Hur Du Bäst Kommunicerar Med Dina Deltagare

Den här artikeln handlar om hur du bäst kommunicerar med deltagare som redan anmält sig till ditt lopp. Du kommer att få svar på viktiga frågor så som “Vad behöver du informera deltagarna om?” och “Vilka sätt är bäst att nå deltagare nuförtiden?”. För marknadskommunikation och tips om hur man skriver och kommunicerar i olika kanaler för att få fler deltagare, läs den här artikeln.

Publicera Relevant Och Tydlig Information På Din Lopphemsida

De flesta deltagare letar efter information på din hemsida från det ögonblick de registrerar sig, fram till loppet och även efter loppet. Faktum är att 88% av deltagare uppgav att de använder den officiella lopphemsidan som en av de viktigaste informationskällorna när de införsaffar information om ett lopp*. Se till att all viktig information är lätt att hitta och sorterad logiskt. Viktig information, som ibland kan vara lätt att missa på grund av “blindhet i din egen branch, kan vara: 

• Loppets datum. Detta ska vara tydligt och framgå på hemsidan i ett stort tysnitt. Vissa lopphemsidor jag varit på gör det väldigt svårt att hitta loppdatumet genom att antingen gömma det någonstans i en lång text eller inkludera en nedräkning istället för datumet (bra tanke, men när du funderar på att anmäla dig till ett lopp behöver du verkligen datumet och inget annat!). 
• Vad det kostar att delta i loppet och eventuell Early Bird-prissättning och när den perioden är slut. 
• Exakt placering av startlinje, mållinje och tävlingsbyn. Inkludera information om var deltagarna ska vara och vilken tid de ska vara där. Om du inte vet ännu, beskriv tydligt när och hur deltagare kommer att få information om detta. 
• Loppets logistik: hur man tar sig till startlinjen om det är på en annan plats än målet och vice versa, kommer det att erbjudas transport, var och hur kan jag lämna mina väskor… dessa detaljer kan tyckas obetydliga, men vi deltagare oroar oss för allt det där och vill att det ska vara klart från den dag vi anmäler oss! 
• Din startlista. Som deltagare vill jag kolla in loppets uppstöllning och se vem jag kommer att stå på startlinjen med! Se till att du inkluderar en live-länk till din startlista någonstans på din webbplats, som är lätt att hitta i huvudmenyn. 
• Regler och villkor för att delta. Om du erbjuder en försäkring eller liknande, inkludera tydligt villkor för det och fördelar som finns för att teckna försäkringen och att anmäla sig tidigt. 

Se Till att Alla Externa Publikationer är Uppdaterade 

Troligtvis har du fler informationskällor än din hemsida – kanske ett Facebook-evenemang, din anmälningssida, information i dina sociala medieprofiler och medlemskap i olika loppkalendrar. Se till att all information är uppdaterad på dessa externa webbplatser och kanaler. Du vill inte ha några osäkerheter eller avvikelser i informationen som delas eftersom det inte bara skapar förvirring för dina deltagare, utan kan även ge ditt varumärke ett dåligt rykte för att inte vara organiserat och korrekt. 

Informera Deltagare Genom E-Post och Notiser 

Det räcker inte att bara lägga upp all information på sin hemsida. Du bör också skicka information direkt till dina deltagare. Detta visar att du bryr dig och hjälper dig att bygga relationen med dina deltagare. Det sparar dig också tid att arbeta proaktivt med kommunikation – om du informerar och överinformerar får du färre telefonsamtal och mejl från förvirrade och nervösa deltagare som inte vet var de ska hämta sin nummerlapp dagen innan loppet. Uppdatera all information kontinuerligt om det uppkommer ändringar, och skicka ut information om det. Här är några förslag på när det är en bra idé att skicka information: 

• Vid anmälan: se till att dina deltagare får ett bekräftelsemejl direkt efter att de anmält sig. De flesta registreringsplattformar tillhandahåller denna funktion. Ett plus om du kan få möjlighet att skräddarsy ett välkomstmeddelande i det mejlet!
• Påminnelse om loppet: skicka ett e-postmeddelande några månader eller veckor efter att en deltagre har anmält sig för att säga “hej vi tänker på dig och är ser fram emot att välkomna dig!”
• När du uppdaterar viktig information; skicka ett meddelande för att varna deltagare. Detta kan vara en uppdatering av starttiden, byte av plats på mållinjen, tillägg av en sponsor som kommer att ge priser … etc etc. 
• “Gör dig redo”-mejl för tävlingsveckan: skicka ett inspirerande meddelande om vad deltagarna behöver göra och där de behöver vara på tävlingsdagen. Väderprognoser, klädförslag och vägbeskrivningar är bra att ha med. 
• Före tävlingsdagen; skicka ett vänligt “lycka-till” mejl! Peppa deltagran och välkomna dem till startlinjen! 
• Efter loppet, samma dag: meddela att den officiella resultatlistan finns tillgänglig. Dessutom, om du kan, skicka ett meddelande om att bilder finns upplagda till förfogan – ju tidigare du får ut bilder från ditt lopp, desto snabbare kan deltagarna göra sitt “post-race-instagram-inlägg” som de gärna vill dela, som också du får massor av exponering från! 
• Efter loppet, några dagar efter; skicka ett tackmejl och välkomna dina deltagare tillbaka nästa år (tips – ge dem en kupongkod för att anmäla sig redan idag för nästa år!)

Hur Bör Du Skicka Information Till Deltagare? 

Det traditionella sättet att skicka information nuförtiden är e-post. Det fungerar vanligtvis bra och du har några alternativ när det kommer till hur du gör det: 

• Om du bara har ett fåtal deltagare kan du använda din Outlook eller Apple Mail och helt enkelt kopiera in alla e-postadresser i BCC-raden (betyder att du skickar till alla dessa personer men den faktiska listan hålls hemlig för alla mottagare). Detta kan dock vara krångligt om du har många deltagare och för de flesta e-postleverantörer finns det en viss gräns för hur många mejladresser du kan skicka till. Ärligt talat är detta en mycket ineffektiv metod som du med största sannolikhet bör undvika. 
• Registrera dig för ett e-postmarknadsföringsverktyg. Detta är det bästa alternativet för alla lopp skulle jag säga, även om du bara har några 100 deltagare. Ett e-postmarknadsföringsverktyg låter dig skicka massmeddelanden till listor som du sparar i det verktyget, och du kan enkelt följa upp statistik som hur många personer som har öppnat och klickat på dessa e-postmeddelanden. Den vanligaste heter Mailchimp, och den är gratis med upp till 200 kontakter. Det finns många andra du kan prova, som Active Campaign, Constant Contact etc. Mailchimp är väldigt lätt att använda och hjälper dig att komma igång snabbt.
• Använd en inbyggd lösning i ditt anmälningssverktyg! Med RaceID Timing kan du skicka ut e-postmeddelanden och push-meddelanden till appanvändare direkt från systemet. Du behöver inte exportera/importera någon data till ett annat verktyg och du kan skicka både e-post och push-meddelanden. Se hur du gör här. Nuförtiden är det lätt för människor att missa e-postmeddelanden och det är troligt att en betydande andel hamnar i en skräppostmapp och aldrig kommer fram – så att skicka textmeddelanden och/eller aviseringar stärker sannolikheten att ditt meddelande blir läst.
• För att spara tid kan du även sätta upp en automatisering från ditt anmälningsverktyg mot ditt e-postverktyg med Zapier – som Nicholas Roman gör.  

Förstärk Din Loppkommunikation På Sociala Medier 

Du kan alltid posta det du publicerar på din hemsida även i sociala medier – ett smart sätt att förstärka kommunikationen i en kanal där många deltagare befinner sig. 

Proffstips för att Förebygga Kommuiksationsmisstag

När du är klar med att sätta ihop all text på din hemsida, anmälningssida och kommunikationsmejl – be någon som inte är tävlingsarrangör eller inte är en del av din organisation att testa ditt kommunikationsflöde. Detta kan ge dig värdefull feedback på potentiella förtydliganden du måste göra, som du kan se till att ordna innan du öppnar anmälan och marknadsför ditt innehåll för dina deltagare. Det här är ett proffstips vi fick av Nicholas Roman – i den här videon kan du lära dig mycket om hur han sparar tid på automatisering kring all sin loppkommunikation: 

*RaceID-deltagarepreferensundersökning 2022.