Piano di comunicazione per gli organizzatori di gare {download gratuito}

L'organizzazione di una gara o di un corso, a seconda delle dimensioni, è un grande progetto. La comunicazione con i partecipanti è una delle chiavi principali per il buon esito di qualsiasi gara, indipendentemente dallo sport o dalle dimensioni. È essenziale garantire che i corridori ricevano le informazioni giuste al momento giusto per assicurarsi che l'evento si svolga senza intoppi. Un piano di comunicazione ben fatto vi aiuterà a mantenere i partecipanti informati e impegnati, e vi farà anche risparmiare un sacco di tempo per rispondere alle domande di corridori nervosi e confusi!

Noi di RaceID lavoriamo quotidianamente con centinaia di organizzatori e ogni gara ha i propri modi per comunicare con i partecipanti e commercializzare la loro esperienza. Noi partecipiamo ai loro piani di marketing aiutando gli organizzatori a essere visibili nel calendario RaceIDnell'app RaceID e nei nostri canali di comunicazione. In questo articolo abbiamo raccolto gli elementi essenziali per tenere informati i partecipanti e allo stesso tempo promuovere l'evento durante la stagione.

Questo articolo è incentrato sulla comunicazione con i partecipanti. Se volete altri consigli di marketing per il vostro evento, date un'occhiata a questa guida definitiva su come avere successo con il marketing delle gare di endurance.

Scarica il tuo Piano di comunicazione di gara 

Per aiutarvi a mantenere i vostri sforzi di comunicazione durante la stagione, abbiamo messo insieme questa pratica panoramica in formato PDF che potete salvare e consultare. 

Fare clic qui per scaricare la guida alla comunicazione.

Quali sono le informazioni da condividere con i partecipanti?

Come partecipanti, vogliamo sapere tutto, nei minimi dettagli. Più informazioni abbiamo, più ci sentiamo sicuri e meno dobbiamo preoccuparci di quando e dove essere. Anche i promemoria sono apprezzati durante la stagione e soprattutto quando la gara si avvicina. È importante che ci comunichiate quanto segue: 

• Dettagli dell'evento (data, luogo, mappa del percorso, orari di partenza e di arrivo, ecc.)
• Informazioni sulla registrazione (costo, scadenza, modalità di registrazione)
• Risorse per l'allenamento (piani di allenamento, percorsi consigliati, ecc.)
• Informazioni sul ritiro dei pacchi (luogo, data, ora)
• Programma del giorno dell'evento
• Informazioni sulla sicurezza e sulle emergenze (compreso l'elenco degli attrezzi)
• Informazioni post-evento (risultati, foto, ecc.)

Quali canali utilizzare per comunicare i dettagli della gara? 

In generale, consigliamo di utilizzare tutti i canali a vostra disposizione per comunicare le informazioni e di mantenerle coerenti! Le preferenze variano: alcuni partecipanti amano controllare il loro feed di Facebook e i gruppi ogni ora, mentre altri leggono ogni singola e-mail che ricevono nella loro casella di posta. Naturalmente, alcuni canali sono più adatti per le comunicazioni di marketing, mentre altri sono più adatti per la comunicazione individuale dei dettagli dell'evento e di importanti informazioni sulla sicurezza. Qui di seguito trovate una suddivisione dei canali principali e il modo migliore per utilizzarli.  

Email: Utilizzate l'e-mail per inviare aggiornamenti regolari sull'evento, comprese le scadenze per l'iscrizione, le informazioni sul ritiro del pacco gara e qualsiasi modifica al programma dell'evento.

È importante includere nell'email un oggetto chiaro e un saluto personalizzato, renderlo visivamente accattivante e assicurarsi di includere una invito all'azione (qualcosa che volete che il destinatario faccia) in ogni e-mail, come ad esempio un link per registrarsi, un promemoria per ritirare i pacchi gara o un link per un sondaggio.

Notifiche push dall'app: A volte è possibile utilizzare l'app dello strumento di registrazione per inviare notifiche push o messaggi di testo ai partecipanti. Questo può essere un ottimo modo per raggiungere i partecipanti con informazioni importanti, soprattutto il giorno della gara, quando sono ricettivi. Questo canale può essere utilizzato in modo simile all'e-mail. Assicuratevi solo di non spammare i partecipanti con troppi messaggi in continuazione!

Con l'app RaceID Timing & Participant potete inviare facilmente e-mail e notifiche push ai partecipanti per le vostre gare e distanze! Scoprite come qui.

Media sociali: Utilizzate le piattaforme dei social media come Facebook, Twitter e Instagram per promuovere l'evento e condividere gli aggiornamenti. Questo è un ottimo modo per coinvolgere i partecipanti e creare entusiasmo per l'evento.

Contenuto del sito web: Creare un sito web dedicato all'evento che includa tutte le informazioni elencate sopra, oltre a una sezione FAQ e alle informazioni di contatto per gli organizzatori dell'evento. Mantenete il sito web aggiornato con nuove informazioni man mano che l'evento si avvicina.

Pagina di registrazione/web: simile al contenuto web - utilizzate questo canale per pubblicare tutti i dettagli, esattamente come fate sul vostro sito web.

Calendario delle comunicazioni: Quando inviare e pubblicare le informazioni sulla gara

È altrettanto importante comunicare al momento giusto, quanto dire le cose giuste! È importante notare che il piano di comunicazione deve essere creato ed eseguito il prima possibile, in modo che i partecipanti abbiano il tempo necessario per prepararsi all'evento. È anche una buona idea creare un calendario dei contenuti che mostri quando e come comunicherete con i partecipanti. Scaricate e utilizzate il piano di comunicazione qui sopra come aiuto. 

È ancora più importante inviare informazioni in occasione di queste tappe fondamentali: 

Periodo di pre-registrazione:

Inviate un'e-mail iniziale per annunciare l'evento e fornire i dettagli di base (data, luogo, informazioni sulla registrazione). Utilizzate anche i canali dei social media per la promozione e i teaser o i countdown per l'apertura delle iscrizioni. 

Inviare e-mail di follow-up ogni 2-4 settimane con informazioni più dettagliate sull'evento (mappa del percorso, orari di partenza/arrivo, informazioni sul ritiro dei pacchi) ai partecipanti registrati. 

Periodo di registrazione:

Inviare e-mail di promemoria prima della scadenza delle iscrizioni per incoraggiare le persone a iscriversi. Inviare e-mail di conferma a tutti i partecipanti dopo l'iscrizione, includendo informazioni sul ritiro dei pacchi, sulle risorse per l'allenamento e sulle informazioni di contatto per le emergenze (di solito si tratta di un'azione automatica disponibile nella maggior parte degli strumenti di servizio per l'iscrizione - assicuratevi di personalizzarla per la vostra gara!) 

Pre-evento:

Inviate un'ultima e-mail di promemoria una settimana prima dell'evento con informazioni sul ritiro dei pacchi, sui parcheggi e su eventuali modifiche dell'ultimo minuto al programma dell'evento. Inviate anche un'e-mail il giorno prima dell'evento con le istruzioni finali, compresi gli orari di inizio e gli aggiornamenti sulle condizioni meteorologiche, per essere sicuri che i partecipanti abbiano capito tutto. Aggiornate anche il vostro sito web con le stesse informazioni per mantenere la coerenza. Per i cambiamenti importanti, è bene anche pubblicare dei post sui vostri canali di social media.

Inoltre, assicuratevi che le persone sappiano come possono essere spettatori! Gli amici, i familiari e tutti i fan vogliono sapere come e dove possono seguire al meglio l'azione: date informazioni e inviate i link per il live timing.

Post-evento:

Inviate un'e-mail entro pochi giorni dall'evento con i link alle foto e ai risultati. Inoltre, assicuratevi di ringraziare i partecipanti, i volontari e gli sponsor per il loro coinvolgimento. Inviate un'e-mail qualche settimana più tardi con informazioni sull'evento del prossimo anno e un sondaggio per raccogliere feedback.

Suggerimenti per rendere il vostro piano di comunicazione a prova di bomba

1. Pianificare in anticipo: fare un piano di massima per tutto l'anno fino alla gara e decidere cosa comunicare e quando. 
2. Impostate dei promemoria: anche se fate un bel piano, la chiave è produrre e inviare effettivamente le informazioni! Utilizzate uno strumento di promemoria come Google, i promemoria del vostro telefono o Todoist per fissare le attività a determinate date, in modo da ricordarvi di inviare e-mail, pubblicare e aggiornare il vostro sito web. 
3. Pre-schedulazione: investire in uno strumento per i social media e le e-mail che consenta di programmare in anticipo i post e le e-mail può essere un vero e proprio risparmio di tempo. In questo modo, potete sedervi e fare gran parte del lavoro in una sola volta, risparmiando tempo e tranquillità. 
4. Un consiglio del direttore di gara Nicholas Roman: chiedete a qualcuno di fare una registrazione di prova per la vostra gara e controllate tutte le informazioni con un altro paio di occhi. Di solito può aiutarvi a cogliere piccoli errori e a pensare a cose che a volte vi sfuggono per abitudine. In questo videoNicholas fornisce una serie di altri suggerimenti su come utilizzare Zapier e RaceID per automatizzare gran parte della comunicazione con i partecipanti. Intelligente! 

In bocca al lupo per la comunicazione in gara. Non dimenticare di scaricare il tuo piano di comunicazione gratuito qui sopra - e se vuoi provare il RaceID EMS, iniziate qui!