Kommunikationsplan för lopparrangörer {med nedladdningsbar guide}

Att arrangera ett lopp, såklart beroende på dess storlek, är ett stort projekt. En viktig nyckel till ett bra resultat av ett lopp, oavsett sport eller storlek, är kommunikationen med deltagarna. Det är viktigt att se till att dina tävlande får rätt information vid rätt tidpunkt för att se till att evenemanget går smidigt. En väl utarbetad kommunikationsplan hjälper dig att hålla dina deltagare informerade och engagerade, och sparar dig också massor av tid på att svara på frågor från nervösa och förvirrade tävlande!

På RaceID arbetar vi dagligen med hundratals arrangörer och varje lopp har sina egna sätt att kommunicera med deltagarna och marknadsföra upplevelsen. Vi spelar en roll i deras marknadsföringsplaner genom att hjälpa arrangörerna att vara synliga i RaceID:s kalender, i RaceID-appen och i våra kommunikationskanaler. I den här artikeln har vi sammanställt det viktigaste för att du ska kunna hålla dina deltagare informerade och samtidigt marknadsföra ditt evenemang under hela säsongen.

Den här artikeln är inriktad på deltagarkommunikation. Om du vill ha ännu fler marknadsföringstips för ditt evenemang kan du läsa den här ultimata guiden för hur man lyckas med marknadsföring av motionslopp.

Ladda ner din kommunikationsplan för lopp 

För att hjälpa dig att upprätthålla dina kommunikationsinsatser under hela säsongen har vi sammanställt denna praktiska PDF-översikt som du kan spara och återkomma till. 

Klicka här för att ladda ner din kommunikationsguide.

Vilken information bör du dela med dina deltagare?

Som deltagare vill vi veta allt, i detalj. Ju mer information vi har, desto säkrare känner vi oss och desto mindre behöver vi oroa oss för när och var vi ska vara. Påminnelser är också uppskattade under hela säsongen och särskilt när loppet närmar sig. Följande är viktigt för dig att meddela: 

• Uppgifter om evenemanget (datum, plats, karta över banan, start- och måltider osv.)
• Registreringsinformation (kostnad, deadlines, hur man anmäler sig)
• Träningsresurser (träningsplaner, rekommenderade rutter osv.)
• Information om vart man hämtar sitt startpaket (plats, datum, tid).
• Schema för hela loppdagen eller helgen
• Information om säkerhet och nödsituationer (inklusive obligatirisk utrustning)
• Information efter evenemanget (resultat, foton osv.)

Vilka kanaler ska du använda för att kommunicera information om loppet? 

I allmänhet rekommenderar vi att du använder alla kanaler som du har för att kommunicera information och att du håller den konsekvent genomgående! Preferenserna varierar - vissa deltagare gillar att kolla sitt Facebook-flöde och sina grupper varje timme, och vissa läser varje enskilt mejl de får i sin inkorg. Naturligtvis lämpar sig vissa kanaler bättre för marknadskommunikation och andra bättre för individuell kommunikation av loppdetaljer och viktig säkerhetsinformation. Se en uppdelning av de viktigaste kanalerna nedan och hur man bäst använder dem.  

E-post: Använd e-post för att skicka ut regelbundna uppdateringar om evenemanget, inklusive tidsfrister för registrering, information om hur du hämtar paket på lopp och eventuella ändringar i evenemangets schema.

Det är viktigt att inkludera en tydlig ämnesrad och en personlig hälsning i e-postmeddelandet och att göra det visuellt tilltalande, se till att inkludera en uppmaning till handling (något som du vill att mottagaren ska göra) i varje e-postmeddelande, t.ex. en länk för att registrera sig, en påminnelse om att hämta startpaket eller en enkätlänk.

Push-notiser från app: Ibland är det möjligt att använda en app kopplat till ditt anmälningsverktyg för att skicka push-notiser eller textmeddelanden till dina deltagare. Detta kan vara ett utmärkt sätt att nå deltagarna med viktig information, särskilt runt tävlingsdagen när de är mottagliga. Denna kanal kan användas på samma sätt som e-post. Se bara till att du inte spammar deltagarna med för många meddelanden hela tiden!

Med RaceID Timing & Participant App kan du enkelt skicka e-post och push-notiser till deltagare för dina lopp och distanser! Se hur du gör här.

Sociala medier: Använd sociala medier som Facebook, Twitter och Instagram för att marknadsföra evenemanget och dela med dig av uppdateringar. Detta är ett utmärkt sätt att engagera sig med deltagarna och skapa spänning inför evenemanget.

