Quanto costa organizzare una gara? 

Forse state pensando di organizzare una vostra gara e vi state chiedendo quanto vi costerà farlo. La risposta può essere varia, perché dipende da molti fattori: quanto è grande il vostro evento, cosa volete offrire ai partecipanti, se pensate di compensare i costi con gli sponsor e altro ancora. In questo articolo vi aiutiamo con una suddivisione dei costi che possono essere coinvolti nell'organizzazione di qualsiasi tipo di gara in qualsiasi sport, a partire dai costi obbligatori o essenziali e a seguire le voci facoltative. 

Qui c'è anche un pratico modello di bilancio, che potete scaricare per giocare con i vostri numeri (per gli organizzatori di gare che si affacciano per la prima volta o per quelli già affermati che vogliono ripensare la loro organizzazione): 

Costi essenziali per un evento all'aperto

Cronometraggio 

La definizione di gara è quella di competere e selezionare un vincitore. Per il 90% degli eventi, questo significa tenere traccia e registrare il tempo di arrivo dei corridori. Forse il vostro evento è più un'esperienza comune e un'avventura, e allora potete saltare questa parte. Ma se si tratta di una gara, i partecipanti di solito si aspettano di ottenere un risultato. Ecco alcune opzioni per il cronometraggio, in ordine di prezzo dal più basso al più alto:

Cronometro vecchia scuola: Questo è il modo più semplice per registrare i tempi di gara. Comprate un cronometro (in qualsiasi negozio di articoli sportivi o su Amazon). Usatelo per iniziare la gara e premete il pulsante per ogni finisher al traguardo. Si consiglia di avviare due cronometri alla partenza, in modo da avere una riserva nel caso in cui si fermi erroneamente il primo. In ogni caso, il cronometraggio con il cronometro è molto rischioso perché è facile confondersi e premere i pulsanti sbagliati e non c'è un tasto "control+z" o un tasto indietro con cui si possa rimediare. È anche molto stressante e non si possono gestire molti partecipanti contemporaneamente. Inoltre, è necessario annotare manualmente i tempi sul computer o su un foglio di carta, per poi stilare un elenco dei risultati. Il metodo del cronometro è soggetto a molti errori umani, ma può essere una buona opzione se si tratta di una piccola gara di testo di 20-30 persone, perché è molto economico.

Prezzo: 10-20 EUR 

Utilizzare un'applicazione di cronometraggio: Esistono alcune applicazioni di cronometraggio sul mercato che hanno ripreso il metodo del cronometro, ma lo hanno digitalizzato in un'applicazione più facile da usare (date un'occhiata all'applicazione di cronometraggio RaceID!). Funziona così: si carica la lista di partenza (se si utilizza RaceID Timing, tutte le gare registrate saranno automaticamente presenti nell'applicazione, poiché il sistema è collegato alla registrazione e alla lista di partenza) nell'applicazione di cronometraggio e si avvia la gara. La gara scorre nell'app e l'unica cosa che dovete fare è cliccare su ogni corridore che taglia il traguardo: il risultato e il tempo vengono registrati automaticamente. Al termine della gara, viene generato un elenco dei risultati senza dover fare nulla.

Potete prepararvi in anticipo e posizionare dei punti di controllo lungo il percorso per rilevare i tempi parziali. Potete anche consentire agli assistenti di cronometraggio di lavorare alla gara con voi, attraverso account individuali e ad accesso limitato. Per saperne di più sull'app di cronometraggio RaceID, cliccate qui. Le app di cronometraggio sono un'ottima opzione per le gare più piccole e di solito sono più economiche rispetto ad altri metodi di cronometraggio di alto livello. Tuttavia, questo metodo non è raccomandato per le gare con diverse migliaia di partecipanti, poiché non sarà possibile raggiungerli tutti al traguardo.

Prezzo: Di solito circa 1 euro per corridore (esempio: gara per 200 persone: 200 euro).

Timing con chip o rfid: Con questo metodo, di solito si assume un fornitore che gestisce l'intera operazione di cronometraggio per voi. Con il cronometraggio tramite chip, il fornitore predispone i portali per la partenza e l'arrivo (e tutti gli intertempi necessari) e fornisce i chip a ogni corridore. Questi chip si attivano quando i corridori passano davanti ai portali e registrano automaticamente il tempo e i risultati in un elenco di risultati in tempo reale, solitamente pubblicato online per essere seguito dagli spettatori.

Questo metodo di cronometraggio è ottimo e quasi obbligatorio per le gare di grandi dimensioni con diverse migliaia di persone. Di solito è affidabile e richiede uno sforzo minimo da parte del direttore di gara se si affitta il servizio. Il lato negativo è che questo metodo è costoso, in quanto comporta l'assunzione di un esperto di cronometraggio per la giornata e dell'hardware necessario. 

Prezzo: da 2000 EUR a 10 000 EUR (a seconda delle dimensioni della gara) 

Attrezzatura per la marcatura del percorso

Una postazione molto importante è quella di segnalare il percorso in modo adeguato, in modo che i corridori sappiano dove andare. È possibile farlo con corde, bandiere, vernice spray o cartelli. Contate almeno 100-200 euro, a seconda della lunghezza del percorso. 

Pettorali e numeri di partenza

Di solito i corridori hanno bisogno di un cartello con il loro numero di partenza per essere identificati. Se si utilizza il cronometraggio con chip, a volte sono inclusi, poiché il chip può essere integrato nel retro del cartello. In caso contrario, si dovrà pagare circa 2 euro a partecipante per i pettorali di partenza o le targhette. 

