Vurder og forbered deg på risikoer i forbindelse med arrangementet ditt

Det kommer ikke som noen overraskelse for noen at sikkerhet er avgjørende for ethvert arrangement, spesielt når det dreier seg om krevende idretter og ulendt terreng, slik tilfellet ofte er med utendørs løp. Les denne korte artikkelen for å lære mer om hvordan du planlegger et trygt arrangement, og dra nytte av den gratis malen for risikovurdering som hjelper deg med å organisere sikkerheten.

Du kan laste ned denne gratis malen for risikovurdering her. Oppgi e-postadressen din, så sender vi deg en melding med to alternativer - å lage en Google Sheet-kopi eller laste ned et Excel-ark:

Se Hectors video om risikovurdering og hvordan du bruker denne malen:

Tenk på risikoen ved arrangementet ditt

En risikovurdering er den beste måten å kvantifisere risikoen ved arrangementet på. Det generelle prinsippet er å tenke på en risiko, gi den en alvorlighetsgrad (eller konsekvens) og vurdere sannsynligheten for at den inntreffer. Når du har dette estimatet, kan du multiplisere alvorlighetsgraden med sannsynligheten, og få en mer kvalitativ vurdering av hvilke risikoer som må håndteres eller reduseres. En typisk risikomatrise kan se slik ut:

Vanlige risikoer ved utendørsarrangementer

Nedenfor finner du en liste over vanlige risikoer forbundet med utendørsarrangementer. Selv om listen er omfattende, er den ikke uttømmende. Du vil ha ditt eget sett med spesifikke risikoer knyttet til ditt løp (vær oppmerksom på at RaceID eller jeg ikke tar noe ansvar for sikkerhetsplanleggingen av ditt arrangement når du bruker denne veiledningen - den er bare et nyttig verktøy du kan bruke!)

Naturlige risikoer

• Vær
  • Sol
  • Vind
  • Regn
  • Snø
  • Tåke/sky
• Terreng
  • Klipper
  • Elver
  • Bratt skråning/fjell
  • Farlig flora (vegetasjon, planter)
  • Kaldt vann (innsjøer/hav)
• Andre fenomener
  • Jordskjelv
  • Vulkaner
  • Jordskred/sinkehull
• Farlig fauna (dyr)
• Skader på følsomme miljøer (både flora og fauna)

Risiko for deltakerne

• Akutt personskade (forvridde ankler, knær osv.)
• Personlig sykdom (hjerteinfarkt, slag, infeksjonssykdom osv.)
• Å gå seg vill
• Veikryssinger
• Kryssing av elver
• Fall fra høyden (for eksempel på en utsatt sti)
• Drukning (ved svømming og vannsport)
• Hedeslag
• Hypotermi
• Hypernatremi (dehydrering)
• Hyponatremi (overhydrering)

Risiko for tilskuere

• Personlig sykdom (hjerteinfarkt, slag, infeksjonssykdom osv.)
• Hedeslag
• Hypotermi
• Folkemengderelaterte risikoer (knusing, stamping, terror osv.)

Andre risikoer

• Parkeringsplasser (kjøretøy i bevegelse osv.)
• Toaletter (eller mangel på toaletter)
• Drikkevann
• Matforgiftning
• Vann til vasking/dusjing (bør være rennende vann for å unngå smitteoverføring)
• Tyveri (fra parkerte biler, lommetyver osv.)
• Kollaps av midlertidige konstruksjoner (telt, broer, barrikader osv.)
• Forsøpling og upassende avfallshåndtering

Risikoens alvorlighetsgrad

Når du skal vurdere alvorlighetsgraden av en bestemt risiko, må du tenke på den potensielle skaden. Er det sannsynlig at skaden vil føre til permanent skade eller til og med død? Dette er en risiko med høy alvorlighetsgrad. Er skaden økonomisk? Skadet utstyr på grunn av en værhendelse kan anses som en risiko med lav alvorlighetsgrad.

