Hur man samlar in, analyserar och använder enkäter för deltagarfeedback

Deltagarundersökningar hjälper dig att få viktiga insikter om evenemangets starka sidor, förbättringsområden, främja och ge vägledning om hur evenemanget ska anpassas. I den här artikeln ger vi dig information om vad som gäller, varför och hur deltagarundersökningar och hur du kan använda insikterna för att bli bäst.

Varför ska jag få feedback från mina deltagare?

Att be deltagarna om feedback kan vara en skrämmande uppgift och det enklaste är att helt enkelt inte göra det. Att få feedback är dock en mycket viktig del av deltagarnas upplevelse. Här är fem anledningar till varför du bör be dina deltagare att dela med sig av sina tankar till dig.

1. Ge deltagarna ett sätt att ge positiv och konstruktiv feedback.
   
2. Identifiera områden för förbättring.
   Det mest uppenbara skälet till att samla in feedback är att förbättra sig. Få deltagarna att berätta vad ni som organisation kan göra bättre.
3. Visa dina deltagare att du bryr dig
   Genom att visa att du vill ha feedback visar du dina deltagare att deras röst är viktig. Genom att lyssna på deltagarna skapar du också lojalitet och kan skapa dialoger vid behov och möta både positiv och negativ feedback.
4. Samla in ytterligare intressanta uppgifter om dina deltagare
5. Skaffa innehåll som kan delas
   "Rent guld": det som många forskare kallar öppna frågor där deltagarna i undersökningen får skriva vad de vill. Detta gäller särskilt om du kan få citat eller berättelser som du kan dela i sociala medier eller på din webbplats.

De sex viktigaste sakerna att tänka på när du skapar en deltagarundersökning

Det finns många saker att tänka på när man samlar in deltagarnas feedback, t.ex. vilket verktyg eller vilken metod man ska använda, när man ska samla in data och vilka frågor man ska ställa. Vi har identifierat sex saker att tänka på som kommer att göra din undersökning framgångsrik. Genom att ta itu med alla dessa punkter kan du se till att din deltagarundersökning inte bara är meningsfull, utan att du också kan dra värdefulla slutsatser från deltagarnas feedback.

Sex saker att tänka på:

1. Sätt upp mål innan du skickar enkäten
2. Segmentera dina deltagare
3. Välj rätt tidpunkt för att be om feedback
4. Välj din undersökningslösning med omsorg
5. Ställ rätt typ av frågor
   Öppna frågor
   Fråga vad deltagarna har gjort snarare än vad de planerar/vill göra.
6. Identifiera och prioritera viktig feedback

Sätt upp mål för din undersökning

Det första du behöver göra innan du går in på frågorna är att fastställa det övergripande målet och delmålen. Genom att göra detta får du en tydlig bild av vad du vill få ut av undersökningen, men du kan också utesluta ämnen som är av mindre betydelse. 

Det viktigaste målet med din undersökning bör vara det viktigaste du vill förstå. Detta kan vara ett högt ställt mål, men det hjälper dig att orientera undersökningens inriktning.

Exempel på ett bra övergripande mål: Få insikter från deltagarna för att förstå hur vi presterar i förhållande till våra viktigaste KPI:er.

Utöver det övergripande målet kan du skapa delmål. Dessa mål hjälper dig att se till att du inte glömmer att ta upp de ämnen som du behöver svar på. Tanken med delmålen är att de kan vara mer specifika än det övergripande målet.

Exempel på ett bra delmål: Hitta ett sätt att förbättra incheckningsprocessen.

Segmentera dina deltagare

Tänk på din lopp och dina avstånd. Du kan ha olika typer av deltagare under din lopp helg. Genom att segmentera deltagarna kanske du vill skicka olika undersökningar eller åtminstone olika versioner till olika personer. 

Du kanske till exempel vill fråga återkommande deltagare vad de tyckte om kursändringarna jämfört med förra året, samtidigt som du frågar förstagångsdeltagare om de gillade kursen och vilka specifika aspekter de tyckte om.

När du tänker på olika segment av dina deltagare kan du bland annat tänka på följande:

• Deltagare i olika startgrupper och/eller distanser
• Ungdomstävlingar och familjer
• Återkommande deltagare jämfört med förstagångsdeltagare
• Lokala och resande deltagare

Rätt tidpunkt att be om feedback

Vår bästa praxis är att be om feedback relativt snabbt efter lopp. Deltagarna kommer inte bara att minnas sin upplevelse bättre än om du väntar, utan de är också mer benägna att svara. Vad vi har upptäckt är att tävlingar som ber om feedback inom en vecka efter evenemanget är mer benägna att få svar från sina deltagare än tävlingar som väntar.

Ett verktyg som du kan använda för att få fler svar är att ge deltagarna ett tidsbegränsat erbjudande som innebär att om de besvarar enkäten inom några dagar får de en rabatt eller en gåva.

Du kan naturligtvis också be deltagarna att svara på plats under evenemanget, men tänk då på att du kan inkräkta på deltagarnas upplevelse av evenemanget. Det kan därför vara bättre att vänta en dag eller två.

Hur du ställer upp ett frågeformulär för feedback och ställer rätt frågor

Det första du måste tänka på när du skapar ett frågeformulär är att din panel har en mycket kort uppmärksamhetsspannvidd. Visst, vissa människor älskar att lägga ner tid på att hjälpa till, men den allmänna regeln är att du måste hålla dig till det som ger dig den bästa insikten och det bästa värdet. Särskilt i dagens digitala värld har människor mindre tid och blir lättare distraherade. Ett frågeformulär som ger en känsla av att vara långt eller för svårt kommer sannolikt att få fler avhopp än ett genomtänkt och korrekt utformat formulär.

