμένες επιλογές για τη χρονομέτρηση, κατά σειρά τιμής από τη χαμηλή προς την υψηλή:

Χρονόμετρο παλιάς σχολής:διοργάνωση . Αγοράστε ένα χρονόμετρο (σε οποιοδήποτε κατάστημα αθλητικών ειδών ή στο amazon). Χρησιμοποιήστε το για να ξεκινήσετε το διοργάνωση, και πατήστε το κουμπί για κάθε τερματιστή στη γραμμή τερματισμού. Μπορεί να θέλετε να ξεκινήσετε 2 χρονόμετρα στην εκκίνηση, ώστε να έχετε ένα εφεδρικό σε περίπτωση που σταματήσετε κατά λάθος το πρώτο. Εν πάση περιπτώσει, η χρονομέτρηση με χρονόμετρο είναι πολύ επικίνδυνη, καθώς εύκολα μπερδεύεστε και πατάτε λάθος κουμπιά και δεν υπάρχει το κουμπί "control+z" ή το κουμπί back με το οποίο μπορείτε να το διορθώσετε. Είναι επίσης πολύ αγχωτικό και δεν μπορείτε να χειριστείτε πολλούς συμμετέχοντες ταυτόχρονα. Θα πρέπει επίσης να καταγράφετε χειροκίνητα τους χρόνους είτε στον υπολογιστή σας είτε σε ένα κομμάτι χαρτί και στη συνέχεια να φτιάχνετε μόνοι σας μια λίστα αποτελεσμάτων. Η μέθοδος του χρονόμετρου είναι επιρρεπής σε πολλά ανθρώπινα λάθη, αλλά μπορεί να είναι μια καλή επιλογή αν κάνετε μόνο ένα μικρό κείμενο διοργάνωση 20-30 ατόμων, καθώς είναι πολύ φθηνή.

Τιμή: 10-20 EUR 

Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή χρονομέτρησης: (Ελέγξτε την εφαρμογή χρονομέτρησης RaceID!). Ο τρόπος που λειτουργεί αυτό είναι ότι ανεβάζετε τη λίστα εκκίνησης (αν χρησιμοποιείτε RaceID Timing, θα έχετε όλους τους εγγεγραμμένους αγώνες σας στην εφαρμογή αυτόματα, καθώς το σύστημα είναι συνδεδεμένο με τη λίστα εγγραφής και εκκίνησης) στην εφαρμογή χρονομέτρησης και ξεκινάτε το διοργάνωση. Το διοργάνωση κυλάει στην εφαρμογή και το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ σε κάθε δρομέα καθώς περνάει τη γραμμή τερματισμού- Το αποτέλεσμα και ο χρόνος καταγράφονται αυτόματα. Όταν τελειώσετε το διοργάνωση, έχετε μια λίστα αποτελεσμάτων που δημιουργείται χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα.

Μπορείτε να προετοιμαστείτε εκ των προτέρων και να τοποθετήσετε σημεία ελέγχου κατά μήκος της διαδρομής για τη λήψη των χρόνων διαχωρισμού. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε σε βοηθούς χρονομέτρησης να εργαστούν μαζί σας στο διοργάνωση , μέσω ατομικών λογαριασμών και λογαριασμών περιορισμένης πρόσβασης. Διαβάστε περισσότερα για την εφαρμογή χρονομέτρησης RaceID εδώ. Οι εφαρμογές χρονομέτρησης είναι μια εξαιρετική επιλογή για ελαφρώς μικρότερους αγώνες, και είναι συνήθως φθηνές σε σύγκριση με άλλες μεθόδους χρονομέτρησης πιο υψηλού επιπέδου. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος δεν συνιστάται για αγώνες με αρκετές χιλιάδες συμμετέχοντες, καθώς δεν θα είστε σε θέση να τους προλάβετε όλους στον τερματισμό.

