Σχέδιο επικοινωνίας για τους διοργανωτές διοργάνωση {Δωρεάν λήψη}
Η οργάνωση οποιουδήποτε διοργάνωση, ή μαθήματος ανάλογα με το μέγεθός του, είναι ένα μεγάλο έργο. Ένα μεγάλο κλειδί για ένα καλό αποτέλεσμα οποιουδήποτε διοργάνωση, ανεξάρτητα από το άθλημα ή το μέγεθος, είναι η επικοινωνία με τους συμμετέχοντες. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι οι δρομείς σας θα λάβουν τις σωστές πληροφορίες τη σωστή στιγμή για να διασφαλίσετε ότι η εκδήλωση θα κυλήσει ομαλά. Ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο επικοινωνίας θα σας βοηθήσει να κρατήσετε τους συμμετέχοντες ενημερωμένους και αφοσιωμένους και θα σας εξοικονομήσει επίσης άφθονο χρόνο από την απάντηση σε ερωτήσεις νευρικών και μπερδεμένων αγωνιζομένων!
Στο RaceID, συνεργαζόμαστε καθημερινά με εκατοντάδες διοργανωτές και κάθε διοργάνωση έχει τους δικούς του τρόπους επικοινωνίας με τους συμμετέχοντες και προώθησης της εμπειρίας τους. Εμείς παίζουμε ρόλο στα σχέδια μάρκετινγκ τους βοηθώντας τους διοργανωτές να είναι να είναι ορατοί στο ημερολόγιο του RaceID, στην εφαρμογή RaceID και στα κανάλια επικοινωνίας μας. Σε αυτό το άρθρο, συγκεντρώσαμε τα βασικά στοιχεία για να κρατάτε τους συμμετέχοντες ενήμερους και ταυτόχρονα να προωθείτε την εκδήλωσή σας καθ' όλη τη διάρκεια της σεζόν.
Αυτό το άρθρο επικεντρώνεται στην επικοινωνία των συμμετεχόντων. Αν θέλετε ακόμα περισσότερες συμβουλές μάρκετινγκ για την εκδήλωσή σας, δείτε αυτόν τον απόλυτο οδηγό για πώς να πετύχετε με το μάρκετινγκ αντοχής διοργάνωση .
Κατεβάστε το σχέδιο επικοινωνίας διοργάνωση
Για να σας βοηθήσουμε να συνεχίσετε τις προσπάθειες επικοινωνίας σας καθ' όλη τη διάρκεια της σεζόν, συγκεντρώσαμε αυτή την εύχρηστη επισκόπηση PDF που μπορείτε να αποθηκεύσετε και να ανατρέξετε σε αυτήν.
Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε τον οδηγό επικοινωνίας σας.
Ποιες πληροφορίες πρέπει να μοιράζεστε με τους συμμετέχοντες;
Ως συμμετέχων, θέλουμε να γνωρίζουμε τα πάντα, με κάθε λεπτομέρεια. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχουμε, τόσο πιο ασφαλείς αισθανόμαστε και τόσο λιγότερο χρειάζεται να ανησυχούμε για το πότε και πού θα είμαστε. Οι υπενθυμίσεις είναι επίσης ευπρόσδεκτες καθ' όλη τη διάρκεια της σεζόν και ιδιαίτερα όσο πλησιάζει το διοργάνωση . Τα ακόλουθα είναι σημαντικά για την επικοινωνία σας:
- Λεπτομέρειες της εκδήλωσης (ημερομηνία, τοποθεσία, χάρτης διαδρομής, ώρες εκκίνησης/τερματισμού κ.λπ.)
- Πληροφορίες εγγραφής (κόστος, προθεσμία, τρόπος εγγραφής)
- Πηγές κατάρτισης (σχέδια κατάρτισης, συνιστώμενες διαδρομές κ.λπ.)
- Πληροφορίες παραλαβής πακέτων (τοποθεσία, ημερομηνία, ώρα)
- Πρόγραμμα ημέρας εκδήλωσης
- Πληροφορίες ασφάλειας και έκτακτης ανάγκης (συμπεριλαμβανομένου καταλόγου εξοπλισμού)
- Πληροφορίες μετά την εκδήλωση (αποτελέσματα, φωτογραφίες κ.λπ.)
Ποια κανάλια θα πρέπει να χρησιμοποιείτε για την κοινοποίηση των λεπτομερειών του διοργάνωση ;
Σε γενικές γραμμές, σας συμβουλεύουμε να χρησιμοποιείτε όλα τα κανάλια που έχετε στη διάθεσή σας για να επικοινωνείτε πληροφορίες και να τις κρατάτε συνεπείς σε όλη τη διάρκειά τους! Οι προτιμήσεις ποικίλλουν - σε ορισμένους συμμετέχοντες αρέσει να ελέγχουν τη ροή τους στο Facebook και τις ομάδες τους κάθε ώρα, ενώ κάποιοι άλλοι διαβάζουν κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φτάνει στα εισερχόμενά τους. Φυσικά, ορισμένα κανάλια είναι πιο κατάλληλα για επικοινωνίες μάρκετινγκ και άλλα είναι πιο κατάλληλα για την ατομική επικοινωνία λεπτομερειών της εκδήλωσης και σημαντικών πληροφοριών ασφαλείας. Δείτε παρακάτω μια ανάλυση των κύριων καναλιών και πώς να τα χρησιμοποιήσετε καλύτερα.
