Kommunikationsplan für Rennveranstalter {kostenloser Download}

Die Organisation eines Rennens oder eines Kurses, je nach Größe, ist ein großes Projekt. Ein wichtiger Schlüssel zu einem guten Ergebnis eines jeden Rennens, unabhängig von der Sportart oder Größe, ist die Kommunikation mit den Teilnehmern. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Teilnehmer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Ein gut ausgearbeiteter Kommunikationsplan hilft Ihnen dabei, Ihre Teilnehmer zu informieren und einzubinden, und erspart Ihnen außerdem viel Zeit bei der Beantwortung von Fragen nervöser und verwirrter Rennfahrer!

Wir bei RaceID arbeiten täglich mit Hunderten von Veranstaltern zusammen, und jedes Rennen hat seine eigenen Methoden, um mit den Teilnehmern zu kommunizieren und ihr Erlebnis zu vermarkten. Wir spielen eine Rolle in ihren Marketingplänen, indem wir den Veranstaltern helfen im RaceID-Kalender sichtbar sind, in der RaceID-App und in unseren Kommunikationskanälen sichtbar sind. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt, damit Sie Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden halten und gleichzeitig Ihre Veranstaltung während der Saison bewerben können.

In diesem Artikel geht es um die Kommunikation mit den Teilnehmern. Wenn Sie noch mehr Marketingtipps für Ihre Veranstaltung suchen, lesen Sie diesen ultimativen Leitfaden für Erfolgreiches Marketing für Ausdauerrennen.

Laden Sie Ihren Kommunikationsplan für das Rennen herunter 

Um Ihnen zu helfen, Ihre Kommunikationsbemühungen während der Saison aufrechtzuerhalten, haben wir diese praktische PDF-Übersicht zusammengestellt, die Sie speichern und immer wieder aufrufen können. 

Klicken Sie hier, um Ihren Kommunikationsleitfaden herunterzuladen.

Welche Informationen sollten Sie an Ihre Teilnehmer weitergeben?

Als Teilnehmer wollen wir alles wissen, bis ins Detail. Je mehr Informationen wir haben, desto sicherer fühlen wir uns und desto weniger müssen wir uns Gedanken darüber machen, wann und wo wir sein müssen. Auch Erinnerungen sind im Laufe der Saison und vor allem, wenn das Rennen näher rückt, sehr willkommen. Es ist wichtig, dass Sie uns Folgendes mitteilen: 

• Veranstaltungsdetails (Datum, Ort, Streckenplan, Start-/Zielzeiten usw.)
• Informationen zur Anmeldung (Kosten, Frist, Anmeldeverfahren)
• Trainingsressourcen (Trainingspläne, empfohlene Routen, etc.)
• Informationen zur Abholung des Pakets (Ort, Datum, Uhrzeit)
• Tagesablauf der Veranstaltung
• Sicherheits- und Notfallinformationen (einschließlich Ausrüstungsliste)
• Informationen nach der Veranstaltung (Ergebnisse, Fotos usw.)

Welche Kanäle sollten Sie für die Kommunikation von Renndetails nutzen? 

Generell empfehlen wir Ihnen, alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle zu nutzen, um Informationen zu kommunizieren, und zwar einheitlich! Die Vorlieben sind unterschiedlich - manche Teilnehmer überprüfen stündlich ihren Facebook-Feed und ihre Gruppen, andere lesen jede einzelne E-Mail, die sie in ihrem Posteingang finden. Natürlich eignen sich bestimmte Kanäle eher für Marketingkommunikation und andere für die individuelle Kommunikation von Veranstaltungsdetails und wichtigen Sicherheitsinformationen. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Kanäle und wie Sie sie am besten nutzen.  

E-Mail: Versenden Sie per E-Mail regelmäßig aktuelle Informationen über die Veranstaltung, z. B. Anmeldefristen, Informationen zur Abholung von Startpaketen und Änderungen des Veranstaltungsplans.

Es ist wichtig, eine klare Betreffzeile und eine persönliche Begrüßung in die E-Mail aufzunehmen und sie optisch ansprechend zu gestalten, und stellen Sie sicher, dass sie eine Aufforderung zum Handeln (etwas, das der Empfänger tun soll), wie z. B. einen Link zur Registrierung, eine Erinnerung zur Abholung von Race-Packs oder einen Link zu einer Umfrage.

Push-Benachrichtigungen aus der App: Manchmal ist es möglich, die App Ihres Anmeldetools zu nutzen, um Push-Benachrichtigungen oder Textnachrichten an Ihre Teilnehmer zu senden. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, die Teilnehmer mit wichtigen Informationen zu erreichen, insbesondere um den Renntag herum, wenn sie empfänglich sind. Dieser Kanal kann ähnlich wie eine E-Mail verwendet werden. Achten Sie nur darauf, dass Sie die Teilnehmer nicht mit zu vielen Nachrichten überhäufen!

Mit der RaceID Timing & Participant App können Sie ganz einfach E-Mails und Push-Benachrichtigungen für Ihre Rennen und Distanzen an die Teilnehmer senden! Sehen Sie hier wie.

Soziale Medien: Nutzen Sie Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter und Instagram, um für die Veranstaltung zu werben und Updates zu teilen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten und für die Veranstaltung zu werben.

Inhalt der Website: Erstellen Sie eine eigene Website für die Veranstaltung, die alle oben genannten Informationen sowie einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen und Kontaktinformationen für die Organisatoren enthält. Halten Sie die Website mit neuen Informationen auf dem Laufenden, wenn die Veranstaltung näher rückt.