Τιμή: (παράδειγμα, διοργάνωση για 200 άτομα: 200 EUR)

Chip ή rfid Χρονισμός: για αυτή τη μέθοδο, συνήθως προσλαμβάνετε έναν πάροχο που αναλαμβάνει ολόκληρη τη λειτουργία της χρονομέτρησης για εσάς. Με τη χρονομέτρηση με τσιπ, ο πάροχος εγκαθιστά πύλες για την εκκίνηση και τον τερματισμό (και τυχόν διαχωριστικούς χρόνους που χρειάζεστε) και παρέχει τσιπ σε κάθε δρομέα. Αυτά τα τσιπ πυροδοτούνται όταν οι δρομείς περνούν από τις πύλες και καταγράφουν αυτόματα τον χρόνο και τα αποτελέσματα σε έναν κατάλογο αποτελεσμάτων - που συνήθως δημοσιεύεται στο διαδίκτυο για να τον παρακολουθούν οι θεατές.

Αυτή η μέθοδος χρονομέτρησης είναι εξαιρετική και σχεδόν απαραίτητη για μεγάλους αγώνες αρκετών χιλιάδων ατόμων. Είναι συνήθως αξιόπιστη και απαιτεί ελάχιστη έως καθόλου προσπάθεια από εσάς ως διευθυντή του διοργάνωση , αν νοικιάσετε την υπηρεσία. Από την πλευρά των μειονεκτημάτων, αυτή η μέθοδος είναι ακριβή, καθώς περιλαμβάνει την πρόσληψη ενός ειδικού χρονομέτρησης για την ημέρα καθώς και το απαιτούμενο υλικό. 

Τιμή: 2000 EUR έως 10 000 EUR (ανάλογα με το μέγεθος του διοργάνωση) 

Εξοπλισμός για τη σήμανση της διαδρομής

Μια θέση που είναι πολύ σημαντική, είναι η σωστή σήμανση της διαδρομής, ώστε οι δρομείς να ξέρουν πού να πάνε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με σχοινιά, σημαίες, σπρέι ή πινακίδες. Υπολογίστε περίπου 100-200 ευρώ τουλάχιστον, ανάλογα με το πόσο μεγάλη είναι η διαδρομή σας. 

Σαλιάρες εκκίνησης & αριθμοί εκκίνησης

Οι δρομείς σας χρειάζονται συνήθως μια πινακίδα με τον αριθμό εκκίνησης για να αναγνωρίζονται. Εάν χρησιμοποιείτε χρονομέτρηση με τσιπ, μερικές φορές περιλαμβάνονται, καθώς το τσιπ μπορεί να ενσωματωθεί στο πίσω μέρος της πινακίδας. Εάν όχι, υπολογίστε ότι θα πληρώσετε περίπου 2 ευρώ ανά συμμετέχοντα για τις σαλιάρες εκκίνησης ή τις πινακίδες αριθμού. 

Τροφή & Ενέργεια για τους δρομείς σας

Ίσως αυτό το κομμάτι να μην είναι πάντα απαραίτητο - αλλά ως αθλητής που γράφει αυτή τη θέση, αποφάσισα να το συμπεριλάβω! Ως δρομέας, συνήθως περιμένετε να πάρετε τουλάχιστον λίγο νερό ή αθλητικά ποτά κατά μήκος της διαδρομής, και συνήθως επίσης κάποιο είδος ενέργειας. 

Υπολογίστε να ξοδέψετε μερικά λεπτά ανά δρομέα για φαγητό και ενέργεια, καθώς και έναν προϋπολογισμό για κύπελλα ή τρόπους σερβιρίσματος του φαγητού στην πίστα. 

Το να προσφέρετε στους δρομείς φαγητό μετά το διοργάνωση είναι επίσης δημοφιλές και μπορείτε να το κάνετε αυτό προσκαλώντας πωλητές στην αρένα σας για να εξοικονομήσετε κόστος. Μπορείτε επίσης να βρείτε χορηγούς διατροφής που μπορεί να θέλουν να παρέχουν δωρεάν τα προϊόντα τους στο πλαίσιο μιας εκστρατείας μάρκετινγκ. 

Μάρκετινγκ για το δικό σας διοργάνωση

Αν δεν έχετε δρομείς, δεν έχετε διοργάνωση. Θα πρέπει να ξοδέψετε κάποια χρήματα (ή τουλάχιστον χρόνο και ενέργεια) για να προωθήσετε το διοργάνωση. Πάρτε ιδέες και ένα πλήρες σχέδιο μάρκετινγκ για το διοργάνωση σας σε αυτή τη δημοσίευση.