Tenk kritisk på graden av graden av skade for det verste risikoscenario.

Risiko Sannsynlighet

Hvor stor er sjansen for at en gitt risiko inntreffer? Regn og vind på vestkysten av Skottland kan forekomme når som helst på året. Dette er en hendelse med høy sannsynlighet. På den annen side kan et vulkanutbrudd klassifiseres som en hendelse med lav sannsynlighet.

Igjen, tenk kritisk på sannsynligheten for at risikoen inntreffer. Dato og klokkeslett for hendelsen vil også påvirke sannsynligheten for at den inntreffer. Kan risikoen bli mer sannsynlig i løpet av dagen? Eller om natten?

Risikoscore

Det er nå opp til deg å bestemme hvordan du vil kvantifisere risikoen. Vanligvis kan du tildele poeng til alvorlighetsgrad og sannsynlighet (fra 1-5 for v.lav til v.høy, for eksempel). Hvis du multipliserer alvorlighetsgraden med sannsynligheten, får du et tall (1-25 i dette eksemplet) som du deretter kan tildele strategier. Lav score (kanskje 1-5) krever ingen tiltak. Middels score (5-15) kan kreve avbøtende tiltak. Høye poengsummer (16-25) vil kreve tiltak for å unngå.

Strategier for risikoreduksjon: Hvordan håndtere risikoer knyttet til arrangementet ditt

I enhver risikoreduserende strategi må du finne en løsning (eller flere løsninger) som reduserer enten alvorlighetsgraden eller sannsynligheten for at risikoen inntreffer (eller begge deler!) til et akseptabelt nivå. I eksemplet ovenfor betyr en reduksjon av risikoscoren til intervallet 1-5 at det ikke er behov for ytterligere tiltak (risikoen anses dermed som ubetydelig).

Du så to eksempler i risikomatrisen i begynnelsen av artikkelen, men et annet eksempel kan være: Krev at deltakerne har med seg "obligatorisk sikkerhetsutstyr". Dette kan være regnjakker (som reduserer alvorlighetsgraden av en værrisiko) eller en hodelykt (som reduserer sannsynligheten for fall hvis deltakerne fortsatt forventes å løpe i skumring eller mørke).

Trenger jeg legevakt og leger på stedet?

Svaret er selvsagt at det kommer an på. Hvis du har god kommunikasjon med de lokale myndighetene i forkant av løpet, vil de vanligvis kunne gi deg råd om hvilke nødetater du må koordinere med.

• Det vil være behov for politi for å håndtere store folkemengder og/eller trafikk.
• Helsetjenester og ambulanser vil være påkrevd ved store deltakerantall eller ved arrangementer med særlig økt risiko for skader.
• Fjellredningstjenester vil være påkrevd ved alle fjellarrangementer i ekstreme omgivelser.
• Brannvesenet vil bli involvert hvis det er brannfare i arenaen eller på banen, eller kanskje for andre spesialoppgaver.

Som tidligere er bruk av nødetater en strategi for å redusere alvorlighetsgraden av en hendelse. Merk at det alltid er en god idé å ha førstehjelpsutdannet personell på arrangementet - enten det er frivillige, deltakere eller en del av selve løpsorganisasjonen (eller en kombinasjon av disse). 

Å arrangere et løp eller utendørsarrangement kan være stressende, selv i de beste tider. Hvis du planlegger i god tid på forhånd og har en strategi for å redusere risikoen og håndtere eventuelle nødsituasjoner, kan du slappe mer av på løpsdagen og glede deg over fornøyde og friske deltakere, tilskuere, frivillige og ansatte!

Vi håper disse tipsene hjelper deg med sikkerhetsplanleggingen av løpet ditt. Gi oss beskjed hvis du har prøvd disse tipsene, vi vil gjerne høre hvordan det gikk for deg! Du finner flere ressurser om planlegging av utendørsarrangementer i arrangørbloggen. 

/Hector Haines fra RaceID