Plan de communication pour les organisateurs de courses {Téléchargement gratuit}
L'organisation d'une course, ou d'un parcours selon sa taille, est un projet de grande envergure. La communication avec les participants est l'une des clés de la réussite d'une course, quel qu'en soit le sport ou la taille. Il est essentiel de veiller à ce que les coureurs reçoivent les bonnes informations au bon moment pour que l'événement se déroule sans heurts. Un plan de communication bien conçu permettra à vos participants de rester informés et engagés, et vous fera gagner beaucoup de temps en répondant aux questions de coureurs nerveux et désorientés !
Chez RaceID, nous travaillons quotidiennement avec des centaines d'organisateurs et chaque course a ses propres moyens de communiquer avec les participants et de commercialiser leur expérience. Nous jouons un rôle dans leurs plans de marketing en aidant les organisateurs à être visibles dans le calendrier RaceIDdans l'application RaceID et sur nos canaux de communication. Dans cet article, nous avons rassemblé les éléments essentiels pour que vous puissiez tenir vos participants informés tout en faisant la promotion de votre événement tout au long de la saison.
Cet article est axé sur la communication avec les participants. Si vous souhaitez obtenir encore plus de conseils en matière de marketing pour votre événement, consultez ce guide ultime sur la façon de réussir le marketing des courses d'endurance. comment réussir le marketing d'une course d'endurance.
Télécharger le plan de communication de la course
Pour vous aider à poursuivre vos efforts de communication tout au long de la saison, nous avons élaboré ce document PDF pratique que vous pouvez enregistrer et consulter.
Cliquez ici pour télécharger votre guide de communication.
Quelles informations devez-vous partager avec vos participants ?
En tant que participant, nous voulons tout savoir, dans les moindres détails. Plus nous avons d'informations, plus nous nous sentons en sécurité et moins nous avons à nous soucier de savoir où et quand nous devons être. Les rappels sont également appréciés tout au long de la saison et surtout à l'approche de la course. Il est important que vous nous communiquiez les informations suivantes :
- Détails de l'événement (date, lieu, plan du parcours, heures de départ et d'arrivée, etc.)
- Informations sur l'inscription (coût, date limite, comment s'inscrire)
- Ressources d'entraînement (plans d'entraînement, itinéraires recommandés, etc.)
- Informations sur le ramassage des paquets (lieu, date, heure)
- Programme de la journée de l'événement
- Informations sur la sécurité et l'urgence (y compris la liste des équipements)
- Informations post-événement (résultats, photos, etc.)
Quels canaux devez-vous utiliser pour communiquer les détails des courses ?
En général, nous vous conseillons d'utiliser tous les canaux dont vous disposez pour communiquer des informations, et de rester cohérent tout au long du processus ! Les préférences varient : certains participants aiment consulter leur flux et leurs groupes Facebook toutes les heures, tandis que d'autres lisent tous les courriels qu'ils reçoivent dans leur boîte de réception. Bien sûr, certains canaux sont plus adaptés aux communications marketing et d'autres sont plus adaptés à la communication individuelle des détails de l'événement et des informations importantes sur la sécurité. Vous trouverez ci-dessous une ventilation des principaux canaux et la meilleure façon de les utiliser.
Courriel: Utilisez le courrier électronique pour envoyer des mises à jour régulières sur l'événement, y compris les dates limites d'inscription, les informations sur le ramassage du sac de course et tout changement dans le programme de l'événement.
Il est important d'inclure une ligne d'objet claire et un message d'accueil personnalisé dans l'e-mail, et de le rendre visuellement attrayant. appel à l'action (quelque chose que vous voulez que le destinataire fasse) dans chaque courriel, par exemple un lien pour s'inscrire, un rappel pour aller chercher les sacs de course ou un lien pour une enquête.
Notifications push à partir de l'application : Il est parfois possible d'utiliser l'application de votre outil d'inscription pour envoyer des notifications push ou des messages texte à vos participants. Cela peut être un excellent moyen de communiquer des informations importantes aux participants, en particulier le jour de la course, lorsqu'ils sont réceptifs. Ce canal peut être utilisé de la même manière que l'e-mail. Veillez simplement à ne pas spammer les participants avec trop de messages en permanence !
Avec l'application RaceID Timing & Participant, vous pouvez facilement envoyer des emails et des notifications push aux participants pour vos courses et distances ! Voir comment ici.
Médias sociaux: Utilisez les plateformes de médias sociaux telles que Facebook, Twitter et Instagram pour promouvoir l'événement et partager les mises à jour. C'est un excellent moyen d'engager le dialogue avec les participants et de susciter l'enthousiasme pour l'événement.
