Bedöm och förbered dig för risker med ditt evenemang

Det är ingen som är förvånad över att säkerheten är avgörande vid alla evenemang, särskilt när det handlar om sport med hög effekt och ojämn terräng, vilket ofta är fallet vid utomhuslopp. Läs den här korta artikeln för att lära dig hur du planerar ett säkert evenemang, och utnyttja den kostnadsfria mallen för riskbedömning för att hjälpa dig att organisera din säkerhet.

Du kan ladda ner den här gratis mallen för riskbedömning här. Ange din e-postadress så skickar vi dig ett meddelande med två alternativ - att göra en Google Sheet-kopia eller ladda ner ett Excel-ark:

Titta på Hectors video om riskbedömning och hur du använder mallen:

Tänk på riskerna vid ditt evenemang

En riskbedömning är det bästa sättet att kvantifiera riskerna med ditt evenemang. Den allmänna principen är att tänka på en risk, ge risken en allvarlighetsgrad (eller inverkan) och bedöma sannolikheten för att risken ska inträffa. När du väl har denna uppskattning kan du multiplicera allvarlighetsgraden med sannolikhetsgraden för att få en mer kvalitativ bedömning av vilka risker som behöver åtgärdas eller minskas. Typiskt sett kan en riskmatris se ut så här:

Vanliga risker vid evenemang utomhus

Nedan hittar du en förteckning över Vanliga risker i samband med utomhusarrangemang. Listan är visserligen omfattande men inte uttömmande. Du kommer att ha din egen uppsättning specifika risker i samband med din lopp (observera att varken RaceID eller jag tar något ansvar för säkerhetsplaneringen av ditt evenemang när du använder den här guiden - det är bara ett hjälpmedel som du kan använda!).

Naturliga risker

• Väder
  • Sun
  • Vind
  • Regn
  • Snö
  • Dimma/moln
• Terräng
  • Klippor
  • Floder
  • Steep Scree/Rocks
  • Farlig flora (vegetation, växter)
  • Kallt vatten (sjöar/hav)
• Andra fenomen
  • Jordbävningar
  • Vulkaner
  • Jordskred/sinkhål
• Farlig fauna (djur)
• Skador på känsliga miljöer (både flora och fauna).

Risker för deltagarna

• Akut personskada (förvridna fotleder, knän osv.)
• Personlig sjukdom (hjärtinfarkt, stokes, infektionssjukdomar osv.)
• Att gå vilse
• Korsningar av vägar
• Korsningar av floder
• Fall från höjd (t.ex. på en utsatt stig)
• Drunkning (vid simning och vattensporter)
• Värmeslag
• Hypotermi
• Hypernatremi (uttorkning)
• Hyponatremi (överhydrering)

Risker för åskådare

• Personlig sjukdom (hjärtinfarkt, stokes, infektionssjukdomar osv.)
• Värmeslag
• Hypotermi
• Risker i samband med folksamlingar (krossning, stampeder, terror osv.).

Andra risker

• Parkeringar (fordon i rörelse etc.)
• Toaletter (eller brist på sådana)
• Dricksvatten
• Livsmedelsförgiftning
• Tvätt-/duschvatten (bör vara rinnande vatten för att undvika överföring av sjukdomar).
• Stöld (från parkerade bilar, eller ficktjuvar, etc.)
• Kollaps av tillfälliga strukturer (tält, broar, barrikader osv.).
• Nedskräpning och olämplig avfallshantering

Riskens allvarlighetsgrad

När du bedömer hur allvarlig en viss risk är, tänk på den potentiella skadan. Är det troligt att skadan leder till permanent skada eller till och med till döden? Detta är en risk med hög allvarlighetsgrad. Är skadan ekonomisk? Skadad utrustning på grund av en väderhändelse kan betraktas som en risk med låg allvarlighetsgrad.

Tänk kritiskt om nivån av skada för den värsta fall riskscenario.

Risk Sannolikhet

Hur stor är risken för att en viss risk ska inträffa? Regn och vind på Skottlands västkust är en given faktor, oavsett årstid. Detta är en hög sannolikhet att det inträffar. Å andra sidan kan ett vulkanutbrott klassas som en händelse med låg sannolikhet.

Tänk återigen kritiskt på sannolikheten för att risken ska inträffa. Datum och tidpunkt för händelsen påverkar även sannolikheten för att den ska inträffa. Kan risken bli mer sannolik under dagen? Eller på natten?

Riskpoäng

Det är nu upp till dig att bestämma hur du ska kvantifiera riskerna. Vanligtvis kan du tilldela poäng för allvarlighetsgrad och sannolikhet (från 1-5 för t.ex. v.låg till v.hög). Om du multiplicerar allvarlighetsgraden med sannolikheten får du ett tal (1-25 i det här exemplet), som du sedan kan tilldela strategier. Låga värden (kanske 1-5) kräver inga åtgärder. Medelhöga värden (5-15) kan kräva åtgärder för att mildra effekterna. Höga värden (16-25) kräver åtgärder för att undvika.

Strategier för begränsning: Hur man hanterar risker i samband med evenemanget

Med alla strategier för att minska riskerna måste du hitta en lösning (eller flera lösningar) som minskar antingen allvaret eller sannolikheten för att en risk uppstår (eller båda!) till acceptabla nivåer. I det föregående exemplet innebär en minskning av riskpoängen till intervallet 1-5 att inga ytterligare åtgärder krävs (risken anses alltså vara obetydlig).

Du såg två exempel i riskmatrisen i början av artikeln, men ett annat exempel kan vara: Kräv att deltagarna ska bära "obligatorisk säkerhetsutrustning". Det kan vara regnjackor (vilket minskar allvaret i en risk för dåligt väder) eller en pannlampa (vilket minskar sannolikheten för fall om deltagarna fortfarande förväntas tävla i skymning eller mörker).

Behöver jag akutmottagningar och läkare på plats?

Svaret är naturligtvis att det beror på. Om du har god kommunikation med de lokala myndigheterna före lopp kan de vanligtvis ge dig råd om vilka räddningstjänster du behöver samordna dig med.

• Polis kommer att behövas för att hantera stora folkmassor och/eller trafik.
• Hälsovårdstjänster och ambulanser kommer att behövas vid stora deltagarantal eller evenemang med särskilt hög risk för skador.
• Bergräddningstjänster kommer att krävas vid alla bergsevenemang i extrema miljöer.
• Brandkåren kommer att involveras om det finns någon brandrisk i arenan eller på banan, eller kanske för andra specialuppgifter.

Liksom tidigare är användningen av räddningstjänsten en strategi för att minska allvaret i en incident. Observera att det alltid är en bra idé att ha personal med utbildning i första hjälpen vid evenemanget - oavsett om det är frivilliga, deltagare eller en del av själva lopp -organisationen (eller en kombination av dessa). 

Att organisera en lopp eller ett utomhusevenemang kan vara stressigt, även i de bästa av tider. Om du planerar i god tid och har en strategi för att minska riskerna och för att hantera nödsituationer kan du slappna av mer på lopp-dagen och njuta av glada och friska deltagare, åskådare, volontärer och personal!

Vi hoppas att dessa tips hjälper dig med säkerhetsplaneringen för din lopp. Låt oss veta om du har provat dessa tips, vi vill gärna höra hur det har gått för dig! Du kan hitta fler resurser om planering av evenemang utomhus i arrangör Blogg. 

/Hector Haines från RaceID