Kommunikasjonsplan for løpsarrangører {gratis nedlasting}.

Å arrangere et løp, eller et kurs avhengig av størrelse, er et stort prosjekt. En viktig nøkkel til et godt resultat, uansett sport eller størrelse, er kommunikasjon med deltakerne. Det er viktig å sørge for at løperne får riktig informasjon til riktig tid for å sikre at arrangementet går knirkefritt. En godt utarbeidet kommunikasjonsplan vil bidra til å holde deltakerne informert og engasjerte, og vil også spare deg for mye tid på å svare på spørsmål fra nervøse og forvirrede deltakere!

Vi i RaceID samarbeider daglig med hundrevis av arrangører, og hvert løp har sine egne måter å kommunisere med deltakerne og markedsføre opplevelsen på. Vi spiller en rolle i deres markedsføringsplaner ved å hjelpe arrangørene med å være synlige i RaceID-kalenderen, i RaceID-appeni RaceID-appen og i kommunikasjonskanalene våre. I denne artikkelen har vi samlet det viktigste du trenger for å holde deltakerne informert og samtidig markedsføre arrangementet ditt gjennom hele sesongen.

Denne artikkelen fokuserer på kommunikasjon med deltakerne. Hvis du vil ha enda flere tips til markedsføringen av arrangementet ditt, kan du ta en titt på denne ultimate guiden for hvordan du lykkes med markedsføring av langdistanseløp.

Last ned kommunikasjonsplanen for løpet 

For å hjelpe deg med å holde kommunikasjonen i gang gjennom hele sesongen har vi satt sammen denne praktiske PDF-oversikten som du kan lagre og se tilbake til. 

Klikk her for å laste ned kommunikasjonsguiden.

Hvilken informasjon bør du dele med deltakerne?

Som deltaker ønsker vi å vite alt, i detalj. Jo mer informasjon vi har, jo tryggere føler vi oss, og jo mindre trenger vi å bekymre oss for når og hvor vi skal være. Vi setter også pris på påminnelser gjennom hele sesongen og spesielt når løpet nærmer seg. Følgende er viktig for deg å kommunisere: 

• Detaljer om arrangementet (dato, sted, løypekart, start-/måltider osv.).
• Informasjon om påmelding (kostnad, frist, hvordan du registrerer deg)
• Treningsressurser (treningsplaner, anbefalte ruter osv.)
• Informasjon om henting av pakker (sted, dato, klokkeslett)
• Tidsplan for arrangementsdagen
• Informasjon om sikkerhet og nødsituasjoner (inkludert utstyrsliste)
• Informasjon etter arrangementet (resultater, bilder osv.)

Hvilke kanaler bør du bruke for å kommunisere løpsdetaljer? 

Generelt anbefaler vi at du bruker alle kanaler du har til rådighet for å formidle informasjon, og at du er konsekvent! Preferanser varierer - noen deltakere liker å sjekke Facebook-feeden og gruppene sine hver time, mens andre leser hver eneste e-post de får i innboksen. Noen kanaler egner seg selvsagt bedre til markedsføringskommunikasjon, mens andre er bedre egnet til individuell kommunikasjon av arrangementsdetaljer og viktig sikkerhetsinformasjon. Nedenfor finner du en oversikt over de viktigste kanalene og hvordan du best kan bruke dem.  

E-post: Bruk e-post til å sende ut regelmessige oppdateringer om arrangementet, inkludert påmeldingsfrister, informasjon om henting av løpspakker og eventuelle endringer i arrangementsplanen.

Det er viktig å inkludere en tydelig emnelinje og en personlig hilsen i e-posten, gjøre den visuelt tiltalende og sørge for å inkludere en oppfordring til handling. oppfordring til handling (noe du vil at mottakeren skal gjøre) i hver e-post, for eksempel en lenke til påmelding, en påminnelse om å hente løpspakker eller en lenke til en spørreundersøkelse.

Push-varsler fra appen: Noen ganger er det mulig å bruke appen til påmeldingsverktøyet til å sende push-varsler eller tekstmeldinger til deltakerne. Dette kan være en fin måte å nå ut til deltakerne med viktig informasjon på, spesielt rundt løpsdagen når de er mottakelige. Denne kanalen kan brukes på samme måte som e-post. Bare pass på at du ikke spammer deltakerne med for mange meldinger hele tiden!

Med RaceID Timing & Participant-appen kan du enkelt sende e-poster og push-varsler til deltakerne for dine løp og distanser! Se hvordan her.

Sosiale medier: Bruk sosiale medier som Facebook, Twitter og Instagram til å promotere arrangementet og dele oppdateringer. Dette er en fin måte å komme i kontakt med deltakerne på og skape begeistring for arrangementet.

