Come spostare i dati dei partecipanti su una nuova piattaforma di registrazione
Quando un organizzatore ha intenzione di aggiornare il proprio sistema di registrazione, l'assemblaggio e lo spostamento dei dati può rappresentare una sfida o un'incertezza, soprattutto se si è nel bel mezzo della stagione e si hanno già alcune iscrizioni in un altro sistema. spostamento delle piattaforme a metà stagione e avete già alcune registrazioni in un altro sistema.
Noi di RaceID abbiamo aiutato diversi organizzatori a spostare i propri dati e ad assicurarsi che nulla vada perso durante il tragitto. In questo articolo, esaminiamo il processo consigliato per chiarire ogni dubbio.
Quando è il momento migliore per cambiare piattaforma?
Di solito consigliamo agli organizzatori di cambiare sistema alla fine di una stagione, in modo da poter ricominciare da capo con le nuove iscrizioni per una nuova edizione della gara nel sistema aggiornato. Tuttavia, è ovviamente possibile cambiare sistema anche a metà stagione. Basta assicurarsi di preparare i nuovi moduli di iscrizione e di averli pronti non appena si disattivano quelli vecchi, per garantire che non si perda traffico o potenziali iscrizioni.
Come spostare i dati di registrazione su una nuova piattaforma
Lavoreremo con RaceID come esempio, ma molti dei principi si applicano a qualsiasi piattaforma e sistema switch.
- Esportare i dati
È necessario innanzitutto esportare i dati dalla vecchia piattaforma. Di solito è possibile farlo da soli, oppure contattando il proprio account manager o il team di supporto della piattaforma. I dati dei partecipanti devono essere in formato excel. - Formattare i dati
La parte più complicata quando si spostano i dati tra un sistema e l'altro è che di solito i dati vengono inseriti con una logica leggermente diversa tra i vari sistemi, anche se la maggior parte delle informazioni sono le stesse. In questo caso, è necessario scaricare un modello di formattazione della lista di partenza di RaceID e modificare la propria lista per adattarla al nuovo modello. Di solito, questo significa spostare alcune colonne e cambiare i nomi delle intestazioni delle colonne. - Importare i dati
Una volta fatto questo, puoi semplicemente caricare il file nel tuo pannello di superamministrazione RaceID e voilà, avrai tutti i tuoi partecipanti nel nuovo sistema! Per maggiori dettagli si veda questo articolo della Knowledge Base su come caricare le liste di partenza. Ricorda che dovrai impostare la tua pagina di gara e la registrazione prima di effettuare l'importazione!
Come trasferire i dati di Result alla nuova piattaforma
Potreste voler raccogliere tutti i vostri dati, compresi i risultati, in un unico posto. È possibile farlo facilmente con la funzione di importazione dei risultati di RaceID. Come per l'importazione di un elenco excel di iscrizioni descritta in precedenza, è sufficiente importare un file excel con i dati dei risultati. Vedere qui come fare, passo dopo passo.
Cose da tenere a mente quando si spostano i dati dei partecipanti
Assicuratevi di controllare due volte le politiche sulla privacy dei dati di entrambi i sistemi quando spostate i dati dei partecipanti. Di solito siete voi i proprietari dei dati e potete decidere cosa farne, ma ogni piattaforma ha le proprie regole sulla privacy. È anche una buona idea informare i partecipanti che avete spostato i loro dati su un nuovo sistema, in modo che non abbiano sorprese.
Se siete curiosi di conoscere l'informativa sui dati di RaceID, potete leggere una spiegazione approfondita su come RaceID tratta la privacy dei dati qui.
Avete bisogno di aiuto per spostare i dati dei vostri partecipanti?
Se volete passare a RaceID e il trasferimento dei dati è l'unica cosa che vi ostacola, siamo naturalmente felici di aiutarvi. Prenota una telefonata con noi e vi prepareremo in men che non si dica!
