Quanto è complesso cambiare sistema di registrazione delle gare?

Ci siamo passati tutti: il momento in cui si deve decidere se abbandonare il vecchio e comodo modo di fare le cose o avventurarsi in qualcosa di nuovo che potrebbe semplificare la vita. Che si tratti di polizze assicurative, di fornitori di energia o di banche, c'è un'inerzia dentro di noi che rende difficile, persino doloroso, pensare alla seccatura di cambiare. Così non cambiamo. Sopportiamo i nostri problemi finché... beh, finché non ci facciamo male.

Il motivo per cui molti di noi non apportano cambiamenti è dovuto allo stress acuto che proviamo in relazione ai calcoli dell'incertezza. Preferiamo rimanere con il diavolo che conosciamo, piuttosto che affrontare l'incertezza del cambiamento. Si veda questo studio psicologico del 2016 pubblicato su Nature per una comprensione più approfondita dell'argomento.

Inoltre, Gli economisti hanno dimostrato che anche quando siamo al 50% di fare un cambiamento - cioè siamo disposti a lanciare una moneta e a seguire il risultato - il cambiamento è comunque la cosa nettamente positiva da fare e coloro che hanno fatto il cambiamento sono stati sostanzialmente più felici di quelli che non l'hanno fatto.

Cambiare la piattaforma o il sistema di registrazione è davvero così doloroso? Perché dovreste cambiare? Quanto tempo ci vuole? Quanto costa? Continuate a leggere per ottenere alcune informazioni.

Perché dovrei cambiare sistema di registrazione?

Ecco i 5 motivi principali per cui gli organizzatori di gare cambiano piattaforma:

1. Il processo di registrazione è negativo per i partecipanti
   • Una cattiva esperienza dell'utente porta di solito a un alto tasso di abbandono. Qual è il vostro tasso di abbandono del carrello?
   • Il processo di registrazione è come una "prima impressione" per i partecipanti. Come si riflette questa esperienza sulla vostra organizzazione/gara?
2. Il sistema è obsoleto e non viene aggiornato
   • La tecnologia si sviluppa a ritmi rapidissimi. Senza aggiornamenti continui, qualsiasi sistema diventa rapidamente obsoleto e finisce per presentare bug e rotture.
3. Il sistema manca di funzioni chiave
   • I sistemi di base sono essenziali. I sistemi avanzati o modulari offrono efficienza e flessibilità
4. L'impegno di tempo è troppo elevato
   • In genere, in relazione ai punti precedenti, i sistemi vecchi o di base richiedono un maggiore impegno di tempo da parte degli organizzatori a causa della mancanza di funzioni, di problemi di supporto e di problemi dei partecipanti. In questo modo si passa troppo tempo davanti al computer. 
5. Le tasse sono troppo costose
   • Le tasse di piattaforma possono essere costose, ma in genere si tratta di una piccola percentuale del costo complessivo dell'organizzazione di una gara. Molti organizzatori di gare tengono conto dei costi trasferendoli ai partecipanti, tra cui la compensazione dei costi del sistema di iscrizione. Questo può essere apprezzato dai partecipanti se possono avere un'esperienza sostanzialmente migliore a fronte di un basso costo aggiuntivo! Pertanto, se state cercando di risparmiare, cambiare piattaforma può essere efficace per ridurre i costi, soprattutto se combinato con uno dei punti precedenti.

Quanto tempo ci vuole per cambiare sistema di registrazione?

I diversi fornitori hanno tempistiche diverse ed è difficile per noi dire esattamente cosa richiede un altro fornitore. Un tempo ragionevole da aspettarsi è di qualche giorno lavorativo in totale. Se si va oltre, ci si deve interrogare sui servizi che si stanno acquistando.

Impostare il nuovo sistema
Spesso per cambiare fornitore è necessario compilare un modulo, descrivere la propria gara e chiedere un preventivo. Il tempo di attesa per una risposta può essere lungo, anche settimane. Non dimenticate di controllare la posta indesiderata. Alcuni fornitori mostrano i prezzi online e/o permettono di registrarsi e creare un account da soli, il che di solito è un processo più veloce in quanto si può fare tutto da soli immediatamente.

Formazione e inserimento
In alcuni casi può essere molto semplice e veloce, oppure può essere molto complicato e richiedere molto tempo. L'apprendimento di un nuovo sistema è l'incertezza che causa a molti organizzatori lo stress più indesiderato. Il nostro consiglio è di informarsi sulla piattaforma, fare domande nei gruppi della community, guardare video e demo e imparare dai casi di studio. È un po' di lavoro preliminare, ma vi farà risparmiare molto tempo ed energia quando finirete per fare il cambiamento, e in più avrete la possibilità di fare la scelta giusta!

Trasferimento di vecchie registrazioni e dati 

Se avete scelto una piattaforma intuitiva, questa operazione è spesso rapida. Esportate i vostri dati, importateli nel nuovo provider e poi fate piccoli aggiustamenti o pulite il database come richiesto.

Pensare a tutte queste cose insieme può iniziare a fare un po' paura, ma prendendo RaceID come esempio, è possibile ottenere e funzionante nel giro di un giorno: È possibile trovare l'articolo Quanto è facile passare a RaceID? per saperne di più sul processo esatto.

Quanto costa cambiare sistema di registrazione?

Anche in questo caso, ciò varia da piattaforma a piattaforma. Nella maggior parte dei casi si tratta di un impegno di tempo da parte vostra: il tempo di assistenza necessario per il passaggio è solitamente incluso nel piano tariffario scelto.

Ricordate di leggere i T&C del vostro attuale fornitore prima di cambiare! Potrebbe esserci un periodo di tempo vincolante per il contratto che avete sottoscritto o una tassa di abbandono.

Inoltre, consigliamo di informarsi in anticipo su eventuali costi nascosti. Ciò può richiedere un po' di tempo, una telefonata o un incontro se un sito web o un fornitore non espone informazioni trasparenti sui prezzi o se i prezzi delle caratteristiche sono riportati nei Termini e condizioni. In questo caso, chiedetevi: "Perché questa azienda nasconde queste informazioni ai suoi clienti o ai suoi concorrenti?".

Quando è il momento migliore per cambiare sistema di registrazione?

Il momento migliore per cambiare sistema di registrazione è spesso la fine di una stagione. In questo modo, è possibile terminare completamente il processo di registrazione con il vecchio fornitore e iniziare una nuova stagione dal nuovo sistema. In questo modo si risparmia tempo per non dover esportare/importare le iscrizioni e si evitano i tempi di inattività associati al cambio. 

Ovviamente è possibile cambiare anche a metà stagione e ci sono molte ragioni per farlo, ma potrebbe essere più facile aspettare fino a poco dopo la gara.

Potete iniziare a pianificare in anticipo e valutare i fornitori prima della fine della stagione, per essere pronti ad aprire le iscrizioni con il nuovo fornitore non appena avrete cambiato quello precedente.

Sommario: Quanto è complesso cambiare i sistemi di registrazione delle gare?

Ci sono molte ragioni per cui potreste voler cambiare fornitore: dal miglioramento dell'esperienza dell'utente o del partecipante al prezzo. In ogni caso, il processo dovrebbe essere breve, semplice e indolore se fatto bene e al momento giusto per voi. Dovete solo superare i vostri dubbi, decidere da soli e fare il passo. 

Per saperne di più sul processo di passaggio da RaceID - leggere questo articolo di 5 minuti.