Innhold på nettstedet: Opprett en egen nettside for arrangementet som inneholder all informasjonen som er nevnt ovenfor, samt en seksjon med ofte stilte spørsmål og kontaktinformasjon til arrangørene. Hold nettstedet oppdatert med ny informasjon etter hvert som arrangementet nærmer seg.

Registreringsside/web: ligner på webinnhold - bruk denne kanalen til å legge ut alle detaljer, akkurat som du gjør på nettstedet ditt.

Tidslinje for kommunikasjon: Når du skal sende og publisere løpsinformasjon

Det er like viktig å kommunisere til riktig tid som å si de riktige tingene! Det er viktig å merke seg at kommunikasjonsplanen bør utarbeides og gjennomføres så tidlig som mulig, slik at deltakerne får nok tid til å forberede seg til arrangementet. Det er også en god idé å lage en innholdskalender som viser når og hvordan du skal kommunisere med deltakerne. Last ned og bruk kommunikasjonsplanen ovenfor som hjelp. 

Det er ekstra viktig å sende ut informasjon rundt disse milepælene: 

Forhåndspåmeldingsperiode:

Send en innledende e-post der du annonserer arrangementet og gir grunnleggende informasjon (dato, sted, påmeldingsinformasjon). Bruk også sosiale medier til markedsføring og teasere eller nedtellinger for når påmeldingen åpner. 

Send oppfølgings-e-poster hver 2.-4. uke med mer detaljert informasjon om arrangementet (løypekart, start-/måltider, informasjon om henting av pakker) til påmeldte deltakere. 

Registreringsperiode:

Send påminnelser på e-post frem til påmeldingsfristen for å oppfordre folk til å melde seg på. Send en e-postbekreftelse til alle deltakerne etter at de har meldt seg på, med informasjon om henting av pakker, treningsressurser og kontaktinformasjon i nødstilfeller (dette er vanligvis en automatisk handling som er tilgjengelig i de fleste påmeldingsverktøy - pass på at du tilpasser den til ditt løp!) 

Før arrangementet:

Send en siste påminnelse på e-post en uke før arrangementet med informasjon om pakkelevering, parkering og eventuelle endringer i arrangementsplanen i siste liten. Send også en e-post dagen før arrangementet med endelige instruksjoner, inkludert starttider og væroppdateringer, for å være sikker på at deltakerne har fått informasjonen. Oppdater også nettstedet ditt med den samme informasjonen for å sikre at alt er konsekvent. Ved viktige endringer er det også lurt å legge ut innlegg i sosiale medier.

Sørg også for at folk vet hvordan de kan være tilskuere! Venner, familie og alle andre fans vil vite hvor og hvordan de kan følge med - gi informasjon og send ut relevante lenker til livetiming.

Etter arrangementet:

Send en e-post noen dager etter arrangementet med lenker til bilder og resultater. Husk også å takke deltakere, frivillige og sponsorer for deres engasjement. Noen uker senere sender du en e-post med informasjon om neste års arrangement og en spørreundersøkelse for å få tilbakemeldinger.

Tips for å gjøre kommunikasjonsplanen din idiotsikker

1. Planlegg fremover: Lag en grov plan for hele året frem til løpet, og bestem deg for hva du trenger å kommunisere og når. 
2. Sett opp påminnelser: Selv om du legger en god plan, gjelder det å faktisk produsere og sende ut informasjonen! Bruk et påminnelsesverktøy som Google, påminnelser på telefonen eller Todoist til å lage oppgaver på bestemte datoer, slik at du husker å sende e-post, legge ut innlegg og gjøre oppdateringer på nettstedet ditt. 
3. Planlegg på forhånd: Det kan være svært tidsbesparende å investere i et verktøy for sosiale medier og e-post der du kan planlegge innlegg og e-poster på forhånd. På denne måten kan du sette deg ned og gjøre mye av arbeidet på én gang, noe som vanligvis sparer deg for tid og gir deg ro i sjelen. 
4. Et tips fra løpsleder Nicholas Roman: Be noen om å foreta en testregistrering til løpet ditt og gå gjennom all informasjonen med et annet par øyne. Det kan som regel hjelpe deg med å fange opp små feil og tenke på ting som du av vane ikke tenker på. I denne videoengir Nicholas deg en rekke andre tips om hvordan du kan bruke Zapier og RaceID til å automatisere store deler av kommunikasjonen med deltakerne. Smart! 

Lykke til med løpskommunikasjonen. Husk å laste ned din gratis kommunikasjonsplan ovenfor - og hvis du vil prøve RaceID EMS, kan du komme i gang her!

Fant du denne artikkelen nyttig? Hvis du vil ha flere tips abonner på nyhetsbrevet vårt!