Contenu du site web : Créez un site Web dédié à l'événement qui comprend toutes les informations énumérées ci-dessus, ainsi qu'une section FAQ et les coordonnées des organisateurs de l'événement. Tenez le site Web à jour avec de nouvelles informations à l'approche de l'événement.
Page d'inscription/web : similaire au contenu web - utilisez ce canal pour afficher tous les détails, exactement comme vous le faites sur votre site web.
Calendrier de communication : Quand envoyer et publier les informations sur les courses
Il est tout aussi important de communiquer au bon moment que de dire les bonnes choses ! Il est important de noter que le plan de communication doit être créé et exécuté le plus tôt possible afin que les participants aient suffisamment de temps pour se préparer à l'événement. Il est également judicieux de créer un calendrier de contenu qui indique quand et comment vous communiquerez avec les participants. Téléchargez et utilisez le plan de communication ci-dessus pour vous aider.
Il est particulièrement important d'envoyer des informations à l'occasion de ces étapes importantes :
Période de pré-enregistrement :
Envoyez un premier courriel annonçant l'événement et fournissant les détails de base (date, lieu, informations sur l'inscription). Utilisez également les canaux de médias sociaux pour la promotion et les teasers ou les comptes à rebours pour l'ouverture des inscriptions.
Envoyez des courriels de suivi toutes les 2 à 4 semaines avec des informations plus détaillées sur l'événement (plan du parcours, heures de départ et d'arrivée, informations sur le retrait des sacs) aux participants inscrits.
Période d'inscription :
Envoyez des courriels de rappel avant la date limite d'inscription pour encourager les gens à s'inscrire. Envoyez des courriels de confirmation à tous les participants après leur inscription, y compris des informations sur le ramassage du sac, les ressources d'entraînement et les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence (il s'agit généralement d'une action automatique disponible dans la plupart des outils de service d'inscription - assurez-vous de l'adapter à votre course !)
Pré-événement :
Envoyez un dernier courriel de rappel une semaine avant l'événement avec des informations sur le ramassage des paquets, le stationnement et tout changement de dernière minute au programme de l'événement. Envoyez également un courriel la veille de l'événement avec les instructions finales, y compris les heures de départ et les mises à jour météorologiques, afin de vous assurer que vos participants les ont bien reçues. Mettez également à jour votre site web avec les mêmes informations pour que les choses restent cohérentes. Pour les changements importants, il est également bon de faire des posts sur vos canaux de médias sociaux.
Enfin, assurez-vous que les gens savent comment ils peuvent assister à l'événement ! Les amis, la famille et tous les fans veulent savoir où et comment ils peuvent suivre l'action. Donnez des informations et envoyez des liens pertinents pour le chronométrage en direct.
Après l'événement :
Envoyez un courriel quelques jours après l'événement avec des liens vers les photos et les résultats. Veillez également à remercier les participants, les bénévoles et les sponsors pour leur participation. Quelques semaines plus tard, envoyez un courriel contenant des informations sur l'événement de l'année prochaine et une enquête pour recueillir les commentaires. enquête pour recueillir les commentaires.
Conseils pour rendre votre plan de communication infaillible
- Planifiez à l'avance : établissez un plan approximatif pour l'année entière jusqu'à votre course et déterminez ce que vous devez communiquer et quand.
- Définissez des rappels : même si vous avez un bon plan, l'essentiel est de produire et d'envoyer réellement les informations ! Utilisez un outil de rappel tel que Google, les rappels de votre téléphone ou Todoist pour créer des tâches à certaines dates afin de ne pas oublier d'envoyer des e-mails, de publier des messages et de faire des mises à jour sur votre site Web.
- Planifier à l'avance : investir dans un outil de médias sociaux et de messagerie électronique qui vous permet de planifier à l'avance les messages et les courriels peut vous faire gagner du temps. Ainsi, vous pouvez vous asseoir et faire une grande partie du travail en une seule fois, ce qui vous permet généralement de gagner du temps et d'avoir l'esprit tranquille.
- Conseil de Nicholas Roman, directeur de course : demandez à quelqu'un de faire un test d'inscription pour votre course et de passer en revue toutes les informations avec une autre paire d'yeux. Cela peut généralement vous aider à repérer de petites erreurs et à penser à des choses qui vous échappent parfois par habitude. Dans cette vidéoNicholas vous donne un tas d'autres conseils sur la façon dont vous pouvez utiliser Zapier et RaceID pour automatiser de grandes parties de votre communication avec les participants. Intelligent !
Bonne chance pour votre communication de course. N'oubliez pas de télécharger votre plan de communication gratuit ci-dessus - et si vous voulez essayer le RaceID EMS, commencez ici !
