Beste praksis: Hvordan kommunisere med deltakerne

Denne artikkelen handler om hvordan du best kommuniserer med deltakere som allerede har meldt seg på løpet ditt. Du får svar på viktige spørsmål som "Hva må du informere deltakerne om?" og "Hvordan når du best ut til deltakerne i dag?". For markedskommunikasjon og tips om hvordan du skriver og kommuniserer i ulike kanaler for å få flere deltakere, kan dulese denne artikkelen.

Publiser relevant, åpenbar og tydelig viktig informasjon på nettstedet ditt.

De fleste løpere vil lete etter informasjon på nettstedet ditt på ulike tidspunkter, fra det øyeblikket de melder seg på, frem til løpet og etter løpet. Faktisk oppgir 88 % av løperne at de bruker løpets offisielle nettsted som en av de viktigste informasjonskildene når de innhenter informasjon om et løp*. Sørg for at all viktig informasjon er lett å finne og sortert på en logisk måte. Viktig informasjon som noen ganger kan være lett å overse på grunn av "blindhet i eget felt" er: 

• Løpsdato. Dette bør være tydelig og synlig med stor skrift på forsiden. Noen løp jeg har ønsket å delta i, gjør det veldig vanskelig ved enten å gjemme løpsdatoen et sted inne i en stor tidsplan eller inkludere en nedtelling i stedet for datoen (fin tanke, men når du vurderer å melde deg på et løp, trenger du bare datoen og har ikke tid til å regne for å finne ut av det). 
• Priser for løpet og eventuelle Early Bird-priser og når denne perioden utløper. 
• Nøyaktig plassering av startlinje, mållinje og løpsby. Inkluder informasjon om hvor og når løperne må være. Hvis du ikke vet det ennå, beskriv tydelig når og hvordan løperne vil få informasjon om dette. 
• Løpets logistikk: hvordan kommer jeg meg til startstreken hvis den er et annet sted enn målstreken og omvendt, vil det bli tilbudt transport, hvor og hvordan kan jeg sette fra meg bagasjen... disse detaljene kan virke ubetydelige, men vi løpere bekymrer oss for alt dette og vil at det skal være klart fra den dagen vi melder oss på! 
• Startlisten din. Som løper vil jeg sjekke ut konkurrentene og se hvem jeg skal stå på startstreken med! Sørg for at du har en direkte lenke til startlisten et sted på nettstedet ditt, lett tilgjengelig i hovedmenyen. 
• Retningslinjer og vilkår for deltakelse. Hvis du tilbyr en forsikring eller lignende, bør du tydelig inkludere vilkårene for denne og fordelene ved å tidlig påmelding til forsikringen. 

Sørg for at alle kanaler og eksterne publikasjoner er oppdatert! 

Noen ganger har du forskjellige informasjonskilder - kanskje et Facebook-hendelse, påmeldingstjenestesiden din, informasjon i sosiale medier og medlemskap i ulike løpskalendere. løpskalendere. Sørg for at all informasjon er oppdatert på disse eksterne nettstedene og kanalene. Du vil ikke ha noen uklarheter eller uoverensstemmelser i informasjonen som deles, da det ikke bare skaper forvirring for løperne, men også kan gi varemerket ditt et dårlig rykte som uorganisert. 

Send e-poster og varsler for å forsterke den viktigste informasjonen. 

Det er ikke nok å bare legge ut all informasjon på nettstedet ditt. Du bør også sende informasjon direkte til deltakerne. Dette viser at du bryr deg, og det vil bygge rapporter og relasjoner til deltakerne. Det vil også spare deg for tid å jobbe proaktivt - hvis du informerer, og overinformerer, vil du motta færre telefoner og e-poster fra forvirrede og nervøse deltakere som ikke vet hvor de skal hente startposen dagen før løpet... Oppdater all informasjon som endrer seg under planleggingen av løpet. Her er noen forslag til når det er lurt å sende ut informasjon: 

• Ved påmelding: Sørg for at deltakerne mottar en e-postbekreftelse umiddelbart etter at de har registrert seg. De fleste registreringsplattformer har denne funksjonen. Det er et pluss hvis du kan få muligheten til å tilpasse en velkomstmelding i e-posten!
• Påminnelse midtveis: Send en e-post noen måneder eller uker etter at en løper har meldt seg på for å si "hei, vi tenker på deg og gleder oss til å ønske deg velkommen!".
• Når som helst du oppdaterer viktig informasjon, kan du sende et varsel til deltakerne. Dette kan være en liten oppdatering av startgruppetider, endring av plassering av mållinjen, tillegg av en sponsor som vil gi premier ... osv. osv. 
• "Gjør deg klar"-e-post i løpsuken: Send en inspirerende oppladnings-e-post med informasjon om hva du må gjøre og hvor du må være. Værmeldinger, forslag til bekledning og veibeskrivelse er bra å ha med. 
• Før løpsdagen; vennlig lykke til-e-post! Få løperne i godt humør og ønsk dem velkommen til startstreken! 
• Etter løpet, samme dag: kommuniser den offisielle resultatlisten. Hvis du har mulighet til det, bør du også sende et varsel om tilgjengelige bilder med en gang - jo raskere du får ut bilder fra løpet og målstreken, jo raskere kan deltakerne legge ut sine "post-race instagram-poster" som de gleder seg til å dele, noe som også vil gi deg mye eksponering! 
• Etter løpet, dagen eller noen dager etter, kan du sende en takke-e-post og ønske deltakerne velkommen tilbake neste år (optimaliser med en kupong som oppfordrer til å melde seg på i løpet av den neste uken, for å holde på deltakerne!)

Hvordan kan du sende informasjon til deltakerne? 

Den tradisjonelle måten å sende informasjon på i dag er e-post. Det fungerer som regel bra, og du har flere valgmuligheter når det gjelder hvordan du gjør det: 

• Hvis du bare har noen få deltakere, kan du bruke Outlook eller Apple Mail og ganske enkelt kopiere inn alle e-postadressene i BCC-linjen (det betyr at du sender til alle disse personene, men at den faktiske listen holdes hemmelig for alle mottakerne). Dette kan imidlertid være vanskelig hvis du har mange deltakere, og de fleste e-postleverandører har en viss grense for hvor mange meldinger du kan sende. Ærlig talt er dette en svært ineffektiv metode som du mest sannsynlig bør unngå. 
• Registrer deg for et verktøy for e-postmarkedsføring. Dette er det beste alternativet for ethvert løp, selv om du bare har noen få 100 deltakere. Med et e-postmarkedsføringsverktøy kan du sende masseutsendelser til lister som du lagrer i verktøyet, og du kan enkelt følge opp statistikk, for eksempel hvor mange som har åpnet og klikket på e-postene. Et av de vanligste verktøyene heter Mailchimpog det er gratis med opptil 200 kontakter. Det finnes mange andre du kan prøve, for eksempel Active Campaign, Constant Contact osv. Men hvis du er nybegynner, er Mailchimp veldig enkelt å bruke og vil hjelpe deg med å komme raskt i gang.
• Bruk en innebygd løsning i registreringsverktøyet ditt! Med RaceID Timing kan du sende ut e-poster og push-varsler til app-brukere direkte fra systemet. Du trenger ikke å eksportere/importere data til et annet verktøy, og du kan sende både e-post og push-varsler til app-brukere. Se hvordan du gjør det her. I dag er det lett for folk å gå glipp av e-poster, og det er sannsynlig at en betydelig andel havner i søppelpostmappen og aldri blir lagt merke til - så ved å sende tekstmeldinger og/eller varsler i tillegg sikrer du at budskapet ditt blir hørt.
• For å spare tid kan du også sette opp en automatisering til e-postverktøyet ditt, for eksempel Mailchimp, med Zapier - som f.eks. Nicholas Roman gjør.  

Legg vekt på rasekommunikasjon i sosiale medier 

Alt du publiserer på nettstedet ditt, og all ny interessant informasjon - det skader ikke å legge det ut på sosiale medier også! 

Profftips for å forutse feil og misforståelser i kommunikasjonen

Når du er ferdig med å sette opp informasjonen på nettstedet, påmeldingssiden og e-postkommunikasjonen - be noen som ikke er løpsarrangør eller ikke er en del av organisasjonen din, om å teste kommunikasjonsflyten. Da kan du få tilbakemelding på eventuelle avklaringer du må gjøre, og du kan gjøre dem før du åpner påmeldingen og markedsfører innholdet til deltakerne. Dette er et profftips vi fikk fra Nicholas Roman - i denne videoen kan du lære mye om hvordan han sparer tid på å automatisere kommunikasjonen i forbindelse med konkurranser: 

*RaceID Deltakerpreferanseundersøkelse 2022.