Cómo recopilar, analizar y utilizar las encuestas de opinión de los participantes en las carreras

Las encuestas a los participantes le ayudan a obtener información esencial sobre los puntos fuertes de su evento, las áreas de mejora, y a fomentar y orientar su evento. En este artículo, le explicamos el qué, el por qué y el cómo de las encuestas a los participantes y cómo puede utilizar los datos para sobresalir.

¿Por qué debo recibir comentarios de mis participantes?

Pedir la opinión de los participantes puede ser una tarea desalentadora y lo más fácil es simplemente no hacerlo. Sin embargo, obtener comentarios es una parte realmente importante de la experiencia de los participantes. He aquí cinco razones por las que debería pedir a sus participantes que compartan sus opiniones con usted.

1. Ofrezca a sus participantes una forma de dar retroalimentación positiva y constructiva
   
2. Identificar las áreas de mejora
   La razón más obvia para recoger opiniones es mejorar. Haz que los participantes compartan lo que tú, como organización, puedes hacer mejor.
3. Demuestre a sus participantes que le importa
   El simple hecho de mostrar que desea recibir comentarios también demuestra a los participantes que su voz es importante. Al escuchar a los participantes, también crearás lealtad y serás capaz de crear diálogos según sea necesario y cumplir con la retroalimentación tanto positiva como negativa.
4. Recoge datos adicionales de interés sobre tus participantes
5. Adquirir contenidos compartibles
   "Oro puro"; lo que muchos investigadores llaman preguntas abiertas en las que los participantes en la encuesta pueden escribir lo que quieran. Esto es especialmente cierto si puedes conseguir citas o historias que puedas compartir en tus redes sociales o en tu sitio web.

Los seis aspectos principales que hay que tener en cuenta al crear una encuesta a los participantes

Hay muchas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de recabar la opinión de los participantes, como qué herramienta o método utilizar, cuándo recoger los datos y qué preguntas formular. Hemos identificado seis aspectos a tener en cuenta que harán que su encuesta tenga éxito. Si tiene en cuenta todos estos puntos, se asegurará de que su encuesta a los participantes no sólo sea significativa, sino que también le permitirá extraer valiosas conclusiones de las opiniones de sus participantes.

Las seis cosas que hay que tener en cuenta:

1. Establezca objetivos antes de enviar la encuesta
2. Segmentar a los participantes
3. Elegir el momento adecuado para pedir opiniones
4. Elija bien su solución de encuesta
5. Hacer el tipo correcto de preguntas
   Preguntas abiertas
   Pregunte lo que los participantes han hecho en lugar de lo que planean/quieren hacer
6. Identificar y priorizar los comentarios importantes

Establezca los objetivos de su encuesta

Lo primero que debe hacer antes de profundizar en las preguntas es establecer el objetivo general y los objetivos secundarios. De este modo, tendrá una visión clara de lo que quiere obtener de la encuesta, pero también descalificará cualquier tema que no tenga importancia. 

El objetivo principal de su encuesta debe ser lo más importante que quiere entender. Puede ser un objetivo de alto nivel, pero le ayudará a orientar la dirección de la encuesta.

Ejemplo de un buen objetivo general: Obtener información de los participantes para comprender cómo nos comportamos con respecto a nuestros principales KPI.

Además de su objetivo general, debe crear subobjetivos. Estos objetivos te ayudarán a garantizar que no te olvides de tocar los temas a los que necesitas dar respuesta. La idea con los subobjetivos es que pueden ser más específicos que el objetivo general.

Ejemplo de un buen subobjetivo: Encontrar una forma de mejorar el proceso de facturación.

Segmentar a los participantes

Piensa en tu carrera y en las distancias. Puede que tengas diferentes tipos de participantes durante el fin de semana de tu carrera. Al segmentar a los participantes, es posible que desee enviar diferentes encuestas o al menos diferentes versiones a diferentes personas. 

Por ejemplo, puede preguntar a los participantes que regresan qué les parecen los cambios en el curso en comparación con el año pasado, mientras que al mismo tiempo pregunta a los que participan por primera vez si les ha gustado el curso y qué aspecto específico han disfrutado.

Cuando piense en los diferentes segmentos de sus participantes, puede considerar, entre otras cosas

• Participantes en diferentes grupos de salida y/o distancias
• Carreras de jóvenes y familias
• Participantes recurrentes frente a los que participan por primera vez
• Participantes locales o itinerantes

El momento adecuado para pedir opiniones

Nuestra mejor práctica es pedir opiniones relativamente pronto después de la carrera. Los participantes no sólo recordarán mejor su experiencia que si esperas, sino que también estarán más dispuestos a responder. Lo que hemos descubierto es que las carreras que piden opiniones una semana después del evento tienen más probabilidades de obtener respuestas de sus participantes que las carreras que esperan.

Una herramienta que puede utilizar para obtener más respuestas es ofrecer a los participantes una oferta por tiempo limitado, según la cual si responden al cuestionario en unos días, obtendrán un descuento o un regalo.

Por supuesto, también puede pedir a los participantes que respondan in situ durante el evento, pero considere que puede estar interfiriendo en la experiencia de los participantes en el evento. Por lo tanto, esperar uno o dos días puede ser mejor en general.

Cómo preparar el cuestionario de opinión y hacer las preguntas adecuadas

Lo primero que debe tener en cuenta al crear cualquier cuestionario es que su panel tendrá una capacidad de atención muy pequeña. Seguro que a algunas personas les encanta dedicar su tiempo a ayudar, pero la regla general es que debes ceñirte a lo que te dará la mejor visión y valor. Especialmente en el mundo digital de hoy, la gente tiene menos tiempo y se distrae más fácilmente. Un cuestionario que da la sensación de ser largo o demasiado difícil es probable que tenga más abandonos que un formulario bien pensado y configurado.