Din hemsida: Skapa en särskild webbplats för evenemanget som innehåller all den information som anges ovan, samt en sektion med vanliga frågor och svar och kontaktinformation till arrangörerna. Håll webbplatsen uppdaterad med ny information när evenemanget närmar sig.

Registreringssida/webb: Använd den här kanalen för att lägga upp alla uppgifter, precis som du gör på din egen webbplats.

När ska bör skicka och publicera information om ditt lopp?

Det är lika viktigt att kommunicera vid rätt tidpunkt som att säga rätt saker! Det är viktigt att notera att kommunikationsplanen bör skapas och genomföras så tidigt som möjligt så att deltagarna har tillräckligt med tid att förbereda sig för loppet. Det är också en bra idé att skapa en innehållskalender som visar när och hur du kommer att kommunicera med deltagarna. Ladda ner och använd kommunikationsplanen ovan till din hjälp. 

Det är extra viktigt att skicka ut information kring dessa milstolpar: 

Innan anmälan:

Skicka ett första e-postmeddelande där du lanserar evenemanget och ger grundläggande information (datum, plats, anmälningsinformation). Använd också sociala medier för att marknadsföra loppet och för att ge information om när anmälan öppnar. 

Skicka uppföljande e-postmeddelanden var 2-4:e vecka med mer detaljerad information om evenemanget (bankarta, start- och måltider, information om hur man checkar in etc) till anmälda deltagare. 

Registreringsperioden:

Skicka påminnelser innan sista anmälningsdag för att uppmuntra folk att anmäla sig. Skicka e-postmeddelanden med bekräftelse till alla deltagare efter att de har registrerat sig, inklusive information om hur de ska hämta startpaketet, träningsresurser och kontaktuppgifter i nödsituationer (vanligtvis är detta en automatisk åtgärd som finns tillgänglig i de flesta verktyg för loppanmälan - se till att du anpassar den till ditt lopp!) 

Före loppet:

Skicka en sista påminnelse en vecka före evenemanget med information om hämtning av startnummer, parkering och eventuella ändringar i sista minuten i evenemangets schema. Skicka också ett e-postmeddelande dagen före evenemanget med slutliga instruktioner, inklusive starttider och väderuppdateringar, för att verkligen se till att deltagarna har fått det. Uppdatera även din webbplats med samma information för att hålla det hela konsekvent. Vid viktiga ändringar är det också bra att göra inlägg i dina sociala mediekanaler.

Se dessutom till att folk vet hur de kan titta på och följa loppet! Vänner, familj och alla dessa fans vill veta hur och var de bäst kan se mest action - ge information och skicka ut relevanta länkar för live-timing.

Efter evenemanget:

Skicka ett e-postmeddelande inom några dagar efter evenemanget med länkar till foton och resultat. Se också till att tacka deltagarna, volontärerna och sponsorerna för deras engagemang. Skicka ett e-postmeddelande några veckor senare med information om nästa års evenemang och en enkät för att samla in feedback.

Tips för att göra din kommunikationsplan idiotsäker

1. Planera i förväg: Gör en grov plan för hela året fram till ditt lopp och bestäm vad du behöver kommunicera och när. 
2. Sätt upp påminnelser: även om du gör en bra plan är det viktigt att du faktiskt producerar och skickar ut informationen! Använd ett påminnelseverktyg som Google, din telefons påminnelser eller Todoist för att göra uppgifter vid vissa datum så att du kommer ihåg att skicka e-post, göra inlägg och uppdatera på din webbplats. 
3. Planera i förväg: Att investera i ett verktyg för sociala medier och e-post där du kan planera inlägg och e-postmeddelanden i förväg kan vara en riktig tidsbesparing. På så sätt kan du sätta dig ner och göra mycket av arbetet i ett svep - det brukar spara tid och kraft. 
4. Tips från lopp Director Nicholas Roman: Be någon att göra en testregistrering för din lopp och gå igenom all information med andra ögon. Det kan vanligtvis hjälpa dig att upptäcka små fel och tänka på saker som ibland undviker ditt sinne av vana. I den här videonger Nicholas dig en massa andra tips om hur du kan använda Zapier och RaceID för att automatisera stora delar av din deltagarkommunikation. Smart! 

Lycka till med din tävlingskommunikation. Glöm inte att ladda ner din kommunikationsplan ovan - och om du vill prova RaceID EMS, kan du komma igång här!

Tyckte du att den här artikeln var till hjälp? För fler tips prenumerera på vårt nyhetsbrev!