Bewährte Praxis: Wie man mit Teilnehmern kommuniziert

In diesem Artikel geht es darum, wie Sie am besten mit Teilnehmern kommunizieren, die sich bereits für Ihr Rennen angemeldet haben. Sie erhalten Antworten auf wichtige Fragen wie "Worüber müssen Sie die Teilnehmer informieren?" und "Wie können Sie die Teilnehmer heutzutage am besten erreichen?". Für Marketingkommunikation und Tipps, wie Sie schreiben und auf verschiedenen Kanälen kommunizieren, um mehr Teilnehmer zu gewinnen, lesen Sie diesen Artikel.

Veröffentlichen Sie relevante, offensichtliche und klare wesentliche Informationen auf Ihrer Website

Die meisten Rennfahrer suchen nach Informationen auf Ihrer Website zu verschiedenen Zeitpunkten, von der Anmeldung über das Rennen bis hin zur Nachbereitung des Rennens. Tatsächlich gaben 88 % der Rennfahrer an, dass sie die offizielle Website des Rennens als eine der wichtigsten Informationsquellen nutzen, wenn sie sich über ein Rennen informieren*. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen leicht zu finden und logisch geordnet sind. Wichtige Informationen, die manchmal aufgrund von "Blindheit im eigenen Feld" leicht übersehen werden können, sind: 

• Datum des Rennens. Dieses sollte klar und in großer Schrift auf der Startseite zu sehen sein. Einige Rennen, die ich machen wollte, machen es sehr schwierig, indem sie entweder das Renndatum irgendwo in einem großen Zeitplan verstecken oder einen Countdown anstelle des Datums einfügen (netter Gedanke, aber wenn man überlegt, sich für ein Rennen anzumelden, braucht man wirklich das Datum und hat keine Zeit für Berechnungen, um es herauszufinden). 
• Preise für das Rennen und eventuelle Frühbucherpreise und wann diese Frist endet 
• Genauer Standort der Startlinie, der Ziellinie und des Renndorfs. Fügen Sie Informationen darüber bei, wo und wann die Teilnehmer sein müssen. Wenn Sie es noch nicht wissen, beschreiben Sie genau, wann und wie die Teilnehmer Informationen darüber erhalten werden. 
• Logistik des Rennens: Wie komme ich zum Start, wenn dieser an einem anderen Ort liegt als das Ziel und umgekehrt, wird ein Transport angeboten, wo und wie kann ich mein Gepäck abstellen... diese Details mögen unbedeutend erscheinen, aber wir Rennfahrer machen uns über all diese Dinge Gedanken und wollen, dass sie vom Tag unserer Anmeldung an klar sind! 
• Ihre Startliste. Als Rennfahrer möchte ich mir die Konkurrenz anschauen und sehen, mit wem ich an der Startlinie stehen werde! Stellen Sie sicher, dass Sie einen Live-Link zu Ihrer Startliste irgendwo auf Ihrer Website einfügen, der leicht im Hauptmenü zu finden ist. 
• Verträge und Teilnahmebedingungen. Wenn Sie eine Versicherung oder ähnliches anbieten, sollten Sie die Bedingungen und Leistungen für frühzeitige Anmeldung bei der Versicherung. 

Stellen Sie sicher, dass alle Kanäle und externen Veröffentlichungen auf dem neuesten Stand sind! 

Manchmal haben Sie verschiedene Informationsquellen - vielleicht eine Facebook-Veranstaltung, Ihre Anmeldeservice-Seite, Informationen in Ihren Social-Media-Profilen und Mitgliedschaften in verschiedenen Rennkalendern. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen auf diesen externen Websites und Kanälen aktualisiert werden. Sie wollen keine Unklarheiten oder Diskrepanzen bei den geteilten Informationen, da dies nicht nur Verwirrung bei Ihren Teilnehmern stiftet, sondern Ihrer Marke auch einen schlechten Ruf als unorganisiert einbringen kann. 

Senden Sie E-Mails und Benachrichtigungen, um Ihre wichtigsten Informationen zu verstärken 

Es reicht nicht aus, alle Informationen einfach auf Ihrer Website zu veröffentlichen. Sie sollten die Informationen auch direkt an Ihre Teilnehmer senden. Das zeigt, dass Sie sich kümmern, und baut eine Beziehung zu Ihren Teilnehmern auf. Außerdem sparen Sie Zeit, wenn Sie proaktiv arbeiten - wenn Sie informieren, und zwar übermäßig informieren, erhalten Sie weniger Anrufe und E-Mails von verwirrten und nervösen Teilnehmern, die nicht wissen, wo sie am Tag vor dem Rennen ihre Startunterlagen abholen sollen... Aktualisieren Sie alle Informationen, die sich während der Planung Ihres Rennens ändern. Hier sind einige Vorschläge, zu welchen Zeiten es sinnvoll ist, Informationen zu versenden: 

