Meilleure pratique : Comment communiquer avec les participants

Cet article traite de la meilleure façon de communiquer avec les participants qui se sont déjà inscrits à votre course. Vous obtiendrez des réponses à des questions importantes telles que "De quoi devez-vous informer les participants" et "Quels sont les meilleurs moyens d'atteindre les participants de nos jours ? Pour les communications marketing et les conseils sur la façon d'écrire et de communiquer dans différents canaux pour obtenir plus de participants, lisez cet article.

Publier des informations essentielles pertinentes, évidentes et claires sur votre site Web

La plupart des coureurs recherchent des informations sur votre site web à différents moments, depuis le moment où ils s'inscrivent, jusqu'à la course, et après la course. En fait, 88 % des coureurs déclarent utiliser le site web officiel de la course comme l'une des principales sources d'information lorsqu'ils se renseignent sur une course*. Veillez à ce que toutes les informations essentielles soient faciles à trouver et classées de manière logique. Les informations importantes, qu'il est parfois facile de manquer en raison de la "cécité dans son propre domaine", sont les suivantes : 

• La date de la course. Celle-ci doit être claire, visible en gros caractères sur la page d'accueil. Certaines courses que j'ai voulu faire rendent les choses très difficiles, soit en cachant la date de la course quelque part dans un grand calendrier, soit en incluant un compte à rebours au lieu de la date (bonne idée, mais lorsque vous envisagez de vous inscrire à une course, vous avez vraiment besoin de la date et vous n'avez pas le temps de faire des calculs pour la trouver). 
• Prix de la course et tout prix de prévente et date de fin de cette période. 
• Emplacement exact de la ligne de départ, de la ligne d'arrivée et du village de la course. Indiquez où et quand les coureurs doivent se trouver. Si vous ne le savez pas encore, décrivez clairement quand et comment les coureurs recevront des informations à ce sujet. 
• Logistique de la course : comment se rendre à la ligne de départ si elle est située à un autre endroit que l'arrivée et vice versa, y aura-t-il un service de transport, où et comment puis-je laisser mes sacs... ces détails peuvent sembler insignifiants, mais nous, les coureurs, nous nous préoccupons de toutes ces choses et voulons que tout soit clair dès le jour où nous nous inscrivons ! 
• Votre liste de départ. En tant que coureur, je veux vérifier la concurrence et voir avec qui je me tiendrai sur la ligne de départ ! Assurez-vous d'inclure un lien direct vers votre liste de départ quelque part sur votre site Web, facilement trouvable dans le menu principal. 
• Politiques et conditions de participation. Si vous proposez une assurance ou autre, indiquez clairement les conditions de participation et les avantages pour les participants. en s'inscrivant tôt auprès de l'assurance. 

Assurez-vous que tous les canaux et les publications externes sont à jour ! 

Parfois, vous disposez de plusieurs sources d'information - par exemple un événement FacebookVotre page de service d'inscription, des informations dans vos profils de médias sociaux et des adhésions à différents calendriers de course. Assurez-vous que toutes les informations sont mises à jour sur ces sites web et canaux externes. Vous ne voulez pas d'incertitudes ou de divergences sur les informations partagées, car cela crée non seulement de la confusion pour vos coureurs, mais peut aussi donner à votre marque une mauvaise réputation de manque d'organisation. 

Envoyez des courriels et des notifications pour renforcer vos informations les plus importantes. 

Il ne suffit pas d'afficher toutes les informations sur votre site web. Vous devez également envoyer des informations directement à vos coureurs. Vous montrerez ainsi que vous vous souciez d'eux et vous établirez des rapports et des liens avec vos participants. Vous gagnerez également du temps en travaillant de manière proactive - si vous informez et surinformez, vous recevrez moins d'appels téléphoniques et de courriels de participants confus et nerveux qui ne savent pas où ils doivent récupérer leur sac la veille de la course... Mettez à jour toutes les informations qui changent au cours de la planification de votre course. Voici quelques suggestions de moments propices à l'envoi d'informations : 