Cibo ed energia per i vostri corridori

Forse questa parte non è sempre essenziale, ma come atleta che scrive questo post, ho deciso di includerla! Come corridore, di solito ci si aspetta di trovare almeno un po' d'acqua o di bevande sportive lungo il percorso, e di solito anche qualche tipo di energia. 

Calcolate di spendere pochi centesimi per ogni corridore per il cibo e l'energia, oltre a un budget per le tazze o i modi per servire il cibo sul percorso. 

Anche l'offerta di cibo ai corridori dopo la gara è molto apprezzata e si può fare invitando i venditori nella propria arena per risparmiare sui costi. Potete anche trovare sponsor nutrizionali che vogliano fornire gratuitamente i loro prodotti nell'ambito di una campagna di marketing. 

Marketing per la vostra gara

Se non avete corridori, non avete una gara. Dovrete spendere un po' di denaro (o almeno tempo ed energia) per commercializzare la vostra gara. Trovate idee e un piano di marketing completo per la vostra gara in questo post.

Prezzo: 100-5000 EUR

Software di registrazione e pagamenti online

Dovrete trovare un modo per far iscrivere e pagare i partecipanti alla vostra gara. Nel mondo odierno, altamente digitalizzato, la maggior parte dei corridori si aspetta di potersi iscrivere e pagare online. In questo modo si ha la certezza che ogni corridore abbia pagato prima ancora di entrare nella lista di partenza. Ci sono diversi fornitori tra cui scegliere e i costi di elaborazione richiesti da Visa e Mastercard o da qualsiasi altro fornitore di pagamenti sono di solito parte della tariffa per l'utilizzo di tale piattaforma. Assicuratevi che il vostro fornitore di registrazioni sia stato creato appositamente per gestire eventi e corridori all'aperto. In questo modo è molto più facile ottenere liste di partenza automatiche, rispetto all'utilizzo di un servizio di iscrizione generico come eventbrite o strumenti simili. Per maggiori informazioni, consultate le funzioni di registrazione di RaceID.

Prezzo: di solito circa il 5-10% della quota di iscrizione per corridore. 

Un'alternativa economica agli strumenti di registrazione delle gare è quella di utilizzare semplicemente l'e-mail o un modulo di Google per la registrazione dei partecipanti. Tuttavia, bisogna assicurarsi di raccogliere i pagamenti a margine tramite bonifico bancario sul proprio conto, e può essere una seccatura accoppiare i pagamenti con chi è nella lista di partenza e inseguire quelli che non pagano.... 

Costi di allestimento dell'arena

Dovrete creare una sorta di arena di gara per indicare la sede della gara e fornire un luogo di ritrovo a corridori e spettatori. Questo può costare un po' di soldi, dato che potreste dover affittare carri, tavoli, tende, ecc. Se si organizza un evento più piccolo, è possibile contenere i costi prendendo in prestito o portando le sedie da casa o dai vicini. Potreste anche dover pagare un contratto di locazione o di affitto dello spazio dell'arena.

Prezzo: 100-5000 EUR

Costi opzionali per un evento all'aperto 

Materiale stampato e branding per l'arena

Se volete fare sul serio, stampate il vostro logo e delle belle bandiere da appendere intorno all'arena di gara. Questo può costare un po' di soldi, ma fa una grande differenza per l'atmosfera della gara! 

Prezzo: 100-2000 EUR (a seconda del tipo di materiale richiesto, di solito una bandiera stampata costa 50-100 EUR)

Merchandising, premi e magliette per i finisher 

Un dettaglio molto gradito è che i corridori ricevano una maglietta con marchio o un altro articolo come ricordo della gara. Questo vi avvantaggerà anche a livello di marketing futuro, in quanto avrete la pubblicità della vostra gara in giro mentre i corridori useranno le magliette o il merchandising durante l'allenamento o il tempo libero. Assicuratevi anche di mettere in palio dei premi per i primi tre classificati della gara: i premi in denaro possono aiutarvi ad attirare l'élite.

Prezzo: 10-30 EUR per maglietta 

Personale e volontari

Se la gara supera le 100 persone, diventa difficile fare tutto da soli. Sarà necessario reclutare volontari che lavorino per voi gratuitamente o assumere un team che vi aiuti. Questo può variare notevolmente, quindi dovrete controllare le tariffe per le paghe orarie nella vostra zona.

Dovreste anche rivedere il tipo di personale e di attrezzature necessarie per motivi di sicurezza - fate una valutazione del rischio della vostra gara e vedere per cosa è necessario spendere soldi (forse sono necessari medici e personale di emergenza sul posto, per esempio).

Come fare un budget per una gara di endurance 

Ora che avete un'idea delle diverse parti del vostro budget, è il momento di stimare i costi e mettere insieme un calcolo iniziale per il vostro business case. Utilizzate il modello di budget e aggiungete i costi previsti presentati sopra. Potete giocare con il numero di partecipanti necessari per raggiungere il pareggio e confrontarlo con le diverse quote di iscrizione per vedere come andrebbe. Nel modello, basta inserire numeri diversi per quelle celle e i totali si aggiorneranno. Assicuratevi di non andare in perdita e mettete un po' di margine sulla quota di iscrizione: è sempre bene avere un po' di margine per gli imprevisti! 

Un buon modo per ottenere un po' di reddito in più o un aiuto per i costi è quello di ottenere sponsor per la vostra gara. Gli sponsor possono aiutarvi donando denaro in cambio della presenza del loro marchio in associazione all'evento in diversi modi, oppure fornendo materiale con il loro marchio (come bandiere o portali di partenza, ad esempio).

In bocca al lupo e fateci sapere se volete parlare della vostra gara. Siamo un team di atleti ed ex direttori di gara, quindi siamo sempre felici di parlare di gare con voi! Prenota un incontro.