Plan de comunicación para organizadores de carreras {Descarga gratuita}
Organizar cualquier carrera, o recorrido dependiendo de su tamaño, es un gran proyecto. La comunicación con los participantes es un factor clave para el éxito de cualquier carrera, independientemente de su deporte o tamaño. Es esencial asegurarse de que los corredores reciben la información adecuada en el momento oportuno para que el evento se desarrolle sin contratiempos. Un plan de comunicación bien elaborado ayudará a mantener a los participantes informados y comprometidos, y también te ahorrará mucho tiempo a la hora de responder a las preguntas de corredores nerviosos y confusos.
En RaceID trabajamos a diario con cientos de organizadores y cada carrera tiene sus propias formas de comunicarse con los participantes y comercializar su experiencia. Participamos en sus planes de marketing ayudando a los organizadores a ser visibles en el calendario RaceIDen la aplicación RaceID y en nuestros canales de comunicación. En este artículo, hemos reunido lo esencial para que puedas mantener informados a tus participantes y, al mismo tiempo, promocionar tu evento durante toda la temporada.
Este artículo se centra en la comunicación con los participantes. Si quieres aún más consejos de marketing para tu evento, echa un vistazo a esta guía definitiva sobre cómo tener éxito con el marketing de carreras de resistencia.
Descargue su Plan de comunicación de la carrera
Para ayudarle a mantener sus esfuerzos de comunicación durante toda la temporada, hemos elaborado este práctico resumen en PDF que puede guardar y consultar.
Haga clic aquí para descargar su guía de comunicación.
¿Qué información debe compartir con sus participantes?
Como participantes, queremos saberlo todo, al detalle. Cuanta más información tengamos, más seguros nos sentiremos y menos tendremos que preocuparnos de cuándo y dónde estar. También se agradecen los recordatorios a lo largo de la temporada y especialmente a medida que se acerca la carrera. Es importante que nos comunique lo siguiente:
- Detalles del evento (fecha, lugar, mapa del recorrido, horarios de salida y llegada, etc.)
- Información sobre la inscripción (coste, plazo, cómo inscribirse)
- Recursos de formación (planes de formación, rutas recomendadas, etc.)
- Información sobre la recogida de paquetes (lugar, fecha, hora)
- Horario del día del evento
- Información sobre seguridad y emergencias (incluida la lista de equipos)
- Información posterior al evento (resultados, fotos, etc.)
¿Qué canales debe utilizar para comunicar los detalles de la carrera?
En general, aconsejamos utilizar todos los canales disponibles para comunicar información, y mantener la coherencia en todo momento. Las preferencias varían: a algunos participantes les gusta consultar su feed de Facebook y sus grupos cada hora, y otras personas leen todos y cada uno de los correos electrónicos que reciben en su bandeja de entrada. Por supuesto, algunos canales son más adecuados para las comunicaciones de marketing y otros lo son para la comunicación individual de detalles del evento e información importante sobre seguridad. A continuación encontrará un desglose de los principales canales y la mejor manera de utilizarlos.
Correo electrónico: Utilice el correo electrónico para enviar actualizaciones periódicas sobre el evento, incluidos los plazos de inscripción, la información sobre la recogida del paquete de la carrera y cualquier cambio en el programa del evento.
Es importante incluir una línea de asunto clara y un saludo personalizado en el correo electrónico, y hacerlo visualmente atractivo, asegúrese de incluir una llamada a la acción (algo que quieras que haga el destinatario) en cada correo electrónico, como un enlace para inscribirse, un recordatorio para recoger los paquetes de la carrera o un enlace a una encuesta.
Notificaciones push desde la app: A veces es posible utilizar la aplicación de la herramienta de inscripción para enviar notificaciones push o mensajes de texto a los participantes. Esta puede ser una gran manera de llegar a los participantes con información importante, especialmente alrededor del día de la carrera, cuando están receptivos. Este canal puede utilizarse de forma similar al correo electrónico. Sólo asegúrate de no saturar a los participantes con demasiados mensajes todo el tiempo.
Con la aplicación RaceID Timing & Participant App, puedes enviar fácilmente correos electrónicos y notificaciones push a los participantes de tus carreras y distancias. Vea cómo aquí.
Redes sociales: Utilice plataformas de redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram para promocionar el evento y compartir actualizaciones. Es una forma estupenda de interactuar con los participantes y crear expectación por el evento.