• Inkludera en kort och tydlig introduktion till undersökningen.
  Beskriv med några få meningar syftet med undersökningen, hur du kommer att använda den och om du kommer att dela med dig av uppgifterna. I allmänhet vill människor inte dela sina uppgifter med någon annan än dig, så om du bestämmer dig för att dela dem med någon tredje part ska du ange detta tydligt, men också skälet till varför. Den allmänna tumregeln är att hålla detta till högst 3-4 korta meningar.
• Se till att undersökningen är tydlig och enkel att fylla i.
  Som ett sista steg bör du se över ditt frågeformulär och ta bort alla onödiga formuleringar eller frågor. Genom att förenkla och göra frågeformuläret snyggt ökar du chansen att få fler svar.
• Växla mellan öppna och slutna frågor
  Genom att inte bara växla mellan öppna och slutna frågor utan också hur deltagarna kan ange sina svar blir det roligare att svara på frågorna.
• Fråga vad deltagarna har gjort, inte vad de tänker göra.
  Genom att fråga deltagarna vad de faktiskt har gjort kan du få reda på hur de verkligen beter sig. Om du däremot frågar vad deltagarna har för avsikt att göra riskerar du att få svar som innehåller önsketänkande snarare än faktiska beteenden.
• Se till att fråga om saker som du faktiskt kan åtgärda eller förbättra.
  Genom att se till att du tar upp saker som ligger inom ditt kontrollområde kan du också se till att du kan förbättra dig.
• Fråga om du kan kontakta deltagaren för ytterligare frågor.
  Glöm inte att avsluta och svara om det är okej att följa upp dina frågor via telefon eller e-post. Detta ger dig möjlighet att gräva djupare i specifik feedback eller att ytterligare förstå resonemanget bakom specifika svar. Det ger dig också ett sätt att ta itu med de mest problematiska svaren från vissa deltagare.

Anmärkning: De insamlade uppgifterna beror på vilken typ av fråga som ställs.

De uppgifter du samlar in ger olika typer av information som utlöser olika typer av åtgärder. 

Frågor som slutna flervalsfrågor ger dig en samlad översikt över vad deltagarna i allmänhet tycker. Du kan använda dessa uppgifter för att se tendenser i deltagarnas åsikter. Nyckeln här är att aldrig anta att du vet svaret på de viktigaste egenskaperna hos ditt evenemang.  

Öppna frågor ger dig deltagarens resonemang och kan också vara en mycket värdefull källa till citat, förbättringspunkter och mycket mer. Genom att läsa igenom de öppna frågorna får du också en bättre total förståelse för hur deltagarna har tänkt när de ger dig feedback på dina slutna frågor.

Vad du ska tänka på när du väljer en plattform för onlineundersökningar

Du kan välja att samla in din feedback på flera olika sätt, t.ex. genom ett frågeformulär på plats, intervjuer per telefon eller vid möten, men det absolut mest kostnadseffektiva sättet är att samla in data genom online-enkäter. Att välja rätt undersökningsverktyg är ingen exakt vetenskap, men alla har för- och nackdelar för dig i din datainsamling. 

På RaceID har vi använt många verktyg genom åren och här är våra två favoritplattformar för undersökningar när vi frågar lopp -deltagarna om deras åsikter:

Google Formulär är ett av de mest använda verktygen för att samla in information på nätet. Verktyget är gratis och mycket lätt att använda, och det ger dig också de mest nödvändiga formuläralternativen när du skapar din enkät. Google Forms är det perfekta verktyget för dem som vill samla in information på ett dynamiskt och smart sätt. Plattformen erbjuder dock begränsade alternativ för branding, vilket är anledningen till att vissa organisationer ibland tittar någon annanstans.

Enkätundersökning är ett av de mest populära verktygen på nätet för att genomföra användarundersökningar. Survey Monkey erbjuder flera olika planer och en grundläggande/freemium-version med begränsade alternativ. Om du letar efter en mångsidig plattform som kan växa tillsammans med dig kan Survey Monkey erbjuda just detta. Plattformen erbjuder också flera sätt att märka din enkät och även ett stort antal mallar som hjälper dig att komma igång.

Identifiera, prioritera och åtgärda viktig feedback

När undersökningen är klar börjar arbetet med att sammanställa, analysera och lära sig. Detta är den roligaste delen, men också den mest utmanande. Det är mycket lätt att bara samla in uppgifterna och inte göra något med dem. 

När du har samlat in din feedback är nästa steg att identifiera den feedback som faktiskt kan hjälpa dig att förbättra ditt evenemang. Du måste ge feedback och göra en åtgärdslista där du identifierar de tre till fem viktigaste sakerna som du kan ändra/förbättra för att förbättra lopp -upplevelsen för dina deltagare. Om du bara gör en lång lista över saker att ändra är risken stor att du till slut inte ändrar någonting. Genom att hålla dig till tre till fem saker att förbättra ökar du sannolikheten för att du inte bara förbättrar dessa saker, utan också att du förbättrar den viktigaste feedbacken från dina deltagare.

Förteckning över undersökningsverktyg

• Alchemer
• AskNicely
• Crowdisnal
• FreeOnlineSurveys
• Google-formulär
• Jotform
• Hoppande
• Pointerpro
• Överlevnad
• SurveyLegend
• Surveyplanet
• Surveymonkey
• Överleva
• SurveyLegend
• Undersökningsparv
• Undersökningsmetoder
• Typeform
• Unifocus
• VideoAsk
• Qualaroo
• Zoho-undersökning

Lycka till med din undersökning! Om du vill se några exempel på undersökningar och de rapporter som vi har gjort tillsammans med deltagarna om det allmänna deltagandet på lopp , kan du titta på våra Rapport om deltagarnas preferenser.