Τιμή: 100-5000 EUR

Λογισμικό εγγραφής & online πληρωμές

Θα χρειαστείτε έναν τρόπο για να μπορούν οι συμμετέχοντες να εγγραφούν και να πληρώσουν για το διοργάνωση. Στον σημερινό έντονα ψηφιοποιημένο κόσμο, οι περισσότεροι δρομείς περιμένουν να εγγραφούν και να πληρώσουν online. Αυτό σας εξασφαλίζει επίσης ότι κάθε δρομέας έχει πληρώσει πριν καν μπει στη λίστα εκκίνησης. Υπάρχουν αρκετοί προμηθευτές για να επιλέξετε - και το κόστος επεξεργασίας που απαιτεί η Visa και η Mastercard ή οποιοσδήποτε πάροχος πληρωμών, είναι συνήθως μέρος της αμοιβής για τη χρήση μιας τέτοιας πλατφόρμας. Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος εγγραφής σας είναι ειδικά κατασκευασμένος για τη διαχείριση υπαίθριων εκδηλώσεων και δρομέων. Αυτό το καθιστά πολύ πιο εύκολο, καθώς μπορείτε να λάβετε αυτόματους καταλόγους εκκίνησης, σε σύγκριση με τη χρήση μιας γενικής υπηρεσίας εγγραφής, όπως το eventbrite ή παρόμοια εργαλεία. Ελέγξτε τις λειτουργίες εγγραφής του RaceID για περισσότερες πληροφορίες.

Τιμή: συνήθως περίπου 5-10% του τέλους εγγραφής ανά δρομέα. 

Μια οικονομική εναλλακτική λύση στα εργαλεία εγγραφής διοργάνωση είναι η απλή χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μιας φόρμας Google όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να εγγραφούν. Ωστόσο, στη συνέχεια πρέπει να βεβαιωθείτε ότι συλλέγετε τις πληρωμές στο περιθώριο με τραπεζικό έμβασμα στο λογαριασμό σας, και μπορεί να είναι μπελάς να συνδυάσετε τις πληρωμές με το ποιος είναι στη λίστα εκκίνησης και να κυνηγήσετε όσους δεν πληρώνουν.... 

Κόστος εγκατάστασης αρένας

Θα πρέπει να να δημιουργήσετε ένα είδος αρένας διοργάνωση για να σηματοδοτήσει το σπίτι του διοργάνωση σας και να παρέχει ένα μέρος για τους αγωνιζόμενους και τους θεατές να αράζουν. Αυτό μπορεί να κοστίσει αρκετά χρήματα, καθώς μπορεί να χρειαστεί να νοικιάσετε χαρακτήρες, τραπέζια και σκηνές κ.λπ. Μπορείτε επίσης να κρατήσετε αυτό το κόστος χαμηλό, δανειζόμενοι ή φέρνοντας καρέκλες από το σπίτι σας ή τους γείτονές σας, αν διοργανώνετε μια μικρότερη εκδήλωση. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να πληρώσετε για τη μίσθωση ή την ενοικίαση του χώρου της αρένας σας.

Τιμή: 100- 5000 EUR

Προαιρετικά έξοδα για υπαίθρια εκδήλωση 

Έντυπο υλικό και branding για την αρένα

Αν είστε σοβαροί για την εκδήλωσή σας, εκτυπώστε το λογότυπό σας και σε μερικές ωραίες σημαίες για να τις τοποθετήσετε γύρω από την αρένα διοργάνωση . Αυτό μπορεί να κοστίσει λίγα χρήματα, αλλά κάνει μεγάλη διαφορά στην ατμόσφαιρα του διοργάνωση ! 