Contenido del sitio web: Cree un sitio web específico para el acontecimiento que incluya toda la información mencionada anteriormente, así como una sección de preguntas frecuentes e información de contacto para los organizadores del acontecimiento. Mantenga el sitio web actualizado con nueva información a medida que se acerque el evento.
Página de registro/web: similar al contenido web: utilice este canal para publicar todos los detalles, exactamente igual que lo hace en su sitio web.
Calendario de comunicación: Cuándo enviar y publicar información sobre la carrera
Tan importante es comunicar en el momento adecuado como decir las cosas adecuadas. Es importante tener en cuenta que el plan de comunicación debe crearse y ejecutarse lo antes posible para que los participantes tengan tiempo suficiente para prepararse para el evento. También es una buena idea crear un calendario de contenidos que muestre cuándo y cómo se comunicará con los participantes. Descargue y utilice el plan de comunicación anterior como ayuda.
Es especialmente importante enviar información en torno a estos hitos:
Periodo de preinscripción:
Envíe un correo electrónico inicial anunciando el evento y facilitando detalles básicos (fecha, lugar, información sobre la inscripción). Utilice también los canales de las redes sociales para promocionar el evento y anunciar cuándo se abrirá el plazo de inscripción.
Envíe correos electrónicos de seguimiento cada 2-4 semanas con información más detallada sobre el evento (mapa del recorrido, horarios de salida y llegada, información sobre la recogida de paquetes) a los participantes inscritos.
Plazo de inscripción:
Envía correos electrónicos recordatorios antes de que finalice el plazo de inscripción para animar a los participantes a que se apunten. Envía correos electrónicos de confirmación a todos los participantes después de que se hayan inscrito, con información sobre la recogida del paquete, los recursos de entrenamiento y la información de contacto en caso de emergencia (normalmente se trata de una acción automática disponible en la mayoría de las herramientas de servicios de inscripción, pero asegúrate de personalizarla para tu carrera).
Antes del evento:
Envía un último correo electrónico recordatorio una semana antes del evento con información sobre la recogida de paquetes, el aparcamiento y cualquier cambio de última hora en el programa del evento. Envía también un correo electrónico el día antes del evento con las instrucciones finales, incluidas las horas de inicio y las actualizaciones meteorológicas, para asegurarte de que los participantes las reciben. Actualiza también tu sitio web con la misma información para mantener la coherencia. Para los cambios importantes, también es bueno hacer publicaciones en tus canales de redes sociales.
Además, ¡asegúrate de que la gente sepa cómo puede asistir como espectador! Amigos, familiares y todos esos aficionados quieren saber cómo y dónde pueden ver mejor la acción: facilite información y envíe enlaces de cronometraje en directo pertinentes.
Después del evento:
Envíe un correo electrónico pocos días después del evento con enlaces a fotos y resultados. Asegúrese también de agradecer a los participantes, voluntarios y patrocinadores su implicación. Envíe un correo electrónico unas semanas más tarde con información sobre el evento del próximo año y una encuesta para recabar opiniones. encuesta para recabar opiniones.
Consejos para que su plan de comunicación sea infalible
- Planifica con antelación: haz un plan aproximado para todo el año hasta tu carrera y decide qué necesitas comunicar y cuándo.
- Establezca recordatorios: aunque elabore un buen plan, la clave está en producir y enviar realmente la información. Utiliza una herramienta de recordatorio como Google, los recordatorios de tu teléfono o Todoist para hacer tareas en determinadas fechas y así acordarte de enviar correos electrónicos, publicar y hacer actualizaciones en tu sitio web.
- Programar con antelación: invertir en una herramienta de redes sociales y correo electrónico que te permita programar las publicaciones y los correos con antelación puede ahorrarte mucho tiempo. De este modo, puedes sentarte y hacer gran parte del trabajo de una sola vez, lo que suele ahorrarte tiempo y tranquilidad.
- Consejo profesional del director de carrera Nicholas Roman: pide a alguien que haga una inscripción de prueba para tu carrera y revisa toda la información con otro par de ojos. Suele ayudarte a detectar pequeños errores y a pensar en cosas que a veces se te escapan por costumbre. En este vídeo, Nicholas te da un montón de consejos más sobre cómo puedes usar Zapier y RaceID para automatizar grandes partes de la comunicación con tus participantes. ¡Inteligente!
Mucha suerte con la comunicación de tu carrera. No olvides descargar tu plan de comunicación gratuito más arriba - y si quieres probar el RaceID EMS, ¡empieza aquí!
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