Migliori pratiche: Come comunicare con i partecipanti

Questo articolo tratta di come comunicare al meglio con i partecipanti che si sono già iscritti alla vostra gara. Troverete le risposte a domande importanti come "Di cosa dovete informare i partecipanti" e "Quali sono i modi migliori per raggiungere i partecipanti al giorno d'oggi?". Per le comunicazioni di marketing e i consigli su come scrivere e comunicare in diversi canali per ottenere più partecipanti, leggete questo articolo.

Pubblicate informazioni essenziali pertinenti, ovvie e chiare sul vostro sito web.

La maggior parte dei corridori cercherà informazioni sul vostro sito web in momenti diversi, dal momento dell'iscrizione, alla gara, al dopo gara. Infatti, l'88% dei corridori ha dichiarato di utilizzare il sito web ufficiale della gara come una delle principali fonti di informazione per ottenere informazioni su una gara*. Assicuratevi che tutte le informazioni essenziali siano facili da trovare e ordinate in modo logico. Le informazioni importanti, che a volte possono sfuggire facilmente a causa della "cecità nel proprio campo", sono: 

• Data della gara. Dovrebbe essere chiara e visibile in caratteri grandi sulla prima pagina. Alcune gare che ho voluto fare lo rendono molto difficile, nascondendo la data della gara da qualche parte all'interno di un grande programma o includendo un conto alla rovescia al posto della data (bella idea, ma quando si pensa di iscriversi a una gara, si ha davvero bisogno della data e non si ha tempo di fare calcoli per scoprirla). 
• Prezzi della gara ed eventuali prezzi Early Bird e data di scadenza di tale periodo 
• Posizione esatta della linea di partenza, del traguardo e del villaggio di gara. Includere informazioni su dove e quando i corridori devono trovarsi. Se non lo sapete ancora, descrivete chiaramente quando e come i corridori riceveranno informazioni in merito. 
• Logistica della gara: come raggiungere la linea di partenza se si trova in un altro punto rispetto all'arrivo e viceversa, se ci sarà un servizio di trasporto, dove e come lasciare le borse... Questi dettagli possono sembrare insignificanti, ma noi corridori ci preoccupiamo di tutte queste cose e vogliamo che siano chiare fin dal giorno dell'iscrizione! 
• La lista di partenza. Come corridore, voglio dare un'occhiata alla concorrenza e vedere con chi mi troverò sulla linea di partenza! Assicuratevi di inserire un link alla lista di partenza da qualche parte sul vostro sito web, facilmente reperibile nel menu principale. 
• Politiche e condizioni di partecipazione. Se offrite un'assicurazione o simili, includete chiaramente le condizioni e i vantaggi per la partecipazione. iscriversi in anticipo all'assicurazione. 

Assicuratevi che tutti i canali e le pubblicazioni esterne siano aggiornati! 

A volte si hanno a disposizione diverse fonti di informazione, come ad esempio un Evento Facebook, la pagina del servizio di registrazione, le informazioni sui vostri profili sui social media e le iscrizioni a diversi calendari di gara. calendari di gara. Assicuratevi che tutte le informazioni siano aggiornate su questi siti e canali esterni. Non volete incertezze o discrepanze sulle informazioni condivise, perché questo non solo crea confusione nei corridori, ma può dare al vostro marchio una cattiva reputazione di scarsa organizzazione. 

Invio di e-mail e notifiche per rafforzare le informazioni più importanti 

Non è sufficiente pubblicare tutte le informazioni sul proprio sito web. Dovreste anche inviare le informazioni direttamente ai vostri corridori. Questo dimostra che ci tenete e che creerete relazioni e legami con i vostri partecipanti. Inoltre, vi farà risparmiare tempo per lavorare in modo proattivo: se informate e sovrainformate, riceverete meno telefonate ed e-mail da parte di partecipanti confusi e nervosi che non sanno dove andare a ritirare la sacca del corridore il giorno prima della gara... Aggiornate tutte le informazioni che cambiano durante la pianificazione della gara. Ecco alcuni suggerimenti su quali sono i momenti più opportuni per inviare le informazioni: 

