Slik samler du inn, analyserer og bruker spørreundersøkelser om tilbakemeldinger fra deltakere i konkurranser

Deltakerundersøkelser gir deg viktig innsikt om arrangementets sterke sider, forbedringsområder og utvikling, og gir deg veiledning om hvordan du kan tilpasse arrangementet. I denne artikkelen forklarer vi hva, hvorfor og hvordan du kan bruke deltakerundersøkelser til å utmerke deg.

Hvorfor bør jeg få tilbakemeldinger fra deltakerne?

Det kan virke skremmende å be deltakerne om tilbakemelding, og det enkleste er ganske enkelt å la være. Å få tilbakemeldinger er imidlertid en svært viktig del av deltakernes opplevelse. Her er fem grunner til at du bør be deltakerne om å dele tankene sine med deg.

1. Gi deltakerne mulighet til å gi positive og konstruktive tilbakemeldinger.
   
2. Identifisere forbedringsområder
   Den mest åpenbare grunnen til å innhente tilbakemeldinger er å forbedre seg. Få deltakerne til å fortelle hva dere som organisasjon kan gjøre bedre.
3. Vis deltakerne at du bryr deg
   Ved å vise at du ønsker tilbakemeldinger, viser du også deltakerne at deres stemme er viktig. Ved å lytte til deltakerne vil du også skape lojalitet og være i stand til å skape dialoger etter behov og møte både positive og negative tilbakemeldinger.
4. Samle inn flere interessante data om deltakerne
5. Skaffe innhold som kan deles
   "Rent gull"; det mange forskere kaller åpne spørsmål der deltakerne i undersøkelsen får skrive hva de vil. Dette gjelder spesielt hvis du kan få sitater eller historier som du kan dele i sosiale medier eller på nettstedet ditt.

De seks viktigste tingene du bør tenke på når du lager en deltakerundersøkelse

Det er mange ting du må tenke på når du skal samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne, for eksempel hvilket verktøy eller hvilken metode du skal bruke, når du skal samle inn dataene og hvilke spørsmål du skal stille. Vi har identifisert seks ting du bør tenke på for at undersøkelsen skal bli vellykket. Ved å ta hensyn til alle disse punktene sikrer du at undersøkelsen ikke bare blir meningsfull, men også at du kan trekke verdifulle konklusjoner fra deltakernes tilbakemeldinger.

De seks tingene du bør tenke på:

1. Sett deg mål før du sender undersøkelsen
2. Segmentere deltakerne
3. Velg riktig tidspunkt for å be om tilbakemelding
4. Velg undersøkelsesløsning med omhu
5. Still riktig type spørsmål
   Åpne spørsmål
   Spør hva deltakerne har gjort, ikke hva de planlegger/ønsker å gjøre.
6. Identifiser og prioriter viktige tilbakemeldinger

Sett deg mål for undersøkelsen

Det første du må gjøre før du går i gang med spørsmålene, er å fastsette det overordnede målet og delmålene. På denne måten får du en klar oversikt over hva du ønsker å få ut av undersøkelsen, samtidig som du utelukker emner som er av mindre betydning. 

Hovedmålet med undersøkelsen bør være det viktigste du ønsker å forstå. Dette kan være et overordnet mål, men det vil hjelpe deg med å orientere retningen på undersøkelsen.

Eksempel på et godt overordnet mål: Få innsikt fra deltakerne for å forstå hvordan vi presterer i forhold til de(n) viktigste KPI-en(e).

I tillegg til det overordnede målet bør du lage delmål. Disse målene hjelper deg med å sikre at du ikke glemmer å berøre de temaene du trenger svar på. Tanken med delmålene er at de kan være mer spesifikke enn det overordnede målet.

Eksempel på et godt delmål: Finn en måte å forbedre innsjekkingsprosessen på.

Segmentere deltakerne

Tenk på løpet og distansene dine. Det kan være at du har ulike typer deltakere i løpet av løpshelgen. Ved å segmentere deltakerne kan det være lurt å sende ulike undersøkelser eller i det minste ulike versjoner til ulike personer. 