Registrierung Seite/Web: Ähnlich wie bei Webinhalten - nutzen Sie diesen Kanal, um alle Details zu veröffentlichen, genau wie auf Ihrer Website.

Zeitplan für die Kommunikation: Wann Sie Informationen zum Rennen versenden und veröffentlichen

Es ist genauso wichtig, zum richtigen Zeitpunkt zu kommunizieren, wie die richtigen Dinge zu sagen! Es ist wichtig zu beachten, dass der Kommunikationsplan so früh wie möglich erstellt und ausgeführt werden sollte, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Es ist auch eine gute Idee, einen Inhaltskalender zu erstellen, der zeigt, wann und wie Sie mit den Teilnehmern kommunizieren werden. Laden Sie den obigen Kommunikationsplan herunter und verwenden Sie ihn als Hilfe. 

Es ist besonders wichtig, Informationen zu diesen Meilensteinen zu verschicken: 

Zeitraum für die Vorregistrierung:

Versenden Sie eine erste E-Mail, in der Sie die Veranstaltung ankündigen und grundlegende Informationen (Datum, Ort, Anmeldeinformationen) mitteilen. Nutzen Sie auch die Kanäle der sozialen Medien für die Werbung und für Teaser oder Countdowns für den Anmeldestart. 

Senden Sie alle 2 bis 4 Wochen Follow-up-E-Mails mit detaillierteren Informationen über die Veranstaltung (Streckenplan, Start-/Zielzeiten, Informationen zur Paketabholung) an die angemeldeten Teilnehmer. 

Anmeldefrist:

Versenden Sie Erinnerungs-E-Mails vor dem Anmeldeschluss, um die Teilnehmer zur Anmeldung zu ermutigen. Senden Sie Bestätigungs-E-Mails an alle Teilnehmer, nachdem sie sich angemeldet haben, einschließlich Informationen über die Abholung der Pakete, Trainingsressourcen und Kontaktinformationen für Notfälle (normalerweise ist dies eine automatische Aktion, die in den meisten Registrierungsservices verfügbar ist - stellen Sie sicher, dass Sie sie an Ihr Rennen anpassen!) 

Vor-Veranstaltung:

Schicken Sie eine Woche vor der Veranstaltung eine letzte Erinnerungs-E-Mail mit Informationen über die Abholung der Päckchen, das Parken und eventuelle Änderungen des Veranstaltungsplans in letzter Minute. Senden Sie auch am Tag vor der Veranstaltung eine E-Mail mit letzten Anweisungen, einschließlich Startzeiten und Wetterinformationen, um sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer alles mitbekommen. Aktualisieren Sie auch Ihre Website mit denselben Informationen, damit alles einheitlich bleibt. Bei wichtigen Änderungen empfiehlt es sich auch, Beiträge in Ihren sozialen Netzwerken zu veröffentlichen.

Und stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, wie sie zuschauen können! Freunde, Familie und alle Fans wollen wissen, wie und wo sie das Geschehen am besten verfolgen können - geben Sie Informationen und senden Sie relevante Links zum Live-Timing.

Nach der Veranstaltung:

Senden Sie innerhalb weniger Tage nach der Veranstaltung eine E-Mail mit Links zu Fotos und Ergebnissen. Danken Sie auch den Teilnehmern, Freiwilligen und Sponsoren für ihr Engagement. Senden Sie einige Wochen später eine E-Mail mit Informationen über die Veranstaltung im nächsten Jahr und eine Umfrage zum Sammeln von Feedback.

Tipps, die Ihren Kommunikationsplan narrensicher machen

1. Planen Sie voraus: Machen Sie einen groben Plan für das ganze Jahr bis zu Ihrem Rennen und entscheiden Sie, was Sie wann mitteilen müssen. 
2. Legen Sie Erinnerungen fest: Auch wenn Sie einen schönen Plan machen, kommt es darauf an, die Informationen tatsächlich zu produzieren und zu verschicken! Verwenden Sie ein Erinnerungsprogramm wie Google, Ihre Telefonerinnerungen oder Todoist, um Aufgaben zu bestimmten Terminen festzulegen, damit Sie nicht vergessen, E-Mails zu schreiben, zu posten und Ihre Website zu aktualisieren. 
3. Vorausplanung: Die Investition in ein Tool für soziale Medien und E-Mails, mit dem Sie Beiträge und E-Mails im Voraus planen können, kann eine echte Zeitersparnis sein. Auf diese Weise können Sie sich hinsetzen und einen Großteil der Arbeit in einem Rutsch erledigen, was Ihnen in der Regel etwas Zeit und Ruhe spart. 
4. Profi-Tipp von Rennleiter Nicholas Roman: Bitten Sie jemanden, eine Testanmeldung für Ihr Rennen vorzunehmen und alle Informationen mit anderen Augen durchzugehen. Das kann Ihnen helfen, kleine Fehler zu entdecken und an Dinge zu denken, die Ihnen manchmal aus Gewohnheit entgehen. In diesem Videogibt Nicholas Ihnen eine Reihe weiterer Tipps, wie Sie Zapier und RaceID nutzen können, um große Teile Ihrer Teilnehmerkommunikation zu automatisieren. Schlau! 

Viel Erfolg bei Ihrer Rennkommunikation. Vergessen Sie nicht, Ihren kostenlosen Kommunikationsplan oben herunterzuladen - und wenn Sie das RaceID EMS ausprobieren möchten, beginnen Sie hier!

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