• Lors de l'inscription : assurez-vous que vos participants reçoivent un courriel de confirmation juste après leur inscription. La plupart des plateformes d'inscription proposent cette fonctionnalité. Un plus si vous avez la possibilité de personnaliser un message de bienvenue dans cet e-mail !
• Rappel à mi-parcours : envoyez un e-mail quelques mois ou semaines après l'inscription d'un coureur pour lui dire "Bonjour, nous pensons à vous et sommes impatients de vous accueillir !".
• À tout moment, vous mettez à jour des informations importantes ; envoyez une notification pour alerter les participants. Il peut s'agir d'une légère mise à jour des horaires des groupes de départ, d'un changement d'emplacement de la ligne d'arrivée, de l'ajout d'un sponsor qui fournira des prix ... etc etc. 
• Courriel de préparation à la semaine de la course : envoyez un courriel d'encouragement - voici ce que vous devez faire et où vous devez vous trouver. Il est bon d'y inclure les prévisions météorologiques, des suggestions de vêtements et des indications sur l'itinéraire à suivre. 
• Avant le jour de la course, un courriel amical de bonne chance ! Pour motiver les coureurs et leur souhaiter la bienvenue sur la ligne de départ ! 
• Après la course, le jour même : communiquez la liste officielle des résultats. De plus, si vous le pouvez, envoyez immédiatement une notification concernant les images disponibles - plus vite vous diffuserez les photos de la course et de la ligne d'arrivée, plus vite les participants pourront faire leur "post instagram d'après course" qu'ils meurent d'envie de partager, ce qui vous permettra également de bénéficier d'une grande visibilité ! 
• Après la course, le jour même ou quelques jours plus tard, envoyez un e-mail de remerciement et souhaitez la bienvenue à vos participants pour l'année prochaine (optimisez avec un coupon pour vous inscrire au cours de la semaine suivante, afin d'augmenter votre taux de fidélisation !)

Comment pouvez-vous envoyer des informations aux participants ? 

De nos jours, le moyen traditionnel d'envoyer des informations est le courrier électronique. Il fonctionne généralement bien et vous avez plusieurs options quant à la manière de procéder : 

• Si vous n'avez que quelques participants, vous pouvez utiliser votre Outlook ou votre Apple Mail et copier simplement toutes les adresses électroniques dans la ligne BCC (ce qui signifie que vous envoyez à toutes ces personnes mais que la liste réelle est tenue secrète pour tous les destinataires). Cela peut toutefois s'avérer fastidieux si vous avez beaucoup de participants et, pour la plupart des fournisseurs de messagerie, il existe une certaine limite au nombre de messages que vous pouvez envoyer. Honnêtement, il s'agit d'une méthode très inefficace que vous devriez probablement éviter. 
• S'inscrire à un outil de marketing par courriel. Je dirais que c'est la meilleure option pour toute course, même si vous n'avez que quelques centaines de participants. Un outil de marketing par courriel vous permet d'envoyer des courriels en masse à des listes que vous sauvegardez dans cet outil, et vous pouvez facilement suivre les statistiques telles que le nombre de personnes qui ont ouvert et cliqué sur ces courriels. L'un des outils les plus courants s'appelle Mailchimpet il est gratuit pour un maximum de 200 contacts. Il en existe beaucoup d'autres, comme Active Campaign, Constant Contact, etc. Si vous débutez, Mailchimp est très facile à utiliser et vous aidera à démarrer rapidement.
• Utilisez une solution intégrée à votre outil d'inscription ! Avec RaceID Timing, vous pouvez envoyez des e-mails et des notifications push à des utilisateurs d'applications directement depuis le système. Vous n'avez pas besoin d'exporter/importer des données vers un autre outil et vous pouvez envoyer des notifications par e-mail et par push aux utilisateurs de l'application. Découvrez comment faire ici. De nos jours, il est facile pour les gens de rater des e-mails et il est probable qu'un pourcentage important d'entre eux finissent dans un dossier de spam et ne sont jamais remarqués. L'envoi de messages textuels et/ou de notifications vous assure que votre message est entendu.
• Pour gagner du temps, vous pouvez aussi mettre en place une automatisation vers votre outil de messagerie, Mailchimp par exemple, avec Zapier - comme Nicholas Roman fait.  

Mettez l'accent sur votre communication sur les courses dans les médias sociaux 

Tout ce que vous publiez sur votre site web et toute nouvelle information intéressante - ça ne fait pas de mal de le publier aussi sur les médias sociaux ! 

Conseil pour anticiper les erreurs et la mauvaise communication

Lorsque vous avez fini de mettre en place les informations de votre site web, la page d'inscription et le courrier électronique de communication, demandez à quelqu'un qui n'est pas un organisateur de course ou qui ne fait pas partie de votre organisation, de tester votre flux de communication. Vous obtiendrez ainsi un retour d'information sur les éventuelles clarifications à apporter et pourrez le faire avant d'ouvrir les inscriptions et de promouvoir votre contenu auprès des participants. C'est un conseil que nous avons reçu de Nicholas Roman - dans cette vidéo, vous pouvez apprendre beaucoup de choses sur la façon dont il gagne du temps sur l'automatisation de la communication autour de la course : 

*Enquête sur les préférences des participants de RaceID 2022.