Det kan for eksempel være lurt å spørre tilbakevendende deltakere hva de synes om endringene i kurset sammenlignet med i fjor, samtidig som du spør førstegangsdeltakere om de likte kurset og hva de likte spesielt godt.

Når du tenker på ulike segmenter av deltakerne dine, kan det være lurt å tenke på blant annet følgende

• Deltakere i ulike startgrupper og/eller distanser
• Ungdomsløp og familier
• Gjentatte deltakere vs. førstegangsdeltakere
• Lokale vs. tilreisende deltakere

Riktig tidspunkt å be om tilbakemelding på

Vår beste praksis er å be om tilbakemelding relativt raskt etter løpet. Ikke bare vil deltakerne huske opplevelsen bedre enn om du venter, men de er også mer tilbøyelige til å svare. Det vi har oppdaget, er at løp som ber om tilbakemelding innen en uke etter arrangementet, har større sannsynlighet for å få svar fra deltakerne enn løp som venter.

Et verktøy du kan bruke for å få flere svar, er å gi deltakerne et tidsbegrenset tilbud om at hvis de svarer på spørreskjemaet innen noen få dager, får de en rabatt eller en gave.

Du kan selvsagt også be deltakerne om å svare på stedet under arrangementet, men vær oppmerksom på at det kan forstyrre deltakernes opplevelse av arrangementet. Det kan derfor være bedre å vente en dag eller to.

Slik setter du opp spørreskjemaet og stiller de riktige spørsmålene

Det første du må ha i bakhodet når du utarbeider et spørreskjema, er at panelet ditt har en svært kort oppmerksomhetstid. Noen mennesker elsker å bruke tid på å hjelpe til, men hovedregelen er at du må holde deg til det som gir deg best innsikt og verdi. Spesielt i dagens digitale verden har folk mindre tid og blir lettere distrahert. Et spørreskjema som oppleves som langt eller for vanskelig, vil sannsynligvis få flere avhoppere enn et skjema som er gjennomtenkt og satt opp på riktig måte.

• Ta med en kort og presis introduksjon til undersøkelsen.
  Beskriv med noen få setninger formålet med undersøkelsen, hvordan du vil bruke den og om du kommer til å dele noen av dataene. Generelt sett ønsker ikke folk å dele dataene sine med andre enn deg, så hvis du bestemmer deg for å dele dem med en tredjepart, må du være tydelig på dette, men også begrunne hvorfor. Den generelle tommelfingerregelen er å holde dette til maksimalt 3-4 korte setninger.
• Sørg for at undersøkelsen er tydelig og enkel å fylle ut.
  Som et siste trinn bør du gå gjennom spørreskjemaet og fjerne alle unødvendige formuleringer eller spørsmål. Ved å forenkle og gjøre spørreskjemaet ryddig øker du sjansen for å få flere svar.
• Veksle mellom åpne og lukkede spørsmål
  Ved å veksle ikke bare mellom åpne og lukkede spørsmål, men også mellom hvordan deltakerne kan skrive inn svarene sine, blir det morsommere å svare på spørsmålene.
• Spør hva deltakerne har gjort, ikke hva de har tenkt å gjøre.
  Ved å spørre deltakerne om hva de faktisk har gjort, får du vite hvordan de faktisk oppfører seg. Hvis du derimot spør hva deltakerne har tenkt å gjøre, risikerer du å få svar som inneholder ønsketenkning snarere enn faktisk atferd.
• Sørg for å spørre om ting du faktisk kan fikse eller forbedre.
  Ved å sørge for at du tar opp ting du har kontroll over, kan du også sikre at du kan forbedre deg.
• Spør om du kan kontakte deltakeren for ytterligere spørsmål.
  Ikke glem å avslutte med å svare på om det er greit å følge opp spørsmålene over telefon eller e-post. Dette gir deg muligheten til å gå dypere inn i spesifikke tilbakemeldinger eller forstå bakgrunnen for bestemte svar. Det gir deg også mulighet til å ta opp de mest bekymringsfulle svarene fra bestemte deltakere.

Merk: Hvilke data som samles inn, avhenger av typen spørsmål.