• Al momento della registrazione: assicuratevi che i partecipanti ricevano un'e-mail di conferma subito dopo la registrazione. La maggior parte delle piattaforme di registrazione offre questa funzione. Un vantaggio se si ha la possibilità di personalizzare un messaggio di benvenuto in quell'e-mail!
• Promemoria a metà strada: inviare un'e-mail qualche mese o settimana dopo l'iscrizione di un corridore per dire "Ciao, ti stiamo pensando e siamo entusiasti di darti il benvenuto!".
• In qualsiasi momento si aggiornano informazioni importanti, si invia una notifica per avvisare i partecipanti. Può trattarsi di un leggero aggiornamento degli orari dei gruppi di partenza, di un cambiamento della posizione del traguardo, dell'aggiunta di uno sponsor che fornirà dei premi... ecc. ecc. 
• Email "Preparati" per la settimana di gara: inviate un'email di incoraggiamento che illustri cosa dovete fare e dove dovete essere. È bene includere previsioni del tempo, suggerimenti sull'abbigliamento e indicazioni stradali. 
• Prima del giorno della gara, un'amichevole e-mail di augurio! Date il benvenuto ai corridori sulla linea di partenza! 
• Dopo la gara, il giorno stesso: comunicate l'elenco ufficiale dei risultati. Inoltre, se potete, inviate subito una notifica relativa alle immagini disponibili: prima fate uscire le foto della gara e del traguardo, prima i partecipanti potranno fare il loro "post instagram post-gara" che non vedono l'ora di condividere, e anche voi beneficerete di molta visibilità! 
• Dopo la gara, il giorno o qualche giorno dopo, inviate un'e-mail di ringraziamento e date il benvenuto ai partecipanti per l'anno prossimo (ottimizzate con un coupon per iscrivervi entro la settimana successiva, per aumentare la fidelizzazione).

Come si possono inviare informazioni ai partecipanti? 

Il modo tradizionale di inviare informazioni al giorno d'oggi è l'e-mail. Di solito funziona bene e avete diverse opzioni per quanto riguarda le modalità di invio: 

• Se avete solo pochi partecipanti, potete usare Outlook o Apple Mail e copiare semplicemente tutti gli indirizzi e-mail nella riga BCC (significa che inviate a tutte le persone, ma l'elenco effettivo è tenuto segreto per tutti i destinatari). Questo però può essere una seccatura se avete molti partecipanti e per la maggior parte dei provider di posta elettronica c'è un certo limite al numero di messaggi che potete inviare. Onestamente, si tratta di un metodo molto inefficiente che molto probabilmente dovreste evitare. 
• Iscrivetevi a uno strumento di marketing via e-mail. Questa è l'opzione migliore per qualsiasi gara, anche se i partecipanti sono solo un centinaio. Uno strumento di email marketing vi permette di inviare email di massa alle liste che avete salvato all'interno di quello strumento, e potete facilmente seguire le statistiche, come ad esempio quante persone hanno aperto e cliccato su quelle email. Uno dei più comuni si chiama Mailchimped è gratuito fino a 200 contatti. Ce ne sono molti altri che potete provare, come Active Campaign, Constant Contact ecc. Se siete agli inizi, però, Mailchimp è molto facile da usare e vi aiuterà a iniziare rapidamente.
• Utilizzate una soluzione integrata nel vostro strumento di registrazione! Con RaceID Timing è possibile inviare e-mail e notifiche push agli utenti delle app direttamente dal sistema. Non è necessario esportare/importare i dati in un altro strumento e si possono inviare notifiche via e-mail e push agli utenti dell'app. Scoprite come fare proprio qui. Al giorno d'oggi è facile che le persone perdano le e-mail ed è probabile che una percentuale significativa finisca nella cartella dello spam e non venga mai notata, quindi l'invio di messaggi di testo e/o notifiche assicura che il vostro messaggio venga ascoltato.
• Per risparmiare tempo, si può anche impostare un'automazione per il proprio strumento di posta elettronica, ad esempio Mailchimp, con Zapier, come fa Zapier. Nicholas Roman lo fa.  

Enfatizzate la vostra comunicazione di gara sui social media 

Tutto ciò che pubblicate sul vostro sito web e ogni nuova informazione interessante, non fa male postarla anche sui social media! 

Suggerimento per anticipare gli errori e la cattiva comunicazione

Quando avete finito di impostare le informazioni del vostro sito web, la pagina di registrazione e le e-mail di comunicazione, chiedete a qualcuno che non sia un organizzatore di gare o che non faccia parte della vostra organizzazione di testare il flusso di comunicazione. In questo modo potrete ottenere un feedback su eventuali chiarimenti da apportare e potrete farlo prima di aprire le iscrizioni e promuovere i contenuti ai partecipanti. Questo è un consiglio che abbiamo ricevuto da Nicholas Roman - in questo video potete imparare molto da come risparmia tempo sull'automazione della comunicazione di gara: 

*Sondaggio sulle preferenze dei partecipanti a RaceID 2022.