• Incluya una introducción breve y directa a la encuesta.
  Describa en pocas frases el objetivo de la encuesta, cómo la va a utilizar y si va a compartir alguno de los datos. En general, la gente no quiere compartir sus datos con nadie más que con usted, así que si decide compartirlos con algún tercero, asegúrese de indicarlo claramente, pero también de explicar el motivo. La regla general es mantener esto en un máximo de 3-4 frases cortas.
• Asegúrese de que la encuesta es clara y sencilla de completar
  Como último paso, debería revisar su cuestionario y eliminar toda la redacción o las preguntas innecesarias. Simplificando y ordenando el cuestionario, aumentas las posibilidades de aumentar el número de respuestas que obtienes.
• Alternar entre preguntas abiertas y cerradas
  Alternar no sólo entre preguntas abiertas y cerradas, sino también la forma en que el participante puede introducir sus respuestas, hará que sea más divertido responder a tus preguntas.
• Pregunte a sus participantes lo que han hecho, no lo que pretenden hacer
  Preguntando a los participantes lo que realmente han hecho puedes conocer sus verdaderos medios de comportamiento. Si, por el contrario, preguntas lo que los participantes pretenden hacer, corres el riesgo de obtener respuestas que incluyan deseos y no un comportamiento real.
• Asegúrese de preguntar sobre las cosas que realmente puede arreglar o mejorar
  Si te aseguras de que abordas las cosas que están dentro de tu ámbito de control, también puedes asegurarte de que puedes mejorar.
• Pregunte si puede ponerse en contacto con el participante para hacer más preguntas
  No olvides terminar y responder si te parece bien que te pongas en contacto con tus preguntas por teléfono o por correo. Esto le dará la oportunidad de profundizar en las respuestas específicas o de comprender mejor el razonamiento que hay detrás de las mismas. También le permitirá abordar las respuestas más preocupantes de determinados participantes.

Nota: Los datos recogidos dependen del tipo de pregunta

Los datos que recoja proporcionarán diferentes tipos de información que desencadenarán diferentes tipos de acciones. 

Preguntas como las de opción múltiple cerrada le darán una visión global de lo que piensan los participantes en general. La forma de utilizar estos datos es ver las tendencias de las opiniones de los participantes. La clave aquí es no dar nunca por supuesta la respuesta a las características más importantes de su evento.  

Las preguntas abiertas te darán el razonamiento del participante, y también pueden ser fuentes muy valiosas de citas, puntos de mejora y mucho más. La lectura de las preguntas abiertas también te dará una mejor comprensión total de cómo han pensado los participantes a la hora de darte feedback sobre tus preguntas cerradas también.

Qué hay que tener en cuenta al elegir una plataforma de encuestas en línea

Puede optar por recopilar sus opiniones de múltiples maneras, como un cuestionario IRL, entrevistas por teléfono o en reuniones, pero la forma más rentable con diferencia es recopilar datos a través de encuestas online. La elección de la herramienta de encuesta adecuada no es una ciencia exacta, pero todas tienen ventajas y desventajas para la recogida de datos. 

En RaceID hemos utilizado muchas herramientas a lo largo de los años y aquí están nuestras dos plataformas de encuestas favoritas a la hora de pedir opiniones a los participantes en las carreras:

Los formularios de Google es una de las herramientas más utilizadas para recopilar información en línea. La herramienta es gratuita y muy fácil de usar, y además te ofrece las opciones de formulario más necesarias a la hora de crear tu encuesta. Google Forms es la herramienta perfecta para aquellos que quieren recopilar información de forma dinámica e inteligente. Sin embargo, la plataforma ofrece opciones limitadas para la creación de marcas, por lo que algunas organizaciones a veces buscan otros medios.

Survey monkey es una de las herramientas más populares en línea para realizar encuestas a los usuarios. Survey Monkey ofrece varios planes y una versión básica/freemium con opciones limitadas. Si busca una plataforma versátil que pueda crecer junto a usted, Survey Monkey puede proporcionarle exactamente esto. La plataforma también ofrece varias formas de marcar su encuesta y también una amplia variedad de plantillas que le ayudarán a configurarse.

Identificar, priorizar y actuar sobre los comentarios importantes

Una vez completada la encuesta, comienza el trabajo de recopilación, análisis y aprendizaje. Esta es la parte divertida, pero también la más difícil. Es muy fácil limitarse a recoger los datos y no hacer nada con ellos. 

Una vez recopiladas las opiniones, el siguiente paso es identificar las que realmente pueden ayudarle a mejorar su evento. Es necesario que elabore una lista de acciones en la que identifique las tres o cinco cosas más importantes que puede cambiar o mejorar para que los participantes disfruten más de la carrera. Si te limitas a crear una larga lista de cosas que cambiar, corres el riesgo de acabar no cambiando nada. Si te ciñes a tres o cinco cosas a mejorar, aumentarás la probabilidad no sólo de mejorar en estas cosas, sino también de mejorar en los comentarios más importantes de tus participantes.

Lista de herramientas de encuesta

• Alchemer
• AskNicely
• Crowdisnal
• FreeOnlineSurveys
• Formularios de Google
• Jotform
• Leapsome
• Pointerpro
• Survs
• SurveyLegend
• Surveyplanet
• Surveymonkey
• Survicate
• SurveyLegend
• Surveysparrow
• Métodos de encuesta
• Typeform
• Unifocus
• VídeoPregunte a
• Qualaroo
• Encuesta Zoho

¡Mucha suerte con la elaboración de encuestas! Si desea ver algunos ejemplos de encuestas y los informes resultantes que realizamos con los participantes, relacionados con la participación general en carreras, consulte nuestro Informe sobre las preferencias de los participantes.