Buenas prácticas: Cómo comunicarse con los participantes

Este artículo trata sobre la mejor forma de comunicarse con los participantes que ya se han inscrito en su carrera. Obtendrás respuestas a preguntas importantes como "¿De qué tienes que informar a los participantes?" y "¿Cuáles son las mejores formas de llegar a los participantes hoy en día?". Para comunicaciones de marketing y consejos sobre cómo escribir y comunicar en diferentes canales para conseguir más participantes, lea este artículo.

Publique información esencial relevante, obvia y clara en su sitio web

La mayoría de los corredores buscarán información en su sitio web en diferentes momentos, desde el momento en que se inscriben, hasta la carrera y después de la carrera. De hecho, el 88% de los corredores afirman que utilizan el sitio web oficial de la carrera como una de las principales fuentes de información cuando obtienen información sobre una carrera*. Asegúrese de que toda la información esencial sea fácil de encontrar y esté ordenada de forma lógica. La información importante, que a veces es fácil pasar por alto debido a la "ceguera en tu propio campo" es: 

  • Fecha de la carrera. Debe ser clara, visible en letra grande en la página principal. Algunas carreras que he querido hacer lo hacen muy difícil, ya sea ocultando la fecha de la carrera en algún lugar dentro de un gran horario o incluyendo una cuenta atrás en lugar de la fecha (buena idea, pero cuando piensas en inscribirte en una carrera, realmente necesitas la fecha y no tienes tiempo de hacer cálculos para averiguarla). 
  • Precio de la carrera y, en su caso, precio anticipado y cuándo finaliza dicho período 
  • Ubicación exacta de la línea de salida, la línea de meta y el pueblo de la carrera. Incluya información sobre dónde y cuándo deben estar los corredores. Si aún no lo sabe, describa claramente cuándo y cómo los corredores recibirán información al respecto. 
  • Logística de la carrera: cómo llegar a la línea de salida si está en otro punto distinto al de meta y viceversa, si se ofrecerá transporte, dónde y cómo puedo dejar las maletas... estos detalles pueden parecer insignificantes, pero a los corredores nos preocupan todas esas cosas y queremos que estén claras desde el día en que nos inscribimos. 
  • Su lista de salida. Como corredor, quiero ver a la competencia y ver con quién voy a estar en la línea de salida. Asegúrate de incluir un enlace directo a tu lista de salida en algún lugar de tu sitio web, que se encuentre fácilmente en el menú principal. 
  • Políticas y condiciones de participación. Si ofrece un seguro o algo similar, incluya claramente las condiciones y los beneficios para inscribirse con antelación en el seguro. 

Asegúrese de que todos los canales y las publicaciones externas estén al día. 

A veces, tienes varias fuentes de información - quizás un evento de Facebook, su página de servicio de inscripción, información en sus perfiles de redes sociales y membresías en diferentes calendarios de carreras. Asegúrese de que toda la información esté actualizada en estos sitios web y canales externos. No querrás ninguna incertidumbre o discrepancia en la información compartida, ya que no solo crea confusión para tus corredores, sino que puede dar a tu marca una mala reputación por no ser organizada. 

Envíe correos electrónicos y notificaciones para reforzar su información más importante 

No basta con publicar toda la información en su sitio web. También debe enviar información directamente a sus corredores. Esto demuestra que le importan y creará vínculos de información y relación con sus participantes. También te ahorrará tiempo para trabajar de forma proactiva: si informas, y sobreinformas, recibirás menos llamadas telefónicas y correos electrónicos de participantes confusos y nerviosos que no saben dónde deben recoger su bolsa de corredor el día antes de la carrera... Actualiza cualquier información que cambie a lo largo de la planificación de tu carrera. Aquí tienes algunas sugerencias sobre a qué horas es una buena idea enviar la información: 

  • Al registrarse: asegúrese de que sus participantes reciban un correo electrónico de confirmación justo después de registrarse. La mayoría de las plataformas de registro ofrecen esta función. Una ventaja es que puedas personalizar un mensaje de bienvenida en ese correo electrónico.
  • Recordatorio a mitad de camino: envíe un correo electrónico unos meses o semanas después de que un corredor se inscriba para decirle "¡hola, estamos pensando en ti y estamos emocionados por darte la bienvenida!"
  • En cualquier momento que actualice información importante, envíe una notificación para alertar a los participantes. Puede tratarse de una ligera actualización de los horarios de los grupos de salida, de un cambio de ubicación de la línea de meta, de la incorporación de un patrocinador que proporcionará premios... etc. 
  • Correo electrónico "Prepárate" para la semana de la carrera: envía un correo electrónico inspirador en el que te indiquen lo que tienes que hacer y dónde tienes que estar. Es bueno incluir previsiones meteorológicas, sugerencias de ropa e indicaciones para llegar. 
  • Antes del día de la carrera: ¡correo electrónico amistoso de buena suerte! Anima a los corredores y dales la bienvenida a la línea de salida. 
  • Después de la carrera, el mismo día: comunica la lista oficial de resultados. Además, si puedes, envía una notificación sobre las imágenes disponibles de inmediato: cuanto antes publiques las fotos de la carrera y de la línea de meta, antes podrán los participantes hacer su "post instagram" que se mueren por compartir, ¡y de las que tú también te beneficiarás de una gran exposición! 
  • Después de la carrera, el día o unos días después, envía un correo electrónico de agradecimiento y da la bienvenida a tus participantes para que vuelvan el año que viene (optimízalo con un cupón para que se inscriban en la próxima semana, para aumentar la retención).

¿Cómo se puede enviar información a los participantes? 

La forma tradicional de enviar información hoy en día es el correo electrónico. Suele funcionar bien y tienes unas cuantas opciones a la hora de hacerlo: 

  • Si sólo tienes unos pocos participantes, puedes utilizar tu Outlook o Apple Mail y simplemente copiar todas las direcciones de correo electrónico en la línea CCO (significa que envías a todas esas personas pero la lista real se mantiene en secreto para todos los destinatarios). Sin embargo, esto puede ser una molestia si tienes muchos participantes y para la mayoría de los proveedores de correo electrónico hay un cierto límite en el número de mensajes que puedes enviar. Honestamente, este es un método muy ineficiente que probablemente deberías evitar. 
  • Regístrate en una herramienta de marketing por correo electrónico. Yo diría que esta es la mejor opción para cualquier carrera, incluso si solo tienes unos 100 participantes. Una herramienta de marketing por correo electrónico te permite enviar correos masivos a listas que guardas dentro de esa herramienta, y puedes hacer un seguimiento fácil de estadísticas como cuántas personas han abierto y hecho clic en esos correos. Una de las más comunes es Mailchimpy es gratuita con un máximo de 200 contactos. Hay muchas otras que puedes probar, como Active Campaign, Constant Contact, etc. Sin embargo, si estás empezando, Mailchimp es muy fácil de usar y te ayudará a empezar rápidamente.
  • Utilice una solución integrada en su herramienta de inscripción Con RaceID Timing, puede envíe correos electrónicos y notificaciones push a los usuarios de la aplicación directamente desde el sistema. No tienes que exportar/importar ningún dato a otra herramienta y puedes enviar tanto correos electrónicos como notificaciones push a los usuarios de la app. Vea cómo hacerlo aquí. Hoy en día, es fácil que la gente pierda los correos electrónicos y es probable que un porcentaje significativo termine en la carpeta de spam y nunca se note - por lo que el envío de mensajes de texto y / o notificación también, asegura que su mensaje sea escuchado.
  • Para ahorrar tiempo, también puedes configurar una automatización a tu herramienta de correo electrónico, Mailchimp por ejemplo, con Zapier - como Nicolás Román hace.  

Haga hincapié en la comunicación de su carrera en las redes sociales 

Todo lo que publiques en tu sitio web y cualquier información nueva e interesante, no está de más publicarlo también en las redes sociales. 

Consejo profesional para anticiparse a los errores y a la falta de comunicación

Cuando haya terminado de configurar la información de su sitio web, la página de inscripción y el correo electrónico de comunicación, pídale a alguien que no sea organizador de la carrera o que no forme parte de su organización que ponga a prueba el flujo de comunicación. Así podrás obtener información sobre las posibles aclaraciones que tengas que hacer y podrás llevarlas a cabo antes de abrir las inscripciones y promocionar tu contenido entre los participantes. Este es un consejo profesional que nos dio Nicholas Roman - en este vídeo puedes aprender mucho de cómo ahorra tiempo en la automatización de la comunicación en torno a la carrera: 

*Encuesta de preferencias de los participantes de RaceID 2022.