Τιμή: 100-2000 EUR (ανάλογα με το είδος του υλικού που χρειάζεστε, συνήθως μια τυπωμένη σημαία κοστίζει 50-100 EUR)

Εμπορεύματα, βραβεία & μπλουζάκια τερματισμού 

Μια πολύ ωραία λεπτομέρεια είναι οι δρομείς σας να λάβουν ένα επώνυμο t-shirt ή άλλο αντικείμενο ως υπενθύμιση του διοργάνωση. Αυτό σας ωφελεί επίσης για μελλοντικούς σκοπούς μάρκετινγκ, καθώς θα έχετε διαφημίσεις για το διοργάνωση που θα περιφέρονται γύρω σας καθώς οι δρομείς σας θα χρησιμοποιούν τα μπλουζάκια ή τα εμπορεύματα στην προπόνηση ή στον ελεύθερο χρόνο τους. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επίσης κάποια σπουδαία βραβεία για τα 3 πρώτα αποτελέσματα στο διοργάνωση - τα χρηματικά έπαθλα μπορούν να σας βοηθήσουν να προσελκύσετε την ελίτ.

Τιμή: 10-30 EUR ανά μπλουζάκι 

Προσωπικό & Εθελοντές

Εάν το διοργάνωση σας είναι μεγαλύτερο από 100 άτομα, είναι δύσκολο να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Θα πρέπει είτε να να προσλάβετε εθελοντές που εργάζονται για εσάς δωρεάν ή να προσλάβετε μια ομάδα για να σας βοηθήσει. Αυτό μπορεί να διαφέρει πολύ, οπότε θα πρέπει να ελέγξετε τις τρέχουσες τιμές για ωρομίσθια στην περιοχή σας.

Θα πρέπει επίσης να επανεξετάσετε το είδος του προσωπικού και του εξοπλισμού που απαιτούνται για λόγους ασφαλείας - κάντε μια Αξιολόγηση κινδύνου της ιστοσελίδας σας διοργάνωση και δείτε σε τι πρέπει να ξοδέψετε χρήματα (για παράδειγμα, ίσως χρειάζονται γιατροί και προσωπικό έκτακτης ανάγκης επί τόπου!).

Πώς να φτιάξετε έναν προϋπολογισμό για μια αντοχή διοργάνωση 

Τώρα που έχετε μια ιδέα για τα διάφορα μέρη του προϋπολογισμού σας, ήρθε η ώρα να υπολογίσετε το κόστος και να συντάξετε έναν αρχικό υπολογισμό για την επιχειρηματική σας υπόθεση. Χρησιμοποιήστε το υπόδειγμα προϋπολογισμού και προσθέστε το αναμενόμενο κόστος που παρουσιάστηκε παραπάνω. Μπορείτε να παίξετε με τον αριθμό των συμμετεχόντων που χρειάζεστε για να βγάλετε τα έξοδά σας και να τον συγκρίνετε με διαφορετικά τέλη εγγραφής για να δείτε πώς θα τα πάτε. Στο υπόδειγμα, απλώς εισάγετε διαφορετικούς αριθμούς για τα εν λόγω κελιά και τα συνολικά ποσά θα ενημερωθούν. Βεβαιωθείτε ότι δεν θα έχετε ζημίες και βάλτε κάποιο περιθώριο στο τέλος εγγραφής - είναι πάντα καλό να έχετε κάποιο μαξιλάρι για απροσδόκητα γεγονότα! 

Ένας καλός τρόπος για να αποκτήσετε λίγο περισσότερο εισόδημα ή να λάβετε βοήθεια για τα έξοδα, είναι να να βρείτε χορηγούς για το διοργάνωση. Οι χορηγοί μπορούν είτε να σας βοηθήσουν δίνοντας μετρητά σε αντάλλαγμα για την προβολή του εμπορικού τους σήματος σε σχέση με την εκδήλωσή σας με διάφορους τρόπους, είτε να παρέχουν υλικό με το εμπορικό τους σήμα (όπως σημαίες ή πύλες εκκίνησης για παράδειγμα).

Καλή τύχη και ενημερώστε μας αν θέλετε να συζητήσουμε για το διοργάνωση που έχετε δημιουργήσει. Είμαστε μια ομάδα αθλητών και πρώην διευθυντών τουδιοργάνωση , οπότε είμαστε πάντα ευτυχείς να μιλήσουμε για αγώνες μαζί σας! Κλείστε μια συνάντηση ή ξεκινήστε τώρα.