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Χρησιμοποιήστε το email για να στέλνετε τακτικές ενημερώσεις σχετικά με την εκδήλωση, συμπεριλαμβανομένων των προθεσμιών εγγραφής, των πληροφοριών για την παραλαβή του διοργάνωση και τυχόν αλλαγές στο πρόγραμμα της εκδήλωσης.
Είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε μια σαφή γραμμή θέματος και έναν εξατομικευμένο χαιρετισμό στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το κάνετε οπτικά ελκυστικό, φροντίστε να συμπεριλάβετε ένα πρόσκληση για δράση (κάτι που θέλετε να κάνει ο παραλήπτης) σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως έναν σύνδεσμο για εγγραφή, μια υπενθύμιση για να παραλάβετε τα διοργάνωση-συσκευασίες ή έναν σύνδεσμο έρευνας.
Ειδοποιήσεις Push από την εφαρμογή: Μερικές φορές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή του εργαλείου εγγραφής σας για να στείλετε ειδοποιήσεις push ή μηνύματα κειμένου στους συμμετέχοντες. Αυτός μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επικοινωνήσετε με τους συμμετέχοντες με σημαντικές πληροφορίες, ειδικά γύρω από την ημέρα διοργάνωση όταν είναι δεκτικοί. Αυτό το κανάλι μπορεί να χρησιμοποιηθεί παρόμοια με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Απλά βεβαιωθείτε ότι δεν σπαταλάτε τους συμμετέχοντες με πάρα πολλά μηνύματα συνεχώς!
Με την εφαρμογή RaceID Timing & Participant App, μπορείτε εύκολα να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποιήσεις push στους συμμετέχοντες για τους αγώνες και τις αποστάσεις σας! Δείτε πώς εδώ.
Μέσα κοινωνικής δικτύωσης: Αξιοποιήστε πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης όπως το Facebook, το Twitter και το Instagram για την προώθηση της εκδήλωσης και την ανταλλαγή ενημερώσεων. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επικοινωνήσετε με τους συμμετέχοντες και να δημιουργήσετε ενθουσιασμό για την εκδήλωση.
Περιεχόμενο ιστοτόπου: Δημιουργήστε μια ειδική ιστοσελίδα για την εκδήλωση που θα περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που αναφέρονται παραπάνω, καθώς και μια ενότητα με συχνές ερωτήσεις και στοιχεία επικοινωνίας για τους διοργανωτές της εκδήλωσης. Διατηρείτε τον ιστότοπο ενημερωμένο με νέες πληροφορίες καθώς πλησιάζει η εκδήλωση.
Σελίδα εγγραφής / web: Χρησιμοποιήστε αυτό το κανάλι για να δημοσιεύσετε όλες τις λεπτομέρειες, ακριβώς όπως το κάνετε στην ιστοσελίδα σας.
Χρονοδιάγραμμα επικοινωνίας: διοργάνωση
Είναι εξίσου σημαντικό να επικοινωνείτε τη σωστή στιγμή, όπως και να λέτε τα σωστά πράγματα! Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το σχέδιο επικοινωνίας θα πρέπει να δημιουργηθεί και να εκτελεστεί όσο το δυνατόν νωρίτερα, ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν αρκετό χρόνο να προετοιμαστούν για την εκδήλωση. Είναι επίσης καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο περιεχομένου που να δείχνει πότε και πώς θα επικοινωνείτε με τους συμμετέχοντες. Κατεβάστε και χρησιμοποιήστε το παραπάνω σχέδιο επικοινωνίας για να σας βοηθήσει.
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να στέλνετε πληροφορίες γύρω από αυτά τα ορόσημα:
Περίοδος προεγγραφής:
Στείλτε ένα αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανακοινώνει την εκδήλωση και παρέχει βασικές λεπτομέρειες (ημερομηνία, τοποθεσία, πληροφορίες εγγραφής). Επίσης, χρησιμοποιήστε τα κανάλια κοινωνικής δικτύωσης για την προώθηση και τα teasers ή την αντίστροφη μέτρηση για το πότε ανοίγει η εγγραφή.
Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε 2-4 εβδομάδες με λεπτομερέστερες πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση (χάρτης διαδρομής, ώρες εκκίνησης/τερματισμού, πληροφορίες παραλαβής πακέτων) στους εγγεγραμμένους συμμετέχοντες.
Περίοδος εγγραφής:
Στείλτε μηνύματα υπενθύμισης πριν από την καταληκτική ημερομηνία εγγραφής για να ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να εγγραφούν. Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης σε όλους τους συμμετέχοντες μετά την εγγραφή τους, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με την παραλαβή των πακέτων, τους εκπαιδευτικούς πόρους και τις πληροφορίες επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης (συνήθως πρόκειται για μια αυτόματη ενέργεια που είναι διαθέσιμη στα περισσότερα εργαλεία υπηρεσιών εγγραφής - βεβαιωθείτε ότι την έχετε προσαρμόσει στο δικό σας διοργάνωση!).
Προ-εκδήλωση:
Στείλτε ένα τελευταίο email υπενθύμισης μια εβδομάδα πριν από την εκδήλωση με πληροφορίες σχετικά με την παραλαβή των πακέτων, τη στάθμευση και τυχόν αλλαγές της τελευταίας στιγμής στο πρόγραμμα της εκδήλωσης. Στείλτε επίσης ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα πριν από την εκδήλωση με τις τελικές οδηγίες, συμπεριλαμβανομένων των ωρών έναρξης και των ενημερώσεων για τις καιρικές συνθήκες, για να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες θα τις λάβουν. Ενημερώστε επίσης τον ιστότοπό σας με τις ίδιες πληροφορίες για να διατηρήσετε τη συνοχή των πραγμάτων. Για σημαντικές αλλαγές, είναι επίσης καλό να κάνετε αναρτήσεις στα κανάλια κοινωνικής δικτύωσης.
Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι γνωρίζουν πώς μπορούν να παρακολουθήσουν! Οι φίλοι, η οικογένεια και όλοι αυτοί οι οπαδοί θέλουν να ξέρουν πώς και πού μπορούν να παρακολουθήσουν καλύτερα τη δράση - δώστε πληροφορίες και στείλτε σχετικούς συνδέσμους για ζωντανό χρονομετρητή.
Μετά την εκδήλωση:
Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός λίγων ημερών από την εκδήλωση με συνδέσμους για φωτογραφίες και αποτελέσματα. Επίσης, φροντίστε να ευχαριστήσετε τους συμμετέχοντες, τους εθελοντές και τους χορηγούς σας για τη συμμετοχή τους. Στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λίγες εβδομάδες αργότερα με πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση της επόμενης χρονιάς και ένα έρευνα για τη συλλογή σχολίων.
Συμβουλές για να κάνετε το σχέδιο επικοινωνίας σας αλάνθαστο
- Προγραμματίστε: κάντε ένα πρόχειρο σχέδιο για όλο το έτος μέχρι τη διεύθυνση διοργάνωση και αποφασίστε τι πρέπει να επικοινωνήσετε και πότε.
- Ορίστε υπενθυμίσεις: ακόμη και αν κάνετε ένα ωραίο σχέδιο, το κλειδί είναι να παράγετε και να στέλνετε τις πληροφορίες! Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο υπενθύμισης όπως το google, τις υπενθυμίσεις του τηλεφώνου σας ή το Todoist για να κάνετε εργασίες σε συγκεκριμένες ημερομηνίες, ώστε να θυμάστε να στέλνετε email, να δημοσιεύετε και να κάνετε ενημερώσεις στον ιστότοπό σας.
- Προγραμματισμός: η επένδυση σε ένα εργαλείο μέσων κοινωνικής δικτύωσης και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το οποίο μπορείτε να προγραμματίσετε εκ των προτέρων αναρτήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να καθίσετε και να κάνετε πολλές από τις εργασίες με τη μία και αυτό συνήθως σας εξοικονομεί χρόνο και ηρεμία.
- Συμβουλή από τον διευθυντή του διοργάνωση Nicholas Roman: ζητήστε από κάποιον να κάνει μια δοκιμαστική εγγραφή για το διοργάνωση και ελέγξτε όλες τις πληροφορίες με άλλα μάτια. Συνήθως μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε μικρά λάθη και να σκεφτείτε πράγματα που μερικές φορές διαφεύγουν από το μυαλό σας από συνήθεια. Σε αυτό το βίντεο, ο Nicholas σας δίνει ένα σωρό άλλες συμβουλές για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zapier και το RaceID για να αυτοματοποιήσετε μεγάλα τμήματα της επικοινωνίας με τους συμμετέχοντες. Έξυπνο!
Καλή τύχη με την επικοινωνία σας διοργάνωση . Μην ξεχάσετε να κατεβάσετε το δωρεάν σχέδιο επικοινωνίας σας παραπάνω - και αν θέλετε να δοκιμάσετε το RaceID EMS, ξεκινήστε εδώ!
Βρήκατε αυτό το άρθρο χρήσιμο; Για περισσότερες συμβουλές εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο!