Dataene du samler inn, vil gi ulike typer informasjon som utløser ulike typer handlinger. 

Spørsmål som lukkede flervalgsspørsmål vil gi deg en samlet oversikt over hva deltakerne generelt mener. Måten du kan bruke disse dataene på, er å se trender i deltakernes meninger. Nøkkelen her er å aldri anta at du vet svaret på hva som er de viktigste egenskapene ved arrangementet ditt.  

Åpne spørsmål vil gi deg deltakernes resonnementer, og kan også være svært verdifulle kilder til sitater, forbedringspunkter og annet. Når du leser gjennom de åpne spørsmålene, får du også en bedre totalforståelse av hvordan deltakerne har tenkt når de gir deg tilbakemelding på de lukkede spørsmålene.

Hva du bør tenke på når du velger en plattform for spørreundersøkelser på nettet

Du kan velge å samle inn tilbakemeldinger på flere måter, for eksempel ved hjelp av et IRL-spørreskjema, telefonintervjuer eller møter, men den desidert mest kostnadseffektive måten er å samle inn data gjennom nettbaserte spørreundersøkelser. Det er ingen eksakt vitenskap å velge riktig undersøkelsesverktøy, men alle har fordeler og ulemper for deg i datainnsamlingen. 

På RaceID har vi brukt mange verktøy i årenes løp, og her er våre to favorittplattformer når vi spør løpsdeltakerne om deres meninger:

Google Skjemaer er et av de mest brukte verktøyene for å samle inn informasjon på nettet. Verktøyet er gratis og svært enkelt å bruke, og gir deg dessuten de mest nødvendige skjemaalternativene når du oppretter undersøkelsen. Google Forms er det perfekte verktøyet for deg som ønsker å samle inn informasjon på en dynamisk og smart måte. Plattformen tilbyr imidlertid begrensede muligheter for merkevarebygging, noe som er grunnen til at noen organisasjoner ser seg om etter andre alternativer.

Survey monkey er et av de mest populære verktøyene på nettet for gjennomføring av brukerundersøkelser. Survey Monkey tilbyr flere abonnementer og en grunnleggende/freemium-versjon med begrensede valgmuligheter. Hvis du er på utkikk etter en allsidig plattform som kan vokse i takt med deg, kan Survey Monkey tilby nettopp dette. Plattformen tilbyr også flere måter å profilere undersøkelsen din på, samt et bredt utvalg av maler som hjelper deg med å komme i gang.

Identifiser, prioriter og iverksett viktige tilbakemeldinger

Når undersøkelsen er gjennomført, starter arbeidet med å sammenstille, analysere og lære. Dette er den morsomme delen, men også den mest utfordrende. Det er veldig lett å bare samle inn dataene uten å gjøre noe med dem. 

Når du har samlet inn tilbakemeldingene, er neste trinn å identifisere de tilbakemeldingene som faktisk kan hjelpe deg med å løfte arrangementet. Du må lage en tiltaksliste der du identifiserer de tre til fem viktigste tingene du kan endre/forbedre for å forbedre løpsopplevelsen for deltakerne. Hvis du bare lager en lang liste over ting du kan endre, risikerer du å ende opp med å ikke endre noe som helst. Ved å holde deg til tre til fem ting du kan forbedre, øker du sannsynligheten for at du ikke bare forbedrer disse tingene, men også at du forbedrer de viktigste tilbakemeldingene fra deltakerne.

Liste over undersøkelsesverktøy

• Alkymist
• AskNicely
• Crowdisnal
• FreeOnlineSurveys
• Google-skjemaer
• Jotform
• Hoppende
• Pointerpro
• Overlever
• SurveyLegend
• Surveyplanet
• Surveymonkey
• Survicate
• SurveyLegend
• Surveysparrow
• Undersøkelsesmetoder
• Typeform
• Unifokus
• VideoAsk
• Qualaroo
• Zoho Survey

Lykke til med spørreundersøkelsene! Hvis du vil se noen eksempler på spørreundersøkelser og de resulterende rapportene vi har laget med deltakerne, knyttet til generell løpsdeltakelse, kan du ta en titt på vår Rapport om deltakernes preferanser.