• Bei der Anmeldung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer direkt nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Die meisten Registrierungsplattformen bieten diese Funktion an. Ein Pluspunkt, wenn Sie die Möglichkeit haben, in dieser E-Mail eine Willkommensnachricht zu verfassen!
• Erinnerung auf halbem Weg: Senden Sie einige Monate oder Wochen nach der Anmeldung eines Teilnehmers eine E-Mail, um zu sagen: "Hallo, wir denken an Sie und freuen uns, Sie willkommen zu heißen!"
• Wenn Sie wichtige Informationen aktualisieren, können Sie eine Benachrichtigung an die Teilnehmer senden. Dies kann eine kleine Aktualisierung der Startzeiten sein, eine Änderung des Standorts der Ziellinie, das Hinzufügen eines Sponsors, der Preise zur Verfügung stellt ... usw. usw. 
• E-Mail zur Vorbereitung auf die Rennwoche: Senden Sie eine inspirierende Aufmunterungs-E-Mail, in der Sie erfahren, was Sie tun müssen und wo Sie sein müssen. Wettervorhersagen, Bekleidungsvorschläge und Wegbeschreibungen sollten darin enthalten sein. 
• Vor dem Renntag; freundliche Glückwünsche per E-Mail! Stimmen Sie die Teilnehmer auf das Rennen ein und heißen Sie sie an der Startlinie willkommen! 
• Nach dem Rennen, noch am selben Tag: Übermitteln Sie die offizielle Ergebnisliste. Wenn Sie können, schicken Sie auch gleich eine Benachrichtigung über verfügbare Bilder - je früher Sie Ihre Bilder vom Rennen und der Ziellinie veröffentlichen, desto eher können die Teilnehmer ihren "Post-Race-Instagram-Post" machen, den sie unbedingt teilen wollen, wovon auch Sie viel profitieren werden! 
• Nach dem Rennen, am Tag oder ein paar Tage danach; senden Sie eine Dankes-E-Mail und heißen Sie Ihre Teilnehmer im nächsten Jahr wieder willkommen (optimieren Sie diese mit einem Coupon für die Anmeldung innerhalb der nächsten Woche, um Ihre Kundenbindung zu erhöhen!)

Wie können Sie Informationen an die Teilnehmer senden? 

Die traditionelle Art, Informationen zu versenden, ist heutzutage die E-Mail. Das funktioniert in der Regel gut, und Sie haben einige Möglichkeiten, wie Sie es machen können: 

• Wenn Sie nur wenige Teilnehmer haben, können Sie Ihr Outlook oder Apple Mail verwenden und einfach alle E-Mail-Adressen in die BCC-Zeile kopieren (d. h. Sie senden an alle diese Personen, aber die eigentliche Liste bleibt für alle Empfänger geheim). Bei einer großen Anzahl von Teilnehmern kann dies jedoch sehr mühsam sein, und bei den meisten E-Mail-Anbietern gibt es eine bestimmte Grenze für die Anzahl der Nachrichten, die Sie versenden können. Ehrlich gesagt, ist dies eine sehr ineffiziente Methode, die Sie wahrscheinlich vermeiden sollten. 
• Melden Sie sich für ein E-Mail-Marketing-Tool an. Dies ist meiner Meinung nach die beste Option für jedes Rennen, auch wenn Sie nur ein paar 100 Teilnehmer haben. Mit einem E-Mail-Marketing-Tool können Sie Massen-E-Mails an Listen senden, die Sie in diesem Tool gespeichert haben, und Sie können ganz einfach Statistiken darüber verfolgen, wie viele Personen diese E-Mails geöffnet und angeklickt haben. Eines der am weitesten verbreiteten Programme ist Mailchimpund ist mit bis zu 200 Kontakten kostenlos. Es gibt viele andere Programme, die Sie ausprobieren können, z. B. Active Campaign, Constant Contact usw. Wenn Sie gerade erst anfangen, ist Mailchimp sehr einfach zu bedienen und hilft Ihnen, schnell loszulegen.
• Nutzen Sie eine integrierte Lösung in Ihrem Registrierungstool! Mit RaceID Timing können Sie Versenden Sie E-Mails und Push-Benachrichtigungen Benutzer direkt aus dem System heraus benachrichtigen. Sie müssen keine Daten in ein anderes Tool exportieren/importieren und können sowohl E-Mail- als auch Push-Benachrichtigungen an App-Nutzer senden. Sehen Sie hier, wie Sie das machen. Heutzutage ist es einfach, E-Mails zu verpassen, und es ist wahrscheinlich, dass ein erheblicher Prozentsatz in einem Spam-Ordner landet und nie bemerkt wird - so können Sie auch Textnachrichten und/oder Benachrichtigungen versenden, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft gehört wird.
• Um Zeit zu sparen, können Sie auch eine Automatisierung für Ihr E-Mail-Tool, z. B. Mailchimp, mit Zapier einrichten - wie Nicholas Roman tut.  

Betonen Sie Ihre Rennkommunikation in den sozialen Medien 

Alles, was Sie auf Ihrer Website veröffentlichen, und jede neue interessante Information - es kann nicht schaden, sie auch in den sozialen Medien zu posten! 

Pro-Tipp zur Vorwegnahme von Fehlern und Missverständnissen

Wenn Sie mit der Einrichtung Ihrer Website, der Anmeldeseite und der Kommunikations-E-Mails fertig sind, lassen Sie jemanden, der kein Rennveranstalter ist oder nicht zu Ihrer Organisation gehört, Ihren Kommunikationsfluss testen. So erhalten Sie ein Feedback zu möglichen Änderungen, die Sie vornehmen müssen, bevor Sie die Anmeldung öffnen und Ihre Inhalte an die Teilnehmer weitergeben. Diesen Profi-Tipp haben wir von Nicholas Roman - In diesem Video können Sie viel darüber lernen, wie er Zeit bei der Automatisierung der Kommunikation rund um das Rennen spart: 

*RaceID-Umfrage über die Präferenzen der Teilnehmer 2022.