Βέλτιστη πρακτική: Πώς να επικοινωνείτε με τους συμμετέχοντες

Αυτό το άρθρο αφορά τον καλύτερο τρόπο επικοινωνίας με τους συμμετέχοντες που έχουν ήδη εγγραφεί στο διοργάνωση. Θα λάβετε απαντήσεις σε σημαντικά ερωτήματα όπως "Για τι πρέπει να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες" και "Ποιοι τρόποι είναι οι καλύτεροι για να προσεγγίσετε τους συμμετέχοντες σήμερα;". Για την επικοινωνία μάρκετινγκ και συμβουλές για το πώς να γράφετε και να επικοινωνείτε σε διάφορα κανάλια για να αποκτήσετε περισσότερους συμμετέχοντες, διαβάστε αυτό το άρθρο.

Δημοσιεύστε σχετικές, προφανείς και σαφείς βασικές πληροφορίες στον ιστότοπό σας

Οι περισσότεροι δρομείς θα αναζητήσουν πληροφορίες στην ιστοσελίδα σας σε διαφορετικές χρονικές στιγμές, από τη στιγμή που θα εγγραφούν, μέχρι το διοργάνωση και μετά το διοργάνωση. Στην πραγματικότητα, το 88% των αγωνιζομένων δήλωσε ότι χρησιμοποιεί την επίσημη ιστοσελίδα διοργάνωση ως μία από τις κύριες πηγές πληροφόρησης όταν λαμβάνει πληροφορίες για ένα διοργάνωση*. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι βασικές πληροφορίες είναι εύκολα διαθέσιμες και λογικά ταξινομημένες. Σημαντικές πληροφορίες, οι οποίες μπορεί μερικές φορές να είναι εύκολο να διαφύγουν λόγω "τύφλωσης στο δικό σας πεδίο" είναι: 

• διοργάνωση ημερομηνία. Αυτή θα πρέπει να είναι σαφής, ορατή με μεγάλη γραμματοσειρά στην πρώτη σελίδα σας. Κάποιοι αγώνες που ήθελα να κάνω το κάνουν πολύ δύσκολο είτε κρύβοντας την ημερομηνία διοργάνωση κάπου μέσα σε ένα μεγάλο πρόγραμμα είτε συμπεριλαμβάνοντας μια αντίστροφη μέτρηση αντί για την ημερομηνία (ωραία σκέψη, αλλά όταν σκέφτεστε την εγγραφή σε ένα διοργάνωση, χρειάζεστε πραγματικά μόνο την ημερομηνία και δεν έχετε χρόνο για υπολογισμούς για να το μάθετε). 
• Τιμολόγηση της ιστοσελίδας διοργάνωση και τυχόν τιμολόγηση Early Bird και πότε λήγει αυτή η περίοδος 
• Ακριβής τοποθεσία της γραμμής εκκίνησης, του τερματισμού και του χωριού διοργάνωση . Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με το πού και πότε πρέπει να βρίσκονται οι δρομείς. Εάν δεν γνωρίζετε ακόμη, περιγράψτε με σαφήνεια πότε και πώς οι αγωνιζόμενοι θα λάβουν σχετικές πληροφορίες. 
• Η υλικοτεχνική υποδομή του διοργάνωση: πώς θα φτάσω στην αφετηρία αν αυτή είναι σε άλλο σημείο από τον τερματισμό και το αντίστροφο, θα προσφερθεί μεταφορά, πού και πώς μπορώ να αφήσω τις τσάντες μου... αυτές οι λεπτομέρειες μπορεί να φαίνονται ασήμαντες, αλλά εμείς οι δρομείς ανησυχούμε για όλα αυτά τα πράγματα και θέλουμε να είναι ξεκάθαρα από την ημέρα της εγγραφής μας! 
• Η λίστα εκκίνησής σας. Ως δρομέας, θέλω να ελέγξω τον ανταγωνισμό και να δω με ποιον θα βρεθώ στη γραμμή εκκίνησης! Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνετε έναν ζωντανό σύνδεσμο προς τη λίστα εκκίνησης κάπου στον ιστότοπό σας, που βρίσκεται εύκολα στο κύριο μενού. 
• Πολιτικές και όροι συμμετοχής. Εάν προσφέρετε μια ασφάλιση ή κάτι παρόμοιο, συμπεριλάβετε σαφώς τους όρους και τα οφέλη για την έγκαιρη εγγραφή στην ασφάλιση. 

Βεβαιωθείτε ότι όλα τα κανάλια και οι εξωτερικές δημοσιεύσεις είναι ενημερωμένες! 

Μερικές φορές, έχετε διάφορες πηγές πληροφοριών - ίσως μια Facebook Event, τη σελίδα της υπηρεσίας εγγραφής σας, πληροφορίες στα προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και συνδρομές σε διάφορα διοργάνωση ημερολόγια. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες είναι ενημερωμένες σε αυτούς τους εξωτερικούς ιστότοπους και κανάλια. Δεν θέλετε καμία αβεβαιότητα ή ασυμφωνία στις πληροφορίες που μοιράζονται, καθώς αυτό όχι μόνο δημιουργεί σύγχυση στους δρομείς σας, αλλά μπορεί να δώσει στην επωνυμία σας μια κακή φήμη ότι δεν είστε οργανωμένοι. 

Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποιήσεις για να ενισχύσετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες σας 

Δεν αρκεί να δημοσιεύετε απλώς όλες τις πληροφορίες στον ιστότοπό σας. Θα πρέπει επίσης να στέλνετε πληροφορίες απευθείας στους δρομείς σας. Αυτό δείχνει ότι ενδιαφέρεστε και θα χτίσετε δεσμούς αναφοράς και σχέσης με τους συμμετέχοντες. Θα σας εξοικονομήσει επίσης χρόνο για να εργαστείτε προληπτικά - αν ενημερώνετε και υπερπληροφορείτε, θα λάβετε λιγότερα τηλεφωνήματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μπερδεμένους και νευρικούς συμμετέχοντες που δεν ξέρουν από πού πρέπει να παραλάβουν την τσάντα του δρομέα τους την ημέρα πριν από το διοργάνωση... Ενημερώστε κάθε πληροφορία που αλλάζει κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού του διοργάνωση. Ακολουθούν ορισμένες προτάσεις σχετικά με το ποιες ώρες είναι καλή ιδέα να στέλνετε πληροφορίες: 

• Κατά την εγγραφή: Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες λαμβάνουν ένα email επιβεβαίωσης αμέσως μετά την εγγραφή τους. Οι περισσότερες πλατφόρμες εγγραφής παρέχουν αυτή τη δυνατότητα. Ένα πλεονέκτημα αν μπορείτε να έχετε την ευκαιρία να προσαρμόσετε ένα μήνυμα καλωσορίσματος σε αυτό το email!
• Ενδιάμεση υπενθύμιση: στείλτε ένα email μερικούς μήνες ή εβδομάδες μετά την εγγραφή ενός δρομέα για να πείτε "γεια σας, σας σκεφτόμαστε και είμαστε ενθουσιασμένοι που θα σας καλωσορίσουμε!"
• Σε οποιοδήποτε σημείο ενημερώσετε σημαντικές πληροφορίες, στείλτε μια ειδοποίηση για να ειδοποιήσετε τους συμμετέχοντες. Αυτό μπορεί να είναι μια μικρή ενημέρωση των χρόνων των ομάδων εκκίνησης, αλλαγή της θέσης της γραμμής τερματισμού, προσθήκη ενός χορηγού που θα παρέχει βραβεία ... κλπ κλπ. 
• διοργάνωση Εβδομάδα "Ετοιμαστείτε": στείλτε ένα εμπνευσμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας εμψυχώνει, αυτό είναι που πρέπει να κάνετε και που πρέπει να βρίσκεστε. Καλό είναι να συμπεριλάβετε προγνώσεις καιρού, προτάσεις ένδυσης και οδηγίες. 
• Πριν από την ημέρα διοργάνωση ; φιλικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για καλή τύχη! Ενθαρρύνετε τους δρομείς και καλωσορίστε τους στη γραμμή εκκίνησης! 
• Μετά το διοργάνωση, την ίδια ημέρα: κοινοποίηση του επίσημου καταλόγου αποτελεσμάτων. Επίσης, αν μπορείτε, στείλτε αμέσως μια ειδοποίηση σχετικά με τις διαθέσιμες εικόνες - όσο πιο γρήγορα βγάλετε τις φωτογραφίες διοργάνωση και της γραμμής τερματισμού, τόσο πιο γρήγορα οι συμμετέχοντες θα μπορούν να κάνουν το "post-διοργάνωση instagram post" που πεθαίνουν να μοιραστούν, από το οποίο επίσης θα επωφεληθείτε από μεγάλη προβολή! 
• Μετά το διοργάνωση, την ημέρα ή λίγες ημέρες μετά, στείλτε ένα ευχαριστήριο email και καλωσορίστε τους συμμετέχοντες και την επόμενη χρονιά (βελτιστοποιήστε το με ένα κουπόνι για να εγγραφούν μέσα στην επόμενη εβδομάδα, για να ενισχύσετε τη διατήρησή σας!)

Πώς μπορείτε να στείλετε πληροφορίες στους συμμετέχοντες; 

Ο παραδοσιακός τρόπος αποστολής πληροφοριών στις μέρες μας είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Συνήθως λειτουργεί καλά και έχετε μερικές επιλογές όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο θα το κάνετε: 

• Αν έχετε μόνο λίγους συμμετέχοντες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook ή το Apple Mail και απλά να αντιγράψετε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή BCC (σημαίνει ότι στέλνετε σε όλους αυτούς τους ανθρώπους, αλλά η πραγματική λίστα παραμένει μυστική για όλους τους παραλήπτες). Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία αν έχετε πολλούς συμμετέχοντες και για τους περισσότερους παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπάρχει ένα συγκεκριμένο όριο για το πόσα μηνύματα μπορείτε να στείλετε. Ειλικρινά, πρόκειται για μια πολύ αναποτελεσματική μέθοδο που πιθανότατα θα πρέπει να αποφύγετε. 
• Εγγραφείτε σε ένα εργαλείο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή είναι η καλύτερη επιλογή για κάθε διοργάνωση θα έλεγα, ακόμη και αν έχετε μόνο μερικούς 100 συμμετέχοντες. Ένα εργαλείο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπει να στέλνετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λίστες που αποθηκεύετε μέσα στο εν λόγω εργαλείο και μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε στατιστικά στοιχεία, όπως πόσοι άνθρωποι άνοιξαν και έκαναν κλικ σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα από τα πιο συνηθισμένα ονομάζεται Mailchimp, και είναι δωρεάν με έως και 200 επαφές. Υπάρχουν πολλά άλλα που μπορείτε να δοκιμάσετε, όπως το Active Campaign, το Constant Contact κ.λπ. Αν όμως ξεκινάτε, το Mailchimp είναι πολύ εύκολο στη χρήση και θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε γρήγορα.
• Χρησιμοποιήστε μια ενσωματωμένη λύση στο εργαλείο εγγραφής σας! Με το RaceID Timing, μπορείτε να να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποιήσεις push στους χρήστες της εφαρμογής απευθείας από το σύστημα. Δεν χρειάζεται να εξάγετε/εισαγάγετε δεδομένα σε άλλο εργαλείο και μπορείτε να στέλνετε τόσο email όσο και push ειδοποιήσεις στους χρήστες της εφαρμογής. Δείτε πώς το κάνετε ακριβώς εδώ. Στις μέρες μας, είναι εύκολο για τους ανθρώπους να χάσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι πιθανό ένα σημαντικό ποσοστό να καταλήγει σε φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και να μην γίνεται ποτέ αντιληπτό - έτσι η αποστολή μηνυμάτων κειμένου ή/και ειδοποίησης επίσης, διασφαλίζει ότι το μήνυμά σας ακούγεται.
• Για να εξοικονομήσετε χρόνο, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε έναν αυτοματισμό στο εργαλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το Mailchimp για παράδειγμα, με το Zapier - όπως Nicholas Roman κάνει.  

Δώστε έμφαση στην επικοινωνία σας διοργάνωση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης 

Ό,τι δημοσιεύετε στον ιστότοπό σας και κάθε νέα ενδιαφέρουσα πληροφορία - δεν βλάπτει να το δημοσιεύετε και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης! 

Συμβουλή για να προβλέψετε λάθη και παρεξηγήσεις

Όταν τελειώσετε με τη ρύθμιση των πληροφοριών της ιστοσελίδας σας, της σελίδας εγγραφής και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επικοινωνίας - βάλτε κάποιον που δεν είναι διοργανωτής του διοργάνωση ή δεν ανήκει στην οργάνωσή σας να δοκιμάσει τη ροή της επικοινωνίας σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να λάβετε κάποια ανατροφοδότηση σχετικά με πιθανές διευκρινίσεις που πρέπει να κάνετε και μπορείτε να τις κάνετε πριν ανοίξετε την εγγραφή και προωθήσετε το περιεχόμενό σας στους συμμετέχοντες. Αυτή είναι μια επαγγελματική συμβουλή που πήραμε από Nicholas Roman - σε αυτό το βίντεο μπορείτε να μάθετε πολλά από τον τρόπο με τον οποίο εξοικονομεί χρόνο στην αυτοματοποίηση γύρω από την επικοινωνία διοργάνωση : 

*Έρευνα προτιμήσεων των συμμετεχόντων